На головну

Поняття документообігу та його основні етапи.

  1. D) основні ознаки права.
  2. I. Основні богословські положення
  3. I. Основні завдання та напрямки роботи бібліотеки
  4. I. Основні положення
  5. I. Основні поняття математичної теорії ПОЛЯ
  6. I. Основні поняття УПРАВЛІННЯ ТА АВТОМАТИЗОВАНИХ СИСТЕМ ОБРОБКИ ІНФОРМАЦІЇ ТА УПРАВЛІННЯ
  7. I. Основні рахунки

Організація роботи з документами передбачає організацію документообігу установи, зберігання документів і їх використання в поточній діяльності установи. документообіг установи - Це сукупність взаємопов'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення або надходження і до завершення виконання або відправлення. З метою раціональної організації документообігу всі документи розподіляються по документопотокам. під документопотоком розуміється сукупність документів, виконують певне цільове призначення в процесі документообігу.

Характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею протягом певного періоду часу. Обсяг документообігу - важливий показник, який використовується в якості критерію при вирішенні питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи за документами установи, структури служби діловодства, її штатного складу і інших питань.

Поряд з організацією документообігу в поняття «організація роботи з документами» входить зберігання документів та їх використання в діяльності установи. система зберігання документів - це сукупність засобів, способів і прийомів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання в поточній діяльності установи. Для системи зберігання документів найбільш значимими є поняття «номенклатура справ» і «справа». Під номенклатурою справ розуміється систематизований перелік заголовків справ, що формуються в діловодстві установи, розташованих в певній послідовності із зазначенням термінів їх зберігання; під справою розуміється сукупність документів з окремого питання або ділянки діяльності, сформованих в хронологічній або іншій послідовності і підшитих в окрему обкладинку.

Документи, що надходять на підприємство проходять: первинну обробку; попередній розгляд; реєстрацію; розгляд керівництвом.

Після цього вхідні документи передаються конкретним виконавцям.

Служба документаційного забезпечення управління (ДСУ), яка може бути представлена ??на підприємстві як самостійним структурним підрозділом (канцелярія, загальний відділ, секретеріат), так і окремим співробітником (секретар-референт) повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). В іншому випадку прислані документи повертаються автору з відповідним супровідним листом, де вказуються причини повернення.

Конверти від вступників документів знищуються, за винятком тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, час відправлення та дату отримання документів. Чи не розкриваються і передаються за призначенням документи з позначкою «особисто» і на адресу громадських організацій.

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДОУ з метою розподілу документів, що надійшли на: направляються на розгляд керівнику підприємства; їх у структурні - підрозділи або конкретним виконавцям. Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам, На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності підприємства.

Обробка і передача документів виконавцям повинна здійснюватися в день їх надходження в службу ДОУ. Якщо документ повинен виконуватися декількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують в потрібній кількості примірників. Документи, що підлягають відправці в іншу організацію, сортують, упаковують, оформляють їх як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упаковкою служба ДОУ зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність усіх додатків, відповідність кількості примірників кількості адресатів і т. Д. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доопрацювання. На замовну кореспонденцію складається опис розсилання, що підписується працівником служби ДОУ і датується.

Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації. Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.

Служба ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їх види і розмноження екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються службою ДОУ і доводяться до відома керівника підприємства для вироблення заходів щодо вдосконалення роботи з документами.

2.2 Реєстрація та організація раціонального руху документів всередині організації; індексація документів.

Реєстрація документів - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах. Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях (організаційно-розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові та т. Д.). Реєструються вхідні, вихідні та внутрішні документи. Однак не всі документи підприємства реєструє служба ДОУ. Перелік документів, що не підлягають реєстрації в службі ДОП, дано при застосуванні 47.

Документи спеціальних (функціональних) систем документації (планові, бухгалтерські, фінансові та ін.) Реєструються в відповідних підрозділах. У службі ДОП на цих документах ставиться тільки дата надходження.

Реєстрація документів повинна бути тільки одноразового. Вступники документи реєструються в день надходження, що відправляються і внутрішні - в день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він не повинен реєструватися повторно.

При реєстрації документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, наприклад, накази по основній діяльності, накази по особовому складу, акти ревізій, протоколи засідань, звіти, доповідні записки і т. Д. Порядкові реєстраційні номери (індекси) привласнюються документам у межах кожної групи. До складу індексу документи входять:

- Порядковий номер в межах масиву документів;

- Індекс за номенклатурою справ.

Наприклад, 218 / 08-17

Де - 218 - порядковий реєстраційний номер, -08-17 - номер справи, в яке буде підшитий документ або його копія (для вихідних документів). До складу індексу можуть додатково входити номери (коди) з класифікаторів кореспондентів, структурних підрозділів, питань діяльності і т. Д

Для внутрішніх документів зазвичай застосовуються проста порядкова нумерація, наприклад, наказ №28, протокол №3, акт №7. Як реєстраційних форм, в залежності від обсягів масивів документів, використовують реєстраційні журнали або реєстраційно-контрольні картки (РКК). Журнали зручні при порівняно невеликій кількості реєстрованих документів, так як пошук інформації по журналу досить тривалий за часом. Крім того, за журналом неможливо вести контроль за виконанням документів, необхідно вдруге реєструвати поставлені на контроль документи на контрольних картках.

Цих недоліків позбавлені РКК, що дозволяють більш оперативно вести інформаційно-довідкову роботу і здійснювати контроль за виконанням документів без повторної реєстрації. РКК друкується в декількох примірниках, що дозволяє створити декілька довідкових (з питань діяльності, по кореспондентам і т. П) і контрольну картотеки.

Встановлено наступний обов'язковий склад реквізитів для реєстрації документів: -автор (кореспондент); -назва документу; -Дата документа; -індекс документа; -Дата надходження документа (для вхідних документів); -індекс надходження документа (для вхідних документів; -заголовок документа або його короткий зміст; -резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);-термін виконання; -отметка про виконання (короткий запис вирішення питання по суті, дата фактичного виконання і індекс документа - відповіді);-номер справи.

У разі необхідності склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений наступними:-виконавець; -распіска виконавця в отриманні документа; -хід виконання; -Додатків і ін.

Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах визначається самим підприємством. Зразки реєстраційних журналів і карток наведені в додатках 48 і 49.

Реєстрація документів - відповідей повинна вестися на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу - відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного реєстраційного масиву.

2.3 Обробка виконаних і відправляються документів. Виконання документів.

Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів. Контроль виконання включає: постановку документа на контроль; перевірку своєчасного доведення документа до виконавця; попередню перевірку і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника.

Основна мета організації контролю виконання - забезпечення своєчасного і якісного виконання документів. Контроль здійснюють керівники, служба ДОУ і відповідальні виконавці. Служба ДОУконтролює організаційно-розпорядчі документи. Документи інших систем контролюються відповідними підрозділами або співробітниками.

Терміни виконання обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а для надійшли - з дати надходження.

Типові терміни виконання документів встановлюються актами вищих органів державної влади і управління, а також центральних функціональних і галузевих органів управління. Індивідуальні терміни встановлюються керівником підприємства. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа або в резолюції керівника. Зміна терміну виконання провадиться тільки за вказівкою керівника в наступному порядку, типові терміни - прийняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який їх установив.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, доручень, питань, повідомлення результатів зацікавленим організаціям і особам або іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються в письмовій відповіді або на самому документі.

При організації контролю виконання використовуються екземпляри, які заповнюються при реєстрації документів. Службою контролю здійснюються наступні операції: формування картотеки контрольованих документів; напрямок картки контрольованого документа (пункту завдання) в підрозділ-виконавець; з'ясування в структурному підрозділі прізвища, імені, по батькові і телефону виконавця; нагадування підрозділу-виконавцю про термін виконання; отримання інформації про хід та результати виконання, запис ходу і результатів виконання в картці контрольованого документа; регулярне інформування керівників про стан і результати виконання; повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів; зняття документів з контролю за вказівкою керівників; формування картотеки виконаних документів.

Картки контрольованих документів (контрольна картотека) систематизуються за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів. Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах до закінчення терміну в наступному порядку: завдань наступних років - не рідше одного разу на рік; завдань наступних місяців поточного року - не рідше одного разу на місяць; завдань, доручень поточного місяця - кожні десять днів, і за п'ять днів до закінчення терміну.

2.4 Захист конфіденційних документів від несанкціонованого доступу.

У сучасній російській ринковій економіці обов'язковою умовою успіху підприємця у бізнесі, отримання прибутку і збереження в цілісності створеної ним організаційної структури є забезпечення економічної безпеки його діяльності. Одна з головних складових частин економічної безпеки - інформаційна безпека.

Інформація, яка використовується підприємцем у бізнесі та управлінні підприємством, є його власною або приватною інформацією. Ця інформація становить його інтелектуальну власність. Зазвичай виділяється два види власної інформації: технічна (технологічна): методи виготовлення продукції, програмне забезпечення, основні виробничі показники, хімічні формули, рецепти і т. П .; ділова вартісні показники, результати дослідження ринку, списки клієнтів, економічні прогнози, стратегія дій на ринку і т. п

Цінну ділову конфіденційну інформацію, як правило, містять: плани розвитку виробництва; ділові плани; плани маркетингу, бізнес-плани; списки власників акцій та інші документи.

під конфіденційним (захищається, закритим) документом, т. е документом, до якого обмежений доступ персоналу, розуміється необхідним чином оформлений носій цінної задокументованої інформації, що становить інтелектуальну власність підприємця. Особливість конфіденційного документа в тому, що він являє собою одночасно: масовий носій цінної, що захищається, основне джерело накопичення та поширення цієї інформації, в тому числі її розголошення (витоку), і обов'язковий об'єкт захисту. Конфіденційний характер включеної в документ інформації позначається грифом обмеження доступу до документа, який ініціює виділення його із загального потоку і обробку в автономному спеціальний режим. Гриф обмеження доступу до документа або гриф конфіденційності представляє собою службову відмітку (реквізит), який проставляється на носії інформації або супровідному документі. Інформація та документи, віднесені до підприємницької таємниці, мають декілька рівнів грифів обмеження доступу, що відповідають різним ступеням конфіденційності інформації: перший, нижчий і масовий рівень - грифи «Комерційна таємниця», «Конфіденційно», «Конфіденційна інформація»; другий рівень - «Комерційна таємниця. Строго конфіденційно »,« Строго конфіденційно »,« Конфіденційно-Особливий контроль ».

На практиці може використовуватися також однорівнева система грифування (грифів тільки першого рівня) або інколи - трьохрівнева, при якій вводиться вищий по значущості гриф - «Комерційна таємниця особливої ??важливості». Під позначенням грифа завжди вказується номер примірника документа, термін дії грифу або інші умови його зняття, а також уточнюючі позначки типу - «Особисто», "Тільки адресату» та ін. На цінних, але не конфіденційних документах може проставлятися гриф (штамп, напис) , що передбачає особливу увагу до збереження такого документа ( «Власна інформація фірми», «інформація особливої ??уваги», «Копії не знімати», «Зберігати в сейфі» і т. д).

Гриф конфіденційності присвоюється документу: виконавцем на стадії підготовки проекту документа; керівником структурного підрозділу або керівником фірми на стадії узгодження або підписання документа; адресатом (одержувачем) на стадії його первинної обробки в службі конфіденційної документації.

Зміна грифу конфіденційності документа проводиться при зміні ступеня конфіденційності містяться в ньому відомостей. Після зняття грифа документ передається в службу відкритої документації фірми. Про зміну або скасування грифу робиться відмітка на самому документі, який засвідчується розписом керівника, який підписав або затвердив цей документ. Про внесення в документ такої відмітки повідомляється зацікавленим особам та підприємствам. Будь-яка підприємницька діяльність завжди пов'язана зі створенням, використанням і зберіганням значних об'ємів інформації і документів, що представляють певну цінність для фірми і підлягають обов'язковому захисту від різних видів загроз. З цією метою на носії інформації позначається гриф обмеження доступу, який відносить цей носій до категорії захищених конфіденційних документів і ініціює включення по відношенню до нього системи захисних заходів.

2.5 Систематизація документів. Номенклатура справ.

Єдиний підхід до класифікації документів в організації забезпечує номенклатура справ - Систематизований перелік заголовків справ, що заводяться в діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.

Зберігання документів проводиться в службах ДОУ, і інших структурних підрозділах організацій до здачі їх в відомчий архів. Оперативне зберігання підрозділяється на зберігання документів в процесі їх виконання і зберігання виконаних документів.

Документи під час їх виконання повинні зберігатися у виконавця в спеціальних папках з написами «Терміново», «На виконання», «На засідання», «На підпис», «На відправку» і т. П На папках зазначаються також прізвище, ініціали, телефон виконавця. Папки зберігаються протягом дня на столі виконавця, після закінчення роботи прибираються в ящик столу або шафа.

Папки з невиконаними документами зберігаються таким чином, щоб у разі хвороби або відрядження виконавця їх можна було відразу ж передати на виконання іншого співробітника. Зберігання виконаних документів здійснюється в спеціальних папках. Папки типу «швидкозшивач» використовуються для документів короткочасних термінів зберігання, так як в скоросшивателях документи розташовуються в зворотній хронологічній послідовності: документ з більш пізньою датою виявляється першим (зверху), а з більш ранньої - в кінці (знизу).

Справи, що залишаються в оперативній діяльності, зручно зберігати в механічних картотеках елеваторного типу. Забороняється зберігати закінчені справи в столах співробітників. Організація зберігання справ повинне забезпечувати їх збереження та зручність використання.

Виконані документи групуються в справи за спеціальними правилами. Це угрупування документів носить назву «формування справ». Номенклатура справ є класифікаційним довідником, обов'язковим для складання у всіх організаціях, і повинна містити повний перелік справ, що заводяться усіма структурними підрозділами.

Складаються і використовуються три види номенклатури справ: типова, приблизна і номенклатура справ організації, яка називається конкретної, індивідуальної.

Типові і зразкові номенклатури справ розробляються службами документації організацій, що мають підвідомчу мережу. Зразкові номенклатури справ можуть бути складені як в межах конкретної галузі, так і в межах адміністративно-територіальної одиниці. Зразкові і типові номенклатури справ мають велике значення для оптимізації та скорочення складу документів, що включаються до складу Архівного фонду Росії. Зразкові і типові номенклатури справ можуть конкретизувати переліки документів із зазначенням термінів їх зберігання. Особливо доцільно складання зразкових (типових) номенклатур справ для груп супідрядних організацій, з яких одна є організацією суцільного, а інша - вибіркового прийому документів до складу державної частини Архівного Фонду Росії. Типові номенклатури справ встановлюють уніфікований склад справ заводяться в діловодстві певної категорії організацій, єдину індексацію цих справ в галузі. Типова номенклатура справ - нормативний документ, обов'язковий для застосування в тих організаціях, для яких вона розроблена. Зразкові номенклатури справ на відміну від типових носять рекомендаційний характер і встановлюють рекомендований склад і індексацію справ, що заводяться в діловодстві організацій, на які вони поширюються.

Зразкові і типові номенклатури справ в порядку надання методичної допомоги можуть розроблятися організаціями Державної архівної служби на договірних засадах.

Типові і зразкові номенклатури справ повинні бути узгоджені з ЦЕК (ЕК) своєї організації, розглянуто та погоджено в експертно-перевірочної комісії (ЕПК) відповідного архівного органу і затверджені керівником організації галузевого, адміністративно-територіального органу управління.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ, кожна організація повинна складати свою номенклатуру. Відповідальність за розробку номенклатури справ організації несе її служба документації; відомчий архів надає методичну і практичну допомогу та контролює правильне комплектування справ документами.

Номенклатура справ розробляється у всіх структурних підрозділах організації. У структурних підрозділах номенклатури справ зазвичай розробляються відповідальними за документацію особами із залученням провідних фахівців. У номенклатуру справ включаються всі документи, що складаються в даній організації і що надійшли в неї з інших організацій. При цьому вивчаються положення (статут) організації, положення її структурних підрозділів, планові і звітні документи, посадові інструкції співробітників, різні класифікатори документів, що використовуються в роботі, типовий відомчий перелік документів із зазначенням термінів зберігання номенклатури справ за минулі роки, опису для постійного і довготривалого зберігання, документи, що характеризують основну діяльність організації. У неї також включаються документи громадських організацій (профспілкової, добровільних товариств і т. Д.). Документи з грифом «Для службового користування» (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом, ДСП підлягають обов'язковому включенню до номенклатури дід організації. У номенклатурі повинні бути враховані всі довідкові картотеки і журнали до документів.

Номенклатура справ підприємства повинна складатися в останньому кварталі попереднього року на новий календарний рік за встановленою формою, (див. Додаток 50).

У графі 1 таблиці номенклатури справ вказується діловодний індекс справи, який повинен включати:

-номер структурного підрозділу підприємства за класифікатором підрозділів або номер напрямки діяльності (при відсутності структурних підрозділів);

порядковий номер справи всередині даного підрозділу або напряму діяльності.

У графі 2 розташовуються в певній послідовності заголовки справ. Порядок розташування заголовків всередині розділів і підрозділів визначається важливістю документів, що входять в справу. На початку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію, далі - містять планові і звітні документи, потім інші заголовки в порядку зменшення термінів зберігання документів.

Графа 3 "Кількість томів" заповнюється після закінчення календарного року. У графі 4 "Термін зберігання і номер статті за переліком" вказується термін зберігання справи, номер статті з посиланням на переліки або зразкові номенклатури справ. У графі "Примітка" проставляються відмітки: про незаведених справ ( "Справа не заведено"), про перехідні справи, про знищення справ, місце зберігання оригіналів. За кінця календарного року до номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість заведених справ окремо постійного і тимчасового термінів зберігання (див. Додаток 51)

Приклад складання номенклатури справ дано при застосуванні 52.

При формуванні документів у справи використовуються наступні ознаки закладу справ. Підставою для групування документів по номінальному ознакою служить назва їх різновиди. Наприклад: накази, протоколи, вказівки, акти, довідки і т. Д. При формуванні документів у справи за предметно-питально ознакою за основу беруть їх зміст. Наприклад: "Документи по управління" (акти, довідки). Авторський ознака передбачає групування в справи документів одного автора. Наприклад: "Протоколи виробничих нарад підприємства" Інтертур "за 2003 рік". Для угруповання листування використовується кореспондентський ознака. При цьому в заголовку справ вказується кореспондент, з яким ведеться листування і розкривається зміст питання. Наприклад: "Листування з підприємствами про взаємні розрахунки за 2004рік". Об'єднання в одній справі документів кількох кореспондентів здійснюється за географічною ознакою. Наприклад: "Листування з підприємствами Східного Сибіру з питань поставки продукції". Групування документів за будь-якої граничний період здійснюється за хронологічним ознакою. Наприклад: "Квартальні звіти про основну діяльність підприємства і капітальних вкладеннях". Планово-звітні документи групуються в справи за номінального, авторському, предметно-питально і хронологічним ознаками.

Справи формуються відповідно до номенклатури справ підприємства, У справу повинні міститися документи, які своєю змістовною частиною відповідають заголовку справи. При формуванні справ необхідно дотримуватися таких вимог: документи постійного і тимчасового строків зберігання необхідно групувати в справи окремо; оригінали відокремлювати від копій; річні плани і звіти - від квартальних і місячних, затверджені штатні розписи підприємства - від проектів; включати в справу по одному примірнику кожного документа. Кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів та інших нормативних актів. У справу групуються документи одного календарного року, крім перехідних справ (наприклад, особисті справи, що не закриваються при закінченні календарного року).

Справа повинна містити не більше 250 аркушів, при товщині не більше 4-х сантиметрів.

Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження або складання приєднуються до документів, до яких вони належать. Документи, вміщені у справу, повинні мати підписи, дату, індекс, заверительную напис, позначку "До справи". Документи в справі повинні розташовуватися в певному порядку: спочатку поміщають основний документ і відносяться до нього додатки, а потім в хронологічному порядку йдуть документи, що виникають у міру вирішення питання. Забороняється підшивати у справу невиконані документи, розрізнені екземпляри документів, документи, що підлягають поверненню, дублюючі документи.

Склалися певні правила групування документів у справи за видами і хронології. Статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами. Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів по особовому складу; справжні екземпляри наказів по основній діяльності систематизуються і підшиваються в справи разом з додатками в порядку їх номерів. Документи до наказів по основній діяльності групуються і підшиваються окремо і зберігаються у особи, який готував їх проекти. Накази з особового складу групуються у справи відповідно до встановлених термінів їх зберігання. Документи, які є підставою для видання наказу по особовому складу, підшиваються в особисті дала співробітників або утворюють самостійне справу додатків до даних наказам.

Затверджені підприємством плани, звіти, кошториси, ліміти, титульні списки групуються окремо від їх проектів. Планові і звітні документи зберігаються в справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання або дати надходження. Наприклад, план на 2003 рік, складений в 2002 році, повинен бути віднесений до 2003 року, а звіт за 2003 рік, складений в 2004 році, до 2003 року. Перспективні плани, розраховані підприємством на кілька років, формуються в справі першого року, а звіти щодо виконання перспективних планів - в справі останнього року. Документи в звітах необхідно розташовувати в певній послідовності. Наприклад, документи звіту про фінансову діяльність підприємства, що складається з балансу, пояснювальній записки і додатків до нього, мають у своєму розпорядженні в такому порядку: пояснювальна записка до звіту, потім баланс і в кінці - додатки. Особові рахунки співробітників підприємства по заробітній платі групуються в самостійні справи і розташовуються в них в порядку алфавіту прізвищ. Протоколи засідань Ради трудового колективу і нарад у керівництва підприємства групуються за хронологією і порядку номерів. Документи, підготовлені до засідань, поміщаються після протоколів у послідовності розгляду питань.

Листування групується за календарний рік і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом. Огляди, доповідні записки, акти, довідки та інші документи, що відображають основний зміст діяльності підприємства, групуються в одну справу за умови, що вони стосуються одного і того ж питання

В процесі роботи організації протягом року можуть виникати нові документовані ділянки і відповідно нові справи, які також включаються в номенклатуру справ. У номенклатуру справ не включаються різні друковані видання, що надходять в організацію.

Номенклатура справ організації на наступний календарний рік складається в 3-4-му кварталах поточного року. Складені в кожному структурному підрозділі організації номенклатури справ візуються її керівником. Номенклатура справ організації підписується керівником служби ДОУ і направляється на узгодження з ЕПК відповідної архівної установи. Після узгодження з ЕПК архівної установи номенклатура справ організації затверджується її керівником (заступником керівника організації, що курирує службу ДОУ). Затверджена номенклатура справ організації вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року і діє протягом 5 років. Вона підлягає Перескладений і перезатвердження лише у випадках докорінної зміни функцій і структури організації (або її структурного підрозділу). Номенклатура справ організації друкується в необхідній кількості примірників. При цьому необхідно враховувати, що перший примірник поміщається в справу, другий використовується в службі ДОП в якості робітника, третій примірник служить в якості облікового документа в відомчому архіві, четвертий екземпляр залишається після узгодження у відповідному архівній установі, п'ятий екземпляр може у вигляді виписок передаватися для роботи до відповідних структурних підрозділів організації. Всі екземпляри, крім першого, можуть не виводитися на папір за погодженням з відповідними органами Архівної служби.

Затверджений примірник номенклатури справ організації є документом постійного зберігання та включається в розділ номенклатури служби ДОУ у вигляді самостійного справи, так само як і всі контрольні та довідкові картотеки. Послідовність розташування розділів в номенклатурі повинна збігатися з послідовністю, закріпленої в нормативних документах (затверджена структура, структура і штатна чисельність).

У першій графі номенклатури зазначаються індекси справ. Індекс конкретного справи складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах цього структурного підрозділу. Класифікаційна схема міністерств, відомств, інших організацій зі складною структурою зазвичай складається з розділів і підрозділів, які відповідають конкретним управлінням та відділам. В цьому випадку номенклатура справ структурного підрозділу (управління міністерства, відомства і т. Д.) оформляється на загальному бланку; як заголовок вказується діловодний рік. У другій графі номенклатури зазначаються заголовки справ. При цьому в розділі може бути використана наступна послідовність найменувань справ: організаційно-розпорядча документація; планова документація; звітна документація; документація, що відноситься до виконання питань основної діяльності; документація, що відноситься до перевірок (ревізій) виконання основної діяльності; документація, що відноситься до обліково-довідкової роботи з документами.

Усередині кожного виділеного комплексу документів найменування справ рекомендується систематизувати за рівнями: документація вищестоящих організацій, документація організації-фондоутворювача. Так, спочатку в номенклатурі будуть вказані справи, в яких згруповані розпорядчі документи вищих органів, а потім справи, з розпорядчими документами свого керівництва, колегіального органу і т. Д.

Доцільно використовувати єдину послідовність розташування заголовків справ в різних розділах номенклатури однієї організації. Третя графа номенклатури заповнюється наприкінці року. Кожне справа не повинна перевищувати 250 аркушів. Тому при великому обсязі документів, що відноситься до однієї справи, допускається формування томів, частин.

У четвертій графі номенклатури проставляються терміни зберігання справ відповідно до визначених переліками.

П'ята графа номенклатури справ «Примітка» заповнюється протягом терміну дії номенклатури службою ДОУ. У ній проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про співробітників, відповідальних за документацію і формування справ у структурних підрозділах, про передачу справ в іншу організацію, про місцезнаходження оригіналу, про передачу справ до відомчого архіву і т. П Використання графи « Примітка »підвищує якість і ефективність номенклатури справ (додаток 51-52).

На підставі номенклатури справ структурних підрозділів складається зведена номенклатура справ організації, при цьому оформляється титульний аркуш або використовується загальний бланк організації.

2.6 Архівні фонди.

До складу Архівного фонду входять знаходяться на території російської Федерації архівні фонди та архівні документи незалежно від джерел їх утворення, виду носія, місця зберігання і форми власності. Юридичним та фізичним особам Російської Федерації гарантується право на створення своїх архівів. При цьому під архівом розуміється сукупність архівних документів, а також спеціальну установу або структурний підрозділ, що здійснює прийом і зберігання документів в інтересах користувачів.

Державну частина Архівного фонду складають архівні документи, які є державною власністю, власністю територіальних утворень у складі Російської Федерації, міст Москви і Санкт-Петербурга, муніципальною власністю.

Тимчасове зберігання документів державної частини Архівного фонду в державних організаціях обмежена термінами, встановленими Урядом диференційовано, залежно від категорії організації та виду документів: документи федеральних органів державної влади, Генеральної прокуратури, галузевих академій, державних об'єднань, організацій і підприємств федерального і республіканського підпорядкування - в протягом 15 років; документи органів державної влади і прокуратур країв, ° областей, автономних округів, міст федерального значення, установ, організацій крайового і обласного підпорядкування ~ протягом 10 років; документи органів місцевого самоврядування, підприємств сільського господарства, організацій міського та районного підпорядкування - протягом 5 років; реєстрації актів цивільного стану, записи нотаріальних дій, судових справ, документів з особового складу - протягом 75 років; документи, що утворилися при здійсненні діяльності спільних (за участю держави) підприємств і об'єднань змішаних форм власності, в статутному капіталі яких є переважна частка федеральної або державної власності, - протягом 10 років; науковій, технологічній та патентної документації - протягом 10 років; конструкторської документації - протягом 15 років; проектної документації по капітальному будівництву - протягом 25 років; телеметричної документації - протягом 5 років; кінодокументів, фотодокументів і відеофонограмм- не більше 3 років з часу виготовлення; фотодокументи - протягом 3 років; документи на машинних носіях - протягом 5 років. Для власників галузевих фондів терміни встановлюються у відповідних угодах.

Протягом встановлених термінів організації зобов'язані забезпечити збереження, облік, відбір і підготовку документів державної частини Архівного фонду Російської Федерації для передачі на постійне зберігання відповідно до правил та інструкцій Державної архівної служби Росії.

При ліквідації або реорганізації, а також в разі зміни форм власності власники державної частини Архівного фонду передають документи правонаступникам (при збереженні на них прав державної власності), а при їх відсутності здають до відповідних державних архівів. Ці документи приватизації не підлягають.

Недержавну частина Архівного фонду Російської Федерації складають архівні документи, що знаходяться у власності: громадських об'єднань і організацій, в тому числі професійних спілок, благодійних та інших фондів, політичних партій і рухів, з моменту їх офіційної реєстрації; релігійних об'єднань і організацій; недержавних корпорацій, асоціацій, акціонерних товариств, організацій промисловості, сільського господарства, інших галузей економіки, науки, культури, соціальної сфери, засобів масової інформації; фізичних осіб: документи особистого походження, фамільні архіви, колекції документів. У разі ліквідації недержавних об'єднань і організацій або смерті власника за відсутності правонаступників і законних власників документи надходять у власність держави. Документи можуть бути передані у власність держави або здані на тимчасове, депозитна зберігання. Порядок і умови передачі документів до державних архівів, музеїв, бібліотек визначаються при складанні договору. Перелік документів, що підлягають передачі з підрозділів в архів, встановлюється керівництвом організації та термінами не обмежений. Доцільним вважається передача в архів документів з термінами зберігання понад три роки.

2.7 Склад архіву і формування архівної документації.

Документи підприємства, відклалися в діловодстві, надалі або залишаються на тривале архівне зберігання, або зберігаються короткі терміни і потім виділяються до знищення. Відбір документів на зберігання або знищення є результатом проведення експертизи цінностей документів. Архів підприємства створюється для тривалого зберігання документів. Для ведення архіву виділяється штатна посада «архівіст» або його функції наказом керівника покладаються на одного з працівників підприємства, компетентного в питаннях діловодства та архівної справи. Архів підпорядковується безпосередньо керівнику підприємства або його заступнику.

До завдань архіву входять: прийом, облік і зберігання документів, закінчених діловодством; інформаційно-довідкова робота з архівними документами підприємства; організаційно-методична допомога з ведення діловодства.

Фахівцями встановлено оптимальний термін використання документів в діловодстві-3 роки, але ряд підприємств скоротили цей термін до 2-х років і 1 року.

Для визначення строків зберігання документів, підготовки документів до архівного зберігання і відбору документів для знищення на підприємстві створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК), що призначається наказом керівника підприємства і складається з 3-х чоловік. Зразковий склад ЕК: заступник директора, провідний спеціаліст (юрист), і секретар-референт. Роботу з організації та проведення експертизи цінності документів повинна проводити постійно діюча експертна комісія (ЕК) підприємства, яка в своїй діяльності керується Положенням про архівний фонд Російської Федерації, основними правилами роботи відомчих архівів, типовим переліком документів із зазначенням термінів зберігання, положенням про експертну комісію, номенклатурою справ підприємства. Примірне положення про ЕК підприємства наведено в додатку 53. В результаті роботи ЕК документи поділяються на 3 групи: документи, призначені для архівного зберігання, документи, що підлягають знищенню, документи, необхідні для подальшого використання в діловодстві.

Експертиза цінності документів постійного і тимчасового термінів зберігання повинна проводитися щорічно. Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі номенклатури справ підприємства з обов'язковим полістний переглядом справ. При полістном перегляді справ постійного зберігання підлягають вилученню дублюючі екземпляри документів, чернетки, неоформлені копії документів і документи з тимчасовими термінами зберігання. Одночасно проводиться і відбір документів і справ тимчасового (до 10 років) зберігання з простроченим терміном зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення. Форми описів та акту уніфіковані (див. Додатки 54 і 55).

Справи включаються в акт про знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився станом на 1 січня того року, в якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним терміном зберігання, закінчені діловодством у 2002 році, можуть бути включені в акт, який буде складений не раніше 1 січня 2006 року. Справи можуть бути знищені тільки після того, як описи на справи постійного зберігання за відповідний період затверджені і передані до відомчого архіву підприємства. Описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення розглядаються на засіданні ЕК підприємства та узгоджуються з відомчим архівом.

Закінчені діловодством справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу після закінчення календарного року, в якому вони заведені, для підготовки до передачі в відомчий архів, підлягають оформленню та опису. Оформлення справ провадиться особою, відповідальною за роботу з документами. При повному або частковому оформлення справ проводиться в залежності від термінів зберігання документів. Справи постійного зберігання підлягають повному оформленню, справи тимчасового зберігання часткового. Повне оформлення передбачає: підшивку чи палітурка справи (на 4 проколи в тверду обкладинку з картону); нумерацію аркушів у справі (чорним графітним олівцем у верхньому правому куті арабськими цифрами); складання для найбільш цінних справ внутрішнього опису документів справи (див. додаток 44); складання засвідчувального напису справи (див. додаток 45); внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви структурного підрозділу, якщо воно змінювалося, діловодного індексу, заголовка справи, дати та ін.).

Внутрішній опис документів справи складається для обліку документів певних категорій справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, що викликається специфікою даної документації (накази по основній діяльності підприємства, особисті, справи, справи на авторські свідоцтва). Внутрішній опис документів справи необхідно також складати у справах постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, сформованих по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документів.

На обкладинці справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання зазначаються найменування організації-засновника, найменування підприємства, найменування структурного підрозділу, індекс справи, номер справи (томи, частини), заголовок справи, анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи), дата, кількість аркушів, термін зберігання справи (див. додаток 56).

З метою систематизації та закріплення переліку заголовків справ усередині фонду й обліку складається опис справ. Опис є обліковим документом і основним видом науково-довідкового апарату до документів, що забезпечує їх оперативний пошук. Описи складаються як на справи постійного зберігання, так і тимчасового (понад 10 років). Опис складається в трьох примірниках: один передається разом із справами до відомчого архіву, другий - додається в якості підстави до протоколу засідання експертної комісії, третій - залишається в якості контрольного екземпляра в апараті підприємства.

На справи постійного, довгострокового термінів зберігання і з особового складу складаються окремі описи. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) підлягають частковому оформленню: справи дозволяється зберігати в скоросшивателях, аркуші не нумерувати, засвідчувальні написи й составлять, не проводити пересістематізацію документів у справі, розташовуючи їх в прямому (замість зворотного) хронологічному порядку.

У відомчий архів разом зі справами передаються реєстраційні картки на документи за погодженням з архівом.

Справи, відібрані на архівне зберігання, вимагають додаткового оформлення: документи в справі необхідно розташувати в хронологічному порядку, якщо він не дотримувався в процесі формування справи; провести нумерацію аркушів справи в правому верхньому куті простим олівцем або нумератором; підшити в кінці справи засвідчувальний аркуш, в якому вказати кількість аркушів у справі; на найбільш важливі документи (по особовому складу або містять комерційну таємницю) скласти внутрішні описи справ, якщо вони не були складені раніше, і підшити їх на початку справи; переплести справу або прошити його в 4 проколи; додатково вказати на обкладинці справи кількість аркушів згідно засвідчувального листу, термін зберігання справи, уточнити заголовок і крайні дати справи.

Всі справи, підготовлені на архівне зберігання, діляться на дві групи: справи з особового складу підприємства (для більшості фірм це основні документи, що передаються в архів); справи по основній (виробничої) діяльності. На кожну групу справ створюються окремі описи. На документи, виділені до знищення, складається акт, куди в будь-якій послідовності вносяться заголовки окремих справ або групові заголовки справ із зазначенням кількості справ, включених в групу. Акти і описи складаються і підписуються членами ЕК, розглядаються і затверджуються керівником підприємства. Прийом-передача справ на архівне зберігання проводиться секретарем-референтом і архівістом. Разом зі справами на архівне зберігання підприємства передаються журнали реєстрації або реєстраційні картотеки на документи. Заголовки цих реєстраційних форм також повинні бути включені в опис.

Тільки після передачі документів до архіву підприємства дозволяється проводити знищення документів, включених в акт. Знищення документів здійснюється за допомогою спеціальних машин і не менш ніж 2 працівниками підприємства.

Документи, передані в архів, діляться на документи довгострокового зберігання (документи по особовому складу підприємства, статут і установчий договір і т. Д.) і на документи тимчасового зберігання (до 10 років включно).

 



ПІДГОТОВКА І ОФОРМЛЕННЯ ОСНОВНИХ ВИДІВ ДОКУМЕНТІВ | ВИДАННЯ НАКАЗІВ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ

Документування управлінської діяльності | Склад і реквізити управлінських документів | СКЛАД І РЕКВІЗИТИ управлінських ДОКУМЕНТІВ | Особливості заповнення дубліката трудової книжки. | Заява про прийом на роботу або трудовий контракт | Титульні списки; | структура тексту | КОНТРАКТ | додаток 40 | Форма книги руху трудових книжок і вкладишів до них |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати