На головну

Організація конфіденційного документообігу

  1. I. Організація класу
  2. II. Організація і хід проекту (щоденник)
  3. II. Організація і хід проекту (щоденник)
  4. II. ОРГАНІЗАЦІЯ практичних занять.
  5. II. Організація режиму перебування дітей в дошкільному навчальному закладі
  6. V. Організація діяльності комісії
  7. VI. ОРГАНІЗАЦІЯ АВАРІЙНО-РЯТУВАЛЬНИХ РОБІТ

У відкритому діловодстві документообіг підприємства визначається як рух документів, що надійшли з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.

Відповідно до цього визначення рух документів, що надійшли починається з моменту їх отримання, проте до реєстрації документи проходять стадії попереднього розгляду, розподілу, визначення складу документів, що не підлягають реєстрації, доповідей документів керівництву, передачі частини з них в структурний підрозділ.

У конфіденційному діловодстві попередній розгляд, передача за призначенням та інші роботи з поданими документами здійснюються теж з моменту їх отримання, але до початку руху вони повинні бути враховані.

Видані на підприємстві відкриті документи включаються в документообіг з моменту їх створення. Документ вважається створеним тільки тоді, коли він підписаний (затверджений). Після підписання проводиться реєстрації і починається рух документа. Тому фактично документ включається в документообіг з моменту його реєстрації.

У конфіденційному діловодстві видані документи включаються в документообіг теж з моменту їх обліку. Але облік документів здійснюється не після їх підписання, а на стадії підготовки їх проектів. З моменту обліку до підписання документи знаходяться в русі (прийом-передача між виконавцями і підрозділом конфіденційного діловодства, візування),

тобто вони вже включені в документообіг. Тому стосовно до конфіденційних документів неправомірно говорити, що вони включаються в документообіг з моменту їх створення.

Рух документів виділеного зберігання також починається після їх обліку.

У наведеному визначенні відкритого документообігу рух документів завершується закінченням виконання або відправкою.

У конфіденційному діловодстві рух надійшли і виданих документів завершується їх відправленням, підшивкою в справу або переведення на облік виділеного зберігання. Рух документів виділеного зберігання закінчується їх відправленням, знищенням або передачею на архівне зберігання.

З урахуванням усього сказаного, можна дати визначення конфіденційного документообігу як рух конфіденційних документів з моменту їх обліку до відправлення, підшивки в справу або переведення на облік виділеного зберігання надійшли і виданих документів і до відправлення, знищення або передачі на архівне зберігання документів виділеного зберігання.

Метою і відкритого і конфіденційного документообігу є забезпечення виконання і використання документів. У процесі руху документів потрібно створювати умови для збереження документів, бо їх втрата виключає можливість виконання і використання. Разом з тим важливою відмітною рисою і особливістю конфіденційного документообігу є необхідність захисту документів від несанкціонованого доступу до них з метою запобігання витоку конфіденційної інформації. Тому щоб мати приватну документообігу повинна будуватися на основі наступних принципів:

- Дозвільної системи доступу до конфіденційних документів;

- Виключення несанкціонованого доступу до конфіденційних документів;

- Цілеспрямованого регулювання процесів руху конфіденційних документів;

- Виключення інстанцій проходження конфіденційних документів і дій з ними, не обумовлених характером і порядком виконання документів;

- Фіксованою передачі конфіденційних документів;

- Забезпечення своєчасного і якісного виконання конфіденційних документів;

- Персональної та обов'язкової відповідальності за видачу неправомірних дозволів на ознайомлення з конфіденційними документами і на їх відправлення.

2. Система доступу до конфіденційних документів

Конфіденційні документи є документами обмеженого доступу. Це означає, що знайомитися і працювати з ними можуть тільки особи, які отримали на те відповідні дозволи.

Порядок отримання та оформлення таких дозволів встановлюється на кожному підприємстві системою доступу до конфіденційних документів, яка представляє собою сукупність норм і правил, що визначають, хто з керівників підприємства і структурних підрозділів, кому з користувачів і з якими категоріями конфіденційних документів може давати дозвіл на ознайомлення, а також, яким чином оформляються такі дозволи в залежності від виду обліку документів.

При розробці систем доступу до конфіденційних документів необхідно керуватися наступними підходами.

1. Доступ до конфіденційних документів може надаватися тільки особам, які мають оформлений в установленому порядку (контрактом, наказом) допуск до відповідного виду таємниць і дав письмове зобов'язання (в контракті або спеціальної підписці) про нерозголошення стали їм відомі конфіденційних відомостей. Допуск до відповідного виду таємниці є підставою для доступу до конкретних документів в межах цього виду таємниці.

2. Доступ до конфіденційних документів повинен бути обґрунтованим і правомірним, т. Е базуватися на службовій необхідності ознайомлення з конкретним документом саме даної особи.

3. Система доступу повинна давати можливість забезпечувати користувачів усіма необхідними їм в силу службових обов'язків конфіденційними документами, але тільки тими, які дійсно необхідні для виконання конкретних видів робіт. На жаль, цей підхід не завжди чітко дотримується. З одного боку, прагнучи максимально скоротити кількість осіб, що допускаються до конфіденційних документів, на деяких підприємствах не знайомлять частина користувачів з необхідною їм службовою інформацією і тим самим знижують якість цієї діяльності, з іншого боку - знайомлять користувачів з конфіденційними документами, не пов'язаними безпосередньо з їх функціональними обов'язками, але, як кажуть, необхідними їм "для загального розвитку" або "розширення кругозору", що призводить до розголошення інформації, т. е неправомірному доведення інформації до осіб, які не повинні її знати.

4. Доступ до конфіденційних документів повинен бути санкціонованим, т. Е здійснюватися тільки за відповідним дозволом.

5. Доступ до конфіденційних документів можуть представляти тільки уповноважені на те посадові особи, при цьому відповідна посадова особа може давати дозвіл на ознайомлення з що входять до сфери його діяльності конфіденційними документами тільки встановленим колу осіб і тільки через службову необхідність.

6. Доступ повинен оформлятися письмово за кожним конкретним конфіденційного документу. При необхідності ознайомлення користувача тільки з частиною документа в дозволі повинні бути вказані розділи, пункти, сторінки, з якими можна ознайомити користувача. Укладачі (виконавці) документів і особи, які їх візували, погоджували, підписували, стверджували документи, а також особи, зазначені в тексті розпорядчих документів, допускаються до таких документів без оформлення додаткових дозволів, якщо вони продовжує виконувати функціональні обов'язок. У першому випадку це обумовлено тим, що перераховані особи як би автоматично в силу свого службового становища вже отримали доступ до документів на стадії їх підготовки, у другому - тим, що з дорученням, що містяться в розпорядчому документі, виконавець повинен бути ознайомлений обов'язково, щоб знати , що йому доручено, тому оформлення додаткового доступу втрачає будь-який сенс.

Оскільки система доступу до конфіденційних документів

містить в собі значну кількість правових положень, а порушення її вимог, що приводить, як правило, до розголошення конфіденційної інформації, тягне за собою дисциплінарну, цивільно-правову та в деяких випадках кримінальну відповідальність осіб, то її слід закріплювати в спеціальному нормативному документі, який зазвичай називається "Положення про систему доступу до конфіденційних документів"

Позначимо деякі розділи, що входять в даний документ.

1. Загальні положення

2. Повноваження посадових осіб по вирішенню доступу до конфіденційних документів.

3. Порядок оформлення дозволів на доступ до конфіденційних документів.

Положення може розроблятися підрозділом конфіденційного діловодства або ПДЕК. Воно підписується розробниками, візується усіма особами, які мають право давати дозвіл на доступ до конфіденційних документів, і затверджується наказом керівника підприємства.

Відповідно до затвердженого Положення про систему доступу до конфіденційних документів після обліку документів здійснюється їх розгляд та передача для виконання.

При великому обсязі документів, що надходять доцільно здійснювати їх попередній розподіл за рівнями прийняття рішень по ним. З цією метою розробляється Перелік документів, що надійшли, направляються на виконання без розгляду керівником підприємства. У цьому переліку повноваження щодо прийняття рішень по виконанню документів делегуються на відповідний рівень управлінні. До переліку включаються конкретні найменування документів, що надходять, мають, як правило, типовий і повторюваний характер, які адресуються заступникам керівника підприємства, керівників підрозділів або безпосередньо виконавцям без розгляду цих документів керівником підприємства.

Перелік може мати наступну форму:

1 №

2 Найменування адресованих документів

3 Ініціали, прізвища осіб, яким адресуються документи

4 Ініціали, прізвища осіб, яким адресуються документи при тимчасовій відсутності основних адресатів

Розробку Переліку доцільно покладати на ПДЕК. При підготовці переліку необхідно враховувати вимоги Положення про систему доступу до документів в процесі делегування повноважень щодо їх розгляду.

Перелік підписується головою і членами ПДЕК і вводиться в дію наказом керівника підприємства. Перелік дозволяє скоротити шлях і час руху документів до їх безпосереднього виконавця, а отже, прискорити процес їх виконання, звільнити керівників різного рангу від розгляду питань, які можуть бути вирішені безпосередніми виконавцями документів, зменшити трудовитрати на розгляд, виконання та обробку документів, забезпечити виконання вимог системи доступу до надійшли документам.

Чи не включені до переліку надійшли документи, а також видані документи і документи виділеного зберігання, що підлягають розгляду безпосередньо керівником підприємства, передаються йому під підпис у "Журналі передачі конфіденційних документів", якщо вони не розглядаються в присутності співробітника підрозділу конфіденційно діловодства, відповідального за їх облік.

Журнал має такі графи:

1.№

2. Кількість аркушів

3. Підпис за отримання і дата

4. Підпис за повернення і дата

В процесі розгляду документів на них пишуться резолюції. До складу резолюції входять наступні елементи: ініціали, прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення (наказують дії), термін виконання (при необхідності), підпис, дата, наприклад:

І. В. Бородіну

Н. І. Самойлової

прошу підготувати

до 18.04.2004.

Особистий підпис

09.04.2004

Текст доручення має бути конкретним. Не повинно бути резолюції типу: "Прошу зайти", "Прошу переговорити" і т. П Якщо для прийняття рішення необхідна розмова з виконавцем, то запрошення виконавця має оформлятися резолюцією, а записом на окремому прикріплюватися до документа аркуші або в інший спосіб. Після розмови з виконавцем повинна бути оформлена резолюція на документі.

У випадках, коли доручення дається двом або більше особам, відповідальним виконавцем є одна особа, вказане першим. Йому надається право координації роботи виконавців. Якщо відповідальним виконавцем призначається особа, зазначена в резолюції не першим, то поруч з його прізвищем в дужках або через тире проставляється "відп".

На документах, які не потребують вказівок по виконанню і термінів виконання, ці дані не проставляються.

Резолюція пишеться на площі між адресатом і текстом. Якщо вона не поміщається на цій площі, то її можна написати на вільному місці першого аркуша, за винятком полів. Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші із зазначенням облікового номера і дати документа, до якого відноситься резолюція, однак не слід вводити це в систему, т. К. резолюція є складовою частиною документа і тому повинна оформлятися на ньому.

На документах, що вимагають контролю виконання, може проставлятися на лівому полі на рівні заголовка реквізит "Відмітка про контроль", який позначається буквою "К" або словом або штампом "Контроль". Метою позначки є нагадування виконавцю про обов'язок виконання документа в установлений термін і вказівку підрозділу конфіденційного діловодства про взяття документа на контроль.

Після розгляду та написання резолюції на документах, вони, як і документи, адресовані виконавцям відповідно до Переліку документів, що надійшли, направляються на виконання без розгляду керівником підприємства, а також вимагають виконання внутрішні документи, передаються виконавцям на підпис у відповідних облікових формах. Обов'язковість підписи за отримання і повернення конфіденційних документів незалежно від займаної посади необхідна і для забезпечення схоронності документа, і тому, що при без зв'яз чном отриманні документа у випадках їх втрати користувачі, як правило, заявляють, що вони втрачений документ не отримували, і вся вина за втрату лягає на співробітника підрозділу конфіденційного діловодства.

Якщо виконавців декілька, то документ в першу чергу передається відповідальному виконавцю, зазначеному в резолюції, а при відсутності вказівки - поставленому в резолюції першим.

При отриманні документа виконавець повинен перевірити відповідність облікового номера документа і кількість його листів (з прорахунком) записам у облікових формах.

Відповідальність за якість виконання документів несуть виконавці і керівники підрозділів, в яких працюють виконавці.

Контроль за термінами виконання документів здійснює поряд з керівниками відповідних структурних підрозділів підрозділ конфіденційного виробництва.

Після виконання документа виконавець проставляє на ньому відмітку про виконання документа і направлення його до справи, яка включає наступні дание6

- Посилання на дату і номер документа, що свідчить про виконання даного документа, або при відсутності такого документа коротку довідку про виконання;

- Слово "До справи";

- Номер (індекс) справи, в яку повинен бути підшитий документ;

- Підпис виконавця або керівника структурного підрозділу, в якому виконаний документ;

дату.

наприклад:

Виконаний 14.04.2005 № 9К

У справу 0210

підпис

15.04.2005

або

запитувані матеріали

включені в зведену заявку, підприємству повідомлено по

телефону (В. М. Бушуєву)

У справу 1402

підпис

27.04.2005

Сповнений документ разом з документом-відповіддю (при наявності) здається в підрозділ конфіденційного діловодства. Співробітник підрозділу повинен перевірити правильність виробленої позначки про виконання документа, відповідність виду та заголовка документа заголовку справи, в яке він прямує, прорахувати кількість аркушів документа і перевірити відповідність їх облікових даних, розписатися за отримання документа.

Якщо конфіденційний документ не вимагає виконання, адресований лише для ознайомлення, то він може не видаватися на робоче місце виконавця, а ознайомлення з ним проводитися в підрозділі конфіденційного діловодства (кімнаті для виконавців).

Відправлення конфіденційних документів на інші підприємства відбувається в законвертованном вигляді. Конверти (пакети) повинні бути світлонепроникними

Якщо вони світлопроникність, то вкладення обертаються світлонепроникним папером.

Якщо одному адресату направляються кілька документів, то вони будуть розміщені в один пакет.

У правому верхньому кутку пакета проставляються: гриф конфіденційності, нижче при необхідності позначка "Особисто".

На пакеті пишуться адреса і найменування підприємства-одержувача, а при наявності позначки "Особисто" додатково посаду. ініціали та прізвище адресата. Під адресатом перераховуються облікові номери документів, які будуть вкладені в пакет (якщо документ відправляється з супровідним листом, то на пакеті проставляється тільки номер супровідного листа без вказівки номерів додатків). Нижче проставляється адреса і найменування підприємства-відправника. При необхідності на пакеті в центрі верхнього поля може проставлятися позначка "Терміново".

Пакет заклеюється силікатним клеєм і прошивається хрест-навхрест через середину нитками або металевими скріпками із захопленням всіх клапанів або, якщо вкладення не можна проколювати, через чотири краю з тугим охопленням країв вкладень. Нитки зав'язуються в центрі зворотного боку пакета, на вузол прошивки накладається паперова наклейка з папірусному або інший тонкої, але не розшаровується паперу з відбитком каучукової печатки підприємства. Наклейка повинна бути на 34 мм більше розміру відбитка печатки. Наклейка накладається так, щоб захоплювала все клапани пакета в середині, кінці ниток не знаходились під наклейкою, а вузол прошивки був нею закритий. При прошивці металевими скріпками паперова наклейка накладається на загнуті кінці скріпок. Наклейка зверху покривається тонким шаром силікатного клею, щоб утворилася склоподібна прозора плівка. Розмір плівки повинен бути на 12 мм більше паперової наклейки.

Пакети з конфіденційними документами можуть доставлятися через спецзв'язок або поштове відділення зв'язку міністерства зв'язку або, минаючи їх безпосередньо адресату.

Через поштове відділення зв'язку пакети пересилаються цінними або рекомендованими відправленнями відповідно до поштовими правилами. При цьому виді відправлення гриф конфіденційності може проставлятися на пакеті не в правому верхньому куті, а поруч з номером документа абревіатурою.

При відправленні конфіденційних пакетів через поштове відділення зв'язку в цілях приховування їх конфіденційності вони можуть бути поміщені в інші пакети, на які наносяться тільки реквізити, передбачені поштовими правилами для відкритих цінних і під розписку.

Доставка конфіденційних документів на інші підприємства, минаючи органи зв'язку, може здійснюватися з дозволу керівника підприємства співробітником підрозділу конфіденційного діловодства або іншим працівником підприємства, допущеним до конфіденційної інформації, на службовому транспорті. Пакети передаються за реєстром або замість разової розписки, в яких, крім підпису про отримання пакетів повинна бути проставлена ??печатка підприємства-одержувача. Реєстри та отримані розписки не повинні мати грифу конфіденційності. Їх валовий нумерація проводитися окремо протягом року.

Для забезпечення швидкого пошуку необхідних документів, створення умов для їх збереження і зручності використання виконані конфіденційні документи, зареєстровані по журналам обліку надійшли і виданих документів, повинні бути згруповані в справи.

Справа являє собою сукупність документів (або окремий документ), що відносяться до одного питання або частини діяльності і поміщених в окрему обкладинку.

Розподіл документів у справах проводиться протягом року в міру виконання документів відповідно до номенклатури конфіденційних справ.

Номенклатура конфіденційних справ - це оформлення в установленому порядку систематизований перелік найменувань справ, що заводяться на підприємстві, із зазначенням їх індексів (номерів), термінів зберігання та осіб, яким надано право користування справами.

Таким чином, номенклатура конфіденційних справ, визначаючи найменування (заголовки) справ і виступаючи тим самим в ролі плану розподілу виконання документів у справах, одночасно встановлює індекси і терміни зберігання справ і є складовою частиною системи доступу до конфіденційних документів. Разом з тим номенклатура є і обліковою формою для заведених конфіденційних справ. Крім того, вона використовується для перевірки наявності конфіденційних справ, може бути використана в якості схем побудови довідкової картотеки за документами і складання описів справ, переданих на архівне зберігання.

Номенклатура справ, що містять комерційну таємницю, повинна складатися окремо від номенклатури справ, що містять службову таємницю.

"Положення про порядок поводження зі службовою інформацією обмеженого поширення" передбачено включення справ з грифом "Для службового користування" в номенклатуру несекретних справ, проте цього робити не слід, т. К. склад граф номенклатур конфіденційних і несекретних справ має істотні відмінності.

Номенклатура конфіденційних справ розробляється для підприємства в цілому (зведена номенклатура справ). Вона складається на кожен рік (в кінці поточного року на наступний) підрозділом конфіденційного діловодства на основі пропозицій структурних підрозділів. до розробки номенклатури справ повинні залучатися кваліфіковані фахівці, що мають доступ до відповідних конфіденційних документів і добре знають напрямки діяльності підприємства, характер його зв'язків з іншими підприємствами, склад конфіденційних документів, плани робіт на майбутній рік.

Номенклатура підписується керівником підрозділу конфіденційного діловодства, візується керівниками заінтересованих підрозділів, узгоджується з архівом конфіденційних документів підприємства (при його наявності), розглядається на засіданні ПДЕК підприємства і затверджується керівником підприємства.

Такий порядок повинен бути при первісній підготовці номенклатури конфіденційних справ і в разі її значної переробки (істотна зміна заголовків справ, включення великої кількості нових справ, розширення списку осіб, допущених до справ). Якщо таких змін немає, то на кожний наступний рік номенклатура передруковується (з можливими незначними змінами), підписується керівником підрозділу конфіденційного діловодства, затверджується керівником підприємства і вводиться в дію без перерахованих вище погоджень.

Гриф конфіденційності номенклатур справ повинен відповідати сукупної ступеня конфіденційності відомостей, що містяться в заголовках справ. Якщо ці відомості не є конфіденційними, то гриф конфіденційності номенклатурі присвоюють. При наявності грифа номенклатура реєструється в журналі обліку виданих документів. Особи, допущені до справ, повинні бути ознайомлені з відповідними розділами номенклатури під підпис в номенклатурі, що є підставою для притягнення їх до відповідальності у випадках неправильного адресування документів у справи.

Після затвердження номенклатури можливі протягом року зміни до неї вносяться керівником підрозділу конфіденційного діловодства (з проставленням підпису) на підставі доповідних записок керівників підрозділів.

Передбачені номенклатурою справи повинні охоплювати всі управлінські конфіденційні документи, які передбачається видати або отримати підприємством. У номенклатуру включають також справа з номенклатурою справ, журнали (картотеки) всіх видів облікових документів, справи з реєстрами, квитанціями і розписками на відправлені документи незалежно від того, мають чи не мають вони гриф конфіденційності. Крім того, в номенклатуру включаються конфіденційні справи, що надійшли з інших підприємств: закриті справи минулих років - в номенклатуру відповідного року, незакриті - в номенклатуру поточного року.

Справи, які проводяться протягом декількох років (перехідні), вносяться в номенклатуру кожного року з моменту їхнього закладу до закриття.

У номенклатуру не включаються документи, зареєстровані за журналом обліку документів виділеного зберігання.

Планована угруповання документів у справи закріплюється в номенклатурі в заголовках справ.

Заголовки повинні в узагальненому вигляді правильно і чітко відображати склад і зміст документів, що підлягають угруповання в справу.

Не допускаються заголовки типу "Загальна (різна листування)", "Керівні матеріали" і їм подібні, які не розкривають зміст справ і нерідко є причиною неправомірного ознайомлення з документами справи.

Тема може включати в себе вказівку виду справи ( "справа", "документи", "листування") або видів документів, назва учасника, кореспондентів, зміст документа (питання), час і місце події.

Термін "справа" вживається в заголовках особистих (персональних) судових, слідчих та арбітражних справ.

Термін "документи" вживається в заголовках у виняткових випадках, коли важко передбачити конкретні види документів, які будуть групуватися в справу, або коли таких видів багато (більше 56). Термін "документи" застосовується також у заголовках справ, в яких об'єднуються документи, що є додатком до іншого документу, наприклад: "Документи до плану ...".

Термін "переписка" застосовується в заголовках справ, що включають листи-запити, і листи-відповіді. Якщо в справу, крім листів, планується угруповання інших видів документів, то вони мають бути вказані в заголовку, наприклад: "Договори і листування ...".

Вид справи або види документів обов'язково вказуються в заголовку будь-якої справи і поміщаються на початку його.

Зміст документів вказується в заголовках всіх справ, за винятком справ з розпорядчими документами, які поділяються лише за видами діяльності (наприклад, накази по основній діяльності, особовому складу, оперативних питань), і протоколами, які поділяються за належністю (наприклад, протоколи нарад у голови правління, протоколи засідань науково-технічної ради).

Повнота і поєднання в заголовках інших компонентів можуть бути різними. Вказувати їх слід тоді, коли вони несуть в собі необхідну інформацію і без їх наявності губляться індивідуальні особливості заголовка або виникає його двояке розуміння. в заголовках справ з планово-звітною документацією вказується періодичність документації, наприклад: "Місячні плани ...", "Звіт про виконання плану за ____ рік".

При складанні заголовків справ необхідно передбачати:

 * Угруповання документів у справу, як правило, з одного питання (за винятком розпорядчих документів і протоколів);

 * Угруповання видаються підприємством розпорядчих документів за видами документів (накази, розпорядження, постанови, рішення);

 * Роздільну угруповання документів постійного і тимчасового термінів зберігання;

 * Угруповання документів з урахуванням розподілу обов'язків між виконавцями, що дозволяє значною мірою запобігати ознайомлення їх з документами, що не мають до них відношення за родом виконуваної роботи;

 * Угруповання додатків до документів разом з документами, до яких вони відносяться (виняток допускаються для великих за обсягом програм, для яких можуть передбачатися окремі справи);

 * Угруповання планів, звітів, кошторисів, лімітів, титульних списків та інших планово-звітних документів окремо від їх проектів;

 * Угруповання документів з планування наступного року.

Систематизація конфіденційних справ в номенклатуру повинна проводитися з урахуванням їх важливості і взаємозв'язку, що прискорює пошук документів. Справи з планами і звітами розташовуються в послідовності термінів їх зберігання: слідом за справами з річними планами (звітами) повинні вноситися справи з квартальними, а потім з місячними планами (звітами). Справи з листуванням з одного питання, що розрізняються між собою кореспондентськими ознакою, розташовуються за алфавітом кореспондентів, а справи з документами, що розрізняються за географічними ознаками - за алфавітом населених пунктів.

При значній кількості справ доцільно групувати їх в номенклатурі по розділах, відповідних найменуванням структурних підрозділів або основними напрямками (питань) діяльності підприємства. Кожному розділу присвоюється номер. Наприклад: 02 - Плановий відділ (при структурній схемі), 14 - Фінансування (при виробничо - галузевої схемою).

Формування справ включає розподіл документів у справах відповідно до номенклатури та систематизацію документів всередині справ. Справи формуються протягом року в міру надходження в них документів.

Формування конфіденційних справ повинно здійснюватися в підрозділі конфіденційного діловодства.

У справи вміщуються виконані документи (оригінали або засвідчені копії цього Протоколу), оформлені в установленому порядку. Інші екземпляри можуть поміщатися в справу лише у випадках, коли на них є які-небудь резолюції, помітки, що доповнюють зміст основного примірника. При виробничій необхідності допускається поміщати в справи тимчасового зберігання проекти документів. У виняткових випадках з дозволу керівника підрозділу конфіденційного діловодства допускається поміщати в конфіденційні справи окремі відкриті документи, що мають пряме відношення до змісту конфіденційних документів справи. У справи не повинні міститися документи, що підлягають поверненню.

Перед приміщенням документа в справу співробітник підрозділу конфіденційного діловодства зобов'язаний перевірити наявність відмітки про виконання, відповідність виду та змісту документа заголовку справи, наявність позначки про переведення додатки на облік конфіденційних документів виділеного зберігання, якщо воно не підшивається до справи.

У справі, як правило, групуються документи одного календарного року.

Введення перехідних справ допускається в окремих випадках, головним чином для документів тимчасового терміну зберігання.

Залежно від виду і змісту документи систематизуються усередині справ в питально-логічної, хронологічної послідовності або їх поєднанні.

Видані підприємством розпорядчі документи, протоколи, акти систематизуються в справах в хронологічному порядку зростання номерів.

У справах з листуванням надійшли документи поміщаються разом з копіями відправлених документів, якими вони виконані. Копії виданих ініціативних документів, які направляються в інші підприємства, з метою забезпечення їх охорони підшиваються, як правило, усунула відразу, до отримання відповідей на них.

Розпорядчі документи вищестоящих підприємств, видані в поточному році, але надійшли на початку наступного року, поміщаються в справу поточного року.

Плани та звіти поміщаються в справи року, до якого вони належать, незалежно від часу їх складання. Перспективні плани містяться в справи початкового року дії планів, звіти про їх виконання - в справи останнього року дії планів.

Листи ознайомлення з розпорядчими документами та листи розсилки до документів поміщаються слідом за відповідними документами, нумеруються і вносять у опису документів справ.

Кожна справа повинна містити не більше 250 аркушів. При більшій кількості листів заводяться в послідовності томи справи, які повинні мати один і той же індекс і заголовок справи.

Формування справ проводиться шляхом підшивки документів в обкладинки. Справи постійного і довготривалого зберігання повинні мати тверді обкладинки. Окремі справи можуть формуватися в папках-скоросшивателях або в папках-реєстраторах, якщо це викликається інтересами забезпечення режиму конфіденційності. Такі справи користувачам не видаються (при необхідності можуть видаватися окремі документи справ), в них ведеться опис документів, яка після закінчення року або перед здачею справ на архівне зберігання підшивається в обкладинку разом з документами справи.

Після підшивки виданого документа в графі 16 журналу обліку виданих документів проставляються індекс (номер) справи, його тому і номери аркушів справи. Після підшивки документа, що аналогічні записи виробляються в графі 12 журналу обліку документів, що надійшли.

Якщо в справи підшиваються документи, зареєстровані за обліками попереднього або наступного року (плани, звіти), то в журналі їх обліку поряд з індексом справи в дужках проставляється рік справи, в яке вони поміщені.

Вилучення з якихось причин документів зі справи дозволяється керівником підрозділу конфіденційного діловодства, а при направленні їх в інші підприємства - керівником підприємства. Замість вилучених документів у справу поміщається довідка заступник.

Про документи, вилучених зі справи безповоротно, проводиться, крім того, відповідна відмітка в описі документів справи. При необхідності замість вилучених документів у справу можуть бути підшиті їх копії, в цьому випадку довідка-заступник не потрібно. Відмітки про зняття копій і місцезнаходження оригіналів виробляються лише у відповідних облікових формах документів.

Оформлення конфіденційного справи включає опис справи на обкладинці, проставлення на внутрішній стороні обкладинки ініціалів і прізвищ осіб, допущених до справи, заклад картки обліку видачі справи, заповнення опису документів справи, нумерацію аркушів, складання засвідчувального напису, прошивку і опечатування справи.

Обкладинка має наступну форму (додаток 1).

При закладі справи на обкладинці вказуються:

· Гриф конфіденційності справи;

· назва підприємства;

· Назва структурного підрозділу (якщо в справу поміщаються документи одного структурного підрозділу);

· Індекс (номер) справи;

· Заголовок справи;

· Рік заведення справи на обкладинках з планами і звітами (замість крайніх дат документів справи);

· Термін зберігання і номери статей за переліком документів із зазначенням термінів зберігання.

Ці ж дані проставляються на обкладинках облікових журналів або (при картковому способі обліку) на окремому аркуші, наклеюють на картотеку. Крім того, на обкладинках облікових журналів при закладі проставляється кількість наявних в них аркушів.

Протягом року на обкладинці можуть проставлятися:

 * Номер тому (при закладі другого тому номер томи проставляється і на першому і на другому томах справи, якщо воно однотомні, номер тому не вказується);

 * Нову назву підприємства або структурного підрозділу при зміні їх назви або в разі отримання справи з іншого підприємства, при цьому нову назву пишеться нижче колишнього, а колишнє найменування береться в дужки.

При закритті справи на обкладинці проставляються:

· Крайні дати документів справи, які повинні відповідати датам видання (підписання, затвердження) або надходження самого раннього і самого пізнього документів, незалежно від розташування цих документів у справі; розбіжність між датами, проставляється в номенклатурі і на обкладинках справ, зумовлено тим, що дати, що проставляються в номенклатурі, в разі втрати справи дозволяють визначити, коли воно було заведено або коли закрито, що полегшує пошук справи, а дати, що проставляються на обкладинці, показують , до якого періоду належать документи, що знаходяться в справі, ці дати прискорюють пошук необхідних документів і переносяться в опис справ, що підлягають передачі на архівне зберігання;

· Кількість аркушів (з урахуванням літерних і пропущених номерів аркушів, але без листів опису документів справи).

При закритті облікової картотеки проставляється кількість карток. Крім того, при закритті справи уточнюються заголовок і термін зберігання справи з внесенням відбулися змін на обкладинку справи і в номенклатуру справ.

Написи на обкладинках повинні проводитися чітко, світлостійкими чорнилом або тушшю.

Перед закладом кожного конфіденційного справи будь-якого терміну зберігання в нього підшивається приблизно необхідну кількість аркушів опису документів справи.

Дані про документи вносяться до опису момент підшивки документів. При підшивці в конфіденційні справи відкритих документів в графах 3 або 4 проводитися отметк4а «н / с». Якщо в справу підшивається документ, який має додатки, в тому числі відкриті, то запис в графах 3 або 4 проводитися однією позицією за номером основного документа без відміток про наявність додатків, з проставленням у графі 6 номерів загальної кількості листів, включаючи листи додатків. Якщо документ внутрішній, то в графі 5 вказується тільки його короткий зміст. В описі документів тимчасового зберігання при невеликому обсязі довідкової роботи по документам графа 5 може не заповнюватися.

При закладі справи на внутрішню сторону обкладинки справи переносяться з номенклатури ініціали та прізвища осіб, яким надано право користування справою. Список засвідчується підписом працівника підрозділу конфіденційного діловодства. Це дозволяє при визначенні правомірності видачі справи користувачеві не звертатися до номенклатури справ. Одночасно заводитися картка обліку видачі справи, яка має таку форму (додаток).

Картка поміщається в паперовий кишеню, приклеєний до внутрішньої сторони обкладинки справи.

Листи справи нумеруються (за винятком листа з заверительной написом). Листи опису документів справи нумеруються окремо при початку заповнення кожного листа, що залишилися чисті аркуші не нумеруються. Нумерація аркушів справи проводиться при підшивці документа арабськими цифрами чорним графітовим олівцем у правому верхньому куті аркуша без порушення тексту документа.

Якщо справа має кілька томів, нумерація аркушів проводитися по кожному тому окремо.

Лист будь-якого формату підшитий за один край, нумерується як один лист, складений і підшитий за середину - як два аркуші.

Підклеєними до листу одним краєм інші документи (вирізки, вставки тексту, переклади) нумеруються окремо слідом за листом основного документа; лист з наглухо наклеєними документами і фотографіями нумерується як один лист, в цьому випадку наклеєні документи обумовлюються в засвідчувального напису.

Підшиті до справи як самостійні листи фотографії та інші ілюстровані документи нумеруються черговим номером слідом за конвертом. На лицьовій стороні конверта пишеться опис вкладених документів із зазначенням їх облікових номерів, короткого назви і номерів аркушів справи.

При вилученні документів з цих справ стара нумерація аркушів зберігається.

При нумерації аркушів необхідно строго стежити за її правильністю. Однак якщо все ж один номер виявиться повторенням на кількох аркушах, то слідом за основним номером проставляються літерні номери, наприклад: 12, 12а, 12б, які обумовлюються в засвідчувального напису. У засвідчувального напису обумовлюються і пропущені номери.

Засвідчувальний напис складається при закритті справи на окремому аркуші за такою формою. (додаток).

При незаповнення будь-яких позицій засвідчувального напису в них робиться прочерк. Незаповнені аркуші опису документів справи не враховуються.

Листи кожного томи справи при закритті томи перевіряються, прошиваються щільною ниткою в чотири проколи і опечатуються або пломбуються таким чином, щоб захоплювалися обидва кінці нитки прошивки. Справи можуть переплітатися, в цьому випадку їх опечатування не проводиться.

 



Облік конфіденційних документів. | Підготовка конфіденційних документів для архівного зберігання і знищення

О. В. Байрева | Вступ | Інформаційні ресурси і технології початку 21 століття | Основи інформаційної безпеки Російської Федерації в інформаційній сфері. | Види і джерела загроз інформаційній безпеці Російської Федерації | Правова охорона інформаційних ресурсів. | Державна таємниця | Класифікація технічних методів і засобів захисту інформації | принципи криптографії | історичний екскурс |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати