Метрологічна служба організації |  Методики виконання вимірювань |  Атестація випробувального устаткування |  Вимоги до внутрішніх документів |  Проведення внутрішнього аудиту |  Документація системи менеджменту якості |  Стратегічна і оперативна ролі управління ЧР |  Етапи управління ЧР |  Оцінка ефективності управління людськими ресурсами |  Аудит людських ресурсів |

загрузка...
загрузка...
На головну

ВИМОГИ ДО УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ

Основне призначення документованої системи якості -надати єдині і узгоджені інструкції всім зацікавленим співробітникам організації. Система якості розвивається в міру розвитку діяльності компанії. Документи системи якості постійно редагуються. Тому важливо забезпечити, щоб усі посадові особи користувалися чинним виданням документів. Мета управління документацією складається в забезпеченні наявності потрібного документа системи якості в потрібний момент в потрібному місці.

У стандарті ІСО 9001: 2000 вимоги до управління документацією викладені в пункті 5.5.6. Важливо зрозуміти ці вимоги, щоб забезпечити керованість створюваної документацією.

Давайте розглянемо практичні аспекти виконання вимог до управління документацією.

Рішення про те, хто буде наділений повноваженнями розглядати і затверджувати документи системи якості різних рівнів і зміни до них приймає вище керівництво організації. Це не обов'язково повинні бути ті ж посадові особи, які стверджують Керівництво за якістю, корпоративні процедури, процедури в підрозділах або робочі інструкції, якою б не була структура документації системи якості.

Щоб продемонструвати відповідність цій вимозі необхідно підтвердження такого розгляду. Часто, однак, не обов'язково, на оригіналі документа, виконаного в письмовому або друкованому вигляді, як такого підтвердження ставиться підпис. У деяких компаніях для підтвердження до оригіналу документа прикріплюється спеціальний ярлик, а робочі екземпляри містять посилання на нього.

Основний перелік зазвичай містить перерахування всіх документів із зазначенням їх поточної редакції і дати видання. Може існувати один перелік або більш ніж один перелік, що охоплюють різні категорії документів, що існують в системі якості. Основний перелік сам по собі є документом системи якості і підлягає такому ж виданню, редагування і розсилці, як і інші документи. Звернення з комплектом оригіналів документів, за умови незатруднітельним доступу, аналогічно поводженню з основним переліком.

Забезпечте наявність потрібних видань документів в потрібних місцях в довідкових цілях; вилучення недійсних / застарілих документів з усіх місць їх використання, а ідентифікацію недійсних / застарілих або замінених документів регулюйте керованої розсилкою.

Управління розсилкою має бути ретельно сплановано, щоб уникнути ситуацій, в яких застарілими документами ненавмисно можна скористатися в довідкових цілях. Список розсилки повинен мати чітку структуру, щоб кожен, хто потребує документі, мав до нього доступ. Це не означає, що кожному працівнику треба видати особистий екземпляр документа, але кожен повинен мати можливість без труднощів скористатися документом.

При розсилці редагованих документів або документів з внесеними поправками необхідно забезпечити вилучення примірників попередніх версій документів або їх ідентифікацію як застарілих. Це досягається шляхом складання відповідних інструкцій на титульному аркуші або супровідному бланку. У невеликих компаніях спеціально призначений співробітник особисто відповідає за управління документацією та оновлення всіх контрольованих примірників.

Управління розсилкою має також включати документацію зовнішнього походження.

У тих ситуаціях, коли розсилаються друковані екземпляри документів і кожен може зробити фотокопію документа, компанії зазвичай маркують контрольовані екземпляри (ті, які підлягають контрольованої розсилці і оновленню видав документ) певним чином, що дозволяє розрізняти контрольовані і неконтрольовані екземпляри. Це можуть бути штампи червоного кольору або ж контрольовані копії можуть видаватися на папері контрастного кольору. У процедурах системи якості компанії в таких випадках має пояснюватися, що неконтрольовані екземпляри не можуть бути використані в довідкових цілях. Слід підкреслити, що існування неконтрольованих примірників завжди може викликати проблеми, тому слід докласти всіх зусиль, щоб уникнути існування таких екземплярів. Безумовно, не повинно бути навмисної розсилки неконтрольованих примірників документів.

Аудитор повинен розуміти, що організація розробляє механізм управління документацією відповідно до своїх потреб. Тому, аудитор повинен бути готовий прийняти будь-яку систему управління документацією, якщо виконуються всі вимоги стандарту!

Та все це здавалося б легко застосувати, але існує безліч невідповідностей, викликаних неадекватним управлінням документацією та даними.



 Квиток № 20 |  Безпаперова система.
загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати