ПРОФЕСІЙНА ЕТИКА ЮРИСТА | Поняття і предмет етики | Історія розвитку етики | Характеристика основних етичних категорій | Поняття моралі. | Структура і функції моралі. | Мораль і право | Поняття і види професійної етики. | Ності. | Юриста. |

загрузка...
загрузка...
На головну

Види і особливості юридичної етикету

  1. CRM-системи. Визначення, призначення та особливості.
  2. ERP -, MRP - системи. Визначення, призначення та особливості
  3. I.3.3. Специфічні особливості дітей з РДА
  4. II. 1.5. ОСОБЛИВОСТІ РОЗВИТКУ ОСОБИСТОСТІ І емоційно-Вольова СФЕРИ
  5. II. Вікові психологічні особливості дітей 3-4 років
  6. II. Особливості написання та подання магістерських дисертацій
  7. III. 1.5. ОСОБЛИВОСТІ РОЗВИТКУ ОСОБИСТОСТІ І емоційно-Вольова СФЕРИ

Ділове спілкування представників різних юридичних спе-

ціальностей як між собою, в службових колективах, так і з граж-

данами може відбуватися в умовах різних ситуацій і прини-

мати різноманітні форми.

I. Повсякденне службове спілкування:

1. Бесіди, зустрічі, переговори.

2. Прийом відвідувачів.

3. Наради, збори, засідання, конференції.

4. Відвідування організацій, установ.

5. Відвідування громадян за місцем проживання.

6. Чергування, патрулювання, охорона.

II. Специфічні форми службового спілкування:

1 Спілкування в службовому колективі:

а) субординовані форми спілкування;

б) спілкування між колегами.

2. Спілкування викладачів зі слухачами в процесі обуче-

ня.

3. Ділові контакти з іноземними громадянами I

II. Екстремальні форми службового спілкування:

1. Спілкування в умовах конфліктної ситуації.

2. Спілкування з учасниками мітингів, демонстрацій, публічних

демаршів.

3. Спілкування з затриманими під час обшуку.

4. Спілкування зі спецконтингентом.

III. Невербальні і неспецифічні форми спілкування:

1. Публічні контакти з журналістами, інтерв'ю.

2. Виступи по радіо, телебаченню, у пресі.

3. Телефон, телетайп, радіозв'язок.

4. Ділове листування, резолюції.

Крім того, у всіх цих формах спілкування велике значення

надається так званим аксесуарам, які входять в якості

елементів в етикетні правила спілкування. До них відносяться: культура

мови, тексту, зовнішнього вигляду, міміка, тон, жестикуляція. У відносинах

кожного з цих елементів існує звід певних правил, ко

торих також слід ретельно дотримуватися.

Кожна з перерахованих вище форм містить різноманітні

принципи, прийоми, правила і норми.

Етичні вимоги до проведення ділових бесід, зустрічей, перегово-

рів.

Результати професійної діяльності юриста багато в чому

залежать від особистих зустрічей, бесід, нарад. правильно проведена

бесіда є найбільш сприятливою і нерідко єдиною

можливістю переконати співрозмовника в обгрунтованості вашої позиції,

змусити його прийняти ваше рішення і умови.

Природно, не кожна ділова зустріч або бесіда вимагає де-

ментальною опрацювання всіх її аспектів, але при відповідальних зустрічах

вона необхідна. Не слід відмовлятися від правил проведення

зустрічей і бесід і при незначних, на перший погляд, зустрічах, по-

кільки регулярне дотримання цих правил призводить до вироблення

навичок найбільш правильної поведінки в таких ситуаціях і в ко

кінцевому рахунку сприяє успіху в справі.

Чи не кожен контакт, зустріч переростають в бесіду. нетактовно і

навіть непристойно, наприклад, намагатися «втягнути» в розмову людини,

з яким щойно познайомився і який не розташований до цього

розмови. Якщо людина, з яким ви вступаєте в контакт, не на-

стрункий на бесіду, то краще її відкласти. Однак в діяльності юри-

ста існують ситуації, коли виникає потреба в отриманні

тієї чи іншої інформації від людини, який ухиляється від розмови.

Навіть в цих ситуаціях потрібно пам'ятати, що людина, яку ви смог-

Чи заручитися підтримкою, надасть вам значно більшу допомогу,

ніж той, кого ви намагаєтеся змусити говорити з вами.

При підготовці до бесіди рекомендується вивчити співрозмовника.

Яке становище він займає? Як він до вас ставиться? Що він за че-

людино? Які його наміри? Непогано знати основні моменти біо-

графії співрозмовника, коло його особистих інтересів, включаючи улюблене

заняття, хобі.

Психологи вважають, що пік мозкової активності припадає на

10-12 годин денного часу, тому найбільш важливі зустрічі,

що вимагають великих витрат розумової та психічної енергії, жела-

тельно призначати в першій половині дня. Заздалегідь позначаються вре-

менниє рамки зустрічі. Час, призначене для зустрічі, повинно

бути звільнено від інших справ. На цей час не можна призначати дру-

Гії зустрічі і змушувати запрошених очікувати в приймальні. Не при-

нято затягувати зустріч понад відведений для неї час, якщо, ко

чайно, це не пов'язано з рішенням важливого питання.

Вважається непристойним під час бесіди поглядати на годинник.

Цей жест сприймається зазвичай як сигнал до закінчення розмови.

Тому слід навчитися «відчувати» час.

Потрібно реально оцінювати свої можливості: далеко не всі про-

ладают красномовством Цицерона, тому не завадить проговорити

основні положення, які ви хотіли б висловити в бесіді. важ

але виділити найбільш суттєві ідеї, послідовність їх

викладу.

При проведенні зустрічі і бесіди важливо враховувати не тільки їх

стратегію і тактику, а й звертати увагу на «дрібниці» етикету,

які можуть вирости в обставини, серйозно впливають на ре-

результат зустрічі.

Так, входячи в кабінет, слід запитати на це дозвіл, навіть

якщо вас запросила секретар. Цього не робиться, якщо секретар

сама проводить вас в кабінет і представить його господареві. Господар, в свою

чергу, не просто киває у відповідь, а виходить з-за столу і йде на-

зустріч ввійшов, вітаючи його. Вітатися через стіл - при-

знак поганого тону.

Якщо співрозмовники не знайомі, після взаємного уявлення

господар пропонує гостю сісти. Місцезнаходження гостя і господаря сим-

волично і може вплинути на характер і тактику бесіди.

Якщо господар залишається на своєму місці, це надає йому більший

вага, символізує домінування в розмові. Якщо ж господар са

диться навпаки гостя і тим більше поруч з ним, то це вказує на

прагнення до рівності, вираз поваги до співрозмовника, а в по-

останньому випадку говорить про близькі стосунки, про прагнення до не-

офіційною бесіді.

Під час розмови сидять рівно, вільно. Беручи участь в діловій

бесіді, намагаються не курити, тим більше без дозволу господаря ка

нету. Запитувати у нього дозволу закурити не рекомендується,

оскільки відмовити вам йому буде незручно, хоча, можливо, йому не-

приємно перебувати в прокуреному кабінеті або сигаретний дим не

переносять інші учасники бесіди.

У бесіді важливі не тільки вираз обличчя, підтягнутість, по-

стрижені нігті і волосся, але і одяг, її стан, вміння сво

бодно відчувати себе в ній. Охайність, строгість одягу ухожен-

ний вид завжди сприятливо впливають на сприйняття людини його де-

столовим партнером, ось чому цим не слід нехтувати.

Велике значення в бесіді, переговорах мають мова і стиль

викладу. Тембр, інтонація, чіткість вимови, гучність го-

Лосано - це факти, які психологічно впливають на співроз-

ника, викликають у нього повагу, симпатію до вас або, навпаки, нега-

тивні емоції. Наприклад, занадто швидка багатослівна мова соз-

дає враження про людину як недостатньо надійному, підставою

тельном. Занадто уповільнена мова викликає роздратування, застав-

ляє подумати про сповільненості реакції цієї людини.

Нерідко розумну, гарну промову псують слова-паразити, а також,

хоча і улюблені вами, але від неодноразового повторення в розмові

втрачають свою привабливість прислів'я, приказки, приповідки,

тим більше, якщо вони вживаються не до місця

Потрібно бути обережними з вживанням іноземних слів і

виразів. Вживання незрозумілих співрозмовнику слів - не найкращий

спосіб показати свою ерудицію і освіченість. Це не тільки не

сприяє кращому взаєморозумінню, а й викликає раздраже-

ня. У народі давно помічено: хто ясно мислить, той ясно викладає.

Чим зрозуміліше, зрозуміліше співрозмовникові буде ваша мова, тим більше

ймовірність, що ви знайдете спільну мову.

Бесіду необхідно вести спокійно, не підвищуючи голосу і не по-

казивая свого роздратування навіть тоді, коли для цього є підставою

ня. Гарячність, квапливість - погані помічники в бесіді. навіть

якщо доводиться давати відповідь у відповідь на випад з боку собе-

седника, повне самовладання і спокійна мова справлять на

партнера більше враження, ніж запальний тон і підвищений

голос.

Будьте уважні і ввічливі до співрозмовника, целіте

його аргументи, навіть якщо вони слабкі. Фахівці вважають, що ні-

що так негативно не впливає на атмосферу ділової бесіди, як

зневажливий жест, що означає, що одна сторона відкидає ар-

гумента інший без будь-яких проблем виникнути в їх зміст. якщо

ви маєте справу з співрозмовником, який нижче вас по положенню або

залежить від вас, було б просто нерозумно демонструвати свою особисту

або професійну перевагу над ним. В цьому випадку резуль-

татом може бути лише виникнення особистої антипатії і нетерпі-

мости.

У діловому спілкуванні особливо важливо вміння уважно слу-

шать Уміння слухати співрозмовника в складній ситуації - запорука взаи-

мопоніманія, без якого ділові взаємини можуть і не

скластися. Тому розроблені основні етичні правила ефек

ного слухання в такому спілкуванні. До них відносяться:

- Вміння налаштувати себе на хвилю внутрішньої заінтересованно-

сти в темі ділової бесіди, суперечки, совещанія082 до;

- Виділення для себе головних думок мовця (сообщающе-

го інформацію) і прагнення правильно зрозуміти їх;

- Швидке зіставлення одержаної інформації з власною

ної і негайний уявний повернення до основного матеріалу з-

спілкування, суперечки, бесіди.

Уважно слухаючи і навіть не висловлюючи своєї думки, з-

трудник все одно повинен бути активним, а не пасивним учасником

бесіди, обговорення, суперечки.

В яких би умовах не проходило спілкування, якщо співробітникові не

ясно, про що говорить співрозмовник, він повинен дати йому це зрозуміти або

через постановку уточнюючих запитань, або проханням поправити його,

якщо він щось неправильно розуміє. Не приймайте мовчання собе-

седника за увагу. Якщо людина мовчить, то це ще не означає, що

він слухає. Він може бути занурений у власні думки. ідеального

ний випадок, коли співрозмовник може одночасно докладно ізла-

гать свої думки, обробляти інформацію і відмінно слухати, але

такі зустрічаються не часто.

Існують етичні норми зовнішнього прояву почуттів в де-

ловом спілкуванні. Стриманість в інтонаціях, силі голосу, в міміці і

жестах діє на співрозмовника сильніше, ніж непомірні возгла-

си, гучний голос, бурхлива жестикуляція. У спілкуванні чимало потрібно

бути погоджено, синхронізоване. Грубої безтактністю є

«Силове» нав'язування партнеру рівня спілкування, тематики діалогу,

позиції, тони.

Під час бесіди необхідно повернутися обличчям до мовця

і постійно підтримувати з ним візуальний контакт. переконайтеся в

тому, що ваша поза і жести говорять про те, що ви уважно слу-

шается співрозмовника. Необхідно перебувати на такій відстані від

співрозмовника, яке забезпечує зручне і безпечне спілкування з

ним. Завжди слід пам'ятати, що людина в екстремальних умовах,

звертаючись до юриста, хоче спілкуватися з уважним, живим собе-

седника, а не з кам'яною стіною. Ніколи не вдавайте, що

слухаєте, так як це не має сенсу. Як би ви не прітво-

рялісь, відсутність інтересу і нудьга неминуче виявляться в вираз

ванні особи або жестах. Вдавання в екстремальних умовах воспри-

приймається образливо. Краще вже зізнатися в тому, що в даний

момент Ви слухати не можете, пославшись, наприклад, на зайнятість.

У діалозі при безпосередньому слуховому сприйнятті співрозмовника

принижується значення слів, зростає роль ситуацій, міміки, жесту,

інтонації, саме тому звучить мова простіше і доступніше.

Зосередьтеся на тому, що говорить співрозмовник, оскільки

слухання вимагає свідомої концентрації і уваги. стрімко

тесь звести до мінімуму ситуативні перешкоди (телефон, телевізор, му-

зика і т. д.), не відволікайтеся і не перебивайте співрозмовника. якщо вам

потрібно перебити когось в серйозній розмові, то допоможіть потім від-

ставити перерваний вами хід думок.

Намагайтеся зрозуміти не тільки зміст слів, але і почуття співроз-

ника. Пам'ятайте, що люди передають свої думки і почуття «закодіро-

ванними »(відповідно до соціально і історично обусловленни-

ми нормами). Сприймайте не тільки вербальну інформацію, але

і передані почуття.

Не робіть поспішних висновків. Саме такі суб'єктивні

оцінки змушують громадянина зайняти по відношенню до Вас обороні-

вальну позицію. Завжди пам'ятайте, що такі оцінки - бар'єр содер-

жательного спілкування.

Не дайте «зловити» себе в суперечці на неуважності. коли

ви подумки не погоджується з промовистою, то, як правило, при-

щает слухати і чекаєте своєї черги висловитися. А висловлюючись,

настільки захоплюєтеся обгрунтуванням своєї точки зору, що часом

вже не чуєте співрозмовника, навіть коли він вже давно говорить, що

саме це і є та інформація, яку він намагається довести до

вас. Якщо виникає даний незгоду, слід обов'язково ви-

слухати людину уважно і до кінця з тим, щоб зрозуміти, з чим

саме ви не згодні, і тільки після цього викладати свою точку зре-

ня.

Завжди, коли це дозволяє тема і обстановка бесіди, дотриму-

жива доброзичливо-схвальної установки по відношенню

до співрозмовника, так як це створює сприятливу атмосферу для про-

щення. Чим більше говорить відчуває схвалення, тим точніше він

висловить те, що хоче сказати. Будь-яка негативна установка зі сто-

ку слухача співробітника викликає захисну реакцію, почуття

невпевненості і настороженості в спілкуванні.

Намагайтеся висловити розуміння. Під час слухання осмислі-

вайте сказане, щоб зрозуміти, що насправді відчуває з-

беседнік і яку за значимістю інформацію намагається до вас доне-

сти. Спробуйте подумки уявити себе на місці співрозмовника.

Таке спілкування означає не тільки схвалення мовця, а й по-

зволяет точніше зрозуміти повідомлення.

Не ставте занадто багато запитань. намагайтеся ограничи-

тися питаннями для уточнення вже сказаного. Закриті питання,

що вимагають конкретного, певної відповіді, необхідно зводити

до мінімуму. Відкритими питаннями, які спонукають мовця

детально висловлювати свої думки, слід користуватися обережно.

Надмірно велика кількість питань до певної міри подавши-

ляє людини, забирає у нього ініціативу, ставить в оборонну

позицію.

Відповідайте на прохання відповідними діями і помні-

ті, що часто метою співрозмовника-співробітника правоохоронних ор-

ганов є прагнення отримати щось реально відчутне, на-

приклад інформацію або змінити думку, чи змусити зробити

що-небудь, У таких випадках адекватна дія - краща відповідь чоло

століття.

Ніколи не кажіть співрозмовнику про те, що ви добре понімае-

ті його почуття, таку заяву служить більше для виправдання соб

жавних (не завжди успішних) спроб переконати співрозмовника в тому,

що ви його слухаєте. До того ж таке спілкування поставить під сумнів

довіру до вас, і бесіда, швидше за все, взагалі припиниться. слухаючи

схвильованого співрозмовника, будьте обережні і не піддавайтеся

впливу його почуттів, інакше можна пропустити сенс повідомляється

інформації, звернення. Будьте "непробивні" по відношенню до

емоційно зарядженим словами і виразами, слухайте тільки

їх зміст. Ваші власні почуття можуть блокувати розуміння

того, що вам дійсно необхідно дізнатися.

Не давайте ради, поки вас не попросять. Але в тих випадках, коли

у вас дійсно просять поради, застосуєте прийоми аналізірую-

ного слухання, щоб встановити, що співрозмовник хоче дізнатися на са

мом справі.

Спостерігайте за невербальними проявами говорить чоло

століття. Слідкуйте за виразом обличчя говорить і за тим, як часто він

дивиться на вас пильно, як він підтримує з вами візуальний

контакт. Слідкуйте за тоном і швидкістю мови, звертайте увагу на

то, як близько чи далеко сидить або стоїть говорить, сприяють

невербальні сигнали посиленню мови або суперечать вискази-

ваємому словами. Часто ми відволікаємося від цілеспрямованого слу-

Шанія, коли занадто багато уваги приділяємо зовнішності собе-

седника, спостереження за ним, не віримо, що почуємо щось нове і,

на наш погляд, цікаве. Підсвідомо ми відволікаємося і тоді,

коли співрозмовник висловлює погляди, що суперечать нашим, з-

ляе застарілу і недостатньо глибоку інформацію.

Слухання співрозмовника складається з сприйняття, осмислення і

розуміння. Одне з цих ланок неминуче ламається, коли спів-

нік неуважно слухає співрозмовника. Розуміння часом буває

хибним. Людина втомив співробітника кількістю складних формуліро-

вок, і він вирішив про себе: «Досить. Я все зрозумів". Насправді

це далеко не так, що і з'ясовується, як тільки співробітник починає

відповідати партнеру по спілкуванню. Без повного розуміння будь-річ-

ше спілкування неефективно. Розуміння засноване на внутрішньої за-

зацікавленість в обговорюваній темі або проблемі, на дисципліні

розуму і знанні правил спілкування.

Доводиться визнати, що далеко не всі професіонали право-

охоронних органів вміють слухати. Підводячи деякі підсумки ска

занному, виділимо кілька необхідних етичних заповідей, по-

Моган навчитися слухати з користю для себе і для справи.

Слухаючи, треба:

- Забути особисті упередження проти співрозмовника;

- Не поспішати з відповідями і висновками;

- Розмежовувати факти і думки;

- Стежити за тим, щоб ваша мова була гранично ясною і точність

ної;

- Бути неупередженим в оцінці того, що ви почули від з-

беседніка;

- Дійсно слухати, а не робити вигляд, ніби слухаєте, що не

відволікатися на сторонні думки.

Часто ми неуважно слухаємо співрозмовника через відсутність

терпіння. Співрозмовник, на нашу думку, занадто довго підходить до

суті розмови. Ми дратуємося: нам здається, що на його місці ми

б вели розмову інакше. Така позиція не приносить користі. треба

бути терплячим, зважати на манерою розмови співрозмовника.

Не можна бути надто самовпевненим: не майте, що, вступаючи

в бесіду, ви маєте абсолютно непохитну позицію. може слу

читься, що інформація, яку ви отримуєте, змінить вашу точку

зору. Тому будьте уважні, аналізуйте почуте. при

цьому необхідно налаштувати себе на тривалий напружене внима-

ня. Пам'ятайте, що зазвичай відрізок часу, протягом якого чоло

століття здатний концентрувати увагу на одній проблемі, короткий.

Після напруженої уваги настає період втоми, розсіяний

ності. І це часто відбувається саме в той момент, коли співрозмовник

або партнер по спору переходить до суті питання. Людина, яка не

вміє регулювати напругу своєї уваги, як правило, не уміння

ет раціонально слухати, перебуваючи в полоні думки про те, що партнер

«Нічого путнього не скаже».

З цього випливає, що всі форми ділових розмов повинні

мати один підсумок - правильне розуміння, яке неможливо, якщо

ви не вмієте слухати співрозмовника. Розуміння - це, перш за все

здатність прогнозувати. Якщо, вислухавши співрозмовника ви можете

уявити, які дії послідують за розмовою 'означає, зуміли

правильно зрозуміти його.

Постарайтеся логічно планувати весь процес слухання за-

згадуйте, перш за все, головні думки, висловлені собеседні-

ком. За час бесіди постарайтеся 2-3 рази подумки узагальнити ус

Лиша і краще це зробити під час пауз в розмові. Пам'ятайте,

що ваше прагнення по ходу слухання передбачити те, що буде ска

зано далі, - ознака активного мислення, що є хорошим

методом запам'ятовування головних положень бесіди.

Завжди, коли можливо, будьте чемні, дружньо налаштовані,

дипломатичні і тактовним. Якщо ви хочете привернути людини на свою

сторону, переконайте його спочатку в тому, що ви щирий друг.

Ввічливість не знижує визначеність прохання або розпоряд-

вання, але багато в чому перешкоджає появі у співрозмовника внутрен-

нього опору. Міра необхідна у всьому, в тому числі в прояв-

лення ввічливості. У юридичній діяльності нерідко доводиться

стикатися з людьми, які не заслуговують доброзичливого

ставлення до себе. Але в цьому випадку на перший план повинна вийти

коректність, тобто вміння тримати себе в рамках загальноприйнятих

пристойності в будь-яких ситуаціях.

Узагальнивши сказане, успіх у діловій розмові, на переговорах

може бути багато в чому полегшений, якщо дотримуватися певних

правил, які складені фахівцями в області ділового про-

щення:

- Заздалегідь написати план бесіди, відпрацювати найбільш важливі

формулювання;

- Застосовувати положення психології про періодичне воздейст-

вії на співрозмовника в ході бесіди, а саме: несприятливі мо

менти чергувати з сприятливими, початок і кінець бесіди повинні

бути позитивними;

- Постійно пам'ятати про рушійні мотиви співрозмовника, його ін-

Тереса, його очікуваннях, його позиції, почуття власної достоінст-

ва, самолюбстві;

- Викладати свої думки і пропозиції ясно, коротко і зрозуміло;

- Ніколи і ні в якій ситуації не ображати і не ображати з-

беседніка, бути з ним ввічливим, попереджувальним, тактовним і

делікатним;

- Ніколи не ставитися до інших зневажливо;

- Компліменти говорити помірно;

- Завжди, коли є можливість, визнавати правоту співроз-

ника;

- Уникати порожнього розмови, відволікань на сторонні теми,

порушують логічний хід бесіди.

Прийом населення.

Прийом громадян є одним з головних факторів, способст-

чих пропаганді діяльності юристів і зміцненню їх зв'язку з

населенням.

Як правило, в підрозділі або установі визначаються

конкретні дні та години прийому. Якщо прийом проводиться не в кабінеті

посадової особи, то для цього виділяється окрема кімната, про-

нувати відповідним інвентарем. Якщо є можливість, то

перед кімнатою, де проводиться прийом, відводиться приміщення для

очікування, також обладнане необхідними меблями.

Співробітник, провідний прийом громадян, повинен бути компетентний в

питаннях, на які йому доводиться давати відповіді відвідувачам, для

чого, знаючи заздалегідь питання, їх цікавлять, він консультується з

фахівцями відповідних служб.

Приймаючий відвідувачів співробітник зобов'язаний бути вніматель-

вим до заявника, вислуховувати кожного без квапливості, що не перебі-

вая, проявляючи поважність і такт, повинен бути психологічно го-

тов до сприйняття заявника, який може бути надмірно емоціона-

льон, багатослівний, навіть агресивний. Він повинен володіти прийомами

нейтралізації цих проявів і вміти ввести бесіду в спокійне

русло.

Ведучий прийом, повинен прагнути давати максимально ісчер-

пивающіе відповіді на питання заявників, вирішуючи їх як зі специали-

стами служб або підрозділів, так і з відповідними органами

і управліннями, від яких залежить вирішення поставлених відві-

телями проблем. У тому ж випадку, коли приймає керівник

не в змозі відповісти на питання, він повідомляє відвідувачеві, що йому

буде дано письмовий (якщо потрібно) або усну відповідь, визначаючи

при цьому термін відповіді. Це робиться для того, щоб відвідувач поки-

нул підрозділ задоволеним як характером зустрічі з керів

ведучим особою, так і результатами цієї зустрічі. залишаючи подразде-

ня, відвідувач повинен бути впевнений, що його питання отримав долж-

ве дозвіл або взятий під дієвий контроль. Якщо ж руково-

дитель приймає негативне рішення з питання заявника, то

він повинен дати аргументовану, вичерпне пояснення це-

го рішення, не відпускаючи відвідувача до тих пір, поки той не буде убе-

жено в тому, що це рішення засноване на законах чи інших нормативних

актах, або ж погодитися з висновком про те, що в даний

час для задоволення її запиту дійсно немає

можливостей.

Останнім часом в правоохоронних органах з'явилися і

такі форми спілкування з населенням, як телефон довіри або ж ви-

ставленний в чергових частинах спеціальний ящик для листів, скарг та

заяв громадян, в яких вони повідомляють про ті чи інші действи-

ях співробітників правоохоронних органів. Ці форми дають мож

вість керівному складу бути в курсі громадської думки

про діяльність правоохоронних органів і питань, нуждающіх-

ся в дозволі.

Спілкування в службовому колективі.

Службові відносини впливають на настрій людей, створюють

той моральний мікроклімат, без якого неможливо існувати

вання колективу. Нормальні службові відносини формуються

на основі двох основних вимог: відповідальність за справу і ува-

ються до колег.

Відповідальність передбачає чесне і обов'язкове ставлення

ня до свого слова і справи. Необов'язкова людина, базіка приносить

шкоди не тільки своїм особистим поведінкою, а й створює навколо себе

атмосферу безвідповідальності, недисциплінованості. дозвільні

розмови, перекури, виконання домашніх або особистих справ в слу-

поступу час, не тільки знижують ефективність роботи, але і разла-

гающих діють на сумлінно ставляться до справи людей. на-

рушення ділової обстановки не компенсує сама вишукана

ввічливість і люб'язність.

Ділова обстановка в чималому ступені залежить і від поваги до

колегам, вміння на чомусь наполягти, а в чомусь і поступитися способно-

сти розрядити конфліктну ситуацію. Повага до колег в нема-

лій ступеня проявляється в умінні враховувати їх інтереси, проявляти

турботу, робити невеликі, але приємні послуги.

Службові відносини дещо відрізняються від побутових, що

накладає свій відбиток і на вимоги до поведінки сослужів-

ців. Якщо, наприклад, в кафе або ресторані головним щодо

жінок і чоловіків є пріоритет дами, то в службових ставлення

пах цей пріоритет нерідко відступає на другий план і заміщується

пріоритетом начальника. Повага до співробітниці як жінці скази-

ється в наданні їй допомоги і уваги, але не в тому, щоб їй було

дозволено порушувати дисципліну, перекладати на плечі колег ра-

боту, яку вона повинна виконувати сама. У той же час зробити дружин

шині-колезі приємний комплімент, поступитися місцем, допомогти перене-

сти важкі речі, пропустити вперед, проходячи через двері, отклік-

нуться на прохання про допомогу в якій-небудь справі, взяти на себе най-

леї складну і важку частину загальної роботи - обов'язок чоловіка

в будь-яких умовах, незалежно від того, чи є він її на-

начальником чи ні.

Юридична діяльність пов'язана зі складними, швидко ме

няющее ситуаціями, значним ризиком, що викликає під-

шенную ймовірність виникнення різних конфліктів - між-

особистісних і міжгрупових. Для успішної роботи важливо передбачити

можливість виникнення конфліктних ситуацій і знати, як з них

виходити. Якщо уникнути конфлікту все ж не вдалося, то потрібно

вміти безболісно і з мінімальними втратами вирішити метушні-

кається проблеми. Як цього досягти? Тут вже недостатньо знання

лише етикетних правил поведінки. Виконання цих правил повинно

поєднуватися з тонким психологічним аналізом ситуації, урахуванням мож

мужнього поведінки колег в конфліктній ситуації.

У всіх конфліктних ситуаціях, перед тим як приймати виріши

тільні заходи, необхідно спробувати зрозуміти причини виниклого

конфлікту і лише потім братися за його дозвіл. Хоча в ка-

ждом конкретному випадку причина розбіжностей між товаришами по службі

може бути різною, є деякі загальні правила, які по-

зволяют подолати виниклі труднощі в спілкуванні. фахівці в

області міжособистісних відносин рекомендують наступну після-

ність дій, які можуть здійснювати не тільки знаходячи-

щіеся в конфлікті, але і їхні товариші, які бажають зняти напругу в

службовому колективі: створіть атмосферу співробітництва; стрімко

тесь до ясності в спілкуванні; визнайте наявність конфлікту; визначте

зміст конфлікту; досліджуйте можливі варіанти його реше-

ня; доможіться угоди між конфліктуючими; втілюйте з-

ошення в життя.

І все-таки краще запобігти конфлікту, ніж його гасити. навіть

при благополучне вирішення конфлікту його наслідки будуть так-

вать знати про себе: в неприємних спогадах, не до кінця устано-

вившись відносинах, напруженості у спілкуванні і т. п. Чи не

випадково стародавня східна мудрість застерігає: розбиту чаш-

ку можна склеїти, але тріщини на ній все одно будуть помітні.

Перш за все, в колективі повинна бути встановлена ??атмосфе-

ра взаємної довіри і коректного ставлення один до одного. з справа-

вого спілкування слід усунути судження і оцінки, які могли

б ущемити честь і гідність товаришів по службі. неприпустимі пренеб-

режітельное відношення або прояви зверхності до

представникам інших служб або молодшим колегам. Зрозуміло, що

неможливо повністю відмовитися від оціночних суджень, в тому чис

ле і критичного змісту. Однак і в цьому випадку потрібно бути

гранично об'єктивним, тактовним і намагатися зробити упор на по-

позитивним, враховуючи, що люди більш прихильно сприймають

позитивну інформацію, навіть якщо в ній містяться критичного

ські аспекти, ніж негативну, до того ж висловлену в некор-

ректно формі.

В офіційній обстановці навіть близьких людей в присутності

колег або інших осіб слід називати на "ви" і по імені і отчест-

ву. Звичайно, абсолютно неприпустимі в службових відносинах навіть

необразливі клички і прізвиська, які можуть вживатися лише при

спілкуванні дуже близьких людей поза службою.

Хоча в кожному колективі складається свій морально

психологічний мікроклімат, етика ділового спілкування дозволяє

усувати «шорсткості» в міжособистісних відносинах і тим са

мим сприяти підвищенню ефективності службової діяльності

ності.

Проведення ділових нараді.

Існує кілька правил, які зобов'язаний пам'ятати руково-

дитель, що збирається провести нараду:

- Нарада має бути гранично коротким: затягнуте рад

щаніе викликає у його учасників втрату інтересу до розглядає-

мим питань і "відторгнення" навіть тієї інформації, яка до цього

викликала інтерес;

- На нараду слід запрошувати тільки тих співробітників, ко

торие дійсно необхідні, т. е. тих, які повинні действи-

кові реалізувати отриману тут інформацію, і тих, думка ко

торих необхідно для прийняття рішення;

- Нарада має проводитися тільки тоді, коли воно дейст-

вительно необхідно, коли інший шлях вироблення певних ре-

шений буде більш тривалий і менш результативним; зайве часте

проведення нарад говорить про слабкість керівництва або про його ад-

міністратівной боягузтва, а також про марною розтраті службового

часу співробітників.

Будь-яке нарада вимагає ретельної підготовки. Чим краще

проведена підготовка наради, тим менше часу затрачівает-

ся на його проведення. Підготовка наради включає в себе на-

дмуть операції: визначення цілей наради, формулювання те-

ми, визначення Ћ_hПK _____ порядку денного, призначення дати і часу проведен

ня наради, визначення учасників і призначення основного док-

ладчіка, підготовка учасників, визначення тривалості про-

ня наради (оптимально 1,5 години, далі його ефективність різко

знижується), підготовка матеріалів, технічне забезпечення.

Існує чотири види нарад: оперативна нарада,

інструктивний нараду, проблемне нараду, підсумкове нарадах

ня. Крім того, за характером проведення наради розділяються на

наступні типи:

а) диктаторські- Веде і володіє фактичним правом голо-

са лише керівник, решті учасників надається право

лише задавати питання, але аж ніяк не висловлювати власні мне-

ня;

б) автократичні- Грунтуються на питаннях керівника до

учасникам та їхнім відповідях на них; тут немає широкої дискусії, буде повністю ефективним

дружин лише діалог;

в) Сегрегативное- Доповідь обговорюють лише вибрані керів

водієм учасники, інші лише слухають і приймають до сведе-

ню;

г) дискусійні- Вільний обмін думками і вироблення

спільного рішення; право приймати рішення в його остаточній

формулюванні, як правило, залишається за керівником;

д) вільні- На них не приймається чіткий порядок денний,

іноді відсутній і голова, воно не обов'язково заканчівает-

ся прийняттям рішення і зводиться в основному до обміну думками.

Починати наради слід в точно зазначений час. всту-

пітельное слово, як правило, робить начальник підрозділу. під

вступному слові необхідно чітко окреслити контури обсуждае-

мій проблеми (або проблем), сформулювати мету обговорення, по-

казать її практичну значимість і визначити регламент.

Основне завдання ведучого збори полягає в забезпеченні

можливості вислухати думки виступаючих і проаналізувати їх.

Він повинен коректно вказати на повтори, відсікати зайве, що не маю-

ний відношення до справи, наполягати на аргументації висловлюваних

думок. Важлива ознака культури ведучого збори - чітке з-

мання регламенту. Однак і тут можливі «послаблення», як-

Чи виступає викладає думку, має велике значення і ви-

зувати загальний інтерес. В цьому випадку слід звернутися до з-

лайкою і отримати його дозвіл на збільшення регламенту.

Ніколи не слід примушувати учасників слухати доповіді та

виступи і спонукати їх обов'язково виступати. Якщо під час

засідання деякі з його учасників займаються сторонніми де-

лами, не потрібно поспішати їх засуджувати. Швидше за все, підняті на за-

сіданні питання мало їх торкаються або ж вони настільки ясні, що ні

заслуговують їх обговорення. У цих випадках організатор наради

може бути незадоволений тільки самим собою. Разом з тим не можна до-

пускати під час наради сторонніх розмов, ходінь і то-

му подібних проявів безтактності і невихованості. їх орга

тельно треба припиняти.

Керівнику не слід зловживати засіданнями в своєму

кабінеті. Тут сама обстановка підкреслює нерівноправність між

керівником, що сидить в кріслі за власним столом і решта

ними співрозмовниками. Підлеглі тримаються в цих умовах більш

скуто.

Керівник, який проводить засідання в своєму кабінеті, безус-

Ніби, не повинен переривати його хід переговорами по телефону визо-

вами секретаря, розмовами з відвідувачами і т. д. Така поведінка

- Не тільки марна трата часу присутніх, а й пряма

нетактовність по відношенню до них. Нарада повинна закінчуватися

прийняттям рішення або заключним словом начальника з указа-

ням конкретним виконавцям. На нараді ведеться протокол, де

важлива не форма, але фіксація прийнятих рішень для подальшого

контролю. Рішення також можна розписати на картки-завдання.

Найважливішим критерієм наради є ставлення участни-

ков до його підсумками. Важливо, щоб у них не було відчуття марно за-

Гаяне часу, щоб у кожного склалося чітке розуміння

прийнятих рішень і своєї ролі в їх виконанні. За ступенем конкретних

ності прийнятих рішень можна судити про компетентність руково-

дителя, його управлінської культури і моральної вихованості.

Телефонні переговори.

Телефонне спілкування при вирішенні службових питань зані-

мает чи не більше часу, ніж особисте спілкування. Тому так

Закони щодо ділової розмови по телефону. Ненуж-

ні телефонні розмови порушують нормальний режим роботи,

розбивають робочий день, ускладнюють вирішення важливих питань, тре

бующіх обмірковування і аналізу в спокійній обстановці, заважають

колегам.

Телефон є одним їх психологічних подразників на

роботі. Як вважають медики, досить тривалий вплив те-

лефону дзвінків негативно впливає на нервову систему, а недо-

торие навіть вважають, що цей вплив може скоротити життя че-

дини на три-чотири роки. Причому справа тут не в тих чи інших відо-

тиях, які ми дізнаємося з телефонної розмови, а в напрузі

нервової системи через несподіванки телефонного дзвінка або, на-

проти, через постійне очікування його. Тому, по-перше, слід

відрегулювати гучність дзвінка, щоб він був чутний, але не за-

складало здригатися, і, по-друге, краще відразу знімати трубку, як

тільки почуєте дзвінок. До того ж деякі сором'язливі люди,

які бояться потривожити своїм набридливим дзвінком абонента,

почувши, що після перших гудків ніхто не відповідає, кладуть трубку. А

в правоохоронній діяльності від такого невдалого те-

лефону розмови може залежати доля людей.

До важливого телефонної розмови слід добре подготовіть-

ся. Фахівці підрахували, що погана підготовка до телефонного

розмови, невміння виділити в ньому головне, ємко і грамотно ізла-

гать свої думки у деяких працівників на чверть скорочує їх

корисний робочий час. У більшості людей до третини телефонного

розмови займають повторення, непотрібні __________ паузи і просто безліч

зайвих слів.

Для скорочення часу розмови під рукою завжди повинні

бути авторучка, папір, документи і дані, на які, можливо,

доведеться посилатися, номери телефонів, адреси організацій або осіб,

які вам потрібно повідомити, а також календар. наявність цих

своєрідних "реквізитів" телефонної розмови є состав-

ної частиною культури службового спілкування.

При підготовці до службового телефонної розмови перш

Насамперед слід визначити мету розмови. У вас хороша пам'ять, але ка

кой б вона не була, бажано записати питання, які ви хочете

вирішити, чи відомості, які ви хочете отримати. записані во-

тання допоможуть вам повернутися до потрібної вам теми, якщо розмова піде

в сторону, а також не втратити чогось важливого, щоб потім не при-

йшлося ще раз звертатися з цього питання. Повторні дзвінки не

дуже добре характеризують дзвонить, говорять про його незібраність,

нечіткості у веденні справ.

Звертатися зі службовими питаннями по домашньому телефону

можна лише у випадках, що не терплять зволікання, або на прохання

самого господаря. Але і в цьому випадку дзвонити слід не пізніше 22 го-

сов.

Лунає телефонний дзвінок, і ви піднімаєте трубку. З чого

почати? Якщо по домашньому телефону цілком доречно сказати: «Ал

ло », то службовий розмова потрібно починати з представлення. за

зовнішньому телефону називають, як правило, не своє прізвище (якщо

це не персональний телефон), а організацію або підрозділ. за

внутрішньому ж телефону називається підрозділ і прізвище

підняв трубку. Відповідаючи на дзвінок по персональному телефону,

слід завжди називати своє прізвище.

Перші фрази по телефону служать засобом представлення

сторін одна одній, від них багато в чому залежить подальша розмова, по-

цього, навіть не знаючи, хто дзвонить, відповідати потрібно доброзичливим

тоном. Нерідко у того, хто подзвонив після того, як він почує в трубці:

"Алло, слухаю", сказане грубуватим тоном або так, ніби __________ від вас

відмахуються, як від настирливої ??мухи, зникає будь-яке настрій

продовжувати розмову. Люди чекають від правоохоронних органів по

потужності і захисту, а почувши в телефонній трубці роздратований голос,

вони розуміють, що від цієї людини такої допомоги вони навряд чи дож-

дутся.

Ініціатор розмови, почувши відповідь, повинен привітатися і

відразу представитися, тобто назвати своє прізвище, ім'я та по батькові,

а також організацію і посаду. Щоб не поставити людину в не-

спритне положення, змусивши його болісно згадувати, як вас зо-

вут, або гарячково гортати записну книжку, намагаючись відшукати ва-

шу прізвище, рекомендується після прізвища назвати свої ім'я та від-

кість. Навіть якщо ви дзвоните людині, яка вас знає, не слід

розраховувати на те, що кожен ваш знайомий добре пам'ятає, як вас

звуть.

Оскільки телефонний дзвінок може прозвучати в незручне

для іншої людини час, після подання рекомендується

запитати, чи не завадили ви йому і якщо так, то в який час було б

зручно передзвонити. При цьому можна коротко повідомити, у якій по-

просу ви бажали б поговорити. Забувши запитати про це і почавши з-

лага суть свого питання, ви ризикуєте бути перерваним і почувст-

яття себе ніяково, поставивши в незручне становище і того, кому по-

дзвонили. У кращому випадку вас вислухають, але розраховувати на те, що

розмова виявиться ефективним, в такому випадку не доводиться, так

як ваш співрозмовник в цей час може бути не в змозі сконцен-

трірованная на вас увагу або вести довірливу розмову.

Якщо при розмові на особисті теми вважається нечемним сра-

зу заговорювати про справу, то службовий розмова, навпаки, відразу ж

рекомендується починати з справи, повідомивши, про що піде мова. зазвичай

не прийнято питати про причини дзвінка, але якщо потрібного вам чоло

століття не виявилося на місці, підійшов до телефону не тільки не

забороняється, але рекомендується поцікавитися, чи не зможе він

чим-небудь допомогти або щось передати потрібного вам людині. В будь-якому

випадку на столі того, кому дзвонили, слід залишити записку з пере-

цим проханням і прізвищем того, хто телефонував. Бажано також вказати

час дзвінка.

Співрозмовник, в свою чергу, повинен сказати про причини дзвінка

або, якщо він не може цього зробити в силу тих чи інших причин, хоча

б назвати своє прізвище і час, коли він зміг би передзвонити,

щоб не змушувати людину гадати, хто міг їм цікавитися.

Якщо ви поклали трубку, щоб когось запросити до телефону,

постарайтеся не забути про неї, а також про те, що на іншому кінці про-

вода чекають відповіді. Природно, тому, хто зателефонував слід заздалегідь по-

дякувати людини, що відгукнувся не прохання покликати потрібного

йому співробітника до телефону.

У разі, коли вам необхідно на деякий час відійти від

телефону, щоб навести довідки або підібрати необхідну ін-

формацію, повідомте співрозмовнику, як довго йому доведеться чекати, і

запитаєте його, чи не буде зручніше, якщо ви передзвоніть йому пізніше.

Нерідкі випадки, коли набирають помилковий номер або происхо-

дит неправильне з'єднання. Тоді слід пам'ятати, що вас побес-

спокою не зумисне і що тому, хто зателефонував, можливо, так само досад-

але, як і вам. З вашого боку вибачень не потрібно, а ось до-

нившиеся сказати «вибачте» або «вибачте» не завадить. якщо зво-

нок лунає знову, не слід міняти привітного тони на агрес-

вибухобезпечний, краще поцікавитися, який номер набирає подзвонив.

Тим самим ви позбавите себе від подальшого занепокоєння і поможе-

ті потрапив у скруту людині, який зрозуміє, що справа не в

технічні неполадки, а в невірно записаному номері телефону.

Якщо під час розмови зв'язок переривається, слід покласти

трубку. За загальним правилом знову набирає номер той, хто по-

дзвонив. Це ж правило діє і при визначенні тривалості

розмови, першим кладе трубку подзвонив. У розмові старшого

і молодшого, начальника і підлеглого незалежно від того, хто по-

дзвонив, закінчення розмови визначає старший або начальник.

Якщо викликаний до телефону поспішає або зайнятий, він повинен, ізві-

нившиеся, тактовно попросити того, хто подзвонив перенести розмову на

інше, зручне для нього час або, якщо це зробити затруднітель-

але, викласти суть питання в найбільш короткій формі Службовий раз-

говір вимагає стислості і чіткості. Слід постійно пам'ятати, що

ділову розмову по телефону - це не детальний обмін думками, а

обмін інформацією оперативного значення з метою досягнення оп-

ределенного результату, а також з'ясування позиції іншої сторони

з того чи іншого питання. Мистецтво ведення телефонних розмов

рів полягає в тому, щоб в мінімально можливий відрізок вре-

мени повідомити все, що ви хочете сказати, і отримати необхідну

інформацію При цьому важливо пам'ятати, що через телефон не ведуться

розмови, що містять державну та службову таємницю. компе-

тентности, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами ве-

дення бесіди, прагнення оперативно і ефективно вирішити пробле

му або надати допомогу в її вирішенні - все це залишає приємне

враження у співрозмовників і допомагає досягти мети, що стала при-

чиною телефонного дзвінка.

Нерідко в правоохоронні органи дзвонять люди з сообще-

нями про подію, злочин, що знаходяться в збудженому

або пригніченому стані, в стресовій ситуації. Вони не можуть містити

зосередитися, кажуть плутано, втрачають головне, повторюються і

т. п. У цьому випадку слід тактовно направляти нитку розмови в нуж-

ве русло, задаючи навідні запитання. рекомендується уникати

довгих питань і складних речень, які важко воспри-

ються на слух. Ввічливість, уважність, спокійний, заинте-

ресованний тон співробітника допоможуть отримати максимум інформації,

зняти напругу у абонента.

Потрібно навчитися під час телефонної розмови робити паузи:

після питань, щоб співрозмовник міг відповісти; перед __________ тим, як ви

скажете важливу інформацію або слова, на які співрозмовник

повинен звернути увагу; після того, як закінчите свою думку,

щоб дати можливість іншій стороні висловити свою. намагайтеся

стримувати себе і не переривати співрозмовника на півслові, навіть як-

Чи він висловлює, на ваш погляд, несправедливі закиди і замеча-

ня. Відповідна агресивність лише зміцнить вашого абонента в пра-

ності своєї позиції, але не призведе до позитивного рішення

питання. У таких випадках потрібно дати співрозмовникові висловитися, а за-

тим спокійним тоном, визнаючи, коли є можливість, його право-

ту, викласти свою думку з даного питання, а якщо виникне необ

ходимость, запропонувати зустрітися і в особистій бесіді обговорити всі

спірні моменти.

Слід враховувати, що при розмові по телефону ви лішае-

тесь одного з найважливіших засобів передачі інформації - міміки і

жестів, зате загострюються всі недоліки вербальної мови, усіліва-

ється значення тону, тембру голосу, інтонації. звертайте увагу

не тільки на те, що говорить співрозмовник, але і на те, як він це говорить,

щоб зрозуміти, в якому психологічному стані він знаходиться, що

йому заважає в розмові, щоб не помилитися.

По телефону рекомендується говорити чітко, не кваплячись і

неголосно, крім випадків, коли в приміщенні занадто шумно або пло

Хая зв'язок. Акустичної особливістю телефонної розмови є-

ється ефект дзеркальності: якщо на одному кінці дроту говорять ти-

хо, то і відповідати будуть теж стиха, а якщо голосно, то відповідь буде

дан підвищеним голосом, оскільки у розмовляють створюється

враження, що їх погано чують. Намагайтеся особливо чітко

вимовляти числа, імена власні, приголосні букви. Це пов'язано

з тим, що слова з однаковими голосними і закінченнями ( «плями-

дцять »,« шістнадцять ») можуть по телефону звучати однаково. Праця

ні для сприйняття слова, особливо імена і прізвища, слід про-

зносити по складах або навіть по буквах, використовуючи для цього прості

слова: найчастіше для цих цілей використовують загальновідомі імена.

У діловій розмові чужорідними здаються жаргонні слова і ви-

ражения типу «добро», «йде!», «добре», «о'кей» та інші. вони соз-

дають враження легковажного ставлення до справи, несерйозності

партнера по розмові.

Хоча ввічливість вимагає проголошення таких слів, як «ізвіні-

ті »,« вибачте »,« спасибі »,« будь ласка », в службовому телефонному

розмові бажано не зловживати повторенням вибачень і

подяк.

З'ясувавши необхідні питання, не слід ще раз повторювати

вже сказане, затягувати розмову, не знаючи, як його закінчити або

вголос згадуючи, чи всі, що хотілося, обговорено. В кінці розмови

рекомендується подякувати співрозмовника за надану допомогу,

консультацію, інформацію, висловити готовність до продовження з-

співробітництва і попрощатися. При всіх труднощах розмови і віз

Можна іншому його змісті і дискусійному характері раз-

говір повинен бути закінчений на оптимістичній ноті і в доброжела-

тельном тоні, що залишає можливість продовження контактів.

Складання службових документів і ведення ділового листування.

Діяльність юриста неможливо уявити без роботи з до-

ментів. Фахівці підрахували, що на складання службових

документів і роботу з ними у деяких категорій працівників тратіт-

ся від 30 до 70% робочого часу.

За всяким документом стоять люди, він опосередковано висловлює

відносини між ними, тому не випадково в правоохоронній

сфері існують досить суворі вимоги до складання

службових документів і ведення ділового листування, які входять

в діловий етикет. Від правильно складеного наказу, постанов

ня, коректно написаного листа багато в чому залежать дотримання за-

законності, авторитет правоохоронних органів, відносини в кол

колективі і з громадянами і, в кінцевому рахунку, успіх справи.

Службові документи, як правило, строго формалізовані. вони

вимагають лаконічності, чіткості, односложности мови, не повинні

бути перевантажені словами, непотрібними оборотами. максимум ін-

формації при мінімумі слів - непорушне правило їх складання.

Формализованность службової документації дозволяє сь

реї і ясніше засвоїти суть питання, уникнути зайвої витрати часу

на її складання та скоротити писанини. Як і будь-яка фор

малізованность, що є одним з ознак ділового етикету,

вона носить договірний характер. З одного боку, це призводить до то-

му, що правила складання службових документів і ведення справа-

виття листування отримують закріплення в офіційних документах і

таким чином стають єдиними для всіх, на кого поширюється

ються ці документи, а з іншого - можуть істотно відрізнятися від по-

подібних правил, прийнятих, скажімо, в іншому відомстві або інший

країні.

У той же час загальні принципи ділового спілкування за допомогою

документації практично єдині в усьому світі, що дозволяє з-

співробітникам правоохоронних органів обмінюватися службовою до-

кімнатці не тільки один з одним, але і зі своїми колегами з

інших країн, сприяючи боротьбі з міжнародною злочинністю.

Всі службові документи можна розділити на організаційні

(Статути, положення, інструкції), розпорядчі (інструкції, ре-

шення, накази, розпорядження), інформаційно-довідкові (зведення,

акти, протоколи, відомості), оперативні (службові листи, запіс-

ки, телефонограми і т. д.)

Серед розпорядчих документів найпоширеніший

- Наказ. Наказ повинен бути точним, ясним і відповідати за-

кону. Його зміст виноситься в заголовок і формулюється в перед-

хибному відмінку, наприклад: «Про заходи щодо вдосконалення боротьби з

злочинністю ».

У вступній (констатуючій) частині наказу викладаються факти і

події, що послужили підставою до видання наказу: «У соответст-

вії з рішенням ... »,« З метою усунення зазначених недоліків ... ».

В розпорядчої частини наказу слід уникати неконкретних

виразів типу: підняти, підвищити, посилити, поліпшити, прийняти ме

ри. Пункти, що містять такі завдання, розпливчасті і перевірити їх

практично неможливо.

Накази з особового складу мають деякі особливості і з-

представляються окремо від наказів із загальних питань. У них може

опускатися констатуюча частина. В розпорядчої частини, як

правило, спочатку йдуть параграфи про призначення на посаду, потім

про переведення, звільнення від займаної посади і т. д. Виклад

змісту таких наказів має бути однаковим, що облег-

чає їх використання в довідкових цілях. Кожен пункт наказу на-

чинается з дієслова: призначити, перевести, звільнити. Ці слова пі

шутся прописними буквами. Потім з нового рядка вказуються фамі-

лія, ім'я та по батькові особи, про яку йдеться, його посаду, під-

поділ, куди він призначається.

Накази і розпорядження повинні викладатися такою мовою, як

якби вони зачитувалися вголос. Не слід зловживати ізліш-

ним наукоподібністю, застосовувати штучні подовження мови. І, ко

чайно, неприпустимий образливий тон наказу.

Велике місце серед службових документів займають ділові

листи, які складаються з найрізноманітніших приводів. Толко-

во, грамотно складений лист служить одним з дієвих

засобів отримання потрібного результату.

При складанні ділового листа важливо дотримуватися таких

вимоги:

- Виконавець повинен чітко уявляти собі повідомлення,

яке він хоче передати, або питання, який хоче з'ясувати, і

точно знати, як це висловити в зрозумілій і стислій формі;

- Лист повинен бути простим, конкретним, логічним, без дво

смьіслени, що допускають кілька тлумачень, щоб адресат

міг зрозуміти його зміст; лист складається тільки по одному

питання. Текст листа розбивається на абзаци, в кожному з яких

повинен порушуватися лише один аспект даного питання; лист

має бути переконливим, з достатньою аргументацією;

- Лист пишеться в нейтральному тоні викладу, що не який до-

щем емоційного забарвлення;

- Обсяг ділового листа, як правило, не повинен перевищувати

двох сторінок машинописного тексту, проте виконавець його ні в ко

третьому випадку не повинен заради стислості жертвувати ввічливістю тони;

- Недбало оформлене лист з орфографічними, сінтак-

сических і стилістичними помилками справляє погане вра-

ня і дратівливо діє на адресата.

Слід враховувати, що сприйняття листа багато в чому залежить не

тільки від змісту, а й від конверта, бланка організації. службові

ні листи пишуться на спеціальних бланках, що відповідають стан-

Дарт, що мають встановлений набір обов'язкових елементів (ре-

квізітов), розташованих в певному порядку. для офіційно-

го листа рекомендується наступний склад обов'язкових реквізі-

тов: найменування відомства, якому належить організація;

найменування організації, яка дається в повній та скороченій

формі; поштова та телеграфна адреса; номер телефону та телефаксу;

дата; індекс документа; посилання на індекс і дату вхідного докумен-

та; ім'я (найменування) адресата; заголовок до тексту; текст; відмітка про

контроль; підпис; прізвище, ім'я, по батькові та телефон ви-

виконавця.

Візовий збір - це єдиний офіційний документ, на

якому не ставиться його назву. Не допускається довільно з-

припиняється найменування організацій, хоча офіційне скорочення

не тільки дозволяється, але і необхідно, наприклад, як реквізит де-

лового листи,

Назва та адреса одержувача листа проставляються на

верхній правій стороні бланка листа. Тут вказується наймену-

вання організації, його підрозділу або прізвище та адресу особи, ко

торому направляється лист. При направленні листи посадовій

особі назва організації вказується в називному відмінку, а

посаду та прізвище - в давальному. Ініціали пишуться після фа-

міліі.

Розділові знаки у внутрішньому адресу можуть бути опущені.

Найменування організації, ім'я та прізвище особи, якій адресо-

вано лист, слід писати так, як вони дані у вихідному із цієї

організації кореспонденції або в довіднику.

Якщо лист направляється приватній особі, то спочатку вказуючи-

ються поштовий індекс і адреса, а потім прізвище та ініціали получа-

теля в давальному відмінку. Якщо лист адресується кільком особам,

то кожне прізвище записується на окремому рядку. якщо отримувач

тель листи має військове, спеціальне або вчене звання, то його

слід вказувати перед прізвищем.

Лист не повинно містити більше чотирьох адресатів. при від-

правці листи більш ніж в чотири адреси складається список на

розсилку і на кожному листі проставляється тільки один адресат. за-

головок поміщається перед текстом листа зліва і містить одну

фразу, в якій повинна бути відображена основна причина відправлень

ня листи і вказівка ??на те, про що воно. Не слід намагатися ви-

жити в заголовку зміст листа, він повинен бути коротким і ем-

ким. Тема зазвичай починається з прийменника "Про" або "Про" і кавичка-

ми не виділяється.

Заголовок не проставляється, якщо лист адресовано персо-

нальному особі. В цьому випадку пишеться звернення, наприклад: «-ува-

вантажують Іван Іванович! ». Після цього слід текст листа. по-

кільки офіційні листи мають правової значимістю, їх

зміст і стиль повинні відповідати певним требова-

данням. Зазвичай лист складається з двох частин. У першій викладаються

факти і події, які викликали необхідність написання листа,

в другій - конкретні прохання, пропозиції, рішення, рекомен-

дации і т. п.

Хоча мова офіційних документів - це набір кліше, штам-

пов, стандартів, які прагнуть звести до мінімуму суб'єктивно

емоційну сторону, всяке діловий лист крім самого з-

тримання має підтекст, який виражається словом «тон». за крейда-

ким штрихами листи, вибору слів, стилістичних оборотів і просто

з оформлення можна судити про автора цього листа. вживання

стандартизованих словесних оборотів дозволяє не тільки ви-

ключить непотрібний емоційний тон листа, але і є Вира

ням ділової ввічливості, тому що усуває зайву напругу

при читанні листи, а також двозначності, неточності формулі-

ровок. Формалізованност' ділового листа допомагає і його автору

або виконавцю, скорочуючи час і зусилля на складання докумен-

та.

Якщо до листа є додаток, то відмітка про нього проставляється

в лівому нижньому куті листа. З нового рядка друкується слово

"Додаток". Справа наводиться перелік доданих доку-

тов із зазначенням кількості примірників і аркушів, ступеня секретно-

сти. Кожна назва розташовується на окремому рядку. якщо на-

іменування Додатки наводиться в тексті листа, то в позначці

вказується лише кількість аркушів і примірників.

Закінчується лист підписом, до складу якої входить на-

іменування посади особи, яка підписала лист, особистий підпис і

її розшифровка. Назва організації не вказується, щоб не по-

вторять то, що вже зазначено в бланку. У підписі ініціали ставляться

перед прізвищем. Якщо лист має бути підписана кількома

посадовими особами, які займають однакові посади, тоді

підписи розташовують на одному рівні.

Рекомендується дотримуватися посадовий рівень підписання пі

сем. Зокрема, відповідь на лист, підписаний начальником управ

лення, також повинен бути підписаний начальником відповідного

рівня, а не його замістити

юриста фірми | Ділове спілкування в екстремальних умовах
загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати