Головна

Автоматизація офісу. Поняття віртуального офісу.

  1. I. Конституційний лад РФ: поняття, структура і базові характеристики.
  2. I. Поняття відповідальності за порушення зобов'язання
  3. III.1. Поняття грошового обігу. Готівковий і безготівковий грошовий обіг
  4. IV. Громадянське суспільство: поняття, структура, основні конституційні початку.
  5. Sf 30. Поняття "суспільство". Основні філософські концепції
  6. А) Поняття галузі

З усіх видів технологій інформаційна технологія сфери управління пред'являє найвищі вимоги до людського фактору, надаючи принциповий вплив на кваліфікацію фахівця, зміст його праці, фізичну і розумову навантаження, професійні перспективи і рівень соціальних відносин. Оптимальна інформаційна технологія, що володіє високою гнучкістю, мобільністю і адаптивністю до зовнішніх впливів, є неодмінною умовою підвищення ефективності управлінської праці в будь-якому офісі.

У системах діловодства частка інформації, представленої на паперових носіях, останнім часом скоротилася завдяки інтенсивному розвитку:

· Сучасних технологій роботи з документами;

· Коштів автоматизованого введення документів (в тому числі і рукописних) в комп'ютер;

· Текстового і навіть графічного видів обробки документів, що дозволяють просто і оперативно вносити в них зміни;

· Систем електронної транспортування;

· Доступу до довідкової інформації через бази даних і ін.

Головною умовою успішної професійної діяльності офісного працівника стає вміння використовувати комп'ютерні засоби обробки інформації. Оскільки при автоматизації відбувається перерозподіл праці з областей діяльності, що вимагають більш низької кваліфікації в області, що вимагають більш високої кваліфікації, тільки напрацювання величезного технологічного потенціалу створює передумови для абсолютного зростання продуктивності праці.

До офісним завданням можна віднести наступні: діловодство, управління, контроль управління, складання звітів, пошук інформації, введення і оновлення інформації, складання розкладів, обмін інформацією між відділами офісу, між офісами підприємства та між підприємствами. У перерахованих вище задачах виконується ряд стандартних типових процедур, а саме:

· Обробка вхідної та вихідної інформації (читання і відповіді на листи, написання звітів, циркулярів та іншої документації, яка може включати також малюнки і діаграми);

· Збір і подальший аналіз даних (звітність за певні періоди часу по різним підрозділам відповідно до різними критеріями вибору);

· Зберігання інформації, що надійшла (швидкий доступ до інформації і пошук необхідних даних).

Рішення перерахованих завдань вимагає виконання наступних умов:

· Робота між виконавцями повинна бути скоординована;

· Рух документів повинно бути по можливості оптимізовано;

· Повинна бути надана можливість взаємодії підрозділів в рамках офісу і офісів в рамках об'єднання.

За допомогою АІТУ можна реалізувати, як мінімум, три найважливіші етапи обробки та використання офісної інформації: 1) облік; 2) аналіз; 3) прийняття рішень.

Системи електронного документообігу. Основні поняття і критерії вибору системи автоматизації документообігу.

При вивченні інформаційних потоків велике значення надається правильній організації документообігу, т. Е. Послідовності проходження документа від моменту виконання першого запису до здачі його в архів. Документообіг виявляється на стадії обстеження економічного об'єкту. Будь-яке завдання обробляється на підставі певної кількості первинних документів, що мають такі стадії проходження: до обробки, в процесі обробки і після обробки.

Руху документа до обробки надається особливе значення. Документ, як правило, складається в ході виконання якихось виробничо-господарських операцій, в різних підрозділах економічного об'єкта. У його складанні можуть брати участь різні виконавці багатьох підрозділів. Зазвичай переважає ручний спосіб складання документа, ступінь механізації І автоматизації цього процесу низька. Часто з'являється кілька копій документа, які в подальшому мають свої схеми руху. Має місце дублювання реквізитів в різних документах, зайва многоступенчатость і тривалість їх перебування у виконавців. Все це збільшує терміни обробки і ускладнює документообіг.

Практика, що склалася при ручній обробці інформації, показує, що система документообігу складна і громіздка через існування різних форм документів, багатоетапного проходження кожної з них, дублювання одних і тих же показників у різних документах. Наприклад, облік здачі готової продукції на склад виконується в багатьох підрозділах: на складі, у відділі збуту, бухгалтерії, виробничому і плановому відділах. Крім того, кожен окремий документ, що відображає якусь одну сторону господарського явища, має зв'язок з іншими документами. Наприклад, за даними обстеження обсягів інформації та маршрутів облікових документів, кожен показник зустрічається в середньому в трьох-Чотирьох документах.

За оцінками фахівців, в світі щодня з'являється більше 1 млрд. Нових документів. В основному це текстова інформація, і лише 10% - це документи, пристосовані для подальшої автоматизованої обробки. Це свідчить 6 необхідності організації на підприємствах електронного документообігу.

Критеріями вибору системи автоматизації документообігу є:

· Масштаби підприємства;

· Ступінь технічної та технологічної підготовки персоналу в області комп'ютерної обробки інформації;

· структура управління;

· Наявність інших систем автоматизації управління.

Малі та середні підприємства з невеликим обсягом документації, що мають один або кілька комп'ютерів, можуть використовувати для автоматизації документообігу досить широко поширені і зручні текстові редактори. Малі та середні підприємства з великим обсягом документації, а також всі великі підприємства повинні використовувати спеціалізовані системи управління документообігом.

Для вибору системи електронного документообігу існують такі критерії:

· Інтеграція з іншими автоматизованими системами і базами даних;

· Легкість освоєння;

· Зручність роботи;

· Забезпечення роботи в мережах;

· Надійність системи;

· Захист від несанкціонованого доступу.

Підприємства з дуже великим обсягом документації, де найбільш раціональним є створення власної системи документообігу, повинні приділяти особливу увагу оптимальної організації електронного документообігу. Будь системі необхідно пройти спеціальну сертифікацію і тестування, що забезпечують захист від втрати, розкрадання і навмисного псування документів.

На російському ринку пропонується досить широкий вибір прикладних програм для автоматизації управління документообігом ( «1С: Електронний документообіг» »,« 1С: Електронна пошта »,« Галактика »- модуль« Управління документообігом »і ін.).



Автоматизація офісу. Поняття електронного офісу. | Системи електронного документообігу. Приклади автоматизації управління документообігом.

Автоматизація знань та інформатизація суспільства | Осн.св-ва і визначення | Класифікація інф.технолог. | Види інформаційних технологій. | інформатизація бізнесу | Структура інформаці. технології управлен. | Використання інформаційних технологій в управлінні проектами | Мережеві моделі. PERT | Імітаційне моделювання. Використання імітаційного моделювання. | Автоматизація офісу. Основні завдання та використовуються інформаційні системи управління. |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати