Головна

Особливості заповнення дубліката трудової книжки.

  1. CRM-системи. Визначення, призначення та особливості.
  2. ERP -, MRP - системи. Визначення, призначення та особливості
  3. I.3.3. Специфічні особливості дітей з РДА
  4. II. 1.5. ОСОБЛИВОСТІ РОЗВИТКУ ОСОБИСТОСТІ І емоційно-Вольова СФЕРИ
  5. II. Вікові психологічні особливості дітей 3-4 років
  6. II. Особливості написання та подання магістерських дисертацій
  7. III. 1.5. ОСОБЛИВОСТІ РОЗВИТКУ ОСОБИСТОСТІ І емоційно-Вольова СФЕРИ

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї) зобов'язана негайно заявити про це адміністрації за місцем останньої роботи. Не пізніше, ніж через 15 днів після подачі заяви, адміністрація зобов'язана видати працівнику нову трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку титульного аркуша. Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними Правилами. У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» під час заповнення дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів. Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював робітником або службовцем, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділі «Відомості про роботу» в графі 3 робиться запис про загальний стаж роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується відповідними документами. Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки. Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; в графі 3 пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також функціональна служба (відділ, цех, структурний підрозділ) та посаду (робота), на яку було прийнято працівника. Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві, то про це робиться відповідний запис. Потім у графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3-причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані. У тому випадку, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу в минулому, в дублікат трудової книжки вносяться лише що у документах відомості. У графі 4 вказується найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи в дублікаті. Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику. Уповноважений ним орган зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, порвана, замазана тощо), то адміністрація за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї). При цьому на титульному аркуші трудової книжки, що стала непридатною, робиться напис: «Замість видано дублікат», а книжка повертається її власнику. При надходженні на нове місце роботи, працівник, зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки. Оригінали документів, що підтверджують стаж роботи, після зняття з них копій і належного їх запевнення роботодавцем або кадровою службою повертаються їх власнику. Роботодавець зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на роботу до даного роботодавця.

При перекладах на інше підприємство за розпорядженням вищестоящих організацій, за погодженням між керівниками цих підприємств, в графі 3 записується посилання на погодження або рішення вищестоящих організацій. Зразки записів у розділі «Відомості про роботу» дано в додатку 40.

Занесення відомостей про нагородження і заохочення.У трудові книжки працівників вносяться відомості про заохочення за успіхи в роботі на підприємстві, передбачених Положенням про персонал (оголошення про подяки, видача премії, нагородження цінним подарунком, нагородження Почесною грамотою, занесення в Книгу Пошани і ін.), А також інші заохочення відповідно до чинного законодавства; б) про відкриття, на які видані дипломи про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди. У трудові книжки не записуються премії, передбачені системою оплати праці (виплачуються регулярно). Порядок внесення відомостей про заохочення наступний: в графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка найменування підприємства; в графі 1 указується порядковий номер запису; в графі 2 ставиться дата заохочення; в графі 4 зазначається підстава внесення запису (дата, номер і найменування документа).

Внесення змін до записів. Зміни записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виробляються адміністрацією за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові та ін.) З посиланням на номер і дату цих документів. Зазначені зміни вносяться в титульний лист трудової книжки. При цьому раніше внесений запис закреслюється однією рисою і записується нова. Посилання на відповідні документи робляться на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки і завіряються підписом директора підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою кадрової служби. У такому ж порядку, при необхідності, вносяться зміни до відомостей про освіту, професії, спеціальності. У разі виявлення неправильного або неточного запису в відомостях про роботу, переведення на іншу постійну роботу, про нагородження та заохочення та ін. Виправлення виробляється адміністрацією того підприємства, де було зроблено відповідний запис. Адміністрація за новим місцем роботи зобов'язана надати працівникові в цьому необхідну допомогу. Якщо підприємство, яке внесло неправильну або неточну запис, ліквідовано виправлення вносяться правонаступником, а при його відсутності - вищестоящою організацією, якій було підпорядковане ліквідоване підприємство. Виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу постійну роботу, про нагородження та заохочення та ін. Повинні повністю відповідати оригіналу наказу. У разі втрати наказу чи розпорядження, або невідповідності їх фактично виконуваній роботі, виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці. Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення внесених раніше записів.

При необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номера та дати внесення запису в графі 3 пишеться: «Запис за № таким-то є недійсним. Прийнято з якоїсь професії (посади) »і в графі 4 повторюється дата і номер наказу адміністрації, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки. У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом з розгляду трудових спорів і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: «Запис за № таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі». При зміні формулювання причини звільнення пишеться: «Запис за № таким-то є недійсним, звільнений ...» і вказується нова формулювання.

У графі 4 в цьому випадку робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення. При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, згодом визнаної недійсною, на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, який визнано недійсним. Видача дубліката трудової книжки виробляється адміністрацією за останнім місцем роботи. При цьому в правому верхньому кутку титульного аркуша нової трудової книжки робиться напис: "Дублікат". На титульному аркуші колишньої трудової книжки пишеться: «Замість видано дублікат», і вона повертається власнику для подання її згодом до органів соціального забезпечення для документального підтвердження трудового стажу до надходження на роботу на підприємство, де виданий дублікат.

Вкладиш до трудової книжки. У тих випадках, коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, трудова книжка доповнюється вкладкою. Вкладиш вшивається в трудову книжку, заповнюється і ведеться адміністрацією підприємства в тому ж порядку, що і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний. Про виданий вкладиш на титульному аркуші трудової книжки вгорі ставиться штамп з написом «Виданий вкладиш» і зазначаються серія та номер вкладиша. Тут же при кожній наступній видачі вкладиша ставиться штамп і зазначаються серія та номер вкладиша. Тут же при кожній наступній видачі вкладиша ставиться штамп і зазначаються серія та номер вкладиша. При необхідності доповнення трудової книжки вкладишем видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового чи раніш установленого зразка). З кожним записом, що вноситься на підставі наказу в трудову книжку (вкладиш) про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу і звільнення, адміністрація підприємства зобов'язана ознайомити власника книжки (вкладиша) під розписку в особистій картці Т-2, в якій повинна бути повторена точна запис з трудової книжки (вкладиша). У разі необхідності адміністрація підприємства видає працівникам на їх прохання завірені виписки відомостей про роботу з трудових книжок.

3.4. Видача трудової книжки при звільненні

При звільненні працівника всі записи про роботу, нагородження та заохочення, внесені в трудову книжку за час його роботи на підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою кадрової служби. Уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення. При затримці видачі трудової книжки з вини адміністрації працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в цьому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься відповідний запис до трудової книжки працівника, а раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним.

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то адміністрація підприємства в цей же день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за згодою самого працівника. У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу. У трудовій книжці померлого працівника у розділі «Відомості про роботу» після вказівки порядкового номера і дати запису в графі 3 пишеться «Роботу припинено у зв'язку зі смертю», далі заповнюється графа 4 (вказується дата і номер наказу). Цей запис засвідчується в установленому порядку.

3.5. Розрахунки за трудові книжки та їх зберігання

При видачі трудової книжки (дубліката, вкладиша) адміністрація підприємства стягує з працівника грошовий внесок. У випадках неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також в разі псування їх бланків внаслідок недбалого зберігання вартість зіпсованих бланків оплачується самим підприємством. При втраті трудової книжки працівника підприємством з причин стихійного лиха або з інших причин власнику видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості. Трудові книжки та їх дублікати, не одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом 2-х років в кадровій службі окремо від інших трудових книжок робітників і службовців. Після цього не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві протягом 50 років, а після закінчення зазначеного терміну можуть бути виділені до знищення в установленому порядку. Адміністрація підприємства зобов'язана постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них. На підприємстві повинна вестися така документація з обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок (згідно з інструкцією по веденню трудових книжок):

а) прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (додаток 41);

б) книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (додаток 42);

У прибутково-видаткову книгу вносяться всі операції, пов'язані з отриманням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них, із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства (касиром). Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться кадровою службою підприємства або особою, відповідальною за документальне забезпечення кадрової діяльності. У книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від робітників і службовців при надходженні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, видані робітникам і службовцям знову. При отриманні трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник розписується у своїй особистій картці та книзі обліку. Прибутково-видаткова книга і книга обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом директора підприємства і сургучною печаткою. Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою в підзвіт особі, відповідальній за документальне забезпечення кадрової діяльності. По закінченню кожного місяця (кварталу) бухгалтерія вимагає від останнього звіту про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них і про суми, одержані за заповнені трудові книжки і вкладиші до них, з додатком прибуткового касового ордера. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладиші до них складається відповідний акт (додаток 43). Спори з питань ведення трудових книжок вирішуються відповідно до чинного законодавства.

3.6. ФОРМУВАННЯ І ВЕДЕННЯ ОСОБИСТИХ СПРАВ

Особиста справа-це сукупність документів, що містять найбільш повні відомості про працівника і його трудової діяльності. Особиста справа оформляється після видання наказу про зарахування на роботу. Порядок роботи з особовими справами не регламентований загальнодержавними нормативами, в зв'язку з чим підприємства по різному вирішують питання їх формування і ведення. Як правило, особисті справи ведуться на керівних працівників, спеціалістів, матеріально-відповідальних осіб і т.п. Спочатку до особової справи групуються документи, які оформляють процес прийому на роботу, а згодом - всі основні документи, які виникають в період трудової діяльності працівника на підприємстві. Склад документів, які розміщені в особову справу під час вступу на роботу, залежить від того, на яку посаду приймається працівник, в якій конкретній службі він буде працювати, як і специфіка його трудової діяльності і т.п. При формуванні особової справи документи слід розташовувати в певному порядку:

Внутрішній опис документів справи

Доповнення до особового листка по обліку кадрів (додаток до анкети)

Особовий листок з обліку кадрів (анкета)

Автобіографія

Копія документів про освіту

Копія документа (або виписка з нього) про затвердження на посаді (у випадках, передбачених законодавством)

Характеристики або рекомендаційні листи



ВИДАННЯ НАКАЗІВ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ | Заява про прийом на роботу або трудовий контракт

Документування управлінської діяльності | Склад і реквізити управлінських документів | СКЛАД І РЕКВІЗИТИ управлінських ДОКУМЕНТІВ | ПІДГОТОВКА І ОФОРМЛЕННЯ ОСНОВНИХ ВИДІВ ДОКУМЕНТІВ | Поняття документообігу та його основні етапи. | Титульні списки; | структура тексту | КОНТРАКТ | додаток 40 | Форма книги руху трудових книжок і вкладишів до них |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати