На головну

Захист конфіденційної інформації при проведенні переговорів і нарад

  1. A) джерела потрібної і корисної інформації
  2. E) джерела потрібної і корисної інформації 1 сторінка
  3. E) джерела потрібної і корисної інформації 2 сторінка
  4. E) джерела потрібної і корисної інформації 3 сторінка
  5. E) джерела потрібної і корисної інформації 4 сторінка
  6. I. Основні поняття УПРАВЛІННЯ ТА АВТОМАТИЗОВАНИХ СИСТЕМ ОБРОБКИ ІНФОРМАЦІЇ ТА УПРАВЛІННЯ
  7. II. Основні методи збору соціологічної інформації, їх коротка характеристика.

Наради і переговори, в процесі проведення яких можуть згадуватися відомості, що становлять таємницю фірми або її партнерів, іменуються зазвичай конфіденційними.

Дозвіл на проведення таких нарад і переговорів із запрошенням представників інших організацій і фірм дає виключно перший керівник підприємства.

Планові і позапланові конфіденційні наради, що проходять без запрошення сторонніх осіб, проводяться першим керівником, його заступниками, відповідальними виконавцями з обов'язковим попереднім інформуванням керівника служби конфіденційного діловодства. За фактом проведення таких нарад в службі конфіденційної документації заводиться облікова картка, в якій фіксується склад розглянутих питань, прийняті рішення та склад присутніх на кожному питанні співробітників. Доступ співробітників здійснюється на основі діючої дозвільної системи.

Відповідальність за забезпечення захисту інформації та збереження таємниці в ході підготовки і проведення такої наради несе керівник, який організовує дану нараду. У процесі підготовки наради складаються:

Програма проведення наради,

Порядок денний,

інформаційні матеріали,

проекти рішень,

список учасників наради по кожному питанню порядку денного

Всі документи, що складаються в процесі підготовки конфіденційної наради, повинні мати гриф «Конфіденційно», складатися і оброблятися з відповідно до вимог інструкції з обробки та зберігання конфіденційних документів.

Документи (в тому числі договори, контракти), призначені для роздачі учасникам наради, не повинні мати конфіденційних відомостей. Ця інформація доводиться до відома сторін наради усно при обговоренні конкретного питання. Цифрові значення найціннішої інформації (технічні і технологічні параметри, суми, відсотки, терміни, обсяги) в проектах рішень та інших документів не вказуються або фіксуються в якості загальноприйнятого значення, характерного для угод подібного роду і є стартовою величиною при обговоренні. У проектах не повинно бути розгорнутих обгрунтувань наданих пільг тих чи інших партнерів, клієнтів. Документи, що роздаються і учасникам нарад, не повинні мати гриф конфіденційності.

Список учасників наради складається окремо по кожному питанню. До участі в обговоренні питання залучаються тільки ті співробітники підприємства, які мають безпосереднє відношення до цього питання. Це правило стосується і керівників. У списку учасників вказуються прізвища. Імена та по батькові осіб, які займає посади, що подаються ними установи і найменування документів, що підтверджують їх повноваження вести переговори і приймати рішення. Найменування підприємства, що представляється може при необхідності замінятися її умовним позначенням.

Документи, що підтверджують повноваження особи (якщо це не перший керівник) при веденні переговорів і прийнятті рішень з конкретного питання може служити лист, довіреність представленої особою фірми, рекомендаційний лист авторитетного юридичної або фізичної особи, письмову відповідь фірми на запит про повноваження представника, в окремих випадках телефонне або факсимільне підтвердження повноважень першим керівником представленої фірми. Найменування документа, що підтверджує повноваження особи, може вноситися в список безпосередньо перед початком наради. Ці документи передаються учасниками наради відповідальному організатору для зберігання в підрозділі конфіденційного діловодства.

Документи, що складаються при підготовці конфіденційної наради, на яких передбачається присутність представників інших підприємств і організацій, узгоджуються з керівником підрозділу конфіденційного діловодства і служби безпеки. Їх пропозиції по поміченим недоліків у забезпеченні захисту конфіденційної інформації повинні бути виправлені відповідальним організатором наради. Після цього документи затверджуються керівником, організуючим нараду.

Одночасно з візуванням підготовлених документів керівники вказаних служб і відповідальний організатор визначають місце проведення наради, порядок доступу учасників наради в це приміщення, порядок документування ходу обговорення питань і прийнятих рішень, а також порядок розсилки (передачі) учасникам наради оформлених рішень і підписаних документів.

Будь-яке конфіденційне нарада проводиться в приміщенні, що має ліцензію на проведення в ньому подібного заходу і, отже, обладнаному засобами технічного захисту інформації. Доступ в такі приміщення співробітників підприємства і інших організацій дозволяється і здійснюється тільки співробітниками служби безпеки.

Перед початком конфіденційної наради співробітник служби безпеки зобов'язаний переконатися у відсутності в приміщенні аудіо і відеозаписувальних або передавальних пристроїв і якісній роботі засобів технічного захисту на всіх можливих каналах витоку інформації. Приміщення повинно бути обладнане кондиціонером, тому що відкриття вікон, дверей в ході наради не допускається. Вікна закриваються шторами, вхідні двері обладнується сигналом, що сповіщає про її поганому закриття. З метою звукоізоляції доцільно мати подвійні двері (тамбур) або зашторювати двері звукопоглощающей тканиною. Проведення наради в інших або непристосованих приміщеннях (крім кабінету першого керівника) забороняється.

У приміщенні для проведення конфіденційних нарад не повинні знаходитися прилади, обладнання та технічні засоби, які безпосередньо не використовуються для забезпечення ходу наради (наприклад, телефони міської мережі, ПЕОМ, телевізійні та радіоприймачі). При необхідності вони розміщуються в сусідній, ізольованій кімнаті.

Аудіо- і відеозапис конфіденційних нарад, фотографування ведуться тільки за письмовою вказівкою першого керівника підприємства і здійснюються одним із співробітників, які готували нараду. Магнітний або фотографічний носій інформації для цих цілей видається підрозділом конфіденційного діловодства під розпис в обліковій формі і повертається до підрозділу в кінці робочого дня. Доступ учасників конфіденційної наради в приміщення, в якому воно буде проводитися, здійснює відповідальний організатор за участю служби безпеки у відповідності до затвердженого списком і що висуваються учасниками персональними документами. Перед початком обговорення кожного питання склад присутніх коригується. Знаходження (очікування) в приміщенні осіб, в тому числі співробітників даного підприємства, що не мають відношення до обговорюваного питання, не дозволяється. Доцільно, щоб організував нараду керівник перед його відкриттям нагадав учасникам про необхідність збереження комерційної таємниці і уточнив, які конкретні відомості є конфіденційними на даній нараді.

Хід конфіденційної наради документується одним з готували його співробітників або співробітником підрозділу конфіденційного діловодства. На особливо закритих нарадах цю роботу виконує безпосередньо відповідальний організатор наради. Складається протокол (стенограма) повинен мати гриф конфіденційності необхідного рівня і оформлятися в стенографічною зошити, зареєстрованої в підрозділі конфіденційного діловодства. Доцільність запису учасниками ходу наради визначається керівником, який організував нараду, виходячи зі змісту тієї інформації, яка оприлюднюється. Керівник має право не дозволяти учасникам наради вести будь-які записи або санкціонувати ведення цих записів на аркушах паперу, зареєстрованої в підрозділі конфіденційного діловодства, з подальшою здачею їх в цю службу і доставкою кур'єрами по місцях роботи учасників наради.

При необхідності виклику на що проходить нарада додаткових осіб (експертів, консультантів, представників інших фірм, організацій, підприємств) факт їх участі в нараді фіксується в протоколі із зазначенням мотивів їх виклику. Присутність цих осіб на нараді обмежується часом розгляду тієї ситуації, за якої вони були викликані.

Учасникам конфіденційної наради незалежно від займаної посади і статусу на нараді забороняється:

-вносить в приміщення, в якому проводиться нарада, фото-, кіно, відеоапаратуру, комп'ютер, магнітофони, в тому числі плеєри, радіоприймачі, радіотелефони та іншу апаратуру, користуватися нею;

-робити виписки з документів, що використовуються при вирішенні питань на нараді і мають гриф обмеження доступу;

- Обговорювати питання, винесені на нараду, в місцях загального користування;

- Інформувати про нараду (питаннях порядку денного, склад учасників, час і місце проведення, під час обговорення питань, зміст рішень і т.п.) будь-яких осіб, не пов'язаних з проведенням наради, в тому числі співробітників даного підприємства.

Учасники наради, помічені у несанкціонованій аудіо- чи відеозапису або використанні засобів зв'язку, фотографуванні, позбавляються подальшої присутності на нараді. За фактом складається акт, копія якого надсилається підприємству, представником якого є дана особа, або передається першому керівнику - організатору наради, якщо ця особа є співробітником цього підприємства. Одночасно носій несанкціоновано записаної інформації передається керівнику підрозділу конфіденційного діловодства. Пристрій запису повертається власнику.

В процесі наради його учасники не можуть оголошувати великий обсяг конфіденційних відомостей, ніж це було встановлено при підготовці наради, або повідомляти відомості, які не відносяться до обговорюваного питання. Склад оголошених конфіденційних відомостей регламентується керівником, який організував нараду.

При проведенні переговорів щодо укладення, продовження або припинення будь-якого договору співробітникам фірми, які беруть участь в переговорах, забороняється розкривати стратегію і бажані результати переговорів, підсумки аналогічних переговорів з іншими партнерами. В процесі неофіційної частини переговорів обговорення питань, пов'язаних з темою наради, не допускається.

Після закінчення конфіденційної наради приміщення, в якому воно проходило, оглядається співробітником служби безпеки, замикається, опечатується і здається під охорону.

Документи, прийняті на нараді, оформлюються, підписуються, при необхідності розмножуються і розсилаються (передаються) учасникам наради відповідно до вимог до роботи з конфіденційними документами. Всі екземпляри цих документів повинні мати гриф обмеження доступу. Розсилати документи, що містять строго конфіденційну інформацію, не дозволяється.

Отже, підготовка і проведення нарад і переговорів по конфіденційним питанням, оформлення їх результатів пов'язані з виконанням ряду обов'язкових процедур, необхідних для правильної організації роботи організаторів і учасників цих заходів. При недотриманні викладених вимог виникає серйозна небезпека розголошення (витоку) цінних відомостей і секретів фірми, її партнерів і клієнтів.

Питання і тести для самоконтролю

- Поясніть різницю між термінами "облік" і "реєстрація".

- За яких обставин можна вести облік конфіденційних документів спільно з несекретними документами? (При невеликому обсязі документів з грифом "Для службового користування")

- Які проблеми можуть виникнути при спільному веденні обліку відкритого і конфіденційного діловодства? (Ускладниться робота по реєстрації, проведення перевірок наявності, пошуку, систематизації документів - умови для втрати документів)

- На які види поділяється облік конфіденційних документів?

- Які документи ми називаємо видані?

- Які документи ми відносимо до надійшли документам?

- Що це за документи виділеного зберігання?

На які категорії їх можна розділити?

- На яких стадіях процесу документування можуть ставитися на цей вид обліку документи?

- Розкажіть про переваги карткового способу обліку?

Питання для заліку

1. Інформаційні ресурси і технології початку 21 століття.

2. Інформаційні ресурси РФ.

3. Інформаційна безпека Росії.

4. Інтереси особистості, суспільства і держави в інформаційній сфері.

5. Види загроз інформаційної безпеки Російської Федерації

6. Професійна таємниця.

7. Таємниця приватного життя.

8. Правові основи інститутів таємниці.

9. Державна таємниця.

10. Що таке комерційна діяльність?

11. Що таке комерційна таємниця?

12. Що таке службова таємниця? Визначення та принципи конфіденційного діловодства

13. Що таке «витік конфіденційної інформації».

14. Завдання конфіденційного діловодства.

15. Особливості конфіденційного діловодства.

16. Визначення складу конфіденційної інформації.

17. Визначення термінів конфіденційності.

18. Підготовка та видання конфіденційних документів.

19. а) підготовка чернеток

20. б) підготовка проектів конфіденційних документів

21. Загальні вимоги до обліку конфіденційних документів.

22. Облік виданих конфіденційних документів

23. Облік надійшли конфіденційних документів

24. Облік конфіденційних документів виділеного зберігання.

25. Поняття і принципи організації конфіденційного документообігу

26. Система доступу до конфіденційних документів

27. Організація виконання конфіденційних документів

28. Відправлення конфіденційних документів

29. Поняття "номенклатура справ"

30. Розробка номенклатури справ

31. Заголовки справ

32. Систематизація справ в номенклатуру

33. Формування і оформлення конфіденційних справ.

34. Експертиза цінності конфіденційних документів

35. Підготовка конфіденційних справ і документів для архівного зберігання

36. Підготовка конфіденційних справ і документів для знищення

37. Режим зберігання конфіденційних документів.

38. Порядок звернення з конфіденційними документами.

39. Захист конфіденційної інформації при проведенні нарад і переговорів.

 



Режим зберігання конфіденційних документів і поводження з ними | ПріложеніеА

О. В. Байрева | Вступ | Інформаційні ресурси і технології початку 21 століття | Основи інформаційної безпеки Російської Федерації в інформаційній сфері. | Види і джерела загроз інформаційній безпеці Російської Федерації | Правова охорона інформаційних ресурсів. | Державна таємниця | Класифікація технічних методів і засобів захисту інформації | принципи криптографії | історичний екскурс |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати