На головну

Тема 5. Документ і системи документації

  1. CRM-системи. Визначення, призначення та особливості.
  2. D) формування системи соціологічної освіти
  3. ERP -, MRP - системи. Визначення, призначення та особливості
  4. I етап реформи банківської сістемиотносітся до 1988-1990 рр. (Підготовчий).
  5. I. Нормативно-правові документи, що регламентують діяльність вчителя математики
  6. IV. Аналіз історичного документа.
  7. lt; question> Яке з перерахованих умов є головним для існування демократичної політичної системи?

Документаційне забезпечення управління - це діяльність, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Одна з основних управлінських функцій, що реалізуються в діяльності установ, організацій, підприємств, фірм, - організація системи і процесів управління, т. Е .: створення організації, включно з вибором її організаційно-правової форми; реєстрація організації; встановлення її структури; визначення штатної чисельності, номенклатури посад керівників, фахівців, технічних виконавців і присвоєння їм розрядів за Єдиною тарифною сіткою (ЄТС); регламентація діяльності структурних підрозділів і працівників; формування колегіальних і дорадчих органів управління; регламентація діяльності апарату управління; ліцензування діяльності в необхідних випадках; встановлення режиму роботи та системи охорони; організація праці працівників і оцінка праці працівників; реорганізація організації; ліквідація організації та деякі інші види робіт.

Організаційна діяльність установи фіксується в організаційно-правових документах, що містять правила, норми, положення, що визначають статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад, функціональний зміст діяльності організації в цілому, її підрозділів і працівників, їх права, обов'язки, відповідальність та інші аспекти.

До організаційно-правових документів належать статут організації, положення про організацію, положення про структурні підрозділи, положення про колегіальних та дорадчих органах установи, регламенти роботи колегіальних і дорадчих органів, апарату управління (керівництва), штатний розклад, інструкції по окремим видам діяльності (наприклад, інструкція з документаційного забезпечення), посадові інструкції працівників, правила, пам'ятки та ін.

Організаційно-правові документи містять положення, засновані на нормах адміністративного права і обов'язкові для виконання. Ці документи є правовою основою діяльності організації.

Організаційно-правові документи в обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження уповноваженим на це органом - вищестоящою організацією, керівником даної організації, колегіальним органом (наприклад, загальними зборами акціонерів, радою директорів та ін.) Або керівником структурного підрозділу - в залежності від виду та різновиду документа. Затверджуватися організаційні документи можуть безпосередньо керівником, розпорядчим документом керівника (наказом або розпорядженням) або колегіальним органом.

З точки зору терміну дії організаційно-правові документи відносяться до безстрокових: вони діють надалі до їх скасування або до затвердження нових (виняток становить штатний розклад, яке розробляється і затверджується щорічно). У міру зміни характеру діяльності установи та організації праці в організаційно-правові документи можуть вноситися зміни, для чого керівник видає розпорядчий документ (наказ чи розпорядження). У разі реорганізації діяльності розробляються і затверджуються нові організаційно-правові документи.

Порядок внесення змін або їх перегляду залежить від виду організаційно-правових документів.

Наприклад, зміни і доповнення до статуту організації вносяться відповідно до встановленої законом процедури - за рішенням вищого органу управління організацією (загального зібрана акціонерів, учасників і ін.) З обов'язковою реєстрацією змін в органі державної реєстрації організацій; зміни до штатного розпису вносяться в міру необхідності наказами або розпорядженнями керівника; зміни в положення про структурні підрозділи - розпорядчими документами керівника.

Розробляє організаційно-правові документи керівництво установи або підрозділу із залученням юридичної служби та кваліфікованих фахівців, які добре знають роботу установи.

Організаційно-правові документи оформляються на стандартному аркуші паперу з обов'язковим нанесенням усіх необхідних реквізитів: назва установи та підрозділу (якщо документ затверджується керівником підрозділу), найменування виду документа, дата, номер документа, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження. Датою організаційно-правового документа є дата його затвердження.

Текст більшості організаційно-правових документів складається з розділів, що мають власні заголовки і розділених на пункти і підпункти, нумеровані арабськими цифрами.

У процесі підготовки організаційно-правові документи в обов'язковому порядку проходять процедуру узгодження (візування) з усіма зацікавленими підрозділами і особами, юридичною службою (юристом), заступниками керівника організації або одним із заступників, який курирує відповідний напрям діяльності організації.

Установчий договір - Це договір, в якому сторони (засновники) зобов'язуються створити юридичну особу і визначають порядок спільної діяльності щодо його створення, умови передачі йому свого майна та участі в його діяльності. У договорі визначено також умови і порядок розподілу між учасниками прибутку і збитків, управління діяльністю юридичної особи, виходу засновників (учасників) з його складу.

Статут - Правовий акт, що визначає статус, організаційну структуру, цілі, характер і порядок діяльності створеної юридичної особи. Загальні положення про статут містяться в частині 1-й Цивільного кодексу Російської Федерації.

Установчий договір юридичної особи полягає, а статут затверджується його засновниками (учасниками).

Юридична особа, створена одним засновником, діє на підставі статуту, затвердженого цим засновником.

Порядок укладення, складання та оформлення, вступу в силу, припинення дії та інші юридичні аспекти установчого договору регламентуються законодавством Російської Федерації.

Установчий договір може складатися з наступних розділів:

1. Вступна частина.

2. Мета укладання договору.

3. Найменування і правова форма організації.

4. Предмет діяльності.

5. Місце знаходження організації.

6. Обов'язки учасників (засновників) по створенню юридичної особи.

7. Порядок утворення майна.

8. Умови про відповідальність конкретних учасників (засновників) за зобов'язаннями юридичної особи.

9. Порядок розподілу прибутку і погашення збитків.

10. Порядок управління справами юридичної особи.

11. Права і обов'язки учасників (засновників).

12. Відповідальність за порушення договору.

13. Умови і порядок виходу учасників (засновників) зі складу організації і прийняття нових членів.

14. Порядок розгляду спорів.

15. Порядок зміни і розірвання договору, реорганізації та ліквідації юридичної особи.

Установчий договір вступає в силу з моменту його підписання, якщо в самому договорі не обговорений інший термін.

Якщо в якості засновника виступає юридична особа, то договір від його імені підписують керівник установи або особа, наділена повноваженнями, підтвердженими довіреністю.

Організація вважається заснованою і набуває прав юридичної особи з дня державної реєстрації. До відповідних державних органів представляють установчий договір і статут або тільки установчий договір.

Порядок складання та оформлення статутів для установ конкретних організаційно-правових форм регулюється законодавством.

Текст статуту складається з розділів, що мають заголовки і нумерованих арабськими цифрами, і може містити наступні розділи:

1. Загальні положення.

2. Акціонерний капітал (статутний капітал).

3. Порядок діяльності.

4. Управління.

5. Облік і звітність; розподіл прибутку.

6. Інші накопичення.

7. Припинення діяльності.

До статуту можуть включатися й інші розділи, що відображають специфіку діяльності організації.

Статут оформляється на стандартному аркуші паперу з нанесенням усіх необхідних реквізитів загального бланка: найменування організації, назва структурного підрозділу, місце складання документа, підпис, гриф затвердження, відмітка про реєстрацію статуту, печатки організації і реєструючого органу.

Гриф обмеження доступу до на статуті завіряється печаткою організації, відмітка про реєстрацію - печаткою органу державної реєстрації.

Положення про заклад - Правовий акт, що визначає статус організації, її завдання і функції, права, відповідальність, порядок діяльності. На підставі положення діють державні та муніципальні бюджетні некомерційні організації. В першу чергу, це органи влади і управління.

Текст положення про організацію містить розділи:

1. Загальні положення.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Права і обов'язки.

5. Керівництво.

6. Взаємовідносини.

7. Контроль, перевірка і ревізія діяльності.

8. Реорганізація і ліквідація.

У розділі «Загальні положення» даються офіційні повне та скорочене найменування організації, цілі і підстави її створення із зазначенням найменування, дати і номера відповідного правового акта; вказується, чим керується організація у своїй діяльності, ким очолюється і кому підпорядковується, які друку має.

Розділ «Основні завдання» встановлює основні проблеми або комплекси проблем, які покликана вирішувати організація в своїй діяльності і які визначають характер і основні напрямки її діяльності.

У розділі «Функції» перераховуються дії або види робіт, які повинна виконувати організація для вирішення поставлених перед нею завдань.

Розділ «Права і обов'язки» містить перерахування прав і обов'язків, якими наділяється організація в особі її керівника. Право - це юридично узаконена можливість забороняти або вимагати виконання будь-яких дій. Права встановлюються в обсязі, необхідному для реалізації покладених на організацію функцій. До прав відноситься право на видання розпорядчих та нормативних документів; право на ведення переписки; право давати розпорядження і вказівки підлеглим підрозділам і особам; право бути представником у вищестоящих і інших органах; право запитувати інформацію та ін.

До обов'язків належать дії, які організація повинна виконувати для реалізації своїх функцій.

У розділі «Керівництво» встановлюється, ким здійснюється керівництво організацією, на яких принципах, ким призначається і звільняється з посади керівник, а також визначається сфера його компетенції.

У розділі «Взаємовідносини» встановлюється коло організацій і посадових осіб, з якими установа здійснює взаємодію на інформаційному і документационном рівнях.

Розділ «Контроль, перевірка і ревізія діяльності» встановлює, ким здійснюється контроль, перевірки і ревізії фінансово-господарської діяльності, визначає їх періодичність або терміни, порядок подання підсумкових документів.

У розділі «Реорганізація і ліквідація» встановлюється, в якому порядку і ким здійснюються реорганізація та ліквідація організації.

Положення про організацію оформляється на загальному бланку. Обов'язковими реквізитами Положення про організацію є найменування вищого органу, найменування організації, назва виду документа, дата, номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження, друк.

Положення про структурний підрозділ (Колегіальному або дорадчому органі) - це правовий акт, що встановлює статус, функції, права, обов'язки і відповідальність структурних підрозділів та інших органів.

Положення про структурні підрозділи та інших органах можна класифікувати наступним чином:

- Положення про структурні підрозділи; положення про колегіальних та дорадчих органах: керівних (рада директорів, правління) і спеціалізованих (вчена рада, науково-технічна рада та ін.);

- Положення про тимчасові органах (нарадах, комісіях, радах).

Положення про підрозділи можуть бути типовими і індивідуальними. Типові положення розробляються для однотипних організацій і структурних підрозділів, і на їх основі розробляються конкретні положення.

Мета розробки організаційних документів - найбільш раціональне розподіл і кооперація праці між підрозділами і працівниками.

Положення про підрозділ має наступні розділи:

1. Загальні положення.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Права і обов'язки.

5. Відповідальність.

6. Взаємовідносини.

У розділі «Загальні положення» зазначаються повне офіційне найменування підрозділу, дата, номер і найменування правового акта, на підставі якого створено і діє підрозділ, чим керується підрозділ у своїй діяльності, ким очолюється і кому підпорядковується, порядок призначення і звільнення з посади керівника підрозділу, наявність у підрозділи друку.

Розділ «Основні завдання» - це перелік проблем, що вирішуються підрозділом і визначають характер і напрямки діяльності підрозділу.

У розділі «Функції» перераховуються дії або види робіт, які має виконувати підрозділ для здійснення поставлених перед ним завдань. Функції повинні повністю відображати специфіку діяльності підрозділу.

У розділі «Права і обов'язки» перераховуються дії, які зобов'язана здійснювати підрозділ в особі його керівника для виконання покладених на нього функцій.

Розділ «Відповідальність» встановлює види дисциплінарної, адміністративної та (при необхідності) кримінальної відповідальності, яку може нести керівник підрозділу в разі невиконання підрозділом своїх обов'язків.

У розділі «Взаємовідносини» регламентуються інформаційні та документаційне потоки підрозділу; основні документи, створювані їм; вказується, з якими підрозділами і організаціями здійснюється взаємодія, яку інформацію одержує та подає підрозділ; встановлюються періодичність та строки подання; в якому порядку і ким розглядаються виникаючі розбіжності.

Положення про підрозділ оформляється на загальному бланку організації. Обов'язковими реквізитами документа є найменування організації, назва структурного підрозділу, дата і номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження. Положення про підрозділи підписуються керівником підрозділу і затверджуються керівником організації.

Посадова інструкція - Це правовий акт, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його обов'язків, прав, відповідальності і забезпечує умови для його ефективної роботи.

Посадові інструкції розробляються на всі посади, передбачені штатним розписом.

Текст посадової інструкції складається з наступних розділів:

1. Загальні положення.

2. Завдання та обов'язки.

3. Права.

4. Відповідальність.

5. Взаємовідносини.

Розділ «Загальні положення» включає найменування посади з позначенням структурного підрозділу; кому безпосередньо підпорядковується працівник; порядок призначення на посаду та звільнення з посади; перелік нормативних, методичних та інших документів, якими керується працівник, що займає цю посаду; кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, стаж роботи); вимоги до спеціальних знань.

У розділі «Посадові обов'язки» перераховуються види робіт, що виконуються працівником.

Розділ «Права» визначає повноваження працівника по виконанню покладених на нього обов'язків: право приймати певні рішення давати вказівки з конкретних питань; самостійно підписувати документи в рамках наданої йому компетенції; звертатися з пропозиціями до керівника; представником від імені підрозділу чи установи в інших організаціях; брати участь в нарадах; запитувати необхідну для роботи інформацію; вимагати виконання певних дій від інших працівників та ін.

створювані їм; вказується, з якими підрозділами і організаціями здійснюється взаємодія, яку інформацію одержує та подає підрозділ; встановлюються періодичність та строки подання; в якому порядку і ким розглядаються виникаючі розбіжності.

Посадову інструкцію підписує керівник структурного підрозділу та затверджує керівник (заступник керівника) організації - куратор цього підрозділу або керівник структурного підрозділу, якщо йому надано це право. Візують посадові інструкції керівники зацікавлених підрозділів і юридичної служби (юрист), а також інші посадові особи, від дій яких може залежати її виконання. Датою посадової інструкції є дата її затвердження.

Після затвердження посадова інструкція передається працівнику, який проставляє на ній ознайомлювальну візу.

регламент - Правовий акт, що встановлює порядок діяльності керівництва організації, колегіального або дорадчого органу.

Текст регламенту складається з розділів, що мають самостійні заголовки і розбитих на пункти і підпункти, нумеровані арабськими цифрами. Регламент колегіального або дорадчого органу визначає статус цього органу; порядок планування роботи; порядок підготовки матеріалів для розгляду на засіданні; внесення матеріалів на розгляд; порядок розгляду матеріалів і прийняття рішень на засіданні; ведення протоколу засідання; оформлення рішень; порядок доведення рішень до виконавців; матеріально-технічне забезпечення засідань. Регламент оформляється на загальному бланку установи. Обов'язковими реквізитами регламенту є найменування установи, найменування колегіального або дорадчого органу, вид документа, дата, номер документа, місце складання, гриф затвердження, текст, підпис. Регламенти затверджуються керівником організації або керівником колегіального органу. У процесі підготовки регламенти проходять стадію обговорення на засіданні членами колегіального або дорадчого органу, а також узгодження з зацікавленими підрозділами і юридичною службою.

Штатний розклад - Правовий акт, що визначає структуру, чисельність, посадовий склад та оплату праці працівників організації.

Штатний розклад оформляється на стандартних аркушах паперу формату А4 з нанесенням реквізитів загального бланка: найменування організації, назва структурного підрозділу, дата, номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження. У заголовку до тексту вказується рік, на який складено штатний розклад.

Відповідальність за підготовку штатного розкладу несуть планово-економічне підрозділ і служба персоналу. Проект штатного розкладу візують керівники підрозділів, головний бухгалтер, юрисконсульт, заступники керівника організації. Текст штатного розкладу складається в табличній формі. Вказуються коди і найменування структурних підрозділів і посад, кількість одиниць по штату, посадовий оклад, надбавки і місячний фонд зарплати за посадовими окладами. Залежно від умов організації праці штатний розклад може містити й інші графи. Штатний розклад підписується керівником підрозділу, відповідального за його підготовку, або заступником керівника організації, затверджується керівником організації з проставленням печатки організації на грифі затвердження.

Інструкція - Правовий акт, що містить правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності організацій, їх підрозділів, посадових осіб.

Текст інструкції складається з розділів, що мають заголовки і поділюваних на пункти і підпункти, нумеровані арабськими цифрами. Текст інструкції повинен починатися з розділу «Загальні положення», в якому викладаються цілі та причини видання документа, область поширення, підстави для розробки та інші відомості загального характеру. У тексті інструкції використовуються слова «повинен», «слід», «необхідно», «не допускається», «забороняється» і т. П. Інструкції оформляються на загальному бланку організації. У заголовку до інструкції позначаються об'єкт або коло питань, на які поширюються її вимоги. Інструкція підписується керівником структурного підрозділу, який розробив її, і затверджується керівником організації. У процесі підготовки інструкції візуються керівниками всіх зацікавлених підрозділів, юрисконсультом, заступником керівника, який курирує той напрямок діяльності, якого стосується утримання інструкції.

Документи інструктивного характеру можуть також називатися правилами і положеннями.

Керівництво будь-якої організації наділяється правом здійснювати виконавчо - розпорядчу діяльність і, відповідно видати розпорядчі документи.

Основне призначення розпорядчих документів - регулювання і координація діяльності, що дозволяють органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, отримувати максимальний ефект від своєї діяльності. З урахуванням сфери свого дії розпорядчі документи поділяються на:

- Правові акти федерального рівня - акти, які видаються Президентом РФ, Урядом РФ, органами федеральної виконавчої влади;

- Правові акти, що діють на рівні суб'єктів РФ;

- Правові акти організації, установ, підприємств.

Підставою для видання розпорядчого документа може бути: необхідність виконання прийнятих законодавчих, нормативних правових актів та інших рішень вищестоящих органів і раніше прийнятих рішень даної організації; необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, обумовленої функціями і завданнями організації.

З точки зору порядку вирішення питань (прийняття рішень) все розпорядчі документи поділяються на дві групи:

- Документи, що видаються в умовах колегіальності (постанови, рішення);

- Документи, що видаються в умовах одноосібного прийняття рішень (накази, розпорядження, вказівки).

Постанова - Це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами федеральної виконавчої влади, що діють на основі колегіальності, а також представницькими і колегіальними виконавчими органами суб'єктів Російської Федерації з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил . Постанови приймаються також керівними колегіальними органами громадських організацій по найбільш важливим і принциповим питанням їх діяльності.

Рішення - Це правовий акт, що приймається колегіальними і дорадчими органами установ, організацій, підприємств з метою розв'язання найбільш важливих питань їх діяльності. Рішеннями називаються також спільні розпорядчі документи, прийняті двома органами управління і більш, один з яких діє на основі колегіальності, а інший - на основі єдиноначальності.

Текст постанови і рішення складається з двох частин - констатуючої і розпорядчої, розділених в постановах словом «П О С Т», в рішеннях - «И Р І Ш», яке друкується великими літерами. Розпорядча частина викладається пунктами, що мають нумерацію. Постанови, рішення підписуються керівником органу управління.

Наказ по основній діяльності є нормативним документом, що відображає управлінські рішення з питань структури і організації роботи організації, планування, звітності, фінансування, кредитування, зовнішньоекономічної діяльності, реалізації продукції, надання послуг і т. д. Проекти наказів готуються фахівцями і узгоджуються з провідними співробітниками організації: головним бухгалтером, юристом і підписуються керівником. Підписаний наказ реєструється. Наказ набирає чинності з моменту його підписання, якщо в самому документі не вказаний інший термін.

Накази з основної діяльності оформляються на бланку організації і містять такі реквізити: найменування організації; назва структурного підрозділу, код організації, дата документа, реєстраційний номер документа заголовок до тексту, відмітка про контроль, текст документа, підпис, візи узгодження документа, відмітка про виконання документа, відмітка для автоматичного пошуку документа. Текст наказу будується з двох частин: констатуючій і розпорядчої. Реєстрація розірвання визначає цілі та завдання запропонованих дій, причини видання наказу, посилання на документи, що послужили підставою для підготовки наказу. Розпорядча частина містить приписувані дії, прізвища посадових осіб, відповідальних за виконання і терміни виконання. Розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом «НАКАЗУЮ», яке друкується великими літерами на окремому рядку від нульового положення табулятора. Після слова «НАКАЗУЮ» ставиться двокрапка. Розпорядча частина може ділитися на пункти, які нумеруються арабськими цифрами з крапками. Кожен пункт розпорядчої частини повинен починатися з вказівки конкретної дії вираженого дієсловами в невизначеній формі. Після цього в пункті вказуються виконавці (посадові особи або функціональні підрозділи) і термін виконання. В останньому пункті наказу вказується особа, відповідальна за виконання наказу в цілому. Окремі завдання можуть бути оформлені у вигляді додатків, на які посилаються відповідні пункти наказу. Сторінки наказу і додатків нумеруються як єдиний документ.

розпорядження - Це правовий акт, що видається одноосібно керівником колегіального органу управління в межах наданої йому компетенції, а також керівниками організацій, що діють на основі єдиноначальності, з метою розв'язання оперативних питань.

вказівка - Це правовий акт, що видається одноосібно керівником організації або його заступниками переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкції та інших правових актів даної або вищестоящої організації. Вказівки оформляються на загальному бланку з кутовим розташуванням реквізитів і оформленням в правому куті реквізиту «Адресат».

Інформація про фактичний стан справ в системі управління міститься в різних джерелах, але найважливіше місце серед них займають довідково-інформаційні документи: акти, довідки, доповідні записки, листування та ін.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно - правових та розпорядчих документів. Вони ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибирати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Процеси колективного прийняття управлінських рішень і самі рішення документуються протоколами виробничих нарад у керівництва організації. Документування ходу наради і оформлення протоколу покладається на працівника, відповідального за ведення діловодства. Протоколи оформлюються на бланках організації і містять такі реквізітии: найменування організації, назва структурного підрозділу, дата документа, реєстраційний номер документа, місце складання або видання документа, гриф обмеження доступу до документа (якщо протокол підлягає затвердженню), заголовок до тексту, текст, підписи. Датою протоколу є дата засідання. Заголовком є ??найменування колегіального органу або назва протоколюються наради. Текст протоколу має складатися з двох частин: вступної та основної. Вступна частина містить постійну інформацію (слова «ГОЛОВА», «СЕКРЕТАР», «ПРИСУТНІ») та змінну (ініціали та прізвища голови та секретаря, а також присутніх на засіданні). При необхідності вказують посади присутніх, а також прізвища, ініціали та посади осіб, запрошених на нараду. При великій кількості запрошених складається список, який додається до протоколу. Слова «ГОЛОВА», «СЕКРЕТАР», «ПРИСУТНІ» пишуться від нульового положення табулятора. Від другого положення табулятора ставлять тире. Ініціали та прізвища пишуть в називному відмінку. Прізвища присутніх і запрошених друкують в алфавітному порядку через один міжрядковий інтервал. Вступна частина протоколу закінчується порядком денним. Слова «ПОРЯДОК ДЕННИЙ» друкують від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку. Питання порядку денного нумеруються. Кожен новий питання друкується від першого положення табулятора. Питання розташовуються за ступенем важливості. Питання перераховуються в називному відмінку. Доповідь (звіт, повідомлення, інформація), найменування посади, ініціали та прізвище доповідача пишуть в родовому відмінку. Основна частина тексту будується відповідно до питаннями порядку денного. Побудова записи обговорення кожного питання порядку денного здійснюється за схемою «СЛУХАЛИ» - «ВИСТУПИЛИ» - «УХВАЛИЛИ» (ВИРІШИЛИ). Ці слова друкують великими літерами. Перед словом «СЛУХАЛИ» ставлять номер питання порядку денного, після - двокрапка. Ініціали та прізвище доповідача необхідно писати в називному відмінку від першого положення табулятора. Після прізвища ставлять тире і з великої літери пишуть зміст доповіді у формі прямої мови. Якщо текст доповіді застенографував або надано доповідачем, то після тире з великої літери пишуть - «Доповідь додається». Слово «ВИСТУПИЛИ» друкують великими літерами, після чого ставлять двокрапку. Ініціали та прізвище виступаючого пишуть в називному відмінку від першого положення табулятора, після чого ставлять тире і з великої літери друкують зміст виступу в формі прямої мови. У разі необхідності після прізвища виступаючого вказується найменування посади. У зв'язку з порушеннями в оформленні протоколів виробничих нарад організації був розроблений зразок протоколу. Протокол може містити пункт про затвердження будь-якого документа. У такому випадку документ повинен додаватися до протоколу і мати посилання на його номер і дату.

акт -документ, составленнийдля підтверджень встановлених фактів і подій, дій. Акт оформляється на загальному бланку організації або на спеціальному бланку акта з уніфікованим текстом (для актів з постійно повторюється інформацією). Акти мають такі реквізити: найменування організації, назва структурного підрозділу, дата документа, реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, назва структурного підрозділу, заголовок до тексту, текст документа, відмітка про контроль, підписи, гриф обмеження доступу до документа. Датою акта є дата його складання. Акт повинен підписуватися особами, які брали участь у його складанні. При цьому вказуються найменування посад, розподіл обов'язків між членами комісії і головою, члени комісії. Текст акту складається з двох частин: вступної и констатуючій. Вступна частина повинна мати наступну схему: «підстава», «складений комісією: голова, члени комісії, присутні». У підставі вказується найменування документа, відповідно до якого була утворена комісія, його номер і дата, голова і члени комісії, їх посади, ініціали та прізвища. Прізвища членів комісії зазначаються в алфавітному порядку, нумеруються арабськими цифрами і друкуються через 1,5 інтервалу. Реєстрація розірвання визначає цілі, завдання і сутність проведеної комісією роботи. Тут вказуються документипро, на підставі яких проводилась робота. При необхідності допускається включати в акт заключну частину, яка повинна містити рішення, висновки чи висновку комісії, котра склала його. В кінці тексту акта вказується кількість складених примірників і їх місцезнаходження. Акт складається в трьох примірниках, а при необхідності в тій кількості, яка визначається кількістю зацікавлених осіб. Відомості про кількість примірників акта помріють в кінці тексту перед відміткою про наявність додатків до акта. В необхідних випадках, якщо цього вимагають нормативні документи, акти затверджуються керівником даної чи вищестоящої організації, за розпорядженням якого проводилися дії, що завершилися складанням акту.

Доповідна записка - Документ, адресований керівнику організації, містить грунтовний виклад якого-небудь питання з висновками і пропозиціями укладача. Зазвичай доповідною запискою інформують керівництво про які мали місце події, факти, явища, ситуації, що склалася, що вимагають прийняття рішення. Доповідна записка представляється керівнику підрозділу або організації. Доповідна записка складаються з ініціативи працівника або за завданням го безпосереднього керівника у випадках, коли для вирішення ситуації потрібне прийняття рішення вищим керівництвом. Доповідні записки складаються на стандартному аркуші паперу формату А4. Обов'язковими реквізитами доповідної записки є: найменування структурного підрозділу, найменування виду документа, дата і номер, адресат, заголовок до тексту, текст, підпис. Текст доповідної записки складається з двох або трьох смислових частин: в першій частині викладаються причини, факти або події, що послужили приводом для її написання, в другій частині - аналіз ситуації, що склалася, можливі варіанти її вирішення, в третій - висновки і пропозиції про конкретні дії, які, на думку упорядника необхідно зробити. Друга частина в доповідній записці може бути відсутнім, в цьому випадку її текст містить опис ситуації, що склалася, висновки і пропозиції укладача. Доповідна записка підписується укладачем, якщо вона представляється керівнику підрозділу, і керівником підрозділу, якщо вона представляється керівнику організації.

Довідка - Документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів або подій. А також довідки складаються для відображення виробничо-господарської діяльності організації або підтвердження відомостей про її працівників. Довідки відображають основну діяльність організації або підтверджують відомості бібліографічного або службового характеру.

Довідки, що відображають основну (виробничу) діяльність організації, можуть бути зовнішніми і внутрішніми. Зовнішні довідки складаються для надання іншу, як правило, вищу організацію, довідки внутрішні складаються для надання керівництву організації або на розгляд колегіального органу. Зовнішні довідки оформляються на загальному бланку організації, внутрішні довідки - на стандартному аркуші паперу формату А4 аналогічно доповідній записці з тими ж реквізитами. Довідки повинні оформлятися на бланку організації. Вони підписуються виконавцем та містять фактии, що послужили підставою для їх написання, і конкретну інформацію, заради якої треба було написання довідки. Якщо в довідці містяться відомості фінансового характеру, то вона підписується керівником або головним бухгалтером і засвідчується печаткою. Для повного і конкретного викладу питань виробничо-господарської діяльності складаються доповідні записки, які повинні містити такі реквізити: найменування організації, дата документа, номер, заголовок до тексту, текст документа, підпис. Текст довідки, як правило складається з двох частин. У першій викладаються факти, що послужили приводом або підставою її складання, в другій - наводяться конкретні відомості, що відображають суть питання. Текст довідки може складатися тільки з однієї (другий) частини. Якщо інформація, представлена ??в довідці, може бути розбита на тематичні блоки, в тексті довідки виділяють розділи, нумеровані арабськими цифрами і мають власні заголовки. Якщо довідка містить однорідну систематизовану інформацію, її текст оформляється у вигляді таблиці. Якщо в довідку включаються відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів. Зовнішні довідки підписуються керівником організації або його заступником. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру, вона підписується керівником організації та головним бухгалтером і засвідчується печаткою. Внутрішні довідки підписуються керівником структурного підрозділу або фахівцем-укладачем. Довідки, що складаються для підтвердження відомостей біографічного або службового характеру, складаються на бланках формату А5, підписуються двома особами - керівником і головним бухгалтером або керівником і завідувачем відділом кадрів, завіряються печаткою. Для таких довідок в організаціях використовуються уніфіковані бланки з трафаретним текстом.

Службова записка - Документ, який складається працівником або керівником підрозділу на ім'я керівника або фахівця іншого підрозділу з питань матеріально-технічного, інформаційного, господарського забезпечення та ін. Службова записка оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4 і адресується конкретній посадовій особі. Її текст складається з обґрунтування пропозиції, прохання, заявки.

Пояснювальна записка - Документ, що пояснює причини якої-небудь дії, факту, випадку, події, що складається працівником організації і представляється вищій посадовій особі. Текст пояснювальної записки складається з двох частин: перша частина містить факти, що послужили приводом до її написання, друга - причини, що пояснюють ситуацію, що склалася.

Пропозиція - Документ, що містить перелік, конкретних пропозицій з певного питання. Текст пропозиції містить дві частини: обгрунтування і висновок - перелік пропозицій. Пропозиція складається керівником підрозділів і фахівцями, надається керівництву; підписується укладачем.

подання - це документ, що містить пропозицію про призначення, переміщення або заохочення працівника установи. Складається керівниками підрозділів, їх заступниками або заместітеляі керівника організації. Текст подання містить наступну інформацію: прізвище, ім'я, по батькові; дата народження; освіту працівника, на якого складається уявлення; його посада і структурний підрозділ; стаж роботи; оцінка службової діяльності; підвищення професійного рівня; оцінка ділових і моральних якостей; участь у громадській роботі; мотиви призначення, переміщення або заохочення; посаду і структурний підрозділ, на яку пропонується призначити або перемістити працівника. Підписується укладачем і адресується керівникові організації.

службове лист - Це узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються у зв'язку з особливим способом передачі тексту - пересиланням поштою.

телефонограма - Документ, який передається по телефону. Телефонограма оформлюється як документ на паперовому носії, передається по телефону і записується одержувачем.

Телефонограми використовуються для оперативної передачі інформаційних повідомлень службового характеру. Обов'язковими реквізитами телефонограми є:

- Вихідний реєстраційний номер відправляється телефонограми;

- Найменування посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, що відправив телефонограму;

- Підпис особи, яка прийняла телефонограму;

- Вхідний реєстраційний номер отриманої телефонограми.

У тексті телефонограми не повинно бути більше 50 слів, при цьому слід уникати труднопроизносимих слів складних оборотів. текст телефонограми складається в одному примірнику і підписується керівником або відповідальним виконавцем. Якщо телефонограма передається кільком адресатам, до неї додається список організацій і підприємств, яким її направляють, і номери телефонів, за якими вона повинна бути передана. Диктують телефонограму, чітко вимовляючи текст, не поспішаючи, з паузами, щоб дати можливість точно записати. Після передачі телефонограми попросіть записав повторно прочитати текст, щоб переконатися в правильності запису. Прізвища і трудновоспрінімаемие на слух слова передаються з розбивкою по буквах, допущені помилки виправляються. В організації може бути спеціальний бланк для телефонограм, якщо вони складаються часто. Але зазвичай вони оформляються на чистому аркуші паперу. Особливістю цього виду документа є вказівка ??посад, ініціалів і прізвищ співробітників, що передав і прийняв повідомлення, номери їх телефонів і вказівка ??часу прийому телефонограми.

лист - Один з основних способів офіційної зв'язку між фірмами (організаціями), і окремими громадянами. Листи складаються на основі вимог ГОСТ 6.30-2003.

Візовий збір складається на бланку листа відповідно до формату А4 і А5 і підписується керівником організації і його заступниками відповідно до наданої їм компетенції. Лист складається з окремих елементів (реквізитів), кожен з яких розташовується на бланку в строго визначеному місці. ГОСТ Р 6.30-2003 встановлює, що при оформленні службових листів використовуються наступні реквізити: Державний герб РФ, герб суб'єкта РФ, емблема організації або товарний знак, код організації, основний державний реєстраційний номер, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, код форми документа, найменування організації, довідкові дані про організацію, дата документа, реєстраційний номер документа, посилання на реєстраційний номер і дату, адресат, резолюція, заголовок до тексту, відмітка про контроль, текст документа, відмітка про контроль, підпис, візи узгодження, друк , відмітка про виконавця, відмітка про виконання документа і направлення його до справи, відмітка про наявність документа в електронній, ідентифікатор електронної копії документа.

Діяльність кадрових служб, порядок документування і обліку особового складу регламентовані і визначені досить широким колом розробок різних міністерств і відомств. До документування трудових правовідносин слід підходити особливо строго. Правильність складання та оформлення кадрової документації, що безпосередньо впливає на її юридичну силу, стосується кожного громадянина особисто. Від працівника кадрової служби потрібно бездоганне знання законодавчо-правових актів, в яких знайшли відображення питання організації праці і оформлення трудових відносин роботодавця і працівника. Пакет цих актів повинен бути в кожній кадровій службі. Відкриває цей пакет Конституція Російської Федерації. Основним законодавчим актом, яким постійно керується в своїй роботі кадрова служба, є Трудовий кодекс РФ. У Трудовому кодексі відображені і багато специфічні питання документування трудових правовідносин.

Ст.56 Трудового кодексу присвячена перерахуванню законодавчих та інших нормативних актів, в яких регулюються трудові відносини. Вони вказані в послідовності значущості:

- Трудовий кодекс Російської Федерації;

- Інші федеральні закони;

- Укази Президента Російської Федерації;

- Постанови Уряду Російської Федерації і нормативні правові акти федеральних органів виконавчої влади;

- Статути, закони та інші нормативні правові акти суб'єктів Російської Федерації;

- Акти органів місцевого самоврядування та локальні нормативні акти, що містять норми трудового права.

Порядок укладення трудового договору регулюється положеннями глави 10 Трудового кодексу РФ, а також нормативно - правовими актами та організаційно - розпорядчими документами федеральних, територіальних, галузевих, відомчих і місцевих органів управління, конкретних порядок укладення трудових договорів з урахуванням специфіки функціонування підвідомчих підприємств (організацій, установ ).

Як випливає з ст.56 ТК РФ, трудовий договір є угодою між учасниками трудових відносин - роботодавцем і працівником - відповідно до якого роботодавець зобов'язується:

- Надати працівникові роботу за обумовленою трудової функції;

- Забезпечити умови праці, передбачені ТК РФ, законами та іншими нормативно - правовими актами, а також колективним договором, угодами, локальними нормативними актами, що містять норми трудового права.

- Виплачувати працівникові своєчасно і в повному розмірі заробітну плату.

Працівник, в свою чергу, зобов'язується особисто виконувати визначену трудовим договором трудову функцію, дотримуючись при цьому діючі на підприємстві правила внутрішнього трудового розпорядку.

Іншими словами, трудовий договір - це особливий вид угоди між сторонами, що передбачає добровільне і взаємне виконання ними своїх зобов'язань, що випливають із змісту трудового договору. В якості характерних особливостей даної угоди, що відрізняють трудовий договір від інших видів угод, що регулюють трудові відносини, можна виділити наступні:

- Обов'язок роботодавця надати працівникові саме ту роботу, яка передбачена трудовим договором, одночасно забезпечивши працівникові належні умови праці, а також своєчасну і в повному обсязі виплату заробітної плати;

- Конкретизацію обов'язків, прийнятих на себе працівником відповідно до трудового договору, виражену насамперед у приписуваному особисте виконання ним строго певної трудової функції (тобто виконання роботи за певною спеціальністю, кваліфікацією чи посадою) з дотриманням встановлених на підприємстві правил внутрішнього розпорядку;

- Вчинення трудового договору в письмовій формі і, як мінімум в двох примірниках.

З метою забезпечення юридичної сили трудового договору необхідно взяти до уваги дві обставини. Перше з них - момент вступу трудового договору в силу. На жаль, практика укладання трудових договорів вказує на те, що і до цього дня, хоча Трудовий кодекс діє вже більше двох років, для деяких роботодавців це питання залишається не до кінця зрозумілим. Між ті згідно ст.61 ТК РФ трудовий договір слід вважати набрав чинності або безпосередньо після того, як він був пописаний сторонами трудових відносин, або після того, як працівник - з відома або за дорученням роботодавця - був допущений до роботи.

Трудовий договір складається в двох примірниках, кожен з яких має однакову юридичну силу. Один примірник договору зберігається в організації, другий - у працівника.

Реквізити трудового договору: найменування виду документа, дата, реєстраційний номер документа, місце складання, текст, підписи, друк.

Текст договору повинен докладно вказувати умови роботи, оплату праці, права та обов'язки працівника, умови відпочинку, соціального страхування, дату початку і закінчення роботи. Контракт може містити й інші умови (наприклад, випробувальний термін).

Трудовий контракт, підписаний керівником організації і працівником, зберігається в особовій справі працівника.

Правила внутрішнього трудового розпорядку - Локальний нормативний акт організації, що регламентує порядок прийому і звільнення працівників, основні права, обов'язки і відповідальність сторін трудового договору, режим роботи, час відпочинку, застосовувані до працівників заходи заохочення і стягнення, а також інші питання регулювання трудових відносин в організації. Організація сама повинна розробити правила внутрішнього трудового розпорядку виходячи зі своєї специфіки. Цей документ складається на бланку підприємства, узгоджується шляхом обговорення на зборах колективу, візується юристом і затверджується керівником. З ними повинні бути ознайомлені всі працівники організації.

Штатний розклад являє собою перелік посад в організації із зазначенням їх кількості розмірів посадових окладів. Штатний розклад підписується керівником кадрової служби, головним бухгалтером і затверджується розпорядчим документом.

Кадрова служба повинна бути обов'язково оснащена необхідним набором засобів оргтехніки: копіювальний апарат, принтер, сканер, телефон / факс.

З огляду на, що більшість документів сьогодні готується на комп'ютері принтер є обов'язковою деталлю кадрової служби. При оснащенні кадрової служби необхідно звернути увагу на можливість застосування кольорового друку. Використання кольору дозволяє підвищити якість документів, наочність, легкість сприйняття. У разі потреби кадрової служби в роздруківці фотографій співробітників, аналітичних матеріалів для керівництва, а іноді і підрозділів співробітникам з ювілеями, днями народженнями, святами і т. П., Використання кольорового принтера саме в кадровій службі виглядає цілком обгрунтованим.

До засобів складання і виготовлення текстових і табличних документів відносяться ручні друкарські засоби, друкарські машинки, які друкують пристрої для персональних комп'ютерів, графопостроители, диктофони і деяка інша техніка.

Досить багато текстової та табличної документації виготовляється на друкарських машинах. Їх доцільно застосовувати в наступних випадках: якщо необхідно заощадити кошти, але в той же час потрібна висока якість друку; коли доводиться регулярно заповнювати бланки нестандартних форматів або виконані типографським способом; якщо немає необхідності подальшого редагування віддрукованих матеріалів.

До пишуть машинам ставляться такі загальні вимоги: забезпечення високої продуктивності праці при мінімальних його витратах, висока якість виготовлених документів, надійність в роботі. На відміну від механічних, електронні друкарські машини компактні, легкі, не потребують спеціальних меблів, автоматично форматують текст і виконують інші операції редагування, дозволяють друкувати різними шрифтами. У цьому режимі робота мало, чим відрізняється від роботи на комп'ютері. Машини мають як постійну, так і оперативну пам'ять. Багато електронні друкарські машини оснащені рідкокристалічним однорядковим або повно сторінковим дисплеєм.

Розмножувальні технології - це сукупність машин, призначених для копіювання документів.

Сканер сьогодні є стандартним обладнанням офісу. У кадровій службі він забезпечує оцифровку фотографій співробітників для розміщення в електронній картотеці (базі даних) персоналу, переведення в електронну форму надходять паперових документів. У кадровій службі використовуються в основному прості планшетні сканери. У великих організаціях можуть використовуватися швидкісні потокові сканери продуктивністю десятки сторінок в хвилину, але зазвичай такі системи встановлюються централізовано в службі ДОП і використовуються для сканування документів для всіх підрозділів, включаючи кадрову службу, з передачею відсканованих матеріалів на комп'ютери кадрової служби по локальній мережі.

У середніх і великих організаціях все частіше використовуються і цифрові фотокамери для отримання фотографій співробітників. Вступник на роботу співробітник фотографується цифровим фотоапаратом, отримане зображення відразу переноситься в комп'ютер і прикріплюється до електронної особовій картці. У тих випадках, коли фотографія використовується в організації проходу в будівлю (пропуск, електронна пропускна система) Цифрові фотоапарати використовуються і для регулярного (як правило раз на 5 років) поновлення фотографій.

В організаціях, де керівництво і співробітники часто їздять у закордонні відрядження, кадрова служба зазвичай займається і оформленням відповідних документів, отримуючи і заповнюючи необхідні анкети в посольствах. До цих анкетах завжди прикладається фотографія співробітника, на якого оформляється віза. Тому службі кадрів необхідно мати запас фотографій на співробітників, які їздять в закордонні відрядження. Якщо фотографії є ??в електронній формі, то коли фотографія потрібно - вона відразу роздруковується на кольоровому принтері на фотопапері, і саме того формату, який пропонується вимогами конкретного посольства.

У тих випадках, коли в організації використовується пропускна система, служба кадрів може при оформленні на роботу роздруковувати пропуск відразу з фотографією співробітника, а при наявності ламінатора - і запечатувати пропуск в плівку для більшої його збереження.

Якщо в організації використовується сучасна пропускна система, то фотографія може використовуватися і службою охорони. Як правило, такі системи передбачають, що коли співробітник підносить свою електронну картку до зчитувального пристрою, на екрані служби охорони виникає картка зі збільшеною фотографією даного співробітника.

Кадровій службі доводиться приймати і обробляти велику кількість надісланих резюме. Отримання резюме в електронній формі дозволяє швидко сортувати отримані резюме, розподіляючи їх по тематичним теках (наприклад, по вакансіях) і направляючи копії резюме керівникам підрозділів, що мають незаповнені вакансії.

 



Вимоги до комп'ютерного складання документів | Тема 6. Оформлення та ведення кадрових документів в організації

Діловодство в кадровій службі | Вступ | Тема 1. Історія розвитку системи діловодства в Росії | Тема 2. Нормативно-методичне забезпечення діловодства | Тема 4. Основні вимоги до оформлення управлінських документів | Тема 7. Систематизація документів, номенклатура для їх формування та зберігання | Тема 8. Організація діловодства на підставі звернень громадян | Тема 9. Обробка конфіденційних документів | Тема 10. Удосконалення документаційних форм організації | Тема 11. Забезпечення секретарської діяльності |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати