На головну

Загальна структура ділового листа.

  1. C) загальна і особлива частини
  2. I-d діаграма вологого повітря, її структура. Характерні випадки зміни стану повітря і їх зображення на I-d діаграмі.
  3. I. Конституційний лад РФ: поняття, структура і базові характеристики.
  4. I. Загальна характеристика
  5. I.1. Структура грошової системи
  6. II. Структура державного устрою РФ.
  7. II. Структура конституційного статусу особистості.

Просте лист - це малооб'ємний документ, в якому розглядається тільки одне питання. Складне лист - багатоаспектний документ, в якому розглядається кілька питань. Такий лист може складатися з двох і більше сторінок. Однак яким би лист не було, в ньому проглядається проста структура - три частини. У першій наводяться мотиви підготовки листа, посилання на факти і події, рішення вищестоящих організацій та інші аргументи, які послужили підставою для складання документа. У другій частині викладаються висновки, прохання, пропонуються рішення. У третій може формулюватися очікуваний результат, констатувати відмову, відхилення пропозиції і т.п.

В окремих випадках листи можуть містити тільки перші дві частини, іноді тільки другу.

Тексти складних, багатосторінкових листів можуть розбиватися на розділи, пункти, а при необхідності - і на підпункти. Слід вказати на важливість поділу тексту за допомогою абзаців - відступів в рядку при початку нової змістовної частини документа. Правильна розбивка тексту на абзаци полегшує його читання і розуміння. Для сучасної ділової переписки характерна підготовка простих листів, в яких зазвичай розглядається одне питання.

Лист, як правило, не повинно займати більше однієї сторінки формату А4.

Текст листа викладається в оповідної манери, як правило, при прямому порядку слів у реченні. Стиль листа відрізняється частим вживанням віддієслівних іменників, отименних прийменників (на підставі, в відношенні, відповідно до, в силу, з метою та ін.), Складних спілок (внаслідок того що; з огляду на те що; в силу того що і т.п .), а також словосполучень-зв'язок, що з'єднують пристрій частин складного пропозиції (на випадок, якщо ...; на тій підставі, що ...; з тієї причини того, що ...; той факт, що ... ; та ін.)

Мова ділового листа характеризується вживанням слів з «універсальним» значенням, таких, наприклад, як «Слабо», «недостатньо», «мало». Ось типовий випадок їх застосування: «До теперішнього часу підготовка до зимового сезону ведеться слабо (недостатньо)». Вживання подібних слів дозволяє дати загальну оцінку ситуації з метою подальшого вироблення конкретних заходів щодо виправлення становища.

У листі не слід вживати слова і вирази, що вийшли з ужитку (архаїзми). Необхідно писати: не з цієї року, а цього року (поточного року); НЕ зазначений, а названий і т.д. Використання нових слів (неологізмів) та запозичених слів повинно бути виправданим.

Якщо в діловому листі автор документа - особа юридична, то дії передаються від третьої особи однини: підприємство гарантує ..., не заперечує ..., пропонує ...; від третьої особи множини: Рада директорів, адміністрація підприємства переконливо просять ..., від першої особи множини: просимо ..., повідомляємо ..., підтверджуємо ...

Якщо автор - особа фізична, то дії передаються від першої особи однини: Прошу ..., ставлю Вас до відома ..., доводжу до Вашого відома ...; від першої особи множини: підтримуємо ..., схвалюємо ..., висловлюємо ...; і т.д.

Ще одна специфічна особливість ділової мови - обмежена сполучуваність слів, що виявляється в обмеженій можливості слова вступати в смислові зв'язки з іншими словами:

ініціатива - брати на себе, виступати з, проявляти, втрачати, поступатися;

податок - стягувати, обкладати, платити, знижувати;

керівництво - брати на себе, покладати, здійснювати, зміцнювати і т.д.


4) Оформлення електронного ділового листа.

Електронні листи слід надсилати адресату тільки за прямим запитом, або в разі, якщо електронна адреса був опублікований з пропозицією надсилати на нього певну інформацію або задавати питання. Відправлення листів без запиту або дозволу одержувача називається спамом.

Всі поля електронної форми письма слід ретельно заповнювати. Особливу увагу слід приділити формулюванню теми.

Якщо ви пишете на фірму, звертатися краще до контактної особи по цікавить вас, називаючи його по імені та по батькові. Цю інформацію майже завжди вказують на сайтах. «Добрий день, шановний (шановна) + ім'я по батькові адреси». І тільки після цього слід переходити до мети вашого звернення. В крайньому випадку, якщо ім'я контактної особи визначити неможливо, можна звернутися "Шановні панове".

Обов'язково на початку листа слід увійти до і в кінці вказати свої контактні дані, щоб з вами могли зв'язатися.

Мета вашого звернення повинна бути сформульована коротко і чітко. Ні в якому разі не ставте адресату ніяких умов (прошу відповісти протягом десяти днів).

Не потрібно відправляти нічого у вкладенні, якщо заздалегідь ви не обговорювали це з одержувачем. Такі листи зазвичай відразу видаляються, так як можуть містити віруси. Резюме, наприклад, краще помістити прямо в текст листа. Так само в листах від незнайомих людей насторожують посилання.

При наявності попередньої домовленості про пересилання об'ємного файлу у вкладенні слід скористатися архіватором. Але і в цьому випадку в тексті листа потрібно вказати, що ви відправили у вкладенні. Для пересилання дуже об'ємних вкладень можна використовувати файлообмінники, в такому випадку не зайвим буде встановити пароль на скачування, вказавши його в листі.

Виділення тексту великими літерами в діловому листуванні не допускається. Грамотність не повинна викликати нарікань.

У загальному вигляді структуру ділового електронного листа можна представити в наступному вигляді:

. «Шапка» в корпоративному стилі.

. Привітання

. Зміст, мета звернення

. прощання

. Особистий підпис із зазначенням контактів.

-. Посилання на сайт компанії.

. Логотип, якщо це необхідно.

При оформлення електронного листа в обов'язковому порядку повинні бути заповнені поля:

«Тема» ( «Subject»).

«Кому» ( «To»)

«Важливість листи», при необхідності.

При відправці електронних повідомлень в полі «Кому» вводиться e- mail адресу одержувача. Іноді є необхідність відправити лист з одним текстом декільком одержувачам, тоді їх адреси можна ввести через коми. Обов'язково заповніть поле «Тема», інакше ваш лист може бути віддалено, як спам. Тут слід вписати кілька слів, які характеризують тему повідомлення.

У деяких поштових програмах можна вказати ступінь важливості повідомлення. Це просто необхідно, якщо адресат отримує щодня велика кількість листів. З поміткою «Важливе» лист отримує пріоритет при перевірці пошти. Але зловживати цією функцією не варто. Важливе поступово втратить цю рису. Правилами мережевого етикету розмір листа визначається точно: електронний лист повинен бути в два рази коротше, ніж написане на папері. Якщо вам необхідно переслати важливу інформацію, що містить великий обсяг, то краще скласти короткий супровідний текст в електронному листі, а саму інформацію оформити у вигляді вкладення.

Готуючи пересилання великого вкладення, що перевищує 200-500 кілобайт, обов'язково попередьте про це свого респондента. Краще все-таки не пересилати великих вкладень в листах.

В електронному листуванні прийнято зберігати історію повідомлень (коли ви натискаєте "відповісти" - вся історія автоматично переноситься в новий лист, прати її не потрібно) багато хто веде дуже велике листування і так легше зорієнтуватися, про що ведеться мова в вашому випадку.

Електронний підпис - це спеціально створений файл (signatur), який являє собою текстову підпис. Наявність електронного підпису в повідомленнях є правилом хорошого тону для ділового листування. Електронний підпис до того ж є ненав'язливою рекламою бізнесу. Пряма реклама в листах від незнайомих і малознайомих людей, як правило, сприймається негативно, а кілька рядків підпису будуть прийняті лояльно.

Завжди використовуйте підпис - вона допоможе вашому респонденту однозначно ідентифікувати вас. І обов'язково включайте в неї кілька можливих способів зв'язку з вами. Зазвичай це номера телефону, адреса електронної пошти, факс, ICQ

Основні правила складання електронного підпису:

O Електронний підпис не повинна перевищувати 5-6 рядків.

O Кількість символів в рядку повинно бути не більше 70-ти.

Оперативні відповіді на листи будуть додатково характеризувати вас як людину, яка постійно знаходиться на зв'язку, що для перекладача є очевидним плюсом.

  1. Використання динамічних таблиць в професійній діяльності.

Табличний процесор або електронна таблиця - це інтерактивна система обробки даних, в основі якої лежить двомірна таблиця. Електронна таблиця - найпоширеніша і потужна інформаційна технологія для професійної роботи з даними. Для управління електронною таблицею створені спеціальні програмні продукти - табличні процеси.

Основне призначення табличного процесора - автоматизація розрахунків в табличній формі.

Широке поширення програм обробки електронних таблиць багато в чому пояснюється універсальними можливостями їх застосування, оскільки без обчислень, в широкому сенсі цього слова, не обійтися в самих різних сферах нашого життя /

Сучасні табличні процесори дозволяють застосовувати численні засоби автоматизації вирішення завдань, так що можливим стало навіть написання конкретних додатків на їх основі. Крім того, вони мають широкі графічними можливостями. Електронні таблиці використовуються у всіх сферах людської діяльності, але особливо широко використовуються для проведення економічних і бухгалтерських розрахунків в аналітичній діяльності, а також для підготовки документів складної форми.

. В даний час найбільш популярними і ефективними пакетами даного класу є Excel, OpenOfficeOrg.alc

Табличні процесори можна використовувати як для вирішення простих завдань обліку, так і для складання різних бланків, ділової графіки і навіть повного балансу фірми. Наприклад, на підприємстві за допомогою Ехсе1 можна полегшувати рішення таких задач, як обробка замовлень і планування виробництва, розрахунок податків і заробітної плати, облік кадрів і витрат управління збутом і майном і багатьох інших.

Однак область застосування програми не обмежується тільки сферою ділового життя. Завдяки потужним математичним і інженерним функцій за допомогою Ехсе1 можна вирішити безліч завдань також в галузі природничих та технічних наук, можливості використання цієї програми, безумовно, далеко виходять за рамки згаданих.

Можливості електронних таблиць:

· Оздание і редагування електронних таблиць;

· Створення багатотабличних документів;

· Оформлення та друк електронних таблиць;

· Побудова діаграм, їх модифікація і вирішення економічних завдань графічними методами;

· Створення багатотабличних документів, об'єднаних формулами;

· Робота з електронними таблицями як з базами даних: сортування таблиць, вибірка даних за запитами;

· Створення підсумкових і зведених таблиць;

· Використання при побудові таблиць інформації із зовнішніх баз даних;

· Створення слайд-шоу;

· Рішення оптимізаційних завдань;

· Вирішення економічних завдань типу "що - якщо" шляхом підбору параметрів;

· Розробка макрокоманд, настройка середовища під потреби користувача і т.д.

Дані, що входять в таблиці, можна наочно представляти у вигляді графіків, діаграм, а також можна копіювати, видаляти, сортувати (тобто розташовувати клітини, а також рядки і стовпці з них в певному порядку); проводити дії над усією таблицею або її частиною, і роздруковувати частково або повністю на папір; змінивши одну з цифру, миттєво відбудеться зміна у всьому документі.

В даний час, коли користувач все більше звертає увагу на оперативність, наочність наданої інформації, а для економічних розрахунків все важливішим стає обробка та зберігання великих обсягів даних, відіграють велику роль такі функції табличного процесора, як складання списків, зведених таблиць, можливість використання формул, копіювання даних, форматування та оформлення, аналіз та надання даних за допомогою діаграм і зведених таблиць, вилучення інформації з зовнішніх баз даних, забезпечення безпеки.

Цим же пояснюється широке застосування їх в різних областях діяльності людини. Вони є невід'ємною частиною інформаційних систем, які полегшують доступ користувача до інформації з практично будь-якій області науки, техніки, культури, охорони здоров'я, навчання, а в майбутньому - до знань, накопичених людством за час його існування. Крім того, табличні процесори, як складова частина автоматизованих інформаційних систем застосовуються на виробництві: у них вводиться інформація про хід виконання виробничих замовлень, про наявність інструментів, сировини і т.д. У діловій сфері, де постійно оновлюються відомості про товари і фірми, біржова та банківська інформація без таблиць і засобів роботи з ними так само не обійтися. Постійне вдосконалення наявних пакетів електронних таблиць, поява нових роблять роботу з даними все більш і більш простій, доступній для користувача будь-якої кваліфікації.

  1. Глобальна мережа Інтернет та її інформаційні ресурси (електронна пошта, телеконференції, файлові архіви).

Інтернет (англ. Internet, МФА: [?n.t?.net]) -всемірная система об'єднаних комп'ютерних мереж. Інтернет утворює глобальний інформаційний простір, служить фізичною основою для Всесвітньої павутини (World Wide Web, WWW) і безлічі інших систем передачі даних. Часто згадується як Всесвітня мережа і Глобальна мережа, а також просто Мережа.

В даний час під словом «Інтернет» найчастіше мається на увазі Всесвітня павутина і доступна в ній інформація, а не фізична мережа.

Сьогодні практично будь-яка людина, що володіє доступом до комп'ютера з найпростішим модемом, може використовувати у своїй діяльності величезні інформаційні ресурси, що надаються Інтернетом.

Всесвітня павутина (Англ. World Wide Web) - Розподілена система, що надає доступ до пов'язаних між собою документів, розташованим на різних комп'ютерах, підключених до Інтернету. Більшість ресурсів всесвітньої павутини є гіпертекст. Гіпертекстові документи, що розміщуються у всесвітній павутині, називаються веб-сторінками.

Веб-сайт - кілька веб-сторінок, об'єднаних спільною темою, дизайном, а також пов'язаних між собою посиланнями. Для завантаження і перегляду веб-сторінок використовуються спеціальні програми - браузери. Всесвітня павутина викликала справжню революцію в інформаційних технологіях і бум в розвитку Інтернету. Часто, кажучи про Інтернет, мають на увазі саме Всесвітню павутину, проте важливо розуміти, що це не одне і те ж. Для позначення Всесвітньої павутини також використовують слово веб і абревіатуру WWW.



Види ділових листів. | Електронна пошта

Есліх ??<0 | Мови програмування високого рівня. | Текстові редактори і процесори: призначення і можливості. Редагування і форматування тексту. Основні прийоми редагування та форматування документа. | редагування рядків | Робота з графічними об'єктами | введення формул | Застосування комп'ютерної графіки. | Комп'ютерні презентації. | Пуск --- Програми --- MicrosoftExcel або клацнути по значку "Х" в панелі MicrosoftOffice. | Класифікація інформаційних систем за характером взаємодії з користувачами. |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати