На головну

ПРОБЛЕМИ СВОЄЧАСНОСТІ ВИКОНАННЯ доручень вищестоящих ОРГАНІВ ВЛАДИ ТА УПРАВЛІННЯ

  1. FDDI. Кадр. Процедури управління доступом до кільця і ??ініціалізації роботи кільця.
  2. I. Основні поняття УПРАВЛІННЯ ТА АВТОМАТИЗОВАНИХ СИСТЕМ ОБРОБКИ ІНФОРМАЦІЇ ТА УПРАВЛІННЯ
  3. I. ПРИЧИНИ ОБОСТРЕНИЯ КАДРОВОЇ ПРОБЛЕМИ НА ТЕЛЕБАЧЕННІ, В ЗМІ РОСІЇ
  4. I. ПРОБЛЕМИ Взаємодія ПРИРОДИ І СУСПІЛЬСТВА
  5. I.VI. ПРО ВЛАДУ ПРОСТОРІВ НАД РОСІЙСЬКОЇ ДУШЕЮ
  6. I. Форми державного управління
  7. I. Форми державного управління

Для забезпечення безумовного і своєчасного виконання і контролю за дорученнями вищестоящих органів влади і управління в організаціях різних форм власності необхідно створювати спеціальний підрозділ (далі - "відділ контролю") або доручити одному зі співробітників, з відображенням в посадові обов'язки, на яких буде покладено обов'язок реєстрації і контролю за проходженням всіх документів.

На документи вищестоящих органів влади і управління, що містять доручення контролю ставиться штамп '' Контроль '' в верхньому правому куті першого аркуша.

Копії документів зі штампом "Контроль" в обов'язковому порядку надходять до відділу контролю для безпосереднього здійснення контрольних функцій. Документи з позначками "Дуже терміново" або "Терміново" обробляються в першу чергу і доводяться до відповідних посадових осіб негайно.

У відділі контролю документи, що містять доручення, реєструються і вводяться в базу даних. На кожне доручення заповнюється картка, в якій відображаються найменування документа, його номер і дата, зміст доручення, термін виконання (якщо такого немає, то проставляється встановлений термін виконання відповідно до вимоги керівництва або з вимогою нормативних документів). Заповнена картка направляється до структурного підрозділу, що є відповідальним виконавцем даного документа.

Доручення з конкретною датою виконання підлягають виконанню в зазначений термін.

Доручення без зазначення конкретної дати виконання, які мають в тексті позначку "Терміново", виконуються в 3-денний термін, що мають позначку "Оперативно" - в 10-денний термін, решта - в строк не більше місяця.

Внесені в необхідних випадках пропозиції про продовження термінів виконання доручень необхідно представляти не пізніше, ніж за 7 днів до їх виконання.

Термін обчислюється в календарних днях з моменту підписання доручення.

Відповідь на запит депутата Державної Думи або члена Ради Федерації мають дати в 15-денний термін, а відповідь на звернення члена Ради Федерації або депутата Державної Думи має бути дана в 20-денний строк з дня надходження його до Міністерства. Якщо звернення вимагає додаткової перевірки або додаткового вивчення пов'язаних з ним матеріалів, то автор повинен бути письмово повідомлений про це в
 3-денний термін з моменту надходження звернення.

Надійшли в структурні підрозділи доручення вищестоящих органів відповідно до вказівок керівника передаються безпосередньому виконавцю. У журналі, контрольній картці або електронній базі даних робиться відповідна відмітка, коли і кому доручення передано на виконання, а також встановлений термін виконання доручення.

Доручення вважається виконаним лише тоді, коли підсумковий документ несе обумовлену завданням інформацію, дає відповідь на всі поставлені питання, викладено коротко, ясним, що не допускає подвійного тлумачення мовою, містить в необхідних випадках посилання на діючі закони або інші нормативні правові акти, має передбачені правилами діловодства підпис, дату, номер та інші реквізити.

Після виконання доручення і підготовки підсумкового документа контрольна картка повертається до відділу планування, організації і контролю з відповідними відмітками про виконання, включаючи вихідний номер підсумкового документа. Співробітник відділу, який здійснює контроль, робить відповідні відмітки про виконання доручення.

Метою виконання документів є забезпечення своєчасного та якісного виконання доручень, зафіксованих в документах.

Контролю підлягають:

доручення Президента Російської Федерації;

протоколи засідань Уряду Російської Федерації в частині, що стосується зацікавленого відомства;

доручення Голови Уряду Російської Федерації і його заступників;

звернення депутатів Ради Федерації і Державної Думи Російської Федерації;

рішення колегій;

накази і розпорядження керівництва підприємства або організації;

плани робіт підприємства або організації.

Контроль за виконанням документів здійснюється керівниками служби контролю, відповідальними виконавцями, фахівцями, яким доручено відповідно до посадових обов'язків вести контроль.

Контроль за виконанням документів будується на основі банку реєстраційних даних: реєстраційних картотек або автоматизи-рова баз реєстраційних даних.

Контрольна картотека або автоматизована база реєстраційних даних повинна бути систематизована по:

термінами виконання документів;

по виконавцям документів;

групам документів (наприклад: доручення Президента РФ, доручення Голови Уряду РФ, накази, рішення колегій та ін.)

Контроль за виконанням документів здійснюється на основі термінів виконання. Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а надійшли з інших організацій - з дати їх надходження. Терміни виконання документів визначаються керівником, виходячи з терміну, встановленого організацією, що направляє документ, або термінів, встановлених законодавством (наприклад, за зверненнями депутатів Федеральних Зборів РФ). Кінцева дата виконання вказується в тексті документа або в резолюції керівника. Термін виконання документів з непроставленою датою виконання - місяць. Зміна терміну виконання документа проводиться особою, що встановив цей термін. Зміна термінів обов'язково документується: проставляються нові терміни, дата зміни, вносяться необхідні зміни в реєстраційні картотеки і бази даних. Призупинення виконання документів, а також їх скасування здійснюється тільки вищестоящими органами - авторами документа.

Документи з позначками "Дуже терміново" або "Терміново" обробляються в першу чергу і негайно доводяться до відповідних посадових осіб.

Організація контролю за виконанням документів, зокрема, передбачає:

систематичну (проміжну і після закінчення терміну остаточну) перевірку виконання працівниками структурних підрозділів отриманих ними документів;

обговорення на оперативних нарадах ходу виконання наказу (розпорядження) в частині, що стосується діяльності структурного підрозділу.

Доручення вважається виконаним лише тоді, коли підсумковий документ несе обумовлену завданням інформацію, дає відповіді на всі поставлені в дорученні питання, викладено ясним, що не допускає подвійного тлумачення мовою, містить в необхідних випадках посилання на діючі закони або інші нормативні правові акти, має передбачені правилами діловодства реквізити: підпис, дату, реєстраційний номер.




МЕТОДИКА ДОКУМЕНТООБІГУ | КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

В. А. ЧЕВИЧЕЛОВ | ДОКУМЕНТ ЯК НОСИТЕЛЬ ІНФОРМАЦІЇ | КРИТЕРІЇ І ПРАВОВІ ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ УПРАВЛІННЯ ТА ДІЛОВОДСТВА | КОНТРОЛЬ ВІРОГІДНОСТІ ІНФОРМАЦІЇ ПРИ ПЕРЕДАЧІ І ПРИЙОМ ДОКУМЕНТІВ У СИСТЕМІ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ | ВИБІР СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ | Забезпечує управління документами і електронне листування між співробітниками і організаціями: створення, зберігання, класифікацію та пересилку будь-якої інформації в електронному вигляді. |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати