Діловодство в кадровій службі | Вступ | Тема 1. Історія розвитку системи діловодства в Росії | Тема 2. Нормативно-методичне забезпечення діловодства | Тема 4. Основні вимоги до оформлення управлінських документів | Вимоги до комп'ютерного складання документів | Тема 5. Документ і системи документації | Тема 6. Оформлення та ведення кадрових документів в організації | Тема 7. Систематизація документів, номенклатура для їх формування та зберігання | Тема 8. Організація діловодства на підставі звернень громадян |

загрузка...
загрузка...
На головну

Тема 10. Удосконалення документаційних форм організації

  1. B) Функція організації та обслуговування предметної діяльності
  2. II. Виконання вправ на оволодіння елементами техніки організації гри
  3. IV. Удосконалення федеративних відносин
  4. SWOT-аналіз середовища організації
  5. V. ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ ТА КОНТРОЛЮ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ студентів
  6. VI. ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ
  7. VI. ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ ТА КОНТРОЛЮ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ студентів

В управлінській діяльності вирішуються завдання двох типів - оригінальні (що не повторюються) і однотипні (повторювані). Оригінальні завдання не можуть бути уніфіковані і стандартизовані в повному обсязі, для них можуть бути запропоновані лише принципи рішення. Для повторюваних однотипних завдань в більшості випадків можуть бути розроблені як технологія їх вирішення, так і норми подання інформації. Оптимізація процесів управління передбачає також і вдосконалення документації, основними методами якого є уніфікація і стандартизація.

уніфікація в широкому сенсі - це зменшення різноманіття типів і видів виробів однакового функціонального призначення. Стосовно до управлінських документів уніфікація - це встановлення однаковості складу і форм управлінських документів, що створюються в процесі здійснення однотипних управлінських функцій і завдань.

стандартизація - Це форма юридичного закріплення результатів уніфікації. У практиці вдосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності розробляються державні стандарти на термінологію діловодства та архівної справи та на вимоги до складання та оформлення управлінських документів. В даний час діють два стандарти: ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »і ГОСТ Р 51141-98« Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення".

Основна мета уніфікації та стандартизації - створення таких форм документів, застосування яких буде економічно ефективно, призведе до збільшення часу на творчі елементи управлінської праці, підвищить загальну культуру управління. Уніфікація і стандартизація документів - основні напрями вдосконалення документації, що знижують витрати на управлінські документи.

Об'єктами уніфікації та стандартизації в управлінській діяльності є: терміни та визначення, що використовуються при роботі з управлінською інформацією; організаційні структури організацій, установ і підприємств; класифікатори управлінських функцій; управлінська документація.

Роль і значення уніфікації та стандартизації документів особливо зросли в зв'язку з застосуванням в управлінні комп'ютерних технологій.

Уніфікація управлінських документів передбачає уніфікацію складу документів, що створюються при вирішенні управлінських завдань, і уніфікацію форм документів.

Уніфікація складу документів організації - це відбір і закріплення комплексу документів, необхідних і достатніх для вирішення управлінських завдань. В результаті уніфікації складу документів виключаються форми документів, не викликані дійсними потребами управління, і склад документів організації може бути значно скорочений.

Уніфікація форм документів - це відбір і закріплення в уніфікованих формах документів інформаційних показників і реквізитів, відповідних призначенню документів, і встановлення єдиних вимог до їх складання та оформлення.

Результати уніфікації складу документів отримують закріплення в Табелі форм документів, що застосовуються в діяльності організації, а результати уніфікації форм документів - в Альбомі форм документів, що застосовуються в діяльності організації.

Приблизний Табель форм документів, що застосовуються в діяльності організації, - це перелік дозволених до застосування уніфікованих форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, з характеристикою їх юридичного статусу, етапів підготовки і проходження. Табель форм документів призначений для:

- Оптимізації складу застосовуваних в організації форм документів і їх закріплення в єдиному нормативному документі;

- Класифікації застосовуваних у діяльності організації форм документів за функціями управлінської діяльності;

- Уніфікації та нормативного закріплення процедури підготовки управлінських документів в організації; уніфікації форм документів

- Організації; упорядкування документної бази організації з метою підвищення ефективності використання комп'ютерних інформаційних технологій в управлінській діяльності.

У поточній діяльності організації Табель форм документів виконує функцію довідника, що містить у впорядкованому вигляді форми документів, що використовуються організацією для документування власної управлінської діяльності, і дозволяє здійснювати оперативний пошук необхідних форм документів із зазначенням всіх або основних етапів їх підготовки та оформлення.

Альбом форм документів містить форми документів, включені в табель, і закріплює результати проведеної уніфікації складу і форм документів організації за функціями управління. Застосування Табеля і Альбому форм документів забезпечує: відповідність використовуваних форм документів важливість справ; юридичну силу документів, підготовлених в організації; оперативність реалізації управлінських функцій організації; скорочення витрат робочого часу на складання, оформлення і обробку документів.

Розробка Табеля форм документів складається з наступних етапів:

1. Передпроектна обстеження.

2. Вибір форми Табеля.

3. Формування структури Табеля.

4. Відбір форм документів для включення в Табель.

5. Узгодження Табеля.

6. Затвердження Табеля.

Основними завданнями передпроектного обстеження є:

- Визначення кола управлінських функцій і завдань, що вирішуються в діяльності установи;

- Формування структури (вибір класифікаційної схеми) Табеля форм документів;

- Вибір найбільш доцільної форми Табеля з урахуванням специфіки діяльності організації і конкретних завдань, що стоять перед розробниками Табеля;

- Визначення масиву документів для включення в Табель.

В ході передпроектного обстеження документації організації вивчаються:

- Документи, що становлять правову базу діяльності організації: законодавчі та нормативні правові акти вищих і федеральних органів виконавчої влади і управління, які регламентують різні аспекти функціональної діяльності організації, включаючи федеральні програми і інші акти, в тій чи іншій мірі зачіпають діяльність організації;

- Організаційно-правова документація організації: статут або положення про організацію, положення про підрозділи, штатний розклад, регламенти роботи керівництва і колегіальних (дорадчих) органів, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції працівників;

- Розпорядча документація організації: накази, вказівки, розпорядження керівництва, рішення колегіальних (дорадчих) органів по основній діяльності організації;

- Комплекс документів, що становлять нормативно-методичну базу документаційного забезпечення діяльності організації і визначають склад і технологію обробки документів організації: інструкція з діловодства, правила складання та оформлення документів, технологічні інструкції по роботі з документами, номенклатура справ організації і ін .;

- Документація організації як мінімум за три останні роки її діяльності.

В ході обстеження виявляються документи, які характеризуються певною періодичністю їх створення, постійністю (або відносною сталістю) форми. Виявлення форм документів проводиться в кожному структурному підрозділі організації по кожному функціональному виду діяльності. Відомості про кожного виявленого документі фіксуються в карті документа, в яку вносяться такі відомості:

- Повне найменування форми документа, включаючи заголовок до тексту документа, якщо він є;

- Функція управління і завдання (призначення документа), при реалізації яких створюється документ (наприклад, для штатного розкладу організації: функція - організація системи, завдання - регламентація чисельного і посадового складу);

- Відомості про основні етапи підготовки документа: підрозділ-упорядник, зовнішнє і внутрішнє погодження, посвідчення документа (підписання, затвердження, проставлення печатки), адресат документа, відомості про реєстрацію документа, контролі і місце зберігання оригіналу документа (або копії, якщо перший екземпляр документа відсилається до іншої установи).

Одночасно з заповненням карт документів відбираються еталонні зразки кожної форми документа. Зразки форм документів формуються в самостійний масив або супроводжують відповідну карту документа. У будь-якому випадку масив відібраних форм документів у подальшому використовується для формування Альбому форм документів.

Табель форм документів складається в табличній формі і містить графи, в які вносяться відомості, що характеризують форму документа за різними параметрами: найменування форми документа, код форми по ОКУД, правова підстава застосування форми документа та ін.

Вибір конкретної форми Табеля залежить від завдань, які вирішують розробники Табеля. Якщо завдання Табеля - оптимізувати склад форм документів, що застосовуються в організації, він може включати тільки графи, які містять відомості про найменування форми, періодичності створення документа, правовій підставі і підрозділ, відповідальний за підготовку документа. Якщо завдання Табеля - оптимізація процедури підготовки документів організації, названі вище графи повинні бути доповнені відомостями про основні етапи оформлення документа. Якщо розробка Табеля переслідує більш широкі цілі - регламентація процедур підготовки та обробки документів і в цілому документообігу організації, - Табель повинен містити відомості про реєстрацію та контролі документів, місце зберігання оригіналу або залишається в організації копії документа, а при необхідності і вказувати наклад документів.

Підготовлений проект Табеля форм документів узгоджується з усіма підрозділами організації, після чого затверджується керівником організації і вводиться в дію.

Приблизний Табель форм документів, що застосовуються в діяльності організації

Для встановлення послідовності розташування форм документів у Табелі необхідно визначити його внутрішню структуру, оскільки саме вона визначає угруповання форм документів за відповідними розділами. Структура Табеля - це свого роду класифікаційна схема управлінських функцій і завдань, що вирішуються організацією.

Розділами Табеля можуть бути найменування структурних підрозділів організації або найменування управлінських функцій і завдань, що реалізуються в діяльності установи. Побудова Табеля за функціональною ознакою - відповідно до управлінськими функціями і завданнями - краще, оскільки виключає необхідність коригування Табеля при змінах структури організації, набагато більш частих, ніж зміни у функціональному змісті діяльності. Крім того, формування Табеля за функціональним принципом дозволяє одночасно з вдосконаленням документаційного забезпечення оптимізувати діяльність організації через побудову класифікаційної схеми її управлінської діяльності.

Приблизний перелік розділів Табеля форм документів, складеного за функціональним принципом

1. Організація системи та процесів управління

Організаційно-правове забезпечення діяльності організації

Забезпечення законності діяльності

2. Прогнозування і планування діяльності

Прогнозування діяльності організації

Планування діяльності організації

3. Регулювання діяльності

Інформаційне забезпечення діяльності організації

Оперативне управління діяльністю організації

4. Контроль за діяльністю

статистична звітність

відомча звітність

Внутрішня звітність (Контроль за діяльністю підрозділів і працівників)

5. Фінансове забезпечення

Бухгалтерський облік

Бухгалтерська звітність

6. Матеріально-технічне забезпечення

Забезпечення приміщенням, матеріалами, обладнанням, транспортом

Експлуатація приміщення, матеріалів, обладнання, транспорту

Забезпечення збуту продукції

7. Науково-технічне забезпечення

Науково-дослідна і проектно-конструкторська діяльність

Впровадження та експлуатація технічних засобів

Охорона навколишнього середовища

Науково-технічна інформація

8. Міжнародне співробітництво

Відряджання співробітників за кордон

Прийом зарубіжних делегацій

Інформаційно-довідкове обслуговування міжнародних зв'язків

9. Забезпечення кадрами (персоналом)

Підбір, розстановка і використання кадрів

Облік особового складу

атестація працівників

Підвищення кваліфікації працівників

відряджання співробітників

нормування праці

Охорона праці

10. Документаційне забезпечення

Облік і контроль виконання документів

Зберігання та використання документів

Пропонований перелік розділів Табеля включає в себе типові функції управління, властиві всім органам управління, незалежно від конкретного змісту їх основної (виробничої) діяльності. Запропонована класифікаційна схема при розробці Табеля форм документів конкретизується з урахуванням функцій і завдань організації, що відображають її цільове призначення. У цьому випадку функції управління, що відображають основний (цільове) зміст діяльності організації, вбудовуються між блоком власне управлінських функцій (функції 1-4) і функціями забезпечує характеру (функції 5-10).

У Табель форм документів включаються:

- Форми документів, затверджені нормативними правовими актами Президента Російської Федерації, Уряду Російської Федерації, федеральних органів виконавчої влади та ін .;

- Застосовувані в організації форми документів, включені в Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД);

- Внутрішні форми документів, затверджені нормативними правовими актами організації;

- Форми документів, що відображають стійку практику документування, вживання яких засноване на сформованою традицією. В останньому випадку форми документів включаються в Табель тільки після аналізу доцільності їх застосування і проведення відповідної уніфікації.

- Всі відібрані форми документів класифікуються відповідно до переліку (класифікатором) функцій організації, після чого відомості про форми вносяться до відповідних граф Табеля.

У розділах і підрозділах Табеля форми документів розташовуються в порядку їх значимості - від загального до конкретного або від найбільш значущих до менш значущим. Наприклад, в розділі «Регулювання діяльності» (підрозділі «Інформаційне забезпечення діяльності») спочатку вказуються протоколи, акти, аналітичні довідки, доповідні записки, потім довідки інформаційного характеру, листи та ін.

Альбом форм документів організації - це збірник еталонних уніфікованих форм документів, що застосовуються для документування діяльності організації.

Уніфікована форма документа - це бланк з реквізитами, обов'язковими для різновиду документа, і уніфікованим текстом.

Доцільно Альбом форм документів розробляти одночасно з підготовкою Табеля форм документів і розглядати Альбом форм як доповнення до Табелю, хоча роботи з уніфікації форм документів можуть вестися і незалежно від розробки Табеля форм документів.

Мета розробки Альбому форм документів-регламентація форми та змісту документів, які використовуються в діяльності організації.

Розробка Альбому форм документів передбачає уніфікацію документів організації. Уніфікація форм документів має на увазі:

- Визначення інформації, необхідної і достатньої для вирішення конкретних завдань управління;

- Встановлення оптимального набору реквізитів і показників для кожної форми документа, виключення дублюючих і невикористовуваних показників;

- Уніфікацію тексту документа.

Розробка уніфікованих форм документів має наступні етапи:

формування об'єкта уніфікації - вихідного масиву документів з управлінських функцій і завдань (відповідно до Табеля форм документів);

аналіз документів і узагальнення результатів аналізу;

розробка еталонних зразків уніфікованих форм і формування Альбому форм документів.

Уніфікації можуть піддаватися всі створювані в організації види і різновиди документів незалежно від частоти їх складання. Для розробки уніфікованих форм документів використовуються зразки документів, що відклалися в архіві організації, і карти документів, отримані в процесі підготовки Табеля форм документів, при цьому для кожної типової ситуації має бути відібрано не менше 3-5 зразків документів. Збільшення кількості вихідних зразків документів підвищує надійність розроблюваної уніфікованої форми.

Склад реквізитів уніфікованих форм документів і послідовність їх розміщення на бланку повинні відповідати ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

В основі розробки уніфікованих текстів документів лежить метод виділення постійної і змінної інформації. Постійна інформація - це інформація повторюється, загальна для всіх документів уніфікуючих сукупності, змінна -індивідуальна для кожного конкретного документа інформація. В уніфікованій формі документа фіксується постійна інформація і встановлюються кордону для внесення змінної інформації при складанні документа.

Формою представлення уніфікованого тексту можуть бути трафарет, таблиця, анкета. У тексті допускається поєднання різних форм подання, наприклад текст в формі трафарету і таблиці.

трафарет - Це форма подання граматично зв'язного тексту, що містить постійну інформацію і пропуски, призначені для заповнення їх змінною інформацією.

Таблиця - Це форма представлення уніфікованого тексту,. що містить інформацію про сукупність об'єктів, що характеризуються за певним набором ознак.

Таблиці використовуються, як правило, для представлення інформації, що є результатом аналізу і узагальнення, або облікової інформації.

Таблиця має два рівні членування тексту: вертикальний - графи і горизонтальний - рядки. Найменування об'єктів, інформація про які міститься в таблиці, розташовуються в боковику таблиці - крайній лівій графі; найменування ознак, що характеризують об'єкти опису, - в заголовках граф; інформаційні показники (змінна частина табличного тексту) - в центральній частині таблиці, в осередках, утворених перетином рядків і граф.

Графи таблиці можуть містити підзаголовки. Заголовки рядків, заголовки і підзаголовки граф формулюються максимально лаконічно у вигляді слова або словосполучення з головним словом в називному відмінку. У заголовках і короткий зміст термін і граф таблиці допускаються загальноприйняті скорочення і умовні позначення: к-ть - кількість, од. вим. -одиниці вимірювання, №,% та ін.

Показники таблиці - це змінна інформація; як правило, це цифрова інформація, яка, однак, може містити і словесну інформацію.

При складанні таблиць не рекомендується виділяти в окрему графу порядковий номер, при необхідності нумерації об'єктів опису номер один по одному проставляється безпосередньо в першій графі, перед назвою.

Анкета - Це форма представлення тексту, що містить характеристику одного об'єкта за певним набором ознак.

Постійної інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, конкретної - їх показники. Текст у формі анкети будується на кшталт «питання - відповідь». Питання анкети повинні складатися з коротких словосполучень або слів в називному відмінку.

Уніфіковані форми документів групуються в Альбом форм, порядок їх розташування повинен відповідати Табелю форм документів. Форми документів, включені в Альбом, проходять експертизу в структурних підрозділах організації. Після експертизи і узгодження всіх зауважень і пропозицій Альбом форм, як і Табель форм документів, затверджується керівником організації.

Альбом форм документів, що застосовуються в організації, повинен бути представлений в двох варіантах: паперовому та електронному. Оригінал на паперовому носії в якості еталонного зразка зберігається в службі діловодства організації (канцелярії), електронна копія - в підрозділі, що відповідає за розробку і застосування Табеля і Альбому форм документів. Електронні копії Табеля і Альбому форм документів повинні бути на кожному автоматизованому робочому місці.

Ведення Табеля, внесення в нього змін, контроль за його застосуванням здійснює служба документаційного забезпечення організації, яка несе відповідальність за підтримання Табеля в актуальному стані.

У процесі ведення Табеля в нього включаються всі знову затверджені і введені в дію форми документів, а також форми документів, включення яких грунтується на практичній доцільності; в останньому випадку структурний підрозділ, що пропонує форму для включення в Табель, повинна подати відповідне обгрунтування. Відомості про формах документів включаються в Табель тільки з дозволу керівника організації.

Кожен структурний підрозділ організації має мати екземпляр Табеля. У зв'язку з необхідністю періодичного оновлення Табеля (включення нових або виключення скасованих форм документів) найбільш доцільною є його електронна форма. В цьому випадку оновлені версії Табеля можуть бути передані працівникам організації практично відразу після внесення в Табель змін.

Працівникам організації забороняється створювати документи, не включені в Табель форм документів.

 



Тема 9. Обробка конфіденційних документів | Тема 11. Забезпечення секретарської діяльності
загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати