На головну

Зовнішня і внутрішня координація.

  1. Архітектура Візантії. Розвиток купольних композицій храмів. Собор Святої Софії в Константинополі. Будівельні матеріали та конструкції, внутрішнє оздоблення.
  2. Боротьба за лідерство в політичному об'єднанні північно-східній Русі. Перші московські князі, їх внутрішня і зовнішня політика.
  3. У загальному випадку зовнішнє середовище задає її статус в правовому полі РФ, а внутрішнє середовище визначає досягнення цілей.
  4. Велика вітчизняна війна: військові дії, внутрішня і зовнішня політика.
  5. Влада і суспільство в другій чверті XIX ст. Внутрішня і зовнішня політика Миколи I.
  6. Зовнішньоекономічна діяльність і зовнішня торгівля. Протекціонізм.
  7. зовнішня адаптація

Координація - це центральна функція процесу управління. забезпечує, по-перше, його безперебійність і безперервність, і, по-друге, взаємозв'язок всіх функцій. Головне завдання координації - досягнення узгодженості в роботі всіх ланок організації шляхом встановлення раціональних зв'язків (комунікацій) і обміну інформацією між ними.

Комунікація являє собою процес, пов'язаний з міжособистісним і організаційним спілкуванням при передачі інформації як всередині організації, так і з зовнішнім середовищем. Саме за допомогою комунікацій інформація передається особам, які приймають рішення, а рішення - їх виконавцям.

Як показують дослідження, менеджери більшу частину свого робочого часу витрачають на комунікації, тобто на обмін інформацією. Характер цих зв'язків може бути самим різним, так як він залежить від координованих процесів. Найбільш часто використовуються засідання, документи, звіти, службові записки, комп'ютерна та телефонний зв'язок, засоби радіо і телемовлення. За допомогою цих н інших форм зв'язку встановлюється взаємодія між підрозділами організації, здійснюється маневрування ресурсами, забезпечується єдність і погодження всіх стадій процесу управління (планування, організації, мотивації і контролю), а також дій керівників.

Саме тому, що обмін інформацією вбудований у всі основні види управлінської діяльності, ми називаємо комунікації сполучною ланкою. Це означає, що для успіху менеджерів і організацій, для координації їх діяльності необхідні ефективні комунікації. Неефективні комунікації, наприклад за часом і якістю, не дозволяють здійснювати ефективну координацію як діяльності людей, груп і організації в цілому, так і виконання функцій управління.

Управління виробництвом через функцію координації покликане раціонально організувати численні зв'язки на основі їх вивчення і вдосконалення. У міру зростання масштабів виробництва і його управління, розвитку в ньому процесів спеціалізації та кооперування неухильно збільшується кількість зв'язків. Зростання числа зв'язків супроводжується збільшенням обсягу інформації, необхідної для управління. Це ускладнює процес управління. Встановлено, що кількість зв'язків зростає як квадрат числа зростання виробництва. Якщо обсяг виробництва зросте в 3 рази, то кількість зв'язків в 9 разів. Навпаки, скорочення числа зв'язків веде до спрощення процесу виробництва і управління ним. Звідси важливість вивчення факторів, що впливають на скорочення кількості зв'язків. До їх числа відносяться: концентрація виробництва, науково-технічний прогрес, вдосконалення організації праці, виробництва і управління.

В умовах зростання самостійності і відповідальності керівників усіх рівнів відбувається зростання так званих неформальних зв'язків, які забезпечують горизонтальну координацію робіт, виконуваних на одному рівні управлінської структури.

У будь-якому процесі управління має місце як пряма, так і зворотна зв'язок. Координація діяльності немислима без зворотного зв'язку. При наявності зворотного зв'язку відправник і одержувач міняються комунікаційними ролями. Інформація, отримана по каналах зворотного зв'язку, дозволяє здійснити регулювання ходу виробництва. Наприклад, якщо виробництво будь-якої позиції місячного плану відстає за термінами і обсягом, необхідно розробити систему заходів, спрямованих на ліквідацію цього відставання. У цьому випадку функція координації та регулювання в кінцевому підсумку забезпечує досягнення мети виконавця, групи і організації в цілому. Звідси випливає, що зворотний зв'язок як комунікація дуже важлива, оскільки дає можливість забезпечити безперервність процесу управління.


Функція планування.

Управління виконує безліч функцій. Поняття функція використовується в таких значеннях: 1) залежність будь-якого явища від будь-якої певної величини, аргументу; 2) роль, призначення чого-небудь; 3) обов'язки, коло діяльності). Серед функцій управління в першу чергу виділяють такі: планування, організація, координація, мотивація, контроль і облік. Існують і інші класифікації функцій управління.

Планування - це вид управлінської діяльності, пов'язаної з визначенням цілей керованої системи, пошуком найбільш ефективних методів і засобів, необхідних для досягнення цих цілей, і формулюванням системи показників, що визначають хід робіт по досягненню поставлених цілей. Основоположник наукового менеджменту Тейлор так оцінював значення функції планування: "Завод повинен керуватися не стільки директором-розпорядником, керуючим або начальником майстерні, скільки плановим відділом. Щоденна робота всього заводу повинна спрямовуватися різними функціональними особами відділу так, щоб, по крайней мере, в теорії завод міг працювати безперешкодно навіть в тому випадку, якщо б директор- розпорядник, керуючий і його помічники, які не входять в плановий відділ, всі відразу були відсутні протягом місяця ".

В ході планування розробляються плани. План являє собою намічену на певний період роботу із зазначенням її цілей, змісту, обсягів, методів, послідовності і термінів виконання. Плани - це не стільки директиви, яким треба жорстко дотримуватися, а швидше за все індикатори, що показують ефективні шляхи вирішення цілей і завдань керованої системи в конкретній ситуації її розвитку.

Відсутність планування ставить керовану систему в такий стан, коли вона не розуміє що стоять перед нею цілей і завдань, втрачає орієнтацію в сучасному світі, так як керується в основному короткостроковими інтересами і не розуміє глибинного сенсу подій, виявляється в більш вразливою позиції в порівнянні з конкурентами .

Планування складається з наступних стадій:

об'єктивна аналіз стану всіх сторін системи і визначення її можливостей;

-визначення мети системи і способів її досягнення. Мета повинна бути визначена чітко, конкретно і містити цифри, терміни і виконавців;

-доведеніе планів до всіх, хто має їх виконувати і хто несе відповідальність за їх реалізацію.

-вибір методів оперативного контролю.

Аксіомою теорії управління є положення, що ефективне управління починається з визначення цілей. Дане завдання вирішується в процесі планування. Г. Лессінг зауважив: "Самий повільний людина, якщо він тільки не втрачає з уваги мети, йде швидше, ніж той, хто блукає безцільно". Правильно поставлена ??мета на 50 відсотків забезпечує ефективність управління. Але одночасно це найскладніший і найвідповідальніший момент функції планування. Деякі фахівці визначення цілей керованої системи відносять до самостійної функції управління [30]

Встановить мета управління - значить описати бажане, можливе і необхідний стан системи, яка повинна бути досягнута. При цьому цілі стають інструментом управління лише тоді, коли вони визначені і сформульовані, відомі працівникам і прийняті ними до виконання.

Визначення мети починається з встановлення місії соціальної системи або підсистеми, що виражає філософію і сенс її існування. У ній, як правило, фіксується статус системи, декларуються принципи її роботи, наміри керівного складу, дається характеристика найважливіших характеристик системи. В цілому місія показує спрямованість системи в майбутнє, показуючи на що будуть направлятися зусилля і які цінності при цьому будуть пріоритетними. [31] Місія - є задоволення членів суспільства, їх потреб в той чи інший товар або послугу. Центральним моментом місії є відповідь на питання: яка головна мета керованої системи? Компанія "Форд" сформулювала свою місію в такий спосіб: надання людям дешевого транспорту. Даний приклад ще одне свідчення того, що пошук мети слід починати з виявлення та аналізу потреб керованого об'єкта в продукцію, послуги з урахуванням реальних можливостей їх найбільш повного задоволення.

Кожна соціальна підсистема володіє своєю основною метою, але кожна з них повинна носити підлеглий характер стосовно основної мети - суспільства в цілому. Тому основна мета, наприклад, регіонального або муніципального освіти і їх органів управління, визначається основною метою суспільства в цілому як системи більш високого порядку. Якщо мета суспільства визначити як досягнення якості життя громадян, відповідного цивілізованим стандартам, вільного розвитку людської особистості, то у соціальних підсистем більш "низького" рівня інших головних цілей бути не може, можуть бути тільки конкретизація мети, різні методи, терміни, етапи досягнення головної мети суспільства.

На основі місії організації встановлюються її цілі. Цілі - це конкретизація місії організації у формі доступній для управління процесом їх реалізації.

Мета - це якась висота яку прагне взяти керована система. Її необхідно формулювати і в управлінні своєю долею. Без цілей життєдіяльність людей перетворюється в сіре і безглузде існування.

Аналіз показує, що в теорії управління ґрунтовно досліджено питання про цілі фірми. Але, що стосується питання визначення стратегічних цілей суспільства, узгодження цілей різних рівнів, то йому приділяється недостатньо уваги. Дана обставина призводить до суттєвих недоліків у практиці управління. Зокрема, існує велика плутанина в класифікації цілей за змістом (соціальні, економічні, політичні, моральні і т.п.), за часом (довгострокові, середньострокові, короткострокові), за рівнями управління (в масштабах всього людства, державні, регіональні, галузеві , муніципальні, фірмові, сімейні, особистісні і т.п.). Мета нерідко плутається із засобами її досягнення. Засоби досягнення мети - це існуючі в природі і суспільстві предмети або дії (для системи - її структура і процеси), включені в систему цілеспрямованої діяльності і забезпечують отримання певного результату.

Основною метою (місією) діяльності інститутів державної і муніципальної влади є створення умов для досягнення більшістю населення якості життя, що відповідає міжнародним стандартам.

В якості конкретних цілей можуть розглядатися: зменшення питомої ваги громадян проживають за межею бідності, підвищення середньої тривалості життя і т.д.

Оцінка ступеня досягнення цілей вимірюється через систему критеріїв і показників. Одним з універсальних інтегральних показників є індекс розвитку людини, розроблений в рамках "Програми розвитку" ООН. Для його розрахунку використовуються наступні показники: очікувана тривалість життя при народженні, інтелектуальний потенціал (письменність дорослого населення і середня тривалість навчання), величина душового доходу з урахуванням купівельної спроможності валюти і зниження граничної корисності доходу [32].

Особливе значення в системі (ієрархії) цілей мають стратегічні цілі суспільства, які відображають його довгострокові і глобальні інтереси і тому є визначальними для всіх інших елементів соціальної системи. Стратегічні цілі мають шанс бути реалізованими лише в тому випадку, якщо вони відображають корінні інтереси більшості населення. Якщо ж такі цілі чітко не сформульовані, то соціальна система починає деградувати. Саме такий період сьогодні поки переживає Росія [33].

При постановці мети вирішальне значення має вказівка ??на те, що і коли слід досягти.

Досягнення цілей вимагає застосування необхідних засобів. Тому при постановці цілей важливо мати чітке уявлення про раціональні засоби її досягнення. Засоби досягнення цілей повинні знаходити підтримку суб'єктів управлінських відносин і бути узгодженими з пануючими в суспільстві моральними принципами. Суспільство, як правило, не поділяє точку зору, згідно з якою "для досягнення мети всі засоби хороші, мета виправдовує засоби".

Мета, яка ставиться перед керованою системою може визначатися, як правило, двояким способом:

-задає заздалегідь, без попереднього аналізу системи, визначення її можливостей;

вивід з даного стану системи і виступає як очікуваний до певного терміну результат, як майбутнє бажаний стан системи.

Досягнення будь-яких цілей можливо лише при відповідності їх змісту об'єктивних обставин.

Мета являє собою якусь ідеальну модель майбутнього стану керованої системи, розрахованого з урахуванням не тільки наявних ресурсів, а й можливого введення додаткових ресурсів, в тому числі, для погашення негативного впливу зовнішнього середовища.

Цілі повинні відповідати вимогам конкретності, реальності, контрольованості.

Конкретність означає, що мета повинна містити цілком відчутні, відчутні результати, яких передбачається досягти. В ідеалі вимога конкретності передбачає кількісне вираження мети. Однак не всі цілі в соціальній і особливо духовного життя можливо виразити кількісно.

Реальність мети означає її досяжність, що пов'язано з повним забезпеченням мети ресурсами, з правильно обраної стратегії її досягнення, ефективністю управління.

Якщо дотримані вимоги конкретності і реальності, то рух до мети і її досягнення цілком контрольовані.

Сформульована перед кожною керованою системою мета не є автономною. Оскільки дана система пов'язана з безліччю інших систем, то її мета повинна ув'язуватися з цілями цих систем.

Цілепокладання включає в себе не тільки освіту цілей, а й їх перевірку узгодження, коригування, прогнозування результатів. Завершальним етапом цілепокладання є програмування діяльності по досягненню сформульованих цілей.

Найбільш розробленим методом цілепокладання є система процедур формування "дерева цілей". Вона розробляється шляхом послідовної декомпозиції головної мети на підцілі за такими правилами:

1) формулювання цілей повинна описувати бажані результати, але не дії, необхідні для її досягнення;

2) формулювання головної (генеральної) мети повинна давати опис конкретного результату;

3) зміст головної мети має бути розгорнуто в ієрархічну структуру підцілей таким чином, щоб досягнення підцілей кожного наступного рівня стало необхідною і достатньою умовою досягнення цілей даного рівня;

4) на кожному рівні підцілі повинні бути незалежними і не виводяться один з одного;

5) декомпозиція припиняється при досягненні деякого елементарного рівня, коли формулювання підцілі дозволяє приступати до реалізації без подальших пояснень.

В цілому принцип "дерева цілей" дозволяє пов'язувати і погоджувати безліч цілей різного змісту (економічних, соціальних, політичних, духовних і т. Д.) Для досягнення головної мети. Що стосується головної мети, то вона покликана забезпечити якісний розвиток керованої системи

Формування "дерева цілей" відбувається за принципом дедукції (від загального до конкретного) На вершині дерева знаходиться головна мета. Вона розчленовується на окремі состалял - на проміжні цілі (цілі-засоби), від реалізації яких залежить її досягнення. Проміжні цілі расчленяются на більш приватні. Завдяки такому прийому досягається максимальна конкретизація управлінської діяльності.

Слід також звернути увагу на те, що в теорії управління активно обговорюється ідея управління за результатами, тим самим висловлюється незадоволеність системою управління за цілями (дохід, прибуток, капітал). У поняття результат включаються такі цінності як творчі здібності, розвинене мислення, самоврядування, зміцнення міжособистісних контактів і ін. Причому вже відпрацьовується механізм отримання такого соціального результату. По суті мова йде про створення механізму управління спрямовані на створення умов для вільного розвитку розумових і фізичних сил людини, підвищення рівня організації соціальної системи, якості життя, стимулювання праці не декретами і інструкціями, а творчим змістом праці, матеріальними і моральними факторами.

Перш ніж ставити цілі перед керованою системою слід згадати про цілі людини, що вступив в управлінську організацію. Французький соціолог Б. Гурней виділяє чотири типи особистих цілей [34]:

-прагнення до безпеки, до виключення загроз і ризику для себе особисто. Оскільки всякий найманий працівник перебуває в залежному становищі, то потреба в безпеці відіграє важливе значення як для робочого, так і для віце-президента. У той же час, бюрократична система і її норми забезпечують досить сприятливе поєднання незалежності і безпеки перед проблемами, що виникають в процесі соціальної діяльності. Причому співробітники таких організацій нерідко працюють за принципом "де б не працювати, аби не працювати";

-прагнення до підвищення життєвого рівня. При цьому слід мати на увазі, що задоволеність працівників своєю зарплатою і їхнє ставлення до ієрархії окладів залежить не тільки від абсолютної величини винагороди, а й від співвідносить величини зарплати їхніх колег і навіть колишніх друзів по школі і вищому навчальному закладу. Але іноді у деяких керівників на першому місці стоїть не збільшення окладів і премій, а зменшення навантаження за рахунок збільшення чисельності персоналу;

-прагнення до влади. Ця мета пов'язана з прагненням до розширення кола своїх повноважень, з досягненням автономії, з просуванням вгору по службових сходах, з позбавленням від тягаря ієрархічного контролю і зовнішніх примусових впливів.

-прагнення підвищити і зміцнити свій престиж. Дана мета може бути пов'язана як зі зміцненням особистого престижу, так і престижу самої організації. Наприклад, колишній президент США Р. Ніксон, відмовляючись давати показання сенатської комисси, яка поставила питання про імпічмент, в своє виправдання посилався на зміцнення престижу і прерогативи посади президента Сполучених Штатів.

При цьому деякі дослідники звертаю увагу на те, що ефективність управління залежить не стільки від прямого збігу особистих, колективних та суспільних цілей, скільки від оптимального поєднання організаційних мотивів [35].

Іншою складовою планування є моделювання стану керованої системи.

Управлінським кадрам важливо чітко уявляти взаімосязь понять "місія-мета-стратегія-завдання-політика"


 



Вертикальне, горизонтальне і діагональне координування. | Функція організації. Організаційні форми і структури управління.

Сутність менеджменту. Системний і ситуаційний підходи до менеджменту. | Поняття управління. Види поділу управлінської праці .. | Принципи управління. | Школа наукового управління. | Школа адміністративного управління. | Школа людських відносин. | Школа кількісних методів. | Еволюція управлінських парадигм. Нова управлінська парадигма .. | Внесок російських вчених у розвиток управлінської думки. | Мотивація і стимулювання праці. Їх взаємозв'язок і відмінність. |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати