На головну

Тема 4. Основні вимоги до оформлення управлінських документів

  1. D) основні ознаки права.
  2. I. Кваліфікаційні вимоги до виконання курсової роботи
  3. I. Основні богословські положення
  4. I. Основні завдання та напрямки роботи бібліотеки
  5. I. Основні положення
  6. I. Основні поняття математичної теорії ПОЛЯ
  7. I. Основні поняття УПРАВЛІННЯ ТА АВТОМАТИЗОВАНИХ СИСТЕМ ОБРОБКИ ІНФОРМАЦІЇ ТА УПРАВЛІННЯ

ГОСТ Р 6.30-2003 визначає наступний склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів:

01 - Державний герб Російської Федерації;

02 - герб суб'єкта Російської Федерації;

03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

04 - код організації;

05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;

06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);

07 - код форми документа;

08 - найменування організації;

09 - довідкові дані про організацію;

10 - назва структурного підрозділу;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний номер документа;

13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;

14 - місце складання або видання документа;

15 - адресат;

16 - гриф обмеження доступу до документа;

17 - резолюція;

18 - заголовок до тексту;

19 - відмітка про контроль;

20 - текст документа;

21 - відмітка про контроль;

22 - підпис;

23 - гриф узгодження документа;

24 - візи узгодження документа;

25 - друк;

26 - відмітка про засвідчення копії;

27 - позначка про виконавця;

28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;

29 - відмітка про надходження документа в електронній формі

30 - електронний ідентифікатор підпису документа.

Для оформлення документів рекомендується застосовувати бланк листа, загальний бланк, бланк конкретного виду документа.

Залежно від розмірів тексту документа, використовуються формати бланків: А4 і А5. Бланки виготовляються на основі кутового і поздовжнього розташування реквізитів.

Найменування організації (повне скорочена або абревіатура), а також структурного підрозділу повинно відповідати найменуванням встановленим відповідними правовими актами організації.

Зображення емблеми слід розташовувати на рівні реквізиту.

Бланки повинні мати поля: ліве не менше 20 мм, верхнє - не менше 20 мм, праве не менше 10 мм і нижнє не менше 20 мм.

Бланк листа має реквізити:

- Державний герб Російської Федерації (герб суб'єкта Російської Федерації, емблему організації або товарний знак (знак обслуговування);

- найменування організації;

- Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;

- Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);

- Довідкові дані про організацію (включає поштову адресу, номер телефону, факсу, адреса електронної пошти, WWW, номер рахунку в банку і т.д.), а також при необхідності може містити обмежувальні позначки для реквізитів:

- Дата документа;

- Реєстраційний номер документа;

- Посилання на реєстраційний номер і дату документа;

- Заголовок до тексту;

- Адресат;

- Відмітка про контроль;

- Текст документа.

На загальних бланках вказують реквізити:

- Державний герб Російської Федерації (герб суб'єкта Російської Федерації, емблему організації або товарний знак (знак обслуговування);

- найменування організації;

- Місце складання або видання документа, а також відмітки для реквізитів:

- Дата документа;

- Реєстраційний номер документа.

Вимоги до виготовлення, обліку, використання та зберігання бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації, гербів суб'єктів Російської Федерацііізложени в ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації»:

Бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації і гербів суб'єктів Російської Федерації (далі - гербові бланки) є поліграфічною продукцією, яка підлягає обліку.

Гербові бланки виготовляють тільки поліграфічні і штемпельно-граверні підприємства, які мають ліцензії на відповідний вид діяльності та сертифікати про наявність технічних і технологічних можливостей для виготовлення зазначеного виду продукції на належному якісному рівні.

Виготовлення гербових бланків здійснюють на замовлення органів державної влади, інших державних органів та установ (далі - організацій), визначених Положенням про Державний герб Російської Федерації, відповідними правовими актами суб'єктів Російської Федерації.

Гербові бланки в організації підлягають обліку. На гербових бланках друкарським способом або нумератором проставляють порядкові номери, а при необхідності і серії цих номерів. Облік гербових бланків ведеться окремо за видами бланків в реєстраційно-облікової формі (картці, журналі), при цьому використовуються такі реквізити:

при надходженні бланків:

- Найменування виду гербового бланка;

- дата надходження;

- Номер супровідного документа;

- Найменування організації - постачальника гербових бланків;

- кількість екземплярів;

- Серія та номери гербових бланків;

при видачі бланків:

- Найменування виду гербового бланка;

- кількість екземплярів;

- Серія та номери гербових бланків;

- Найменування структурного підрозділу організації, прізвище та ініціали посадової особи - одержувача гербових бланків;

- Розписка в отриманні;

- Примітка (відмітка про знищення і т.д.).

Гербові бланки зберігають в надійно замикаються і опечатується шафах. Знищення гербових бланків здійснюють за актом з відміткою в обліково-реєстраційній формі.

Контроль за виготовленням, використанням і зберіганням гербових бланків покладають на підрозділ організації, яка відповідає за діловодство організації. Особи, персонально відповідальні за облік, використання і зберігання бланків, призначаються розпорядчим документом керівника організації. Реєстраційно-облікові форми включають в номенклатуру справ організації.

Перевірку наявності, використання і зберігання гербових бланків проводять не рідше разу на рік комісією, яка призначається розпорядчим документом керівника організації. Про проведені перевірки роблять позначки в обліково-реєстраційних формах після останнього запису. У разі виявлення порушень при виготовленні, обліку, зберігання і використання гербових бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляють актом і доводять до відома керівника організації.

Кожен документ складається з окремих, складових його інформаційних елементів, які називаються реквізитами. Реквізит є закінченим інформаційним елементом тобто містить повну інформацію по своїй локальній темі: авторство, можливість доступу для прочитання, місце зберігання. Реквізити можуть бути графічними (герб, печатка, емблема) або текстовими.

Текстові реквізити можуть бути простими, що складаються з одного-двох слів (вид документа) або цифр (дата, номер листа), або складними, в свою чергу включати в себе кілька досить самостійних частин (грифи затвердження, погодження, адресат).

Сукупність реквізитів для конкретного документа з визначенням їх взаємного розташування становить його формуляр. При створенні уніфікованої системи документації або уніфікації (приведення до однаковості) групи документів розробляється як правило, формуляр-зразок. Формуляр-зразок являє собою графічну модель побудови безлічі документів. Він встановлює формати паперу, розміри полів, розташування всіх частин реквізитів, характерних саме для цієї групи документів, визначає необхідні для їх розміщення площі.



Тема 2. Нормативно-методичне забезпечення діловодства | Вимоги до комп'ютерного складання документів

Діловодство в кадровій службі | Вступ | Тема 1. Історія розвитку системи діловодства в Росії | Тема 5. Документ і системи документації | Тема 6. Оформлення та ведення кадрових документів в організації | Тема 7. Систематизація документів, номенклатура для їх формування та зберігання | Тема 8. Організація діловодства на підставі звернень громадян | Тема 9. Обробка конфіденційних документів | Тема 10. Удосконалення документаційних форм організації | Тема 11. Забезпечення секретарської діяльності |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати