На головну

Тема 11. Забезпечення секретарської діяльності

  1. B) Функція організації та обслуговування предметної діяльності
  2. b. За межами США. Якщо ви придбали програмне забезпечення в будь-якій країні, застосовується законодавство такої країни.
  3. I. Вступ. Спілкування і його значущість в лікувальній діяльності.
  4. II. Навчально-методичне забезпечення вивчення курсу
  5. III. 1.6. ОСОБЛИВОСТІ ДІЯЛЬНОСТІ
  6. III. Аналіз показників діяльності фірми
  7. III. Геологічна і маркшейдерська забезпечення використання ділянки надр

Незамінним помічником керівника в його різнобічної управлінської діяльності є секретар.

Якість і ефективність роботи секретаря багато в чому визначаються рівнем професійних знань секретаря, його вмінням чітко виконувати свої обов'язки, звільняючи керівника від нераціональної витрати часу.

Посадова інструкція секретаря розробляється на основі єдиної номенклатури посад службовців (ЕНДС), Тарифно-кваліфікаційних характеристик по загальногалузевим посадам службовців, Кваліфікаційного довідника посад службовців. При складанні посадових інструкцій необхідно враховувати ієрархічний рівень управління та відомчу підпорядкованість організації. Федеральні органи виконавчої влади (міністерства) видають свої нормативно-методичні документи, які є основою для розробки конкретних посадових інструкцій та інших матеріалів.

Основою для майбутньої інструкції може служити особистісна специфікація секретаря, в якій викладаються вимоги до працівника, його знань, досвіду, навичок. Вимоги складаються після аналізу процедур і операцій, які виконуються секретарем. Вихідні типові відомості беруться з утримання кваліфікаційних характеристик, представлених в довіднику. Розроблятися посадові інструкції можуть як «зовнішніми» організаціями - консалтинговими, консультаційними, впроваджувальними і ін. (Наприклад, при розробці комплексного оргпроекта, що має розділ: регламентація), так і силами самої фірми (службою персоналу, підрозділами організаційного розвитку, НОТ і ін.) .

Серйозні організаційні перетворення на фірмі, що мають на увазі істотні зміни складу структурних підрозділів, повноважень і прав працівників, є об'єктивною причиною перегляду змісту посадових інструкцій. Але ці процеси зазвичай в меншому ступені зачіпають організаційно-правові умови діяльності секретаря. При необхідності керівник може видавати наказ про внесення змін до посадової інструкції секретаря.

Структура посадової інструкції секретаря містить наступні елементи: загальні положення; функції; посадові обов'язки; права; відповідальність; взаємини; оцінка роботи.

У розділі «Загальні положення» встановлюється область діяльність секретаря, порядок його значення і звільнення з посади, заміщення під час його відсутності, вимоги Кваліфікаційні (рівень освіти, стаж і ін.), Підпорядкованість секретаря, посадові особи, якими він керує. В даному розділі перераховуються нормативно-методичні документи, якими повинен керуватися секретар у своїй діяльності.

У розділі «Функції працівника» визначається предмет відання або ділянку роботи, закріплений за секретарем, перелік видів робіт (операцій), що утворюють окремі функції, наприклад, реєстрація документів може складатися з таких робіт, як заповнення карток, ведення картотеки, видача довідок і т. д.

У розділі «Посадові обов'язки» вказуються особливості, пов'язані з підготовкою секретарем документів, отриманням, обробкою і видачею інформації, які передбачають обов'язкове використання певних форм і методів роботи (наприклад, періодичний контроль за виконанням документів), можуть також вказуватися етичні норми, яких необхідно дотримуватися в колективі.

У розділі «Права» закріплюються повноваження, які надаються секретарю для самостійного вирішення всіх питань, що відносяться до його компетенції. При розробці даної справи необхідно сформулювати такі повноваження, як право давати вказівки з конкретних питань, наприклад щодо надання секретарю даних про хід виконання контрольованих завдань.

Розділ «Відповідальність» регламентує персональну відповідальність секретаря за правильне і своєчасне використання наданих йому прав.

У розділі «Взаємовідносини» вказуються підрозділи і працівники, від яких секретар отримує і яким передає інформацію, її структура, терміни передачі, з ким вони узгоджуються і т. Д. У цьому розділі може бути представлений в табличній формі.

У розділі «Оцінка роботи» перераховуються критерії, що дозволяють оцінити ступінь виконання секретарем своїх функцій і обов'язків, використання прав. Основними критеріями є якість роботи та своєчасність її виконання. Якість роботи визначається, в першу чергу, виконанням обов'язків, покладених на секретаря посадовою інструкцією.

Допускається об'єднання близьких за змістом розділів, наприклад «Права і відповідальність». Укладачі інструкції, дотримуючись загальноприйнятої структури, можуть вводити нові розділи, наприклад особистісні якості секретаря, необхідні йому при виконанні своїх функцій, або розділ «Організація робочого місця і оптимальні умови праці» та ін.

Багатий досвід внутрішньофірмової підготовки управлінського персоналу реалізується при розробці навчальних інструкцій. Виклад технології створення цих документів є елементи проектування оптимальної моделі діяльності, особистісних та інших якостей секретаря установи. Таким чином, традиційний аналіз функцій секретаря та інших параметрів доповнюється їх дослідженням з точки зору фахівця з оргпроектірованіе або консультанта з удосконалення управління.

У самій назві «навчальні інструкції» закладена головна мета розробки та область застосування документа - навчання співробітників. Навчання необхідно по ряду об'єктивних обставин:

- Коли людина поступає на роботу в організацію;

- Коли службовця призначають на нову посаду або відбувається його ротація (по «горизонталі» системи управління) і йому ставиться в обов'язок виконання невластивих раніше функцій;

- Коли перевірка (атестація, тестування, співбесіда) встановить, що у співробітника не вистачає певних знань, умінь і навичок для ефективного виконання роботи,

- Коли планується підвищення кваліфікації співробітників.

Практично у всіх названих управлінських ситуаціях може виявитися і секретар, що ще раз підтверджує актуальність підготовки навчальних інструкцій.

Керівник, зацікавлений в забезпеченні чіткої та ефективної діяльності свого секретаря, повинен сприяти створенню навчальної інструкції (ОІ).

Розробка фахівцями інструкції, як показала закордонна та вітчизняна практика, займає від одного до чотирьох місяців. Терміни створення ОІ залежать від кількості функціональних обов'язків секретаря, складності робіт, ступеня їх формалізації та інших факторів.

Документ повинен бути добре структурований, написаний відповідно до чинних законодавчих та нормативно-методичними матеріалами. При розробці ОІ необхідно забезпечити єдиний підхід до їх побудови, формулювання змісту розділів і послідовності викладу. ОІ повинна відображати все коло посадових обов'язків, повноважень і відповідальності секретаря, мати чіткі формулювання, бути гнучкою і динамічною.

Розробка навчальної інструкції здійснюється наступним чином:

1 етап «Інтерв'ювання зацікавлених осіб, консультації з експертами». Першим етапом в процесі підготовки ОІ є опитування співробітників. З огляду на специфіку підпорядкованості і самої діяльності секретаря, бажано залучити незалежних експертів. Процес інтерв'ювання та консультацій триває до тих пір, поки не буде досягнуто згоди про те, що повинно бути включено в навчальну програму секретаря. В результаті формується попереднє уявлення про критерії виконання якісної роботи і ідеальному секретарі. Це подання використовується на наступних етапах для вдосконалення діяльності секретаря. Детально на даному етапі аналізуються взаємини секретаря з іншими співробітниками і підрозділами організації, які будуть відображені у відповідному розділі згодом.

Ефективним додатковим методом на першому та інших етапах може бути самофотография робочого дня секретаря (СФРД). Її дані заносяться до наглядової лист.

2 етап «Детальний аналіз змісту роботи секретаря». Другий етап починається з більш детального аналізу змісту діяльності секретаря, наприклад спостереження за його роботою і формального визначення і реєстрації всіх виконуваних ним завдань і дій. Інший метод передбачає збір такої інформації за допомогою співбесіди. Ще один метод полягає в тому, що секретаря просять заповнити запитальник (анкету). Процес розробки ОІ, як правило, об'єднує всі ці методи. Таким чином, на даному етапі вся діяльність секретаря розділяється на стандартні алгоритми, які можуть потім бути перетворені в навчальні: матеріали.

На основі цих даних формулюються функціональні обов'язки секретаря і визначаються основні елементи розділу «Робочий день секретаря». При невеликому обсязі робіт і відповідно вивчення даних можливе суміщення другого і третього етапів.

З етап «Впровадження ОІ, навчання секретаря». На цьому етапі коригуються створені стандартні алгоритми діяльності секретаря. Для цього застосовуються як уже названі методи (тестування, співбесіда, спостереження та ін.), Так і фотографія робочого дня секретаря, хронометраж, метод моментних випадкових спостережень. На останньому етапі ОІ узгоджується і затверджується. При необхідності секретар проходить курс навчання, наприклад в разі зміни існуючої технології (виконання операцій на базі новітніх комп'ютерних технологій).

Навчальна інструкція секретаря включає в себе:

- загальні положення;

- Функціональні обов'язки і права;

- Вимоги, що пред'являються до секретаря;

- Організацію робочого місця і оптимальні умови праці;

- Робочий день секретаря;

- Документацію;

- Взаємини з співробітниками організації, керівником;

- Відповідальність.

Структура ОІ, послідовність в розташуванні елементів можуть бути за бажанням укладачів змінені.

У розділі «Загальні положення» наводиться точне, короткий, недеталізірованние пояснення, чому робота існує. Інформація для цього може бути отримана на підставі відповідей на наступні питання:

1. Чому робота існує?

2. Яким цілям відповідає посаду секретаря?

3. Що для цього повинен зробити секретар?

Інші елементи даного розділу збігаються з тими, що зазвичай входять до складу посадової інструкції.

Розділ «Основні обов'язки» є найважливішим елементом опису роботи. В інших розділах обов'язки, що вимагають деталізації і пояснення особливостей їх виконання, можуть бути в розширеному варіанті повторені, наприклад, функція контролю виконання документ в розділі «Документація».

Критерії добре складеного переліку обов'язків грунтуються на наступних посилках:

- Обов'язки націлені на ключові результати роботи;

- Обов'язки описують кінцеві результати роботи, вони кажуть «що», а не «як»;

- Обов'язки формулюються таким чином, щоб виділити дію, яке веде до кінцевого результату.

Визначення основних обов'язків повинні формулюватися таким чином, щоб вони автоматично приводили до думки про оцінку роботи секретаря. Формулювання обов'язків повинні бути реалістичними, проблемно-орієнтованими, точними, ієрархічно пов'язаними з описуваної роботою.

Перелік основних обов'язків для добре структурованої роботи звичайно містить від 5 до 8 визначень. Встановлено: якщо використовується більше 10 визначень (напрямків діяльності), то цілком ймовірно, що в опис роботи включені другорядні обов'язки.

Цей розділ також містить опис повноважень секретаря, необхідних для виконання всіх запропонованих йому дій. Тут вказуються такі права, як прийняття рішень, отримання інформації, необхідної для роботи, вимоги виконання певних дій, право здійснення контролю, способи узгодження питань і т. П.

Ще в одному розділі навчальної інструкції «Документація» не тільки перераховуються види документів, з якими працює секретар, а й даються також правила заповнення цих документів, наводяться зразки їх форм і т. П. У табличній формі (табл.1) може бути прeдcтaвлен процес обміну інформацією секретарем з зовнішніми і внутрішніми «кореспондентами» (підрозділами, відповідальними виконавцями, вищестоящими організаціями та ін.):

Таблиця 1.

Процес обміну інформацією секретарем з зовнішніми і внутрішніми «кореспондентами»

 отримує  передає
 автор інформації  зміст  Терміни та періодичність отримання  автор інформації  зміст  терміни і періодичність отримання

В окрему таблицю можна зафіксувати всі інформаційні зв'язки секретаря і керівника.

З огляду на, що такі розділи навчальної інструкції, як «Взаємовідносини секретаря» і «Відповідальність», принципово не відрізняються від посадової інструкції, їх аналіз не дається.

Робота секретаря нерозривно пов'язана з комп'ютером. У зв'язку з цим найважливішим аспектом організації секретарської праці є його охорона і забезпечення безпеки.

Приміщення, в якому розташоване робоче місце секретаря, не повинно межувати з приміщеннями, в яких рівні шуму і вібрації перевищують нормовані значення.

При організації робочого місця секретаря слід враховувати значення мінімальних відстаней між столами, обладнаними ВДТ (Дмитрий терміналами). Так, відстань між робочим столом секретаря та іншими столами, обладнаними ВДТ, має бути не менше 2,0 м, а відстань між бічними поверхнями відеомоніторів - не менше 1,2 м.

Конструкція робочого столу секретаря повинна забезпечувати оптимальне розміщення на його робочій поверхні використовуваного обладнання, з урахуванням його кількості і конструктивних особливостей, а також характеру виконуваної секретарем роботи.

Бажано, щоб робочий стіл секретаря мав достатню кількість ящиків для розміщення документів і робочих аксесуарів, один з цих ящиків повинен замикатися на ключ.

Робоче крісло повинно бути підйомно-поворотним, регульованим по висоті і кутам нахилу сидіння і спинки від переднього краю сидіння. При цьому регулювання кожного параметра повинна бути незалежною, легко здійснюваної плюс надійну фіксацію.

У будь-якій організації при плануванні робочого дня секретаря необхідно дотримуватися ряду вимог, виконання яких дозволить найбільш раціонально використовувати його робочий час.

Робочий день секретаря піддається різким змінам, які важко передбачити або прогнозувати. Але як би не впливали зовнішні фактори на роботу, одними з її головних правил залишаються:

- Поступове входження в роботу;

- Ритмічність праці;

- Обов'язкове чергування праці та відпочинку;

- Зміна видів діяльності;

- Узгодженість дій секретаря і керівника;

- Обов'язкове планування виконуваних робіт.

Навіть якщо не вдається зробити щось заплановане, то в будь-якому випадку це набагато краще, ніж імпровізація. Планування може бути на день або тиждень, місячне, квартальне або річне.

Необхідною ефективним засобом планування робочого дня секретаря і керівника є щоденник, в якому справи розносяться по датах.

Можна для цих цілей використовувати календар типу LOTUS ORGANIZER, встановленої на персональному комп'ютері. LOTUS ORGANIZER називають особистої інформаційною системою, призначеної для ефективної організації робочого часу. До її складу, крім календаря, входять телефонний довідник, адресна книга, блокнот і т. Д. Але навіть при наявності LOTUS ORGANIZER для дублювання інформації необхідно мати звичайний щоденник або періодично проводити роздруківку якихось даних з LOTUS ORGANIZER. При плануванні робіт секретар повинен знати, що найбільш сприятливий час для виконання творчих або важких завдань з 10 до 12 годин. Потім слід деякий спад активності, і в другій половині дня працездатність найбільш висока від 14 до 16 годин. Повторюються день у день роботи рекомендується планувати на один і той же час робочого дня, наприклад, обробка отриманої кореспонденції, доводиться, як правило, на ранок.

Основним завданням секретаря-референта при організації кадрової роботи є практичне здійснення кадрової політики, виробленої керівництвом фірми, і ведення кадрової документації відповідно до чинного законодавства та нормативних документів.

Можна назвати наступні основні функції секретаря-референта, що забезпечують рішення цієї задачі:

- Комплектування колективу фірми необхідними фахівцями і технічними працівниками;

- Систематичний аналіз професійного, вікового складу кадрів та вироблення відповідних практичних рекомендацій;

- Документування трудових правовідносин фірми зі штатним і тимчасовим персоналом, зберігання і ведення трудових книжок та особових справ;

- Організація системи обліку кадрів, їх руху, аналіз плинності;

- Складання звітної та довідкової документації по кадрам;

- Організація навчання персоналу, його інструктування, підвищення кваліфікації керівників і фахівців, підбір кандидатур для направлення на навчання;

- Організація проведення регулярної атестації кадрів, анкетування та тестування співробітників, контролю дотримання ними правил внутрішнього трудового розпорядку і вимог щодо забезпечення безпеки інформації.

Контрольні питання

1. Етапи розвитку системи діловодства в Росії.

2. Давні форми кадрових документів.

3. Нормативно-правова діяльність в області документознавства в СРСР.

4. Поняття і склад нормативно-методичного забезпечення діловодства.

5. Нормативно-правові акти федеральних органів виконавчих влади.

6. Система державних стандартів на документацію.

7. Уніфіковані системи документації, їх склад.

8. Нормативні документи в галузі охорони праці.

9. Основні поняття діловодства.

10. Правила оформлення документів. Склад реквізитів, вимоги до їх оформлення.

11. Правила оформлення документів. Вимоги до бланків документів та їх оформлення.

12. Оформлення документів на комп'ютері.

13. Призначення і склад організаційно-правової документації.

14. Призначення і склад виконавчо-розпорядчої документації.

15. Призначення і склад довідково-інформаційної документації.

16. Склад і зміст кадрової документації.

17. Особова справа, його склад і призначення.

18. Порядок розташування документів в особовій справі.

19. Нормативно-правова база кадрової документації.

20. Сучасні способи і техніка створення документа.

21. Оформлення документів при прийомі на роботу.

22. Наказ по особовому складу. Порядок підготовки.

23. Порядок обліку кадрів в організації. Типові форми.

24. Особова картка працівника і державного службовця: оформлення, призначення.

25. Порядок оформлення документів при перекладі.

26. Порядок оформлення документів при звільненні.

27. Класифікація причин звільнення.

28. Експертиза цінності документів: порядок організації і проведення.

29. Систематизація документів і формування справ.

30. Номенклатура справ: її структура і значення.

31. Порядок формування, узгодження, перегляду номенклатури справ.

32. Зберігання документів в оперативній діяльності.

33. Організація діловодства на підставі звернень громадян.

34. Поняття конфіденційності документів. Склад конфіденційної документації.

35. Удосконалення документаційних форм організації.

36. Призначення і зміст Табеля форм документів організації.

37. Альбом форм документів організації, зміст і етапи його розробки.

38. Посадова інструкція секретаря: зміст.

39. Менеджер по кадрам. Його завдання функції в організаціях.

40. Оформлення та ведення трудових книжок.

Список рекомендованої літератури

Конституція Російської Федерації. Прийнята всенародним голосуванням 12 грудня 1993р.

трудовий кодекс Російської Федерації. Прийнятий Державною Думою 21 грудня 2001р.

про інформацію, Інформатизації і захисту інформації: Федеральний закон від 20 лютого 1995р. №24-ФЗ

про участь в міжнародному інформаційному обміні: Федеральний закон від 4 липня 1996 р. № 85-ФЗ

про електронний цифрового підпису: Федеральний закон від 10 січня 2002 р №1-ФЗ.

про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати: Постанова Держкомстату РФ від 6.04.2001 р № 26

ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади. Затв. наказом Мінкультури Росії від 8 листопада 2005 р. №536.

державна система документаційного забезпечення управління. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення управління. М .: ВНИИДАД, 1991.

основи законодавства РФ про архівний фонд Російської Федерації і архівах. М .: Росархів, 1993.

Правила ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців. Затверджено Постановою Уряду РФ від 16.04.2003г. №225.

Інструкція щодо заповнення трудових книжок. Затверджено Постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003г. №69.

загальноросійський класифікатор управлінської документації. ОК 011-93. Клас 0200000 «Організаційно-розпорядча документація». Клас 0300000 «Первинна облікова документація».

Басаков М. І. Документи по персоналу організації: Практичний посібник. - 2-е изд., Перераб. і доп. - Москва: ІКЦ «МарТ»; Ростов - на - Дону: «Видавничий центр« МарТ », 2003.

Васильєв О. В. Діловодство на комп'ютері. М. ПРІОР.2004.

Верховцев А. В. Діловодство в кадровій службі. - М .: ИНФРА-М, 2002.

Винокуров М. А. та ін. Автоматизація кадрового обліку. - М .: ИНФРА-М., 2001..

діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення управління) / Под ред. Проф. Т. В. Кузнєцової. М .: ЮНИТИ, 2003.

Кірсанова М. В. Сучасне діловодство. Москва-Новосибірськ: ІНФОРМ - М .: Сибірське згоду, 2006.

Красавін А. С. Документаційне забезпечення управління кадрами: Навчальний посібник. М .: Видавничий дім «ИНФРА-М», 2002..

Купріянова Г. І. Кадрове діловодство на комп'ютері. - М .: «Кудіц-Образ» .2001.

організація роботи з документами. Підручник / В. А. Кудряев і ін. М. 2002р.

Пустозерова В. М. Ведення трудових книжок за новим Трудовим кодексом. - М .: ЗАТ «Книга сервіс», 2003.

Пустозерова В. М. Прийом работніков.- М .: ЗАТ «Книга сервіс», 2003.

Рогожин М. Ю. Діловодство в прикладах і зразках. М .: «ПрессЮрЛіт», 2004.

Рогожин М. Ю. Документаційне забезпечення управління. М., 2006.

Санкіна Л. В. Довідник з кадрового діловодства. М .: МЦФЕР, 2002.

Стенюков М. В., Пустозерова В. М., Аринина П. С. Діловодство на малому підприємстві. Документи по особовому складу. - М .: «Видавництво ПРІОР», 2001.

Стенюков М. В. Документи відділу кадрів. - М .: «Пріор - іздат», 2003

Стенюков М. В., Пустозерова В. М.Діловодство в управлінні персоналом. - М .: «Видавництво ПРІОР», 2001.

Шкатулла В. І. Настільна книга менеджера з кадрів. М .: Видавництво НОРМА, 2003.

 * * *


Зміст

Введение.............................................................................................................. 3

Тема 1. Історія розвитку системи діловодства в Росії ...................... 3

Тема 2. Нормативно-методичне забезпечення діловодства ............. 21

Тема 3. Основні поняття системи документаційного забезпечення .......... 34

Тема 4. Основні вимоги до оформлення управлінських документів. 35

Тема 5. Документ і системи документації ........................................... ......... 40

Тема 6. Оформлення та ведення кадрових документів в організації .......... 59

Тема 7. Систематизація документів, номенклатура для їх формування та хранения............................................................................................................ 74

Тема 8. Організація діловодства на підставі звернень громадян 83

Тема 9. Обробка конфіденційних документів ....................................... 87

Тема 10. Удосконалення документаційних форм організації .......... 99

Тема 11. Забезпечення секретарської діяльності ........................................ 108

Контрольні питання................................................ .................................... 114

Список рекомендованої літератури ............................................... ............... 116



Тема 10. Удосконалення документаційних форм організації | методична розробка

Діловодство в кадровій службі | Вступ | Тема 1. Історія розвитку системи діловодства в Росії | Тема 2. Нормативно-методичне забезпечення діловодства | Тема 4. Основні вимоги до оформлення управлінських документів | Вимоги до комп'ютерного складання документів | Тема 5. Документ і системи документації | Тема 6. Оформлення та ведення кадрових документів в організації | Тема 7. Систематизація документів, номенклатура для їх формування та зберігання | Тема 8. Організація діловодства на підставі звернень громадян |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати