На головну

PR-заходи

  1. PR-заходи, їх види та способи проведення

Повідомляти свою інформацію громадськості через ЗМІ можна не тільки в письмовому вигляді, але і усно: на прес-конференціях; брифінгах, виставках, презентаціях різних проектів і товарів і т. д.

1. Прес-конференція - це зустріч журналістів з представниками різних державних і комерційних структур з метою інформування громадськості з актуальних питань певної тематики, що передбачає сесію питань-відповідей.

2. Брифінг - Коротка, стисла в часі зустріч журналістів з керівництвом організації або компанії, що не передбачає сесію питань-відповідей.

2. Презентація - самостійна акція, організована фахівцями зі зв'язків з громадськістю спільно з керівництвом фірми з метою представлення фірми, її нової продукції, демонстрації нових досягнень.

4. Прес-тур - Запрошення журналістів керівництвом фірми на певні заходи або для відвідування об'єкта з метою надання роз'яснювальних даних по проблемі.

5. Прийом - одна з форм зовнішнього і внутрішнього життя організації, заздалегідь підготовлена, розроблена і забезпечена керівництвом і фахівцями зі зв'язків з громадськістю для спільного проведення часу представників фірми-господаря і гостей.

6. День відкритих дверей - дозволяє всім бажаючим ознайомитися з діяльністю фірми, її планами, задати керівництву, що цікавлять.

7. Круглий стіл - Одна з форм спільного обговорення ідей, проблем, ситуацій, що мають значення для широких кіл громадськості.

Розглянемо найбільш традиційні форми спілкування з журналістами.

Прес-конференція - Це зустріч з журналістами, які прийшли, щоб отримати інформацію в ході її обговорення. Це новинна зустріч з журналістами. Прес-конференція повинна мати цінність з точки зору новин, і в цьому відношенні важлива її хороша організація.

Прес-конференція присвячується докладного обговорення 1-2 питань і, в середньому, проводиться протягом 1,5 годин.

Доцільно проведення прес-конференції в тому випадку, якщо:

- В організації є «гарячі» новини і необхідно зробити важливе повідомлення або необхідно терміново відреагувати на певну подію;

- В місто приїжджає відомий фахівець, цікава людина, готовий виступити перед представниками ЗМІ;

- Журналісти воліють особисті інформаційні контакти з офіційними особами.

Підготовка та проведення прес-конференції включають в себе наступні етапи:

1. Вибір дати і часу проведення конференції. Прес-конференція повинна бути проведена в конкретний день. Якщо є можливість вибору дня, слід уникати збігу з термінами проведення іншими заходами, важливими для преси та іншої громадськості (виступами політичних діячів, подій у культурному спортивному житті і т. Д.).

2. Вибір відповідного приміщення.

3. Повідомлення представників ЗМІ про майбутню прес-конференції. Запрошення надсилаються так, щоб досягти адресата хоча б за 7 днів до прес-конференції. Вони містять:

- Тему;

- Повне ім'я основних доповідачів;

- Трохи подробиць, необхідних для того, щоб переконати редактора в доцільності висвітлення подій;

- Дату, місце проведення, час та тривалість прес-конференції;

- Повне ім'я і контактний телефон відповідального за зв'язок з пресою.

4. Підготовка текстів доповідей. Тексти всіх доповідей друкуються заздалегідь. Для кожного представника преси готується прес-кит, що містить відповідну інформацію.

Напередодні прес-конференції:

- Проговорюється хід прес-конференції з основними учасниками;

- Уточнюються порядок і зміст виступів;

- Робляться телефонні дзвінки - нагадування представникам ЗМІ, чия присутність передбачається;

- Складається і тиражується список учасників конференції для роздачі представникам преси.

В день проведення прес-конференції у входу встановлені столи для реєстрації, журналісти проходять реєстрацію, отримують прес-релізи, списки учасників, інший роздатковий матеріал.

Співробітники, задіяні в прес-конференції, повинні мати бейджі - нагрудні таблички-ідентифікатори, які містять повне ім'я, посаду та назву організації.

Веде прес-конференцію призначений відповідальний. Він являє головуючого. Їм може бути керівник організації. Головуючий робить вступ, представляє учасників на початку прес-конференції, а потім представляє слово виступаючим. Після виступів доповідачі відповідають на запитання представників ЗМІ.

На прохання представників преси можлива організація індивідуальних інтерв'ю.

Після закінчення прес-конференції, Як правило, для її учасників організовується неофіційна частина.

Головний критерій успішного виступу на прес-конференції, з позиції ньюсмейкер, - інформативність. Якщо вже ви вийшли до мікрофона, то зобов'язані видавати інформацію. Її ніколи не замінять ні «міркування на тему», ні навіть найвищий рівень компетентності.

Намагайтеся не висловлюватися з питань, де ви не компетентні. Мовчання при відповіді на небажаний питання - зовсім не найгірший варіант, оскільки мовчання важко коментувати. Варіант «не знаю» краще, ніж без коментарів.

Якщо все ж помилилися - відразу визнайте помилки і приносьте вибачення.

Ведіть себе природно, помірно емоційно і доброзичливо. На провокаційні питання відповідайте, починаючи словами «спасибі за таке гостре питання».

Брифінги та прес-конференції представляють собою зустрічі офіційних осіб з представниками ЗМІ для інформування суспільства з актуальних питань.

брифінгприсвячується короткому огляду кількох подій, триває не більше 30-40 хвилин і, в основному, використовується держструктурами.

брифінг - це короткий оперативне виступ перед пресою по свіжих слідах важливих подій. Повідомлення на брифінгу носить односторонній оповещательний характер з ілюстрацією конкретних фактів.

Різниця між прес-конференцією і брифінгом - у тимчасових відрізках, які на них відводяться. Брифінг не може бути більше 20 - 30 хв. Такий короткий часовий відрізок припускає, що ведучий брифінгу може тримати ситуацію в руках. 10 хв., Як правило, відводиться виступаючому, 10 - 20 хв. на бліц-відповіді на запитання журналістів. Брифінг можна провести стоячи, чи не розсаджуючи журналістів і виступаючих за столи. Брифінги організуються у разі надзвичайних подій, громадських скандалів (масових отруєнь, зривів в роботі транспорту, зв'язку і т. Д.), Щоб дати пояснення того, що сталося, його причин, запобігти можливим помилкам і перебільшення з цього приводу.

Підготовка брифінгу. За кілька днів до брифінгу слід:

- Замовити конференц-зал;

- Зателефонувати і особисто запросити журналістів;

- Організувати прес-лінію і сформулювати основні теми; спланувати необхідні виступу;

- Напередодні ще раз уточнити основні теми брифінгу;

- Перевірити, чи не змінилися плани доповідачів, чи всі намічені виступи відбудуться;

- Підготувати необхідні друковані матеріали.

Перед початком брифінгу необхідно: перевірити готовність інформаційно-аналітичної служби і переконатися в тому, що зал добре підготовлений для зустрічі.

Під час проведення брифінгу слід: уявити журналістів і виступаючих один одному, створити невимушену обстановку, стежити за тим, щоб у кожного була можливість виступити. Слід також скласти список присутніх на брифінгу, домовитися з представниками ЗМІ щодо подальшої співпраці.

презентація - самостійна акція, яка вважається прийомом. Презентація - це представлення фірми, нової продукції / послуги фірми запрошеної аудиторії. Як правило, презентація фірми проводиться з нагоди відкриття або створення фірми, щорічної демонстрації нових досягнень, нових видів продукції, послуг, нового обличчя компанії. Презентується те, що можна побачити, помацати, спробувати або прочитати. При виході на нові ринки збуту також організовується презентація фірми в країні, де відкриваються філія, підрозділ або представництво. Презентації відрізняються від прес-конференції насамперед великою кількістю запрошених від різних громадських кіл, великим акцентом на культурну програму, а головне - тематикою. Якщо прес-конференції зазвичай присвячені проблемним темам, то презентації пов'язані з певними конкретними результатами в діяльності фірми, до яких є сенс привернути увагу ЗМІ і громадськості.

Презентації влаштовуються для потенційних споживачів, покупців, партнерів, інвесторів, обов'язково запрошуються представники ЗМІ. Тривалість презентації в кожному конкретному випадку залежить від подається матеріалу. Природною особливістю будь-якої презентації є обмеженість її тривалості. Презентація, як і прес-конференція, передбачає сесію питань-відповідей.

Проведення презентації включає наступні етапи:

1. Визначення мети і її пріоритетів у сфері залучення нових клієнтів, формування іміджу фірми, залучення нових партнерів, в тому числі вигідних постачальників, інвесторів, поліпшення відносин з місцевими органами влади, певними колами громадськості.

2. Обгрунтування концептуалізації презентації шляхом формування ідеї, визначення місця і термінів проведення складу учасників і розмірів сукупних витрат. Доцільно починати презентацію в другій половині дня, її тривалість не більше 4 год, в тому числі урочиста частина і культурна програма - 1,5 - 2 год, вечеря або фуршет - 2 ч.

3. Розробка програми презентації. Призначається відповідальний (ведучий), який займає високий пост в адміністрації фірми і володіє мистецтвом оратора, навичками міжнародного етикету. Як правило, сценарій презентації наступний:

- Ведучий представляє керівників фірми і окремих особливо важливих гостей;

- Показуються рекламні відеофільми тривалістю 7-12 хвилин з сюжетами, що відображають ідею презентації (інноваційність, суспільна значущість, актуальність і оригінальність об'єкта презентації);

- Провідний надає слово керівникам фірми для коротких повідомлень на 2-3 хв. з демонстрацією зразків, макета нових видів продукції, технологій;

- Надається час на запитання присутніх і відповіді на них керівників фірми і провідних фахівців;

- Провідний надає слово гостям для виступу з побажаннями, коментарями, поздоровленнями, пропозиціями і конструктивними зауваженнями; передбачається вручення сувенірів, пам'ятних альбомів, значків, адрес;

- Заключна частина передбачає проведення банкету, фуршету, неформальний обмін інформацією, контактами та інші форми ділового спілкування.

Прес-тур. При організації повномасштабного прес-туру в регіон слід продумати наступні блоки заходів:

- Зустріч на вокзалі або в аеропорту, розміщення, командна зустріч з викладом деталей перебування в місті;

- Супровід журналістів по всьому маршруту прес-туру;

- Харчування, вечірнє дозвілля, культурна програма;

- Зустріч з виконавчою та законодавчою гілками влади;

- Відвідування профільних для тематики прес-туру і найцікавіших об'єктів міста, знайомство з їх соціально-економічним розвитком;

- Заключна зустріч, підведення підсумків поїздки, проводи на вокзал або в аеропорт.

Ділові питання вирішуються не тільки за столом переговорів, але і під час прийомів. На прийомах ділові партнери отримують можливість отримувати додаткову інформацію, поглиблювати і розширювати контакти. Для бізнесменів прийом - це, перш за все, продовження службової діяльності. На прийомах відбувається активний обмін думками, інформацією, зав'язуються дружні відносини, що дуже важливо в ділових контактах.

Слід розрізняти поточні та представницькі прийоми.

Поточний прийом здійснюється на регулярній основі в рамках повсякденної діяльності фірми. Робота з відвідувачами, клієнтами під час прийому ведеться як керівництвом фірми, так і фахівцями внутрішніх підрозділів. Краще, якщо прийом відбувається в спеціальному приміщенні офісу або в окремому куточку для прийому, ізольованому від сторонніх осіб. Приміщення або куточок повинні бути обладнані меблями і столиками для переговорів, під час знайомства з рекламними матеріалами можна подати традиційну чашечку кави. Керівництво та персонал, який бере участь в поточному прийомі, повинні чітко уявляти з ким, коли, протягом якого часу відбудеться зустріч гостей.

Під час поточного прийому необхідно забезпечити спокійну, з дотриманням корпоративних традицій і фірмового стилю атмосферу переговорів.

Представницький прийом - організаційна форма спілкування співробітників фірми з гостями, що носить епізодичний характер, з нагоди знаменних подій, ювілейних дат, річниць заснування фірми або створення організації. Представницькі прийоми супроводжуються зустріччю високих гостей, делегацій фірм-партнерів.

Присутні на прийомі гості повинні бути представлені один одному господарем банкету. Спосіб подання залежить від форми прийому, рівня і кількості запрошених. Подання гостей може відбуватися різними способами: персональним оголошенням прибувають в ході прийому, або кожному гостю може вручатися картка з його ім'ям, посадою, званням. Можна використовувати спеціальну «книгу записів», в якій всі бажаючі можуть залишити короткі побажання, зауваження або просто автограф.

виділяють наступні форми прийомів: денні, вечірні, формальні, неформальні, прийом з розсадженням за столом і без неї.

Денні прийоми: «Келих шампанського» або «Келих вина» і Сніданок.

Прийом «Келих шампанського» або «Келих вина» починається зазвичай о 12.00 і триває близько однієї години, т. Е. До 13.00. На прийомі подаються, як правило, тільки шампанське, вино і соки, можливо, горішки, маленькі бутерброди і тістечка. Під час прийому не сідають. Форма одягу - повсякденний костюм або плаття. Даний прийом відрізняє нескладна підготовка і невеликі витрати часу. Приводом для такого прийому може бути річниця фірми, проводи представника фірми-партнера, відкриття виставки, показ моделей, зразків.

«Сніданок» може проводитися між 12.00 і 15.00 годинами, починається найчастіше між 12.30 і 13.30. Середня тривалість - 1-1,5 год, з них від 45 до 60 хв. проводяться за столом, а від 15 хв. до півгодини - за кавою. «Сніданок» відрізняється від обіду меншою кількістю страв. Під час прийому подається одне-два блюда холодної закуски, одне гаряче блюдо. Форма одягу зазвичай повсякденна. Влаштовується прийом «Сніданок» з нагоди візиту цікавих і потрібних людей, підписання важливих контрактів, для підтримки корисних зв'язків з партнерами і представниками преси. Ходом прийому керують провідний або група провідних, добре обізнаних в предметі обговорення або підписання, та зацікавлених у результатах обміну думками.

вечірні прийоми вважаються більш урочистими. До них відносяться: «Коктейль», «А ля фуршет», «Обід», «Обід-буфет», «Вечеря», «Чай», «Кава».

Прийом «Коктейль» починається між 17.00 і 18.00 годинами і триває близько двох годин. На запрошенні прийнято вказувати час початку і закінчення прийому. На «Коктейль» можна прийти в будь-який час в зазначеному проміжку і піти можна в будь-який час до закінчення прийому.

Якщо співробітники будь-якої фірми перебувають на прийом не разом, то з етикету молодші співробітники повинні виявитися на місці раніше, ніж їх керівництво. Йти з прийому слід в зворотному порядку: спочатку їде керівництво, а потім, відповідно до рангами, інші співробітники.

Протягом прийому офіціанти розносять стоїть гостям келихи з коктейлями. Форма одягу - повсякденний костюм або плаття.

Прийом «А ля фуршет» як і «Коктейль» проводиться в проміжку між 17.00 і 20.00 годинами і триває дві години. Але при «фуршеті» гості самі підходять до накритих столів, набирають закуски і відходять, даючи можливість підійти іншим. «Коктейль» і «фуршет» проходять стоячи, що дозволяє прийняти велику кількість гостей і забезпечує свободу переміщення з метою максимально можливого встановлення ділових контактів. Після прийому можливий показ художнього або рекламного фільму в залежності від переслідуваних цілей.

Форма одягу - повсякденний костюм або плаття. Але урочистість вечірнього прийому може бути підкреслена зазначенням у запрошенні урочистій форми одягу.

Рекламні фільми - потужне PR-засіб, що дозволяє безкоштовно поширювати інформацію, необхідну для фірми. При підготовці рекламних фільмів необхідно ретельно продумати сценарій фільму; мета, яку переслідує демонстрація фільму; тривалість; матеріальне забезпечення. Рекламні фільми дуже зручні при виїзді на виставку, участі в міжнародних симпозіумах, для показів на прийомах, презентаціях і під час іншої форми спілкування.

Прийом «Обід» - це найпочесніший і урочистий вигляд прийому. Починається він, як правило, між 17.00 і 19.00 год. Триває 2-3 години і більше. Гості знаходяться за обіднім столом протягом години, потім переходять в інше менш офіційне приміщення, куди подаються фрукти, чай, кава. Обід проводиться з розсаджуванням гостей. Форма одягу - парадна.

Прийом типу «Обід-буфет» (або шведський стіл) передбачає вільне розсаджування учасників за маленькими столиками по чотири-шість чоловік, на диванах, в кріслах. Прийом «Обід-буфет» починається між 19.00 і 20.00 годинами. Гості набирають закуски, виставлені на одному великому столі, і сідають за вільний столик. Такий прийом організовується, як правило, в паузах між конференціями. «Обід-буфет» менш офіційний, ніж «обід». Форма одягу - парадна.

Прийом «Вечеря» починається о 21.00 і пізніше. «Вечеря» з розсаджуванням гостей відрізняється від обіду пізнішим проведенням і тим, що на вечерю зазвичай не подають суп. «Вечеря» може бути дан особою, що запросив своїх партнерів в театр або на будь-яке інше вечірній захід. Форма одягу вказується в запрошенні.

Прийом типу «Чай» організовується між 17.00 і 20.00 годинами і триває 1-1,5 години. Накриваються один або кілька столів, подаються кондитерські вироби, фрукти, десертні і сухі вина, соки і, можливо, невелика кількість сандвічів з ікрою, рибою і сиром. Форма одягу - повсякденний костюм або плаття.

Прийом «Кава» схожий з прийомом «Чай». Він не починається пізніше, ніж о 19.00. На цьому прийомі іноді подають гарячу закуску або салат. Також подають соки, мінеральну воду.

Організація і проведення будь-якого виду прийомів вимагає попередньої підготовки. Підготовка прийому включає такі етапи, Як:

1) постановка мети прийому;

2) вибір виду прийому;

3) складання списку запрошених осіб;

4) складання та розсилка запрошень;

5) складання плану розсаджування запрошених за столом;

6) складання меню;

7) підготовка тостів і промов;

8) складання порядку проведення прийому;

9) культурна програма.

Дні відкритих дверей дозволяють всім бажаючим ознайомитися з діяльністю фірми, її планами, задати керівництву, що цікавлять. Передбачається запрошення співробітників для ближчого знайомства. У зарубіжних організаціях для всіх бажаючих проводяться екскурсії по фірмі; супроводжуючий розповідає про історію створення та основні напрями діяльності фірми, про її соціальну значущість для громадськості.

Дні відкритих дверей по суті представляють свого роду внутрішню презентацію фірми, що передбачає підготовку наочних стендів, покажчиків, відвідування нових будівель і територій з наданням вичерпної інформації. Час, відведений для спілкування, 1-8 ч, включаючи обід і культурну програму.

Круглий стіл - одна з форм обговорення ідеї, проблеми, що має значення для широких кіл громадськості; учасниками круглого столу є авторитетні представники науки, бізнесу, ділових кіл, громадських та державних організацій.

Участь в круглих столах вищих керівників комерційних фірм і компаній, спонсорство їх проведення сприяють підвищенню іміджу і популярності компанії.

Тема і обговорювані питання круглого столу плануються і оголошуються заздалегідь. Учасників круглих столів знайомлять з ними приблизно за 10 - 14 днів до початку засідання. Це дає можливість учасникам підготувати аргументи, матеріали для демонстрації, цифри і факти, що робить обговорення більш конструктивним і предметним. Число учасників зазвичай не перевищує 14-15 чоловік. Картки-ідентифікатори учасника полегшують спілкування один з одним. Роботу круглого столу організовує ведучий. Перед початком обговорення і виступів учасники коротко надаються всім присутнім. Як правило, це відбувається по порядку заняття учасниками місць за столом (за годинниковою стрілкою). Ведучий пропонує порядок обговорення та оголошує регламент для кожного виступаючого, відповідно до важливістю його виступу. В процесі обговорення ведучий стежить за дотриманням регламенту, тактовно пропонуючи перерватися, або, навпаки, виділяючи додатковий час. Закінчуючи обговорення, ведучий коротко в межах 2-3 хвилин робить резюме.

Отже, слід уважно поставитися до такого аспекту роботи зі зв'язків з громадськістю, як взаємодія із засобами масової інформації. Адже завдяки широкому обхвату аудиторії ЗМІ може стати найбільш ефективним помічником у вашій PR-діяльності.

Контрольні питання:

1. Дайте визначення поняття «засоби масової інформації».

2. Перерахуйте основні засоби масової інформації і дайте їм коротку характеристику.

3. Поясніть механізм взаємовідносин між PR і засобами масової інформації та навпаки.

4. Як Ви розумієте основні принципи спілкування фахівців PR з журналістами?

5. Що таке інформаційний привід і як його створити?

6. Що таке прес-реліз? Як правильно його написати? Які вимоги пред'являються до прес-релізу?

7. Що таке бекграундер?

8. Що таке прес-кит і навіщо він потрібен?

9. У чому відмінності авторської статті, оглядової статті та форми «питання-відповідь»?

10. Чим відрізняються один від одного «прес-конференція», «брифінг» і «презентація»?

11. Які основні етапи проведення прес-конференції?

12. У який час краще всього проводити прес-конференції?

13. Що таке прес-тур?

14. Перелічіть види прийомів, які ви знаєте.

15. Опишіть, як зазвичай проходить День відкритих дверей.

16. У яких випадках проводять круглий стіл?

17. Як підтримати на стабільному рівні інтерес ЗМІ і громадськості до діяльності організації?



Куди і як направляти прес-реліз | У зв'язках з громадськістю

Тема 1. Зв'язки з громадськістю в інформаційному світі | Принципові відмінності між пропагандою і PR | PR в системі маркетингу | Історія розвитку PR в світі | Другий історичний етап, етап паблісіті (1810-1900). | Зв'язків з громадськістю | Класифікація засобів масової інформації | Принципи спілкування зі ЗМІ | Способи створення та посилення інформаційних приводів | PR-документи для ЗМІ |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати