Головна

склад документообігу

  1. II. Складання таблиць істинності.
  2. II. Скласти схему для догляду за особами похилого віку.
  3. III рівень. Клініко-експертна комісія органу управління охороною здоров'я території, що входить, до складу суб'єкта Федерації
  4. IV. Повноваження осіб, які входять до складу комісії
  5. IV. скласти схему
  6. N Основу ТП виготовлення деталей становлять дії спрямованого формування радіотехнічних, хімічних, механічних та інших властивостей вихідного матеріалу заготовки
  7. N Під елементом будемо розуміти складову частину складної системи, яка може характеризуватися самостійними вхідними та вихідними параметрами.

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. Організація документообігу - це правила, відповідно до яких відбувається рух документів в установі. Організація документообігу передбачає раціональне рух документів, що включає як операції з документами, так і всі їх переміщення в апараті управління, тобто їх отримання, розгляд, передачу на виконання, організацію виконання, посвідчення, оформлення та відправки.

Документообіг є важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість цього руху.

З нечіткої організацією руху документів в даний час пов'язують багато недоліків в організації документаційного забезпечення діяльності апарату управління. Наприклад, процес документаційного забезпечення прийнятого управлінського рішення включає три складові: інформаційну підтримку рішення (забезпечення прийнятого рішення достовірної та достатньої інформації); документування рішення (створення розпорядчого документа); контроль за його виконанням (організація роботи, виконання завдання, дотримання певних умов, термінів і т. д.). Поопераційно цей процес складається з збору інформації, підготовки проекту документа, його редагування, узгодження, виготовлення посвідчення. Кожна операція супроводжується переміщенням документа в управлінському апараті з одного структурного підрозділу в інший, передачею від технічних виконавців до фахівців, а потім - до керівників. Отже, швидкість переміщення документів і якість виконання кожної операції впливають на процес управління в цілому.

Комплексне дослідження діловодства в апаратах управління різних рівнів в значній частині було присвячено проблемам організації руху документів. В результаті цих досліджень було виявлено типові недоліки в організації руху документів:

- Відсутність регламентації шляхів проходження однакових видів документів в організаціях однакових рівнів напрямків діяльності;

- Наявність безлічі інстанцій на шляху проходження документів в апараті управління;

- Неодноразові поворотні рухи документа (в процесі реєстрації, узгодження, редагування та ін.):

- Недосконалість технології обробки документів, що приводить до повторних операцій, до передачі документа різним виконавцям в процесі виконання однієї і тієї ж операції;

- Відсутність правил передачі документів, їх доставки кур'єрською зв'язку.

Основи організації документообігу:

- Оперативність руху;

- Однаковий порядок проходження однотипних категорій документів;

- Однократність операцій однакового цільового призначення:

- Виключення зайвих інстанцій (кожне переміщення документа виправдовується тільки ділової необхідністю).1

Крім того, в Основні положення ЕГСД включені практичні правила по організації руху документів і технології їх обробки стосовно до основних документопотокам, правила доставки і передачі документів, методика обліку документообігу.

Основні положення ЕГСД, таким чином, були першим нормативним документом, що визначив теоретичні практичні основи організації руху документів.

Головне правило документообігу - оперативне рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і праці. Реалізувати це правило в конкретних умовах праці можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обумовленість всіх операцій, доцільність всіх переміщень. Регламентація повинна була проводитися шляхом розробки інструкцій з діловодства, де встановлюються схеми руху основних документопотоков, а також шляхи проходження окремих видів документів (найбільш важливих для діяльності організації).

В Основні положення ЕГСД включені правила прийому і обробки вступників та відправляються документів, їх передачі та обліку. Напрямки руху документів закріплюються в схемах проходження документопотоков або окремих категорій документів (наприклад, розпорядчих), які включають всі пункти обробки документів (в тому числі і автоматизовані). Схеми розробляються службою діловодства і затверджуються керівництвом організації. Ці схеми можуть існувати як додаток до інструкції по роботі з документами або у вигляді наказу керівника.

Початкову основу, документообігу відображають такі організаційні документи, як статут, положення, накази про розподіл обов'язків, організаційна структура установи, а в інструкції по роботі з документами вони закріплюються вдруге.

Документообіг - складний технологічний процес, який характеризується різними параметрами, пов'язаними з процесами документування і з усією діяльністю організації. Організація документообігу включає всі операції по прийому, передачі, складання, погодження, оформлення, засвідчення та відправлення документів.

Основними характеристиками документообігу є маршрут руху, який включає всі інстанції на шляху руху документа від створення чернетки (або від отримання) до підшивки в справу, і час, що витрачається на проходження документів по цьому маршруту. Звідси головне правило організації документообігу - оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу. Крім того, при організації руху, документів необхідно виконання наступних правил:

- Максимальне скорочення інстанцій проходження документів (за рахунок виключення технологічних операцій з обробки документів і управлінських ланок, не обумовлених ділової необхідністю);

- Виключення або максимальне обмеження зворотних рухів документів (при їх обробці реєстрація та доставка, при їх підготовці візування і узгодження і т. Д.);

- Максимальне однаковість в порядку проходження і процесах обробки основних категорій документів, виходячи з того, що кожне переміщення документа має бути виправданим.

Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - спеціалізацію, можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій, ефективного використання засобів оргтехніки і персоналу. Крім того, дотримання цих правил дозволяє поліпшити документаційне забезпечення апарату управління за рахунок:

- Точності напрямки документопотоков, виключення дублюючих і повторних операцій з підготовки та обробки документів;

- Ритмічності руху документів, яка забезпечує їх рівномірне надходження і сприяє пропорційної завантаженні як фахівців апарату управління, так і служби діловодства.

Контрольні питання

1 Уявити організаційну структуру управлінського обліку.

2 Відобразити вплив зовнішнього і внутрішнього середовища на структуру управлінського обліку.

3 У чому полягає формування внутрішньої організаційної структури.

4 Перерахувати центри відповідальності.

5 Дати поняття «облік за центрами відповідальності».

6 Виявити умови функціонування обліку за центрами відповідальності.

7 Охарактеризувати сильні сторони управління по центрам відповідальності.

8 Назвати умови функціонування центру нормативних витрат.

9 Що є умовами функціонування для центрів інвестицій?

10 Визначити склад документообігу.

Додаткові запитання

1 Первинний документ і різноцільового інформаційні потоки.

2 В чому полягає автоматизація управлінського обліку?

3 Тематичний аналіз і оптимізація документообігу.



Умови функціонування обліку за центрами відповідальності | Тести для самоконтролю до теми № 6

Тема 4 Система обліку витрат і калькулювання собівартості продукції | Класифікація калькуляційних систем | Тести для самоконтролю до теми № 4 | Завдання до теми №4 | Організація бюджетування на підприємстві та бюджетне управління | Моніторинг виконання бюджетів | Класифікація та види бюджетів | Автоматизація процесу бюджетування | Причини можливих невдач | Тести для самоконтролю до теми № 5 |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати