На головну

Тема 1. Історія розвитку системи діловодства в Росії

  1. Air Alert III - програма для розвитку стрибка
  2. CRM-системи. Визначення, призначення та особливості.
  3. D) формування системи соціологічної освіти
  4. DIY панк-культура в Росії і Білорусі
  5. ERP -, MRP - системи. Визначення, призначення та особливості
  6. I етап реформи банківської сістемиотносітся до 1988-1990 рр. (Підготовчий).
  7. I. Донаучний етап розвитку геологічних знань (від давнини до середини XVIII століття).

Необхідність створення документів виникла одночасно з появою писемності.

Періоду становлення і розвитку діловодства Росії XVI-XVII ст. передував період, в який формувалися початкові елементи діловодства. Цей період охоплює приблизно X-XV ст.

Після утворення давньоруської держави писемність стала необхідною для ведення переписки з іншими країнами, а також для укладення міждержавних договорів.

Про організацію діловодства на ранніх стадіях розвитку Давньоруської держави можна судити лише за збереженими письмовим документам, а також за деякими археологічним знахідкам. Зокрема, договори київських князів з Візантією 911 і 945 рр. свідчать про те, що вже в той час були традиції складання письмових заповітів і подорожніх грамот для купецьких кораблів.

Виникла необхідність в складанні заповітів, записах про борги, висновку торгівельних контрактів і т. П

Відомо, що в період правління Володимира Святославовича (978-1015 рр.) В Києві існувало навчальний заклад для дітей бояр і старших дружинників. З випускників цієї школи і відбиралися претенденти на посади «друкарів» - зберігачів княжої печатки та «металніков» - суддівських секретарів, переписувачів і дяків для ведення діловодства князів і великих феодалів.

У київський період розвитку Давньоруської держави з'явилися різні види документів, що фіксують конкретні приватно-правові відносини: грамоти статутні, вкладні, купчі, повні, скаржилися і ін .; позикові, заставні кабали; житійні записи і т. д.

Згодом позначилися місця для їх найбільш безпечного зберігання, наприклад центральні храми в містах. Місце зберігання документів називалося скринею, а особа, відповідальна за зберігання документів, - Ларніко. Часто саме зберігання документів в храмі надавало їм юридичну силу. Центрами ведення документації та її зберігання були також вітальні двори і монастирі, що були великими економічними підприємствами.

У міру накопичення навичок у створенні документів стали вироблятися типові формуляри-зразки документів, стійкі мовні формули, що застосовуються в найбільш поширених документах, процедура підготовки документів: чернетка, редакція (варіант), чистовик (остаточний варіант документа), а також прийоми посвідчення документів, покликані перешкодити підробці документів в політичних і особисто-корисливих цілях (проставлення скреп, печаток, мостів, т. е підписи на склейках).

Практично до кінця XIV ст. основним матеріалом для письма на Русі був пергамен (особливим чином вироблена теляча, бараняча або цапина шкіра), званий в документах «хартією» або «телятиною»; кращий пергамен привозили з Греції або ганзейских міст.

Документ мав форму стовпчика (стовпи): один лист пергамену підклеює до іншого вузькою стороною. Якщо документ втрачав цінність, пергамен счищали, підрівнювали, обрізали обшарпані місця і знову використовували для запису інформації.

Зі збільшенням кількості створюваних документів змінювалася графіка листи. Спочатку використовувалася статутна манера письма - виписування букв з прямими обрисами. Але в XIV в. став використовуватися полуустав, прискорив процес листи за рахунок внесених букв і скорочення окремих слів. Документи писалися суцільним текстом, без поділу на окремі слова. З розділових знаків до XIV в. стала використовуватися лише точка в кінці речення.

Таким чином, в Давньоруській державі поступово складалися традиції створення документів, їх обробки і зберігання, почав формуватися професійний цех фахівців по роботі з документами - дяків, піддячих, переписувачів. З'явилися передумови до законодавчої регламентації діловодства.

Система державного діловодства почала формуватися в період створення російського централізованого держави з середини XV ст. У міру перетворення Московського князівства в великоросійське держава ускладнювалися його адміністративні завдання, окремі частини управління, що знаходилися за наказом князя у веденні тієї чи іншої особи, перетворювалися в постійні присутні місця - хати чи накази. Діяльність наказів визначалася вищим урядовим закладом - Боярської Думою. Ці установи виконували всі найважливіші функції адміністративного управління, тому період становлення і розвитку державного діловодства прийнято називати наказним періодом.

Накази - центральні органи державного правління, які відали окремими галузями в якості відомчих установ. Так, Посольський наказ відав зовнішніми відносинами, Розрядний - військовими, Помісний - земельними справами. Існували Холопський, Ямській, Розбійний і інші накази. Вважається, що всього було близько 80 наказів, кожен з яких налічував від 3 до 400 «наказових людей».

Наказ очолював наказний суддя, який призначається з думних чинів, в його віданні були один - три дяка (до кінця XVII ст. У великих наказах було 6-10 дяків). У веденні дяків перебували піддячі, які, в залежності від знань, стажу і досвіду, поділялися на «старих» (старших), середніх ( «середньої руки») і «молодих» (молодших). У великих наказах піддячі об'єднувалися в «столи», або повитья, - структурні підрозділи наказів; поділ на столи проводилося не за родом справ, а за територіальним принципом.

Розпорядча діяльність перебувала у віданні наказових суддів. Дяки і піддячі займалися діловодством, вони відправляли до наказу чолобитні, доповіді, доношених, зберігали справи і вели письмоводство. Старшим піддячим і піддячим «середньої руки» довірялася складніша робота - підготовка рішень у справах, зберігання справ, опечатування архівних скринь. Молодші піддячі не користувалися особливою довірою, у багатьох царських указах XVII в. підкреслюється необхідність строго контролювати їх роботу. У веденні наказів перебували воєводи, що управляли територіями і виконували приписи центральної влади. Воєводи мали свою «канцелярію» - приказную хату - і помічників - «менших» воєвод і дяків. У наказовий хаті зберігалися державна міська печатка, грошові суми і велося діловодство. Наказовому хата мала підрозділи - столи. Наприклад, Нижегородська з'їжджаючи хата 1663 р складалася з чотирьох столів: грошового (зберігання скарбниці і прибутково-видаткових книг); судного (діловодство по судових справах); розшукового і помісного (зберігання царських грамот про помісних справах) і Ямського (поштового).

Накази і наказові хати представляли собою одночасно присутність, канцелярію і архів. Документи зазвичай розміщувалися на столах, на лавках, особливо цінні - в скринях, скринях в тих же приміщеннях, в яких велися поточна робота і прийом відвідувачів.

У XV ст. дорогий пергамен витіснила папір, яку спочатку привозили із західноєвропейських країн. З другої половини XVII ст. стали виготовляти вітчизняну папір з ганчір'я і чорнило з солей заліза і дубильних речовин, що добуваються з чорнильних горішків - наростів на дубових листках. Завдяки поєднанню залізистих чорнила і тряпичной паперу текст був особливо стійким і майже не вицвітав - документи цього періоду, що зберігаються в архівах, досить добре читаються.

Інструментами листи до другої половини XIX ст. служили гусячі пір'я, потім металеві. З появою так званої скоропису (накреслення округлих букв і використання графічних скорочень) вільно читати тексти стало досить складно, потрібні знання і навички.

У діловодстві наказів продовжувала використовуватися столбцовая форма документа - сувій з підклеєних один до одного вузьких аркушів паперу. Текст в шпальтах писався тільки з одного боку, зворотний бік використовувалася лише для проставлення послід, резолюції, адреси. Документи зберігалися в свитках або рулонах. Іноді для особливо важливих документів виготовлялися спеціальні футляри, але частіше документи зберігалися просто в скринях або скринях. Користуватися такими документами було складно, багато часу йшло на розгортання і згортання стовпця, а склейка не була достатньо міцною, що призводило до швидкого ветшаніе і зносу документа.

Поряд зі столбцовую формою документа в наказах почала застосовуватися тетрадний форма. Зошит - це аркуш паперу, складений удвічі. Зошити збиралися разом, перепліталися в міру необхідності і складали книги. У формі книг велися списки, фінансові, облікові, реєстраційні записи і ін. Відомо більше трьохсот різновидів книг: вечеря, умолотние, грошові та ін.

Видовий склад документів наказного діловодства був досить одноманітним: грамоти (царські укази або вказні грамоти), вироки, накази, доповіді, відписки, пам'ятки, чолобитні.

грамоти - Це царські укази, що посилаються з наказів на місця боярам, ??воєводам, наказним людям; відписки - Документи, які надходили до наказів від воєвод; накази представляли царю відписки або доповіді, Воєводам і іншим місцевим начальникам цар давав накази, Накази обмінювалися пам'ятками, Звернення громадян до центральної влади оформлялися у вигляді чолобитних.

У документах наказного діловодства більшість реквізитів ще не виділялося з тексту, т. Е. Звернення, адресат, дата документа, позначення автора і власне зміст документа становили суцільний текст.

Процедура підготовки документів в наказовому діловодстві складалася з наступних етапів: надходження документа; передача його на розгляд; підготовка справи до «доповіді»; розгляд і вирішення справи; оформлення документа, що містить рішення.

При надходженні документа на ньому проставляється дата, і дяк робив кодла «Виписати», що означало «навести довідки». Фактично з цього починалося розгляд справи. Справи в наказі розглядалися з ініціативи царя або за скаргою, извет, чолобитною, її анулювання. Якщо наказ мав потрібними відомостями, рішення ( «відпустку») готувалося відразу, якщо ж їх було недостатньо, починався збір необхідних матеріалів. У разі коли для вирішення справи була потрібна листування з іншими наказами, вона велася без дотримання особливих формальностей, короткими «пам'ятями» або записками.

Підготовкою справ до розгляду ( «доповіді») займалися столи або повитья: дяк або (за його дорученням) старший піддячий збирали потрібний матеріал і складали проект відповідного документа. Доповідачем у справі був дяк, вирішення питання входило до компетенції думних дяків і приймалося після обговорення питання. Якщо думні дяки вносили корективи в підготовлений проект, то після винесення рішення дяк «чорнила» документ, т. Е виправляв його, молодший піддячий переписував набіло, піддячий звіряв чистовик з чернеткою, засвідчував його своїм підписом, підтверджуючи відповідність чистовик чернетки. Юридичну силу документ отримував після підпису дяка. Керівники наказів - судді і наближені до них особи, які брали участь у прийнятті рішень, своїх підписів на документах не ставили. Цар і бояри власноруч підписувалися тільки на договірних грамотах, укладених з іншими державами.

Підпис дяка була дуже своєрідною: якщо документ складався з декількох листів, дяк «приписував» документ на кожній склейці, проставляючи по одному стилю свого прізвища на кожній склейці, щоб букви захоплювали обидва листи - це було узаконено Судебником 1550 році з метою запобігання документа від фальсифікації і підробки.

Укладення 1646 року і ряд указів, прийнятих пізніше, ввели норми письмового оформлення різних договорів, завдяки чому встановилося зовнішнє одноманітність діяльності наказів.

Отже, в наказовій період склалася система державного діловодства центральних і місцевих установ, сформувалися кадри діловодних службовців, були вироблені стійкі форми документів і прийоми їх складання.

В результаті адміністративних реформ Петра I була створена нова система установ: Сенат, Синод, Кабінет міністрів і колегії (в центрі), губернатор, воєвода, комісари та інші органи (на місцях). Всього за 1718-1720 рр. замість скасованих наказів було створено 12 колегій. Для нових установ були розроблені регламенти, що визначають їх склад, організацію, компетенцію і порядок діловодства.

В 1699 Петро I ввів в обіг гербовий папір, в 1700 році видав укази про скасування столбцовую форми документа і загальне переході до тетрадной формі (листовий і книжкової). Зошити зазвичай складалися з чотирьох аркушів паперу, складених навпіл і зшитих нитками, і не мали палітурки. Кілька зошитів, зшитих разом і укладених в халепу, становили книгу.

Спочатку кожна колегія керувалася своїм регламентом, потім законодавчою основою діяльності установ став «Генеральний регламент», затверджений Петром I 28 лютого 1720 року Генеральний регламент ввів систему діловодства, що отримала назву коллежской, Оскільки домінуючим в нових установах став колегіальний спосіб прийняття рішень. Створення Генерального регламенту в 1720 році зумовило подальші зміни в системі діловодства, спрямовані на більш детальну і строго закріплену регламентацію як принципів діловодства, їх обліку та контролю за їх виконанням, так і розвитку самої форми документа, що починає поступово здобувати постійні риси

Генеральний регламент остаточно захищає присутність як орган, що приймає рішення, від діловодної діяльності, яка стає обов'язком канцелярії. Глава канцелярії - секретар - становив найважливіші папери і ніс відповідальність за організацію діловодства колегії, підготовку справ до слухання, докладання справ на засіданні колегії, ведення довідкової роботи у справах, оформлення рішень та контроль за їх виконанням, зберігання друку колегії.

Генеральний регламент встановлював процедуру розгляду і вирішення питання: вступ справи, підготовка справи до слухання (розгляду і вирішення), слухання справи і прийняття рішення, оформлення рішення і доведення його до виконавця, контроль за виконанням рішення, зберігання справ в архіві.

Попередньою підготовкою справи для розгляду його в присутності займалися помічники секретаря і канцеляристи під керівництвом секретаря. Підготовка справи до доповіді включала збір всіх необхідних довідок у справі (для цього в інші установи направлялися канцелярські запити) і виписку всіх існуючих узаконений у даній справі. Результатом цієї роботи були доповідь і коротка записка у справі, інформацію про зміст цього питання, всіх обставин справи і законів, відповідно до яких повинно було вирішуватися справа. Розгляд і вирішення справи велося усіма членами колегій, доповідав справа секретар. Рішення приймалося більшістю голосів, причому за однакової кількості голосів голос голови мав перевагу. Хід обговорення справи і прийняте рішення нотаріус записував у протокол ( «повсякденну записку», або журнал). Окрему думку члена колегії записувалося в протокол. Протоколи підписували всі члени колегії в день прийняття рішення. Таким чином, Генеральний регламент передбачав систематичну запис всього ходу обговорення справ.

Після засідання і підписання протоколу канцелярія готувала так звані виконавчі паперу, які відсилалися на місця для виконання. У Генеральному регламенті підкреслювалося, що при надсиланні виконавчих паперів колегія повинна була залишати у себе копії.

Колегії обмінювалися промеморіямі, а в підвідомчі місця направляли укази і отримували рапорти.

Все вирішені справи здавалися в актохраніліща, які згідно з Генеральним регламентом отримали європейське найменування - архіви і повинні були стати відокремленими від канцелярії підрозділами для зберігання закінчених справ. Завідував архівом архіваріус. За регламентом засновувалися два архіву: загальний для всіх колегій при Колегії іноземних справ і фінансовий - під наглядом ревізійної служби колегії.

Генеральний регламент встановлював порядок використання печаток. Додаток друку вироблялося в присутності двох свідків. Прагненням зберігати в таємниці державні справи були продиктовані введенням присяги для канцелярських чинів і заборона на зберігання службових документів будинку. Особливо суворо каралися підробка документів, їх розкрадання, розголошення таємниці голосування, неправильне складання документів, спотворення їх сенсу. Покарання передбачалися вельми строгі: страта, посилання на галери з вирізанням ніздрів, конфіскація майна, грошові штрафи, позбавлення чину і ін.

У колезького діловодстві виникли нові види документів, а документи наказного діловодства отримали нові назви, запозичені в західному діловодстві: Меморія, промеморія, рапорт, протокол, регламент, журнал, інструкція та ін.

Істотні зміни зазнає і форма документів. Для багатьох з них розробляються генеральні формуляри-зразки.

У колезького діловодстві виділяється з тексту і стає самостійним елементом дата документа, яка тепер пишеться під текстом з лівого боку аркуша.

Самостійним елементом формуляра стає і найменування документа. У деяких випадках до нього примикає позначення короткого змісту документа: «Рапорт про отримання указу», хоча вимога вказувати короткий зміст документа (заголовок до тексту) як норма оформляється тільки в діловодстві міністерств в XIX в.

Крім реквізитів, що виділилися з тексту, з'являється ряд реквізитів, що відображають різні стадії роботи над документом: підписи, позначки про узгодження, реєстраційні номери, відмітка про контроль, відмітка про направлення в справу і ін.

Реформа Петра I торкнулася тільки центральний рівень державного управління, майже не позначившись на місцевих установах.

Цю реформу завершила Катерина II, яка видала 7 листопада 1775 г. «Установи для управління губерній». Реформа встановила однаковість пристрою губерній, розмежувавши адміністративні, судові та фінансові установи. Реформа торкнулася і центральні установи.

Особливе значення для організації діловодства мала ієрархія влади і місць, встановлена ??«Установою для управління губерній» і визначила порядок взаємозв'язків вищих, центральних і місцевих установ. Відповідно до цього порядку Сенат і колегії випускали укази, які губернатор повинен був виконувати, а він, у свою чергу, представляв верховної влади рапорти і доношених. Присутствених установам губернії губернатор давав пропозиції, отримуючи від них уявлення. Між собою присутні місця обмінювалися повідомленнями. Губернське правління отримувало укази від Сенату і роздавав укази підлеглим установам і посадовим особам.

Цей ієрархічний порядок взаємовідносин установ зберігався до 1917 р, в певній мірі він присутній і в сучасному діловодстві.

Відповідно до «Заснування керувати губерній» порядок вирішення справ був переважно колегіальним: попередньо справа готувалося для обговорення, потім розглядалося на засіданні присутності, після чого готувалися «виконавчі» паперу. Штат канцелярських службовців становили секретарі (старші і молодші), протоколіст, реєстратор, журналіст, канцеляристи, писарі, перекладачі та толмачи, архіваріус і деякі інші. Кількісний склад службовців залежав від кількості справ, а й при великому штаті далеко не завжди канцелярії встигали вчасно підготувати справи до розгляду. Значний час забирала підготовка справи до доповіді: наведення довідок, листування з іншими установами, відправка запитів на місця і ін., Завершується складанням доповідної записки або виписки. Крім того, передача справи до вищої інстанції вимагала викладу всього попереднього діловодства у вигляді широкої записки по справі.

Складною процедурою було і документування діяльності самого присутнього місця. «Установи для управління губерній» вводило для цих цілей протокол, або журнал засідання.

Ще більш ускладнилася система реєстрації: кожна передача справи з одного столу до іншого, від одного канцелярського службовця іншому фіксувалася в реєстрах.

Таким чином, XVIII в. в області діловодства характеризувався посиленням законодавчої регламентації всіх сторін діяльності канцелярії і установи в цілому, формуванням і закріпленням загальних адміністративних засад діяльності установ і, перш за все, бюрократичного початку.

Початок XIX ст. було ознаменовано новою реформою державного управління і діловодства, яка головним чином торкнулася верхній рівень управління - вищі і центральні установи, і разом з реформами, проведеними Катериною II в останній чверті XVIII ст., завершила формування нової системи центральних і місцевих установ.

В результаті адміністративних реформ Олександра I система державних установ Росії була піддана серйозному коректуванні. До складу вищих державних установ поряд з урядом Сенатом увійшли новостворені Комітет міністрів, Державна рада. Колегії були замінені новими центральними установами - міністерствами. Місцеві установи майже не зазнали змін.

Нові система управління - міністерська, заснована на принципі єдиноначальності, - зародилася в надрах старої коллежской системи.

Вищі державні установи - Сенат, Комітет міністрів, Державна рада - зберегли принцип колегіальності при розгляді та вирішенні питань управління.

Початок нового етапу розвитку діловодства в Росії пов'язано зі створенням міністерств. Основою організації їх діяльності став принцип єдиноначальності, який змінив систему управління і відповідно діловодства. Тому діловодство XIX- початку XX ст. називають міністерським.

Створення міністерств з одноосібно керують міністрами було необхідно для підвищення оперативності системи управління. Принцип єдиноначальності означав, що управлінські рішення приймалися одноосібно конкретною посадовою особою в рамках його компетенції. Другий важливий принцип - принцип ієрархії - зумовлював суворе розподіл функцій управління між структурними підрозділами, а також обов'язки чиновників всіх рангів. Порушення обов'язків тягло за собою конкретну міру відповідальності, визначену законом. Впровадження принципу ієрархії означало послідовність підготовки рішення і обов'язкова участь в цьому процесі всіх структурних підрозділів і посадових осіб - від нижчих до вищим.

Впровадження нової системи управління почалося виданням маніфесту від 8 вересня 1802 р проголосив створення перших восьми міністерств, а завершилося виданням 25 червня 1811 г. «Спільного установи міністерств». «Загальна установа міністерств» регламентувало одноманітність в організації діловодства нових центральних установ - від створення документів до їх архівного зберігання.

Це були міністерства військово-сухопутних сил, військово-морських сил, закордонних справ, внутрішніх справ, комерції, фінансів, народної освіти, юстиції, і на правах міністерства Державне казначейство. Кожному міністру наказувалося створити канцелярію плюс товариша (помічника). Одночасно з міністерствами був заснований Комітет міністрів - вища адміністративна установа, що діяло на колегіальних засадах і рассматривавшее справи, що виходять за рамки компетенції окремого міністра і вимагають спільного узгодженого рішення. Міністри призначалися самим імператором і несли відповідальність тільки перед ним.

Апарат міністерства очолювався міністром (у підпорядкуванні якого був товариш міністра і канцелярія) і включав департаменти на чолі з директором (у якого могла бути канцелярія), відділення, які очолювали начальники відділення.

Директори департаментів підпорядковувалися безпосередньо міністру, начальники відділень - директорам департаментів, столоначальники - начальникам відділень. Дорадчий орган при міністрі - рада міністра - складався з керівників основних підрозділів і мав значення органу «для розгляду справ, що вимагають за важливістю їх загального міркування». У департаментах роль рад виконували спільні присутності департаментів. Посадовий і кількісний склад канцелярії залежав від обсягу і змісту справ.

Законодавчий акт «Загальна установа міністерств» визначив систему міністерського пристрої, включаючи діловодство та систему взаємовідносин з іншими установами та посадовими особами. Відповідно до цього акта збільшилася кількість міністерств і відбулися деякі зміни в перерозподілі справ між ними.

Було встановлено порядок розгляду документів, підготовки їх проектів, оформлення, підписання, скріплення, реєстрації, контролю за виконанням та архівного зберігання. Порядок роботи з документами названий на цьому законі «образ провадження справ». Він включав п'ять складових частин:

- Порядок вступу справ;

- Рух їх, або власне так зване виробництво;

- Відправлення справ;

- Ревізію справ;

- Звіти.

Перші три частини встановлювали шлях проходження документів від моменту їх отримання або створення до завершення виконання і відправлення. Ревізія справ - перевірка ведення справ - становила самостійну ділянку діловодства. Ревізія справ була функцією керівників. Ревізія означала контроль за виконанням. Ревізія справ передбачала перевірку порядку зберігання документів і справ, правильності складання заголовків справ, строків розгляду справ, причин затримки в розгляді справ. Начальники відділень перевіряли виконання документів по столах і подавали відомості директору департаменту, який щомісяця проводив перевірку невиконаних виконаних документів по реєстраційним журналам і настільним реєстрів і представляв відповідні відомості міністру. На основі цих відомостей в кінці кожного року в канцелярії складалася загальна відомість по всіх департаментах і канцелярії міністерства. Завершувалося «виробництво справ» по ??«Загальному установі» складанням звітів.

Нові принципи, засновані на ієрархічній структурі апарату, привели до необхідності суворого дотримання послідовності проходження документа в процесі його обробки у всіх структурних підрозділах.

Усі які і відправляються документи становили «переписку міністерства» і ділилися на два потоки:

- Листування міністра;

- Листування департаменту.

Підготовка проекту документа починалася в одному зі столів, потім він послідовно передавався в відділення, департамент, міністру, піддаючись на кожному етапі коригування. У цьому полягає одна з основних відмінностей міністерського діловодства від колезького. Всі вхідні та вихідні документи реєстрували в журналах. Журнали поділялися на загальний і приватний. Загальні журнали велися в канцелярії міністра і департаментах, приватні - у відділеннях.

Щомісяця в структурних підрозділах проводилася «ревізія справ», т. Е був впроваджений систематичний контроль за виконанням документів. За його результатами складалися «відомості» про кількість виконаних і невиконаних документів. В кінці року складалася загальна відомість по міністерству.

Щорічна діяльність міністерств закінчувалася звітами. Звітів було три: звіт в сумах, звіт в справах, звіт в видах і припущеннях до вдосконалення кожної частини. Звіти в сумах були фінансовими звітами, звіти в справах - звітами про діяльність, звіти в «видах і припущеннях» представляли собою плани роботи на наступний рік. Для кожного звіту існував особливий порядок складання та подання.

З усіх вихідних документів знімалися копії ( «відпустки»), які з усіма вхідними документами здавалися в архів міністерства, де на них складалися опису.

Організацію роботи з документами в XIX в. слід розглядати як чітку систему, яка забезпечувала рух, облік, контроль і зберігання управлінських документів, в основі якої лежали «універсальні» можливості людини.

«Спільним установою міністерств» встановлено єдині принципи ведення діловодства в усіх центральних установах Росії. Специфіка кожного з них знайшла відображення в «приватних установах».

Компетенція посадових осіб в питаннях управління визначила склад управлінських документів міністерств.

Від імператора міністр отримував укази і веління, направляв йому доповіді (або записки) і уявлення, від Державної ради - височайше затверджені думки, направляв подання, від Сенату отримував сенатські укази, направляв подання, рапорти, доношених, від Комітету міністрів - виписки з журналів засідань , направляв записки та подання. Для отримання грошей з Державного казначейства міністр посилав відношення.

Між собою міністерства обмінювалися відносинами, повідомленнями, офіційними листами. Підлеглим прямували приписи. Підлеглі посилали до вищих інстанцій рапорти, доношених, уявлення.

У XIX ст. істотні зміни відбулися в формулярі документа. Це пов'язано з впровадженням в процес документування бланків. Документи складаються на бланках з кутовим розташуванням реквізитів. Бланк включав: найменування установи-автора, найменування структурних підрозділів, дату підписання документа, вихідний реєстраційний індекс, короткий заголовок до тексту. Пізніше з'являється посилання на номер ініціативного документа. В правому куті листа вказували адресат. Спочатку бланки писали від руки, але з 20-х рр. стали виготовляти друкарським способом.

Документи в XIX в. обов'язково підписувалися і скріплювалися. Підпис і скрепа включали найменування посади чиновника, його ініціали, прізвище.

У формулярі документа XIX в. ясно простежується прагнення до формалізації, визначення чітких правил розташування і оформлення реквізитів.

В останній третині XIX ст. великий вплив на діловодство зробило розвиток техніки. Винахід друкарських машинок, гектографі і інший розмножувальної техніки вивело на новий рівень культуру документування, прискорило виготовлення документів, дозволило економити час і витрати, скоротивши рукописне виготовлення документів. Поява телеграфу, телефону призвело до появи нових видів документів: телеграм, телефонограм. Поява друкарських машинок прискорило ведення письмових робіт, дозволило одночасно з оригіналом виготовляти кілька копій документів, істотно скоротивши обсяг рукописних робіт.

Загальнодержавні норми в діловодної сфері, закладені в «Загальних заснування міністерств», в кінці XIX ст. стали потребувати коригування та розвитку. Окремі відомства намагалися самостійно спростити діловодний процес. Наприклад, в канцелярії попечителя Московського навчального округу впроваджуються елементи механізованої обробки документів: позначки на них (про отримання, реєстрації, направлення на виконання, про виконання і ін.) Наносилися за допомогою механічних нумераторів або штампів.

Найчіткіше напрямки раціоналізації діловодства сформульовані в «Положенні про письмоводство і діловодстві у військовому відомстві», виданому в 1911 р

Протягом XIX ст. видавалися збірники зразків документів, звані «листовники», з метою допомогти чиновникам і приватним особам скласти документ у відповідності з існуючими правилами.

Особливе значення в цьому періоді має робота М. В. Варадінова «Діловодство, або Теоретичне і практичне керівництво до цивільного та кримінального, колегіальному і однолічно письмоводство, до складання всіх урядових і приватних ділових паперів і до ведення самих справ» і її перевидання в 1873 і 1887 року з трохи зміненою назвою.

Діловодство Н. В. Варадинов поділяв на теоретичне і практичне. У теоретичному значенні - це «наука, що викладає правила складання ділових паперів, актів і самих справ», практичне діловодство - це «спільний порядок виробництва справ в людних місцях за даними законами формам і за усталеними образам ділових паперів».

У практичному діловодстві цінними є запропонована Н. В. Варадіновим класифікація документів, детальний опис кожного різновиду документа і зразки конкретних документів по кожному різновиді, які складають більше половини його об'ємного праці.

Новий державний апарат, створений в результаті Жовтневого перевороту 1917 р, за структурою кардинально відрізнявся від старого. Всеросійський з'їзд Рад став вищим органом державної влади. У період між його з'їздами обирався ВЦВК - орган виконавчої влади. Для безпосереднього управління країною було утворено перший радянський уряд - Рада Народних Комісарів (Раднарком). Для керівництва окремими галузями державного управління постановою З'їзду були створені перші 13 народних комісаріатів (наркоматів).

Новий апарат принципово відрізнявся від старого за складом. Для роботи в радянських установах були залучені робітники, солдати, вихідці з селян, які не мають спеціальної освіти. Рівень документаційного забезпечення управління знизився.

Необхідно було законодавчо оформити діяльність владних структур, упорядкувати процеси документаційного забезпечення. У період становлення радянського державного апарату багато уваги приділялося спрощення та раціоналізації діловодства.

Організаційно-наукова діяльність в сфері управління в 20-і рр. була закріплена нормативними документами та створенням цілої мережі громадських організацій, інститутів і лабораторій. При загальному управлінні Народного комісаріату робітничо-селянської інспекції СРСР (НК РСІ СРСР) була створена Рада з НОТ. Відповідно до Положення про Раду, затвердженого 26 грудня 1923 р він став постійно діючим і був покликаний виробляти основні принципи техніки адміністрування і наукової організації управління і, зокрема, документаційного забезпечення. Рада займався також раціоналізацією техніки і технології виробництва.

В середині 20-х рр. додатково створюються дві нові великі організації 1 січня 1925 р Оргбуд, а в лютому 1926 Державний інститут техніки управління при НК РСІ СРСР (ВТУ). Обидві організації працювали в постійному і тісному контакті. Реалізація теоретичних положень здійснювалася Оргстроем або самим інститутом, що мали тісні зв'язки з низовими органами НОТ (дослідно-раціоналізаторськими станціями, оргбюро підприємств, осередками по НОТ, лабораторіями та ін.).

Найбільш цікаві та перспективні розробки проблем діловодства велися в інституті техніки управління (ВТУ). Робота велася за наступними напрямками:

- Документообіг установ і методи його оптимізації;

- Способи реєстрації документів, вибір раціональних методів обліку документів;

- Контроль виконання документів;

- Зберігання документів.

Рух основних документопотоков установ досліджувалося з використанням графічних методів, пропонувалися оптимальні варіанти роботи з документацією, скорочувалася кількість інстанцій проходження документів і операції, що виконуються з ними, розроблялися маршрути кур'єрського зв'язку. Однак «без реєстраційний система», яка базувалась на принципі направлення документів безпосередньо виконавцям, себе не виправдовувала. На основі детального обстеження установи створювався проект реорганізації діловодства, що складається з двох частин: характеристика існуючого стану справ і конкретні шляхи поліпшення діяльності. Опис діловодства велося відповідно до стадіями обробки документів: прийом, реєстрація, кур'єрська зв'язок, порядок виконання і контроль, відправка документації.

Особливу увагу в 20-і рр. було приділено документуванню функцій планування, обліку і контролю. У лютому 1921 р було утворено Державну общеплановая комісія (Держплан РРФСР), до функцій якої входила розробка загальногосподарського плану перспективного і поточного розвитку галузей і окремих підприємств. Поступово документи, створювані в сфері планування, ставали більш впорядкованими за структурою, змістом.

Центральне статистичне управління (ЦСУ) і місцеві органи статистики займалися упорядкуванням статистичної документації, в першу чергу, форм періодичної звітності, удосконалювалися форми бухгалтерської документації.

У 30-і рр. формується і зміцнюється жорстка централізована командна система управління. Конституція 1936 істотно змінила політичну систему, ієрархію і повноваження вищих органів влади. Верховна Рада СРСР став вищим і єдиним законодавчим органом, таких прав позбавлялися З'їзд Рад СРСР, ЦВК СРСР і його Президія, РНК СРСР. Встановилася жорстка система повноважень у виданні певних видів документів.

Система органів по раціоналізації управління і діловодства (інститути, центри, лабораторії) була ліквідована, що призвело до значного скорочення досліджень в цих областях. Основну роботу вели великі відомства, які видавали галузеві нормативні та методичні матеріали: інструкції з ведення діловодства, вказівки, правила і т. П

У цей період певні успіхи були досягнуті в раціоналізації бухгалтерської та кадрової документації, робилися неодноразові спроби вдосконалити роботу зі зверненнями громадян (заявами, скаргами, пропозиціями).

Відсутність єдиного методичного центру, який координує роботу установ в галузі управління та діловодства, неузгодженість в діяльності відомств і організацій в питаннях документування актуалізували проблему концентрації в загальнодержавному масштабі наукових сил, організаційного оформлення цього процесу.

У червні 1941 р недоліки в цій сфері були сформульовані на I Міжгалузеву нараді з оргтехніки, скликаному Всесоюзним науковим інженерно-технічним товариством машинобудівників. Для усунення недоліків на нараді було розроблено програму заходів щодо поліпшення діловодства, яка передбачала:

- Створення організаційно-методичного центру для керівництва діловодством;

- Розробку положення (статусу) про діловодство для всіх установ в якості загальнообов'язкових норм;

- Розробку положення про кадрах канцелярських працівників; механізацію праці канцелярських працівників;

- Уніфікацію і трафаретізаціідокументів службової документації;

- Створення єдиного навчального центру для підготовки і перепідготовки кадрів;

- Вивчення в школах правил складання службових документів;

- Підготовку та перепідготовку викладачів, кадрів по службової документації;

- Створення Всесоюзного інституту з питань діловодства.

Таким чином, був намічений ряд заходів, що сприяють виробленню загальнодержавних норм в області діловодства на науковій основі, але реалізувати цю програму завадила війна.

У 40-і рр. методичне керівництво і контроль за організацією діловодства в радянських установах стало здійснювати Головне архівне управління, зробив спробу створити єдині норми в роботі з офіційними документами. У 1943 р був підготовлений проект «Інструкції по постановці документальної частини і охорони документальних матеріалів в поточному діловодстві установ, організацій і підприємств СРСР». На жаль, проект не був затверджений. У цьому документі підкреслювалося єдність і зв'язок між діловодством і архівом. Однак проект зіграв позитивну роль, так як на його основі було створено ряд відомчих інструкцій з діловодства, в тому числі типових. В цьому ж році Головархів розробив «Перелік типових документальних матеріалів, що утворюються в діяльності установ, організацій і підприємств СРСР». Для кожної категорії документів були встановлені терміни зберігання.

Необхідність відновлення народного господарства після закінчення війни відтіснила на другий план питання документаційного забезпечення управління і завдання розвитку державного діловодства.

Найбільш значущою подією для розвитку радянського діловодства в 50-і рр. була постанова уряду СРСР, в якому ряду відомств доручалося розробити єдину систему діловодства для установ та підприємств країни на основі широкого використання сучасної техніки, т. е ставилося завдання розробки єдиних загальнодержавних норм в діловодстві. У плані його реалізації в червні 1960 р Москві було скликано Всесоюзна нарада з питань механізації праці інженерно-технічних працівників і працівників адміністративно-управлінського апарату. Поряд з визначенням недоліків, які негативно позначаються на роботі апарату управління, і пропозиціями щодо вдосконалення роботи з документами (вони збігалися з недоліками і пропозиціями, сформульованими на нараді 1941 г.), наголошувалося на необхідності впровадження засобів механізації в сферу управління. Прийняті рішення багато в чому збігалися з рекомендаціями наради 1941 р .: підтримувалася ідея створення єдиної системи діловодства в країні; актуальність створення спеціалізованого інституту для розробки єдиної державної системи діловодства, необхідність дослідження в області НОТ.

Безумовно віхою в області оптимізації роботи з документами було твердження постановою Ради міністрів РРФСР в 1958р. «Примірної інструкції про діловодство для закладів та організацій РРФСР», в якій основний акцент був зроблений на уніфікації діловодних робіт.

У цей період посилюється вплив Головного архівного управління при Раді Міністрів СРСР, яке з 1958р. стало правомочним контролювати організацію діловодства установ, організацій і підприємств.

Важливим етапом для розвитку радянського діловодства стало постанову Ради міністрів РРФСР від 30 вересня 1961 «Про заходи щодо поліпшення діловодства в установах і організаціях РРФСР», якою затверджено «Примірної інструкції про діловодство для закладів та організацій РРФСР». Вона послужила основою для розробки установами РРФСР своїх інструкцій з діловодства. Велике значення мало твердження Головним архівним управлінням при Раді міністрів СРСР в 1963 р «Основних правил постановки документальної частини діловодства і архівів установ, організацій, підприємств СРСР», що вплинули на однаковість в організації діловодства та архіву в установах країни і сприяли упорядкуванню їх діяльності. Ці правила протягом багатьох років були основним керівним документом.

Особливе місце в історії радянського діловодства займає постанову Ради міністрів СРСР від 25 липня 1963 «Про заходи щодо поліпшення архівної справи в СРСР», що поставило завдання розробки Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД).

Реалізація цієї ідеї почалася з підготовки в 1965р. «Матеріалів до Єдиної державної системі діловодства». Розробка ЕГСД доручалася ряду державних відомств, в числі яких було Головне архівне управління, в системі якого в 1966 р був створений Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД), головною метою якого стало завершити розробку ЕГСД.

У 1967р. ВНІІДАД розробив методичну програму досліджень, а в 1970р. - Проект Основних положень ЕГСД, в підготовці якого взяли участь НДІ праці, ВНДІ оргтехніки, Інститут держави і права Академії наук СРСР, ВНДІ стандартизації.

8 травня 1964 року Рада міністрів РРФСР прийняв постанову «Про збільшення випуску засобів механізації діловодства і поліпшенні підготовки кадрів з діловодства», на підставі якого в Московському державному історико-архівному інституті (МГІАІ) був відкритий перший в СРСР факультет державного діловодства (ФГД), готує фахівців з документаційного забезпечення управління.

Створення ФГД і ВНІІДАД дозволило зробити якісний стрибок в області діловодства. ВНІІДАД розробляв його нормативно-методичну базу, ФГД готував фахівців для роботи з документами. Тісна співпраця МГІАІ і ВНІІДАД дало значний ефект для розвитку вітчизняного діловодства в 70-80-і рр. Почалися систематичні, цілеспрямовані дослідження теоретичних і методичних проблем документознавства, знаходили втілення в конкретних прикладних розробках загальнодержавного характеру.

Найважливішою з них стала Єдина державна система діловодства. Автори ЕГСД узагальнили передовий досвід свого часу і запропонували оптимальну технологію виконання управлінських операцій та їх документування. ЕГСД носила комплексний характер, т. Е включала не тільки питання діловодства, а й рекомендації по НОТ службовців, структурі діловодних служб і їх технічного оснащення. Основні положення ЕГСД - це науково упорядкований комплекс правил, нормативів, рекомендацій, що визначили і регламентували організацію діловодних процесів в установах, організаціях, підприємствах СРСР. Її головна мета - вдосконалити на єдиній основі організацію діловодства шляхом впровадження єдиних форм і методів роботи з документами. ЕГСД встановлювала правила документування управлінської діяльності (які поширювалися тільки на організаційно-розпорядчі документи), містила рекомендації щодо організації роботи з документами, визначала основи організації праці діловодного персоналу і механізації діловодних процесів. Реалізація її положень підвищила загальну культуру управління, сприяла поліпшенню якості прийнятих рішень, оптимізації структури, штатної чисельності управлінського апарату. Але нові інформаційні технології роботи з документами із застосуванням обчислювальної техніки в ЕГСД представлені не були. Цей недолік був частково заповнений пізніше при переробці ЕГСД і виданні її нової редакції - Державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ). Впровадження в апарат управління засобів обчислювальної техніки привело до переробки ЕГСД. У 1988 р керівництво Головархіву СРСР затвердив її другу редакцію, названу Єдина державна система документаційного забезпечення управління (ЕГСДОУ). Положення ЕГСДОУ поширювалися на всю управлінську документацію.

Помітну роль в підвищенні якості підготовки управлінських документів і загальної культури управління зіграли державні стандарти (ГОСТи). Перші ГОСТи на організаційно-розпорядчу документацію (ОРД) були введені в дію в 1972 р .: ГОСТ 6.38-72 «Система організаційно-розпорядчої документації. Основні положення »та ГОСТ 6.39-72« Система організаційно-розпорядчої документації. Формуляр-зразок »(перезатверждені в 1978 р). У 1990 р вони були перероблені і об'єднані в ГОСТ 6.38-90 «Уніфікована система документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

Стандарти на ОРД встановили склад реквізитів, правила їх оформлення та розташування, вимоги до бланків, до текстів документів і документів, що виготовляється за допомогою друкувальних пристроїв.

У 70-і рр. встановлена ??єдина термінологія, що застосовується в діловодстві та архівній справі. Тлумачення термінів стало однозначним внаслідок вимог ГОСТ 16487-70 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення". Він був перероблений в 1983 р

Впровадження в управління коштів обчислювальної техніки привело до необхідності надати юридичну силу документам на друкованому носії, тому був розроблений і впроваджений ГОСТ 6.10.4-84 «Уніфіковані системи документації».

В середині 70-х-початку 80-х рр. науковою громадськістю країни обговорювалася проблема розробки і впровадження загальнодержавної автоматизованої системи збору та обробки інформації для обліку, планування та управління народним господарством (ЗДАС).

Приділялася увага нормуванню праці працівників діловодства. Розроблялися нормативи часу на діловодних операції, праці друкарок. Маючи формули трудовитрат, можна було розрахувати кількісний склад працівників діловодної служби. Підставою для цього служили розроблені в 1988 р нормативи часу на роботи по діловодних обслуговування.

Велику роль для систематизації документів в поточному діловодстві, експертизи їх наукової та практичної цінності, підготовки і передачі документів до відомчого архіву зіграли «Основні правила роботи відомчих архівів», видані в 1986 р і «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств, установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання », затверджений у 1989 р і встановив терміни зберігання документів.

З 70-х рр. в управлінні стали впроваджувати засоби обчислювальної техніки, і в зв'язку з цим виникли плани створення автоматизованих засобів управління (АСУ) і загальнодержавної системи збору і обробки інформації для обліку планування та управління народним господарством (ЗДАС). Втілення цих ідей зажадало розробки уніфікованих систем документації, що представляють собою комплекси взаємопов'язаних документів, створених за єдиними правилами і вимогам, що містять інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. В основу їх розробки було покладено єдиний методологічний підхід, який містився в ГОСТ 6.10.1-75 «Уніфіковані системи документації. Основні положення »(перероблений в 1988 р). Значну роль у встановленні єдиної термінології в області уніфікації зіграв ГОСТ 6.10.2-83 «Уніфіковані системи документації. Терміни та визначення".

Повний перелік уніфікованих систем документації (УСД) дан в Загальносоюзному класифікаторі управлінської документації (ОКУД). Кожна УСД, включена в ОКУД, містила найменування уніфікованих форм документів, кодове позначення кожної форми. Наявність кодів забезпечувало автоматизовану обробку даних, що містяться в формах конкретних УСД. Поряд з ОКУД діяв ще ряд класифікаторів, необхідних як засіб інформаційного забезпечення в області економіки, фінансів, зовнішньоекономічної діяльності та ін. Наприклад, Загальносоюзний класифікатор підприємств і організацій (ЄДРПОУ), Загальносоюзний класифікатор спеціальностей за освітою (оксо), Загальносоюзний класифікатор продукції (ОКП) та ін. Розвиток радянського діловодства в 1970-80-і рр. заклало основу для подальшого формування сучасного діловодства в Російській Федерації. Багато нормативно-методичні документи, створені в цей період, діють і в даний час.

 



Вступ | Тема 2. Нормативно-методичне забезпечення діловодства

Діловодство в кадровій службі | Тема 4. Основні вимоги до оформлення управлінських документів | Вимоги до комп'ютерного складання документів | Тема 5. Документ і системи документації | Тема 6. Оформлення та ведення кадрових документів в організації | Тема 7. Систематизація документів, номенклатура для їх формування та зберігання | Тема 8. Організація діловодства на підставі звернень громадян | Тема 9. Обробка конфіденційних документів | Тема 10. Удосконалення документаційних форм організації | Тема 11. Забезпечення секретарської діяльності |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати