На головну

Тема 2. Нормативно-методичне забезпечення діловодства

  1. b. За межами США. Якщо ви придбали програмне забезпечення в будь-якій країні, застосовується законодавство такої країни.
  2. II. Навчально-методичне забезпечення вивчення курсу
  3. III. Геологічна і маркшейдерська забезпечення використання ділянки надр
  4. IX. ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ АСОИУ
  5. V Навчально-методичне та інформаційне забезпечення практики
  6. V. НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДИСЦИПЛІНИ
  7. V. НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДИСЦИПЛІНИ

Нормативно-методичне забезпечення діловодства - це сукупність законів, нормативних правових актів і методичних документів, що регламентують технологію створення документів, їх обробки, зберігання та використання в поточною діяльністю установи, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення і деякі інші аспекти.

Нормативно-методичне забезпечення діловодства складають:

- Законодавчі акти Російської Федерації в області інформації та документаційного забезпечення діяльності організації (Федеральні закони «Про інформацію, інформаційні технології захисту інформації», «Про електронний цифровий підпис» від 10.01.2002 р № 1-ФЗ, «Про державний герб РФ» № 2-ФКЗ від 25 грудня 2000 р. та ін);

- Укази і розпорядження Президента РФ, постанови і розпорядження Уряду РФ, що регламентують питання ДОУ на федеральному рівні (Указ Президента РФ «Про затвердження переліку відомостей, віднесених до державної таємниці» від 30 листопада 1995 р .; постанова Уряду РФ «Про перелік відомостей, які не можуть становити комерційну таємницю »від 5 грудня 1991 р. та ін);

- Нормативно-правові акти федеральних органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб та ін.), Як загальногалузевого, так і відомчого характеру, які регламентують питання документаційного забезпечення;

- Нормативні, інструктивні і методичні документи з діловодства та архівної справи, які видаються федеральної архівної служби Росії (Росархивом) (Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади; Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання; Державна система документаційного забезпечення управління. Основні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (ГСДОУ), і ін.);

- Правові акти органів представницької і виконавчої влади суб'єктів РФ і їх територіальних утворень, що регламентують питання ДОУ;

- Державні стандарти (ГОСТи), уніфіковані системи документації (УСД), загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації (ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». М., 1990; Уніфікована система документації з праці; Класифікація управлінської документації (ОКУД) і ін.);

- Міжнародні стандарти на документацію, прийняті Міжнародною організацією зі стандартизації - ІСО (International Organization for Standardization, ISO). Наприклад, термінологію в області документації на міжнародному рівні регламентують стандарти ISO серії «Документація та інформація» (ІСО 5127-1: 1983, ІСО 5127-2: 1983, ІСО 5127-3: 1988); формати паперу для документів (ІСО 216: 1975); формуляр-зразок і конструкційна сітка для створення бланків та форм документів (ІСО 8439: 1990) та ін .;

- Стандарти серії ISO 9000 - пакет документів щодо забезпечення якості. Три стандарту із серії ISO 9000 (ISO 9001, ISO 9002 і ІСО 9003) є основоположними документами «Системи якості», по ним можуть бути отримані сертифікати на відповідність. ІСО 9001 є найбільш великим, в ньому описується система якості, яка поширюється на всі можливі види діяльності підприємства, включаючи питання організації та регламентації процесів управління, діяльності персоналу, а також рекомендації по «управлінню документацією та даними»;

- Нормативні матеріали з праці (нормативи часу, чисельності, обслуговування; єдині і типові норми часу, виробітку, керованості і ін.). Наприклад, «Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління» (М .: ЦБНТ Мінпраці РФ, 1995); «Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управління» (М .: ЦБНТ Мінпраці РФ, 1993);

- Документи з охорони праці та техніки безпеки, які є елементами ієрархічної системи стандартів безпеки праці (ССБТ), але не належать до вищого її рівня - держстандартам РФ. Це санітарні правила і гігієнічні нормативи, правила та інструкції з охорони праці, положення, методичні вказівки та ін. Наприклад, «Гігієнічні вимоги до Дмитрий Мансуров, персональних електронно-обчислювальних машин і організації роботи (СанПіН 2.2.2.542-96)»;

- Нормативні правові акти, а також методичні документи з діловодства, що видаються керівництвом установ, організацій і підприємств;

- Документи, розроблені організацією з питань документаційного забезпечення її діяльності: Інструкція з діловодства, табель форм документів, альбом форм документів, номенклатура справ, положення про служби ДОУ і ін.

- Внутрішні документи організації: Статут, Положення, структура і штатна чисельність, штатний розклад, програма розвитку персоналу і Положення про персонал, Колективний договір, Положення про структурні підрозділи, Трудовий договір (контракт), посадова інструкція та ін.

Законодавство Російської Федерації регламентує загальні принципи організації документаційного забезпечення установ, організацій, підприємств.

В основі інформаційно-документаційною системи з урахуванням її особливого правового значення лежать Конституція РФ і законодавчі акти, які встановлюють принципи і форми взаємовідносин громадян з установами, організаціями, підприємствами і фірмами, роботодавців і працівників, диктують порядок документування цих взаємин.

Основним законодавчим актом є Трудовий кодекс Російської Федерації. Велику роль в регулюванні різних відносин громадян з установами та фірмами грають Закон «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації», «Про персональні дані», Цивільний кодекс, інформаційне, податкове, пенсійне законодавство і т. П. Тут же слід зазначити нормативно правові документи, що регулюють трудові правовідносини в специфічних галузях економіки - статути, положення про дисципліну.

Закон Російської Федерації від 27 липня 2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації». Цим законом визначається обмеження доступу до інформації. Забороняється вимагати від громадянина (фізичної особи) надання інформації про його приватного життя, в тому числі інформації, що становить особисту або сімейну таємницю, і отримувати таку інформацію поза волею громадянина. Порядок доступу до персональних даних громадян (фізичних осіб) встановлюється федеральним законом про персональні дані.

Федеральний закон РФ «Про персональні дані» від 27 липня 2006р. № 152-ФЗ. На підставі цього закону будується вся робота кадрової служби з персональними даними співробітників. Наприклад, вирішується питання про те, яким чином буде оброблятися і де буде зберігатися інформація, отримана від співробітника при його надходженні на роботу. Визначається коло осіб, що мають доступ до персональних даних працівників. Розробляється обов'язкове для будь-якої організації Положення про захист персональних даних. Закон регулює відносини, пов'язані з обробкою персональних даних, яка здійснюється федеральними органами державної влади, органами державної влади суб'єктів Російської Федерації, іншими державними органами, органами місцевого самоврядування, юридичними особами, фізичними особами з використанням засобів автоматизації або без використання таких засобів відповідає характеру дій (операцій ), що здійснюються з персональними даними з використанням засобів автоматизації. Мета цього закону - забезпечити захист прав і свобод людини і громадянина при обробці його персональних даних, в тому числі захисту прав на недоторканність приватного життя, особисту і сімейну таємницю.

Правові акти, прийняті Президентом і Урядом Російської Федерації, розвивають положення, зафіксовані в законодавчих актах з питань інформації та документації.

Ряд указів Президента Російської Федерації спрямований на забезпечення захисту інформації: Указ від 24 січня 1998р. №61 «Про перелік відомостей, віднесених до державної таємниці», Указ від 6 березня 1997р. №188 «Про затвердження переліку відомостей конфіденційного характеру». До цієї ж групи нормативних актів відноситься і постанова Уряду «Про затвердження Правил віднесення відомостей, що становлять державну таємницю, до різних ступенів секретності» від 4 вересня 1995 р. № 870.

Укази Президента і постанови Уряду Російської Федерації регулюють питання підготовки, видання, державної реєстрації та введення в дію указів Президента і нормативних правових актів, що видаються органами державного управління.

Затверджені постановою Уряду Російської Федерації від 13 серпня 1997 р № 1009 Правила підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної регістраціідействуют в даний час зі змінами, прийнятими постановою Уряду від 11 лютого 1999 № 154.

Основні положення про організацію архівного зберігання документів викладені в Положенні про Архівний фонд Російської Федерації, затвердженому указом Президента від 17 березня 1994 № 552, і в Положенні про Федеральної архівної служби Росії, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1998 № +1562 . Ці документи прийняті з метою вдосконалення організації архівної справи в країні, запобігання псуванню, знищення, розкрадання, незаконного скуповування, продажу, придбання та вивезення архівних документів за кордон.

Положення про архівний фонд регулює питання формування, організації зберігання, обліку, використання архівів і архівних фондів та управління ними і направлено на забезпечення збереженості архівних документів, їх всебічне використання в інтересах громадян, суспільства і держави.

Розпорядження Уряду Російської Федерації від 21 березня 1994 № 358-Р «Про забезпечення обліку і схоронності документів з особового складу» рекомендувало засновникам новостворюваних юридичних осіб включати до установчих документів положеніяоб забезпеченні обліку та збереження документів з особового складу та про своєчасну передачу їх на державне зберігання при ліквідації організації.

Нормативні правові акти, які видаються федеральними органами виконавчої влади (міністерствами, комітетами, управліннями, службами, агентствами), є відомчими нормативними актами і в залежності від сфери дії можуть бути загальними, галузевими і міжгалузевими. Нормативні правові акти загального характеру розраховані на багаторазове застосування до всіх передбачених ними випадків (наприклад, правила дорожнього руху), акти галузевого характеру діють в рамках однієї галузі, міжгалузеві - кількох або всіх галузей.

У 1991 р Росархивом була розроблена і запропонована для впровадження Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (ГСДОУ). цей документ носить рекомендаційний характер і є найбільш повним міжгалузевим документом в області організації документаційного забезпечення управління.

ГСДОУ - це сукупність правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах (об'єднаннях), в установах і громадських організаціях.

Основна мета ГСДОУ - впорядкування документообігу організацій, скорочення кількості та підвищення якості документів, створення найбільш сприятливих умов для застосування технічних засобів і сучасних технологій збору, обробки, використання і зберігання інформації, вдосконалення роботи апарату управління.

ГСДОУ поширюється на всі системи документації органів державного управління, суду, прокуратури, арбітражу, а також установ, організацій і підприємств, включаючи документи, створювані засобами обчислювальної техніки. Положення ГСДОУ впроваджуються в практику шляхом розробки і видання інструкцій, правил, рекомендацій по організації діловодства.

Положення ГСДОУ отримали розвиток в Типової інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації, виданої в 1993 р Інструкція встановлює загальні вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в міністерствах і відомствах і є основою для розробки індивідуальних інструкцій з діловодства кожним міністерством і відомством.

Принципові положення ГСДОУ і Типової інструкції поширюються як на традиційне діловодство, так і на діловодство, засноване на комп'ютерних технологіях.

Росархів розробив і нормативні документи по архівному зберіганню документів, наприклад Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання, в якому встановлені терміни зберігання різних документів в залежності від категорії організації - фондообразователя, Примірне положення про постійно діючу експертну комісію установи, організації, підприємства, затверджене наказом Росархіву від 19 січня 1995 № 2, та ін.

Нормативні документи з діловодства галузевого характеру розробляються і іншими міністерствами, відомствами.

Державні стандарти розробляються на продукцію, роботи і послуги, що мають міжгалузеве значення. Зміст вимог стандартів, області їх поширення, сфери їх дії та дати їх введення визначаються державними органами управління, які їх приймають. Державні стандарти затверджуються Держстандартом Росії.

Всі державні стандарти, що діють на території Росії, об'єднані в єдину Державну систему стандартизації (ГСС) - ієрархічно організовану систему класифікації та кодування самих державних стандартів.

Серія 6 ??ГСС містить комплекс стандартів на уніфіковані системи документації і Єдину систему класифікації та кодування техніко-економічної інформації:

ГОСТ 6.01.1-87. Єдина система класифікації і кодування техніко-економічної інформації;

ГОСТ 6.10.3-83. Уніфіковані системи документації. Запис інформації уніфікованих документів в комунікативному форматі;

ГОСТ 6.10.4-84. Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення;

ГОСТ 6.10.5-87. Уніфіковані системи документації. Вимоги до побудови формуляра-зразка;

ГОСТ 6.10.6-87. Єдина система зовнішньоторговельної документації. Формуляр-зразок;

ГОСТ 6.10.7-90. Єдина система зовнішньоторговельної документації. рахунок;

ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

До цієї ж групи стандартів за змістом примикає стандарт, що входить в термінологічну серію, - ГОСТ Р 51141-98. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.

У державних стандартах на документи закріплені вимоги до форми (формуляром-зразком) документа, бланків документів, складу реквізитів та їх оформлення, правила уніфікації та стандартизації документів і застосування уніфікованих систем документації, яка використовується в документаційне забезпечення термінологія, вимоги до технічних засобів обробки інформації та ін .

З метою скорочення кількості застосовуваних у діяльності установ, організацій і підприємств документів, типізації їх форми, зниження трудових, тимчасових і матеріальних витрат на їх підготовку і обробку, досягнення інформаційної сумісності автоматизованих баз даних в народному господарстві проводяться роботи з уніфікації документів і створення уніфікованих систем документації (УСД) - сукупності взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документоване уявлення даних у певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних і методичних матеріалів щодо їх розробки та застосування.

Одночасно з формуванням УСД розробляються класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації, що забезпечують інтегровану автоматизовану обробку даних, що містяться в УСД.

В даний час діють вісім уніфікованих систем документації:

- Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;

- Уніфікована система банківської документації;

- Уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ і організацій;

- Уніфікована система звітно-статистичної документації;

- Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств;

- Уніфікована система документації з праці;

- Уніфікована система документації Пенсійного фонду Російської Федерації;

- Уніфікована система зовнішньоторговельної документації.

Важливими засобами інформаційного забезпечення, перш за все в таких видах діяльності, як економіка, статистика, банківська справа, митна справа, зовнішньоекономічна діяльність, є класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації, що забезпечують інтегровану обробку даних в автоматизованих інформаційних системах.

Класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації - Нормативні документи, що містять систематизоване зведення найменувань об'єктів, представлених як класифікаційні угруповання, і присвоєні їм коди.

Класифікації та кодування підлягають соціальні іекономіческіе об'єкти і їх властивості, інформація про яких використовується в діяльності органів влади та управління і міститься в уніфікованих формах документів.

Сукупність класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації, а також науково-методичних і нормативно-технічних документів з розробки, ведення та впровадження, а також служб, які здійснюють роботи щодо класифікації та кодування, становлять Єдину систему класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації (ЕСККТЕСІ).

Залежно від області застосування класифікатори підрозділяються на загальноросійські, галузеві та класифікатори підприємств.

Всі класифікатори в залежності від вмісту поділяються на три групи:

1. Класифікатори інформації про управлінські документах, завданнях, розв'язуваних в автоматизованих системах управління, видах діяльності, економічні та соціальні показники:

Класифікація стандартів (ГКС);

Класифікація продукції (ОКП);

Класифікація управлінської документації (ОКУД);

Класифікація валют (ОКБ); Класифікація одиниць вимірювання (ОКЕІ); Товарна номенклатура зовнішньоекономічної діяльності (ТН ЗЕД) і ін.

2. Класифікатори інформації про організаційних структурах:

Класифікація органів державної влади і управління (ОКОГУ);

Класифікація підприємств та організацій (ЄДРПОУ);

Класифікація економічних районів (ОКЕР);

Загальносоюзний класифікатор галузей народного господарства (ЗКГНГ);

Загальносоюзний класифікатор пунктів вантаження і вивантаження на залізничному, річковому, морському, повітряному і автомобільному транспорті (ОКППВ) і ін.

3. Класифікатори інформації про населення і кадрах:

Класифікація інформації щодо соціального захисту населення (ОКІСЗН);

Загальноросійський класифікатор спеціальностей за освітою (оксо);

Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОКПДТР);

Класифікація інформації про населення (ОКИН) идр.

Кодування в уніфікованих формах документах

ОКУД містить інформацію про уніфікованих системах документації і формах документів, дозволених до застосування в народному господарстві. Він призначений для:

- Реєстрації форм документів;

- Впорядкування інформаційних потоків в народному господарстві; скорочення кількості застосовуваних форм;

- Вилучення з обігу неуніфікованих форм документів; забезпечення обліку і систематизації уніфікованих форм документів на основі їх реєстрації;

- Контролю за складом документів і виключення дублювання інформації, яка застосовується в сфері управління;

- Раціональної організації контролю за застосуванням уніфікованих форм документів.

Об'єктами класифікації в ОКУД є загальноросійські (міжгалузеві, міжвідомчі) уніфіковані форми документів, які затверджуються міністерствами (відомствами) Російської Федерації - розробниками уніфікованих систем документації (УСД).

У ОКУД наведені найменування і кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять до затверджених уніфіковані системи документації, наприклад:

 код  контрольне число  Найменування форми
 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації
 Документація по створенню організації, підприємства
 Договір про оренду
 Заява на державну реєстрацію
 Заява в фінансові органи про відкриття розрахункового рахунку

і т.д.

Код уніфікованої форми документа в ОКУД складається з семи цифрових десяткових знаків і контрольного числа (КЧ).

У ОКУД прийнята ієрархічна класифікація з трьома ступенями. Кожна позиція класифікатора складається з двох блоків - блоку ідентифікації та блоку найменувань об'єкта класифікації. Ідентифікація уніфікованої форми проводиться за допомогою класифікації. Код уніфікованої форми документа в ОКУД будується наступним чином: XX XX XXX X, де: перші дві цифри - клас форм, наступні дві цифри - підклас форм, наступні три цифри - реєстраційний номер, а остання цифра 0-червоні літери.

У кодовому позначенні уніфікованої форми документа відбиті наступні ознаки класифікації:

1-й і 2-й знаки (клас форм) - приналежність уніфікованої форми документа до відповідної УСД;

3-й і 4-й знаки (підклас форм) - спільність змісту безлічі форм документів і спрямованість їх використання;

5, 6 і 7 знаки - реєстраційний номер уніфікованої форми документа всередині підкласу; 8 знак - великі червоні літери.

Блок найменувань об'єкта класифікації є запис найменування конкретної уніфікованої форми документа.

Крім того, в Уніфікованої системі звітно-статистичної документації (06 клас) крім кодового позначення уніфікованої форми документа, КЧ і найменування форми містяться також «індекс» і «періодичність» уявлення в зв'язку з необхідністю забезпечення наступності позначень, що склалися в органах державної статистики.

Коди ОКУД проставляються на документах при їх виготовленні.

Нормативні документи з праці і охорони праці є підставою для визначення витрат часу на виконання конкретних робіт з діловодства, розрахунку чисельності працівників, обсягів виконуваних ними завдань, створення сприятливих умов праці.

До нормативних документів з питань праці відносяться нормативи з праці (нормативи часу, чисельності, часу обслуговування), єдині і типові норми (часу, виробітку, обслуговування).

Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управленіяпредназначени для розрахунку норм часу і організації роботи в службах документаційного забезпечення управління, визначення трудомісткості робіт, чисельності працівників і рекомендовані для застосування в органах федеральної виконавчої влади, на підприємствах (об'єднаннях) незалежно від форми власності, в установах і громадських організаціях. Нормативна частина цього документа містить такі розділи:

- Витрати часу на роботи з документаційного забезпечення управління (складання і ведення номенклатури справ, обробка, реєстрація, облік кількості документів, контроль виконання документів, створення і ведення картотек, формування та оформлення справ в підрозділах, експертиза наукової та практичної цінності документів, складання річних розділів описів справ, передача справ до відомчого архіву);

- Витрати часу на роботи архіву організації (методичне та організаційне забезпечення роботи, створення науково-довідкового апарату до документів, каталогізація документів, використання документів, інформаційне обслуговування установ і громадян, проведення комплексної перевірки стану і роботи архіву підвідомчої установи, контроль за організацією документів у діловодстві структурних підрозділів, забезпечення схоронності документів, облік документів, технічне оформлення робіт).

Нормативи часу на роботи по вдосконаленню документаційного забезпечення управління міністерств, відомств, підприємств і організаціймістять нормативи на складання планів робіт, укладення договорів, розрахунок трудовитрат, аналіз продуктивності праці працівників і розрахунок їх чисельності.

Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управлінняпризначені для визначення витрат часу на роботи з управлінською документацією в традиційних умовах і в умовах автоматизації управлінських процесів; розрахунку чисельності працівників документаційних служб і економічного обгрунтування застосування сучасних засобів обчислювальної техніки в органах управління.

Норми часу поширюються на всі види робіт, включені в Державну систему документаційного забезпечення управління, і розділені на два блоки: норми часу на роботи з документаційного забезпечення управління та норми часу на роботи, що виконуються в процесі автоматизованої архівної технології.

Перший блок включає норми часу на розробку положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій працівникам, інструкції з документаційного забезпечення, регламенту роботи колегіального органу, регламенту діяльності керівництва, табеля форм управлінських документів, альбому уніфікованих форм документів, номенклатури справ організації, класифікаторів структурних підрозділів, кореспондентів, типових текстів управлінських документів, ведення довідкової роботи по документам і деякі інші види робіт.

Другий блок містить норми часу на роботи по складанню статистичних звітів про організацію зберігання документів архівного фонду в федеральному архіві, складання «Списку документів із зазначенням термінів зберігання», звітів «Відомості щодо комплектування архіву», «Відомості щодо використання архіву», виконання запитів по ретроспективному пошуку інформації.

Розробляються і застосовуються аналогічні документи окремо на архівні види робіт, зокрема:

- Укрупнені норми часу на роботи, що виконуються в об'єднаних архівах, зберігають документи з особового складу установ, організацій, підприємств;

- Міжгалузеві укрупнені норми часу на роботи з науково-технічною документацією в архівах, установ, організацій, підприємств.

Крім названих нормативів в нашій країні розроблені і діють норми часу на окремі види діловодних робіт:

- Єдині норми часу (виробітку) на машинописні роботи, які призначені для нормування, організації та обліку обсягів робіт, виконуваних друкарками I і II категорії при відрядній і погодинної оплати праці;

- Типові норми часу на роботи по копіюванню та оперативному розмноженню документів;

- Типові норми часу (виробітку) на стенографічні работиі ін.

Нормативний акт з охорони праці - акт, що встановлює комплекс правових, організаційно-технічних, санітарно-гігієнічних і лікувально-профілактичних вимог, спрямованих на забезпечення безпеки, збереження здоров'я та працездатності працівників у процесі праці, затверджений компетентним органом.

До нормативних актів з охорони праці відносяться:

1) стандарти Системи стандартів безпеки праці (ССБТ), які затверджуються: державні стандарти (ГОСТ) - Комітетом Російської Федерації по стандартизації, метрології та сертифікації і Державним комітетом Російської Федерації з питань архітектури і будівництва; галузеві стандарти (ОСТ) - відповідними федеральними органами виконавчої влади; стандарти підприємства (СТП) - підприємствами.

2) санітарні правила, норми і гігієнічні нормативи, затверджені Державним комітетом санітарно-епідеміологічного нагляду Російської Федерації;

3) правила будови і безпечної експлуатації, правила безпеки (пожежної, ядерної, радіаційної, лазерної, біологічної, технічної, вибухо-і електробезпеки), які затверджуються відповідними федеральними надзорами Росії;

4) правила з охорони праці та інструкції з охорони праці, які затверджуються в порядку, передбаченому Положенням про порядок розробки та затвердження правил та інструкцій з охорони праці;

5) організаційно-методичні документи: положення, методичні вказівки, які затверджуються відповідними федеральними органами виконавчої влади.

Виділяють нормативні документи Росії по ергономічної безпеки при роботі з комп'ютером:

- ГОСТ Р 50948-96. Засоби відображення інформації індивідуального користування. Загальні ергономічні вимоги і вимоги безпеки;

- ГОСТ Р 50949-96. Засоби відображення інформації індивідуального користування. Методи вимірювань і оцінки ергономічних параметрів і параметрів безпеки;

- ГОСТ Р 50923-96. Дисплеї. Робоче місце оператора. Загальні ергономічні вимоги до виробничої середовищі. Методи вимірювання;

- Санітарні правила і норми - СанПіН 2.2.2.542-96. гігієнічні вимоги до Дмитрий Мансуров (ВДТ), персональних електронно-обчислювальних машин (ПЕОМ) та організації роботи.

Принциповими особливостями цих документів є:

- Сучасний підхід до поняття ергономічної безпеки, пропонованим нормам і методам випробувань дисплеїв, ПК і робочих місць;

- Комплексність оцінки ергономічної безпеки, що дозволяє встановлювати оптимальні та допустимі діапазони значень основних візуальних параметрів апаратури;

- Облік і максимально можливе узгодження нових стандартів і СанПіН із зарубіжними і міжнародними стандартами;

- Уніфікація термінології, перелік вимог і норм ергономічної безпеки, що дозволяє усунути протиріччя та неузгодженість змісту великої кількості діючих ГОСТів;

- Узгодження стандартів з Міністерством оборони Росії, що забезпечує єдність норм і методів випробувань для продукції народно-господарського і військового застосування.

Санітарні норми і правила містять вимогу до проектування, виготовлення вітчизняних і експлуатації вітчизняних та імпортних дисплеїв і ПК, до проектування, будівництва і реконструкції приміщень, призначених для експлуатації всіх типів ЕОМ і ПК, виробничого обладнання та ігрових комплексів на основі ПК.

Основним документом, що визначає умови праці на ПК, є «Гігієнічні вимоги до Дмитрий Мансуров (ВДТ) ». Персональним електронно-обчислювальним машинам (ПЕОМ) та організації роботи. Санітарні норми і правила »(СанПіН 2.2.2.542-96), які були затверджені і введені в дію постановою Госкомсанепіднадзора Росії від 14 липня 1996року №14.

Документ встановлює вимоги до робочих місць, оснащеним комп'ютерною технікою. Згідно з цим документом режим праці і відпочинку фахівців, що працюють з комп'ютерною технікою, залежить від характеру виконуваної роботи (введення даних, текстів, редагування, читання інформації з екрану).

Відповідно до цього документа керівники підприємств незалежно від форми власності та підпорядкованості в порядку забезпечення виробничого контролю зобов'язані дотримуватися основні вимоги санітарних правил і норм до робочих місць користувачів ПЕОМ.

Вимоги документів поширюються на приміщення, мікроклімат приміщень, шум і вібрацію всередині і безпосередній близькості від приміщення, освітлення приміщення і безпосередньо робочого місця; організацію і обладнання робочого місця; організацію режиму праці та відпочинку.

У цьому документі також зазначено обов'язкових санітарні норми, яких слід дотримуватися при створенні нормальних умов праці, а саме:

- Візуальні ергономічні параметри ВДТ і межі їх змін;

- Допустимі значення параметрів неіонізуючих електромагнітних випромінювань;

- Оптимальні та допустимі параметри температури і відносної вологості повітря в приміщеннях;

- Рівні іонізацію повітря приміщень при роботі на ПЕОМ;

- Допустимі норми вібрації;

- Основні розміри меблів для роботи з ПЕОМ;

- Час регламентованих перерв в залежності від тривалості робочої зміни, виду і категорії трудової діяльності з ПЕОМ.

У документі викладено комплекси вправ для очей, комплекси вправ фізкультурних хвилинок, комплекси вправ фізкультурних пауз, дані відомості про розташування робочих місць щодо висвітлення, характеристики світильників загального освітлення.

Таким чином, перераховані вимоги спрямовані на запобігання несприятливого впливу шкідливих факторів, які супроводжують роботи з ПЕОМ, а в кінцевому рахунку - на забезпечення безпечних умов праці.

Тема 3. Основні поняття системи документаційного забезпечення

Термінологія документознавства включає в себе терміни документаційного забезпечення управління, що позначають все, що пов'язано з процесами створення документів, їх обробки, пошуку, зберігання, використання.

Документознавство- Наукова дисципліна, що вивчає закономірності формування і функціонування систем документаційного забезпечення управління (ДОП). Основу терміносистеми документознавства становить термінологія ДОУ, зафіксована в державному стандарті - ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення".

Традиційно сфера діяльності, пов'язана з обробкою документів, називається діловодством.

Діловодство (ДНЗ) передбачає насамперед створення документів, або документування, під яким розуміється запис інформації на різних носіях за встановленими правилами. Документування - регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який би її юридичну силу. Документування завжди здійснюється за певними правилами, встановленими правовими нормативними актами чи виробленими традицією.

Важливе значення при створенні документів мають засоби документування - Знаряддя, що використовуються людиною для створення документів: прості знаряддя (ручки, олівці та ін.); механічні та електромеханічні (друкарські машинки, магнітофони, диктофони, фото-, кіно- та відеотехніка та ін.); засоби автоматизації - комп'ютерна техніка.

Залежно від використовуваних засобів документування розрізняються способи документування (Текстове документування, кіно-, фото-, фонодокументірованіе, електронне документування) і типи створюваних при цьому документів.

Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носій - це матеріальний об'єкт, який використовується для закріплення і зберігання на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, в тому числі в перетвореному вигляді.

Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, що надає юридичну силу створюваних документів. Юридична сила - Властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією який видав органу і встановленим порядком його оформлення.

Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів - обов'язкових елементів оформлення документа (ім'я автора документа, адресата, підпис, дата, номер документа, гриф затвердження, друк та ін.). Сучасні вимоги до оформлення документів фіксуються в державних стандартах, зокрема правила оформлення організаційно-розпорядчих документів зафіксовані в ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Державним стандартом встановлено не тільки склад реквізитів (їх всього 29), але і зони і послідовність їх розміщення на документі. Набір реквізитів офіційного письмового документа, розташованих у певній послідовності, складають формуляр документа.

Будь-який документ, що створюється в суспільстві, є елементом системи більш високого рівня і входить у відповідну систему документації як се елемента. під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.

Документаційне забезпечення передбачає також організацію роботи з документами. Організація роботи з документами - це організація документообігу установи, зберігання документів і їх використання в поточній діяльності.

документообіг організації - Це сукупність взаємопов'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення або надходження і до завершення виконання або відправлення. З метою раціональної організації документообігу всі документи розподіляються на документопотоки: реєстровані і незареєстровані документи, вхідні, вихідні та внутрішні документи, документи, що надходять або направлені на вищі організації, документи, що направляються або надходять з підвідомчих організацій, і ін.

документопотік - сукупність документів, виконують певне цільове призначення в процесі документообігу.

Обсяг документообігу - основний засіб визначення реальних потреб у організаційної та обчислювальної техніки, вибору найбільш ефективної системи реєстрації документів і побудови довідкового апарату.

Розглянуті в даному розділі терміни становлять основу терміносистеми документаційного забезпечення управління (діловодства). Більшість розглянутих термінів - діловодство, документ, реквізит, формуляр, система документації, документообіг та ін., - Позначають основні поняття наукової дисципліни. Поряд з розглянутими поняттями використовуються і інші поняття, що розкривають окремі специфічні боку досліджуваної предметної області.

 



Тема 1. Історія розвитку системи діловодства в Росії | Тема 4. Основні вимоги до оформлення управлінських документів

Діловодство в кадровій службі | Вступ | Вимоги до комп'ютерного складання документів | Тема 5. Документ і системи документації | Тема 6. Оформлення та ведення кадрових документів в організації | Тема 7. Систематизація документів, номенклатура для їх формування та зберігання | Тема 8. Організація діловодства на підставі звернень громадян | Тема 9. Обробка конфіденційних документів | Тема 10. Удосконалення документаційних форм організації | Тема 11. Забезпечення секретарської діяльності |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати