На головну

Облік конфіденційних документів.

  1. Аналіз діючих документів.
  2. Аналіз документів.
  3. Документів.
  4. Документи як джерело первинної інформації. Класифікація документів.
  5. Виготовлення та облік проектів конфіденційних документів
  6. Виклад тексту документів.
  7. Класифікація бухгалтерських документів.

Облік конфіденціальнх документів є однією з найважливіших складових частин конфіденційного діловодства.

У відкритому діловодстві замість терміна "облік" вживається термін "реєстрація", яка згідно з Типовою інструкцією з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, являє собою "Запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або отримання".

Основна мета реєстрації - побудова пошукової системи за документами. У конфіденційному діловодстві запис облікових даних про документ не зводиться тільки до фіксування факту його створення, відправлення або отримання і є не тільки основою побудови пошукової системи за документами, хоча і те, і інше відносяться до цілям записи. Найважливіша мета записи облікових даних складається в забезпеченні збереження конфіденціальнх документів і запобігання таким чином витоку міститься в них інформації. Для досягнення цього в реєстраційних формах необхідно фіксувати не тільки дані про самому документі, включаючи кількість його примірників і аркушів, оскільки втрата примірника або окремих аркушів при безоблікове їх зберіганні часто призводить і до витоку конфіденційної інформації, а й будь-який рух і місцезнаходження документа, що дозволяє , крім розширення довідково-пошукових даних про документ, забезпечувати персональну відповідальність за його збереження і якісно проводити перевірки наявності документа з метою своєчасного виявлення їх можливих втрат. Тому стосовно до конфіденційних документів вживається термін "облік", т. К. Він є більш ємним і не зводиться тільки до фіксування даних про реквізити документа.

Облік конфіденційних документів здійснюється підрозділом конфіденційного діловодства. У "Положенні про порядок поводження зі службовою інформацією обмеженого поширення" записано, що при невеликому обсязі документів з грифом (поміткою) "Для службового користування" їх облік дозволяється вести спільно з несекретними документами. Однак форми обліку несекретних документів не відображають всіх показників, необхідних для обліку документів з грифом "Для службового користування", що створює умови для втрати документів. До того ж при спільному обліку ускладнюється робота по реєстрації, проведення перевірок наявності, пошуку, систематизації документів, що містять службову таємницю. Тому оптимальним варіантом є роздільний облік несекретних і з грифом "для службового користування" документів.

Облік документів, що містять комерційну таємницю, здійснюється окремо від документів, які містять службову таємницю.

Обліку підлягають всі без винятку виготовлені на підприємстві та отримані ним конфіденційні документи.

Облік конфіденційних документів підрозділяється на 3 види: виданих документів, документів, що надійшли і документів виділеного зберігання.

Облік виданих документів охоплює документи, виготовлені на даному підприємстві рукописним, машинописним способами або з використанням друкувальних пристроїв ЕОМ, незалежно від того, направляються ці документи на інші підприємства або є внутрішніми.

Облік документів, що надійшли охоплює документи, що надійшли від інших підприємств, за ісключеніееем тих з них, які без присвоєння їм реєстраційного номера з цього виду обліку відразу переводяться на облік документів виділеного зберігання.

Облік документів виділеного зберігання охоплює всі документи, які не підлягають підшивці в справи. У відкритому діловодстві немає такого виду обліку. Документи, які з різних причин не підшиваються в справи, передаються в бібліотеку, технічний архів або відповідні виробничі підрозділи. У конфіденційному діловодстві в силу того, що воно поширюється не тільки на управлінську, а й науково-технічну документацію і облік цієї документації здійснюється в одному підрозділі, документи, які не підлягають підшивці в справи, ставляться або переводяться на облік документів виділеного зберігання. Ці документи можна розділити на дві категорії. До першої відносяться документи, які за виробничими умовами недоцільно підшивати в справи. Наприклад, різного роду технологічні інструкції, з якими паралельно працюють кілька виконавців. При підшивці їх у справу виконавець, який взяв справу, позбавляє інших виконавців можливості користуватися необхідними їм інструкціями. До другої категорії відносяться документи, які за зовнішніми особливостям неможливо або недоцільно підшивати у справи (великого формату, зброшуровані, креслярсько-графічні). На цей вид обліку можуть ставитися документи на стадії їх створення або отримання, або переводитися документи, вже взяті на облік виданих або документів, що надійшли.

Незалежно від виду обліку конфіденціальниедокументи можна враховувати в журналах або картках. При великому обсязі документів доцільно використовувати картковий спосіб обліку, т. К. Він скорочує час на пошук документа за рахунок приміщення карток у відповідні рубрики картотек, дає можливість здійснювати ручний контроль виконання документів без виготовлення спеціальних контрольних карток, прискорює і підвищує якість проведення перевірок наявності документів .

При картковому способі обліку документів (як і носіїв) необхідно вести контрольний журнал, призначений для реєстрації карток і забезпечення послідовності проставлення їх номерів, контролю за місцезнаходженням документів, що знаходяться в обігу, прискорення їх пошуку, а також для проставлення відміток про перевірки наявності документів. Контрольний журнал заводиться за кожним видом карток обліку документів. Він має наступну форму:

1. Облікові номери документів

2. відомості про місцезнаходження документів

3. Відмітки про проведення перевірок наявності документів.

У графі 2 навпроти відпо номери проставляються олівцем прізвище співробітника, який отримав документ, або інше місцезнаходження документа. при зміні місцезнаходження документа попередня оцінка закреслюється або витирається і проставляється нова, при цьому картка обліку даного документа кожен раз поміщається у відповідну рубрику картотеки. При відпрацюванні документа (переведенні на інший вид обліку, виконання та дотримання, підшивці в справу, знищення, передачі на архівне зберігання) відповідний номер в контрольному журналі округляється без вказівки остаточного місцезнаходження документа. Картка поміщається в картотеку відпрацьованих документів по порядку номера.

Журнали або картотеки обліку виданих та документів, що надійшли ведуться погодно; не виконані в поточному році документи підлягають переведенню на облік наступного року (крім розпорядчих документів і протоколів) з відміткою про це в облікових формах поточного року, яка оформлюється за аналогією з відміткою про перереєстрацію носіїв.

Журнал (картотека) обліку документів виділеного зберігання ведеться безперервно, номера кожного року продовжують номери попередніх років. Викликано це тим, що виділеного зберігання підлягають, як правило, документи постійного і довготривалого зберігання, і їх щорічна перереєстрація привела б дозбільшення трудомісткості обробки документів і створення складнощів для їх користування.

Видаються на підприємстві конфіденційні розпорядчі документи (постанови, накази, розпорядження), а також протоколи, крім облікового номера, повинні мати роздільну за видами таємниці щорічну порядкову нумерацію в межах кожного з цих видів документів. Для забезпечення послідовності проставлення таких номерів, прискорення пошуку документів необхідно вести журнали обліку виданих конфіденційних розпорядчих документів і протоколів по кожному їх виду окремо.

Журнал має такі графи:

1. порядковий номер

2. дата

3 обліковий номер

4 заголовок

5 кількість примірників

6 кількість аркушів у примірнику

7 відмітка про виконання

Якщо документи видаються з одним грифом конфіденційності, то в найменуванні графи 1 слова "та гриф конфіденційності" опускаються, поруч з номерами документів гриф не проставляється.

У графі 3 проставляється обліковий номер документа, присвоєний йому за журналом обліку виданих документів.

Облік надійшли конфіденційних документів.

Конфіденційні документи повинні пересилатися (доставлятися) між підприємствами в відповідним чином оформлених запечатаних пакетах. Всі вступники пакети в момент отримання доцільно враховувати для того, щоб можна було виявити їх можливу втрату до реєстрації містяться в них документів. Для цього слід вести журнал обліку конфіденційних пакетів, який призначений, крім того, для проставлення відміток про взяття документів, що надійшли на різні види обліку, а також про повернення помилково надісланих документів.

Журнал має такі графи:

1 дата надходження

2 звідки надійшли

3 кількість пакетів

4 підпис особи, яка доставила пакети

5 порядкові номери пакетів

6 номера і грифи конфіденційності вкладених в пакети документів

7 облікові номери документів, зарегістірірованних з обліку документів, що надійшли

8 облікові номери документів, зареєстрованих з обліку документів виділеного зберігання

9 облікові номера повернутих документів і носіїв

10 відмітка про повернення помилково надісланих документів

При отриманні пакетів співробітник підрозділу конфіденційного діловодства повинен:

- Перевірити на пакеті наявність грифу конфіденційності, відповідність адресата, проставлення номерів документів і підприємства-відправника, цілісність упаковки, збереження прошивки і відбитка печатки;

- Переконатися, що вміст пакету не проглядається

- Перевірити на пакеті та супровідному документі на нього відповідність найменувань адресата і відправника, номерів документа, номерів примірників, грифи конфіденційності;

- Розписатися в супровідному документі за прийняті пакети з проставленням штампа підрозділу конфіденційного діловодства.

Якщо на пакеті зазначений інший адресат, то вони не приймаються.

При порушенні оформлення пакетів, невідповідність даних на пакеті і в супровідному документі, пошкодженні упаковки складається в двох примірниках акт, який підписується співробітником підрозділу конфіденційного діловодства і особою, який доставив пакети. Другий примірник акта направляється відділенню зв'язку, який доставив пакет, або підприємству-відправника пакета, якщо пакет доставлений минаючи відділення зв'язку. Якщо пошкодження пакета дає можливість вилучити документ або прочитати його, то про це повідомляється керівнику підприємства, який визначає приймати пакет чи ні.

Після проставлення підпису за прийняті пакети співробітник підрозділу конфіденційного діловодства заповнює графи 13 журналу обліку потупивши пакетів, при цьому в графі 3 кількість пакетів вказується прописом, а особа, яке доставило пакети, запевняє ці дані в графі 4. Це дає можливість виявити можливу пропажу пакета за період з моменту його реєстрації до розтину. Порядкові номери пакетів щодня починаються з №1 або проставляються послідовно протягом року. Поруч з номером пакета, що має позначку "Особисто", пишеться слово "особисто". Номери і грифи конфіденційності вкладених в пакет документів проставляються навпроти номера відповідного пакета. Якщо на пакеті поруч з номером документа вказані номери примірників, то вони переносяться в журнал. Викликано це тим, що номери примірників на пакеті проставляються, коли їх два і більше, і якщо їх не переносити в журнал, то в разі втрати якогось примірника в період після розкриття пакета до реєстрації документа виявити втрату документа буде неможливо.

Після розтину пакетів перевіряється відповідність на пакеті та документі відправника і адресата, грифа конфіденційності, номерів документа (якщо вказані на пакеті).

Пакети повинні бути розгорнуті таким чином, щоб переконатися, що в них не залишилося вкладень. У документах перевіряється наявність листів, а в документах мають додаток, крім того, відповідність облікових номерів, грифу конфіденційності, номерів примірників, кількості аркушів додатка, содержащейс в основному документі (супровідному листі).

Пакети з позначкою "Особисто" розкриваються працівником, якому вони адресовані, або уповноваженою ним особою. з власними цілями, виявило пакети, перераховані вище дані перевіряються їм самим або співробітником підрозділу конфіденційного діловодства.

У разі невідповідності на пакеті та документі або на документі і додатку облікових номерів, недостачі або надлишку листів і примірників документа, а також у разі, якщо документ відправлений на дане підприємство помилково, керівником підрозділу конфіденційного діловодства і співробітником, який розкрив пакет, складається у двох примірниках акт , другий примірник якого разом з лицьовою стороною пакета (при невідповідності даних на пакеті та документі) негайно відправляється відправнику. Про недостачу листів або примірників повідомляється, крім того, керівнику підприємства.

Після розкриття пакета і перевірки правильності вкладень документу, що надійшов присвоюється черговий номер, що проставляється в графі 7 журналу обліку надійшли пакетів. Одночасно дані про документ заносяться в журнал або картку обліку надійшли конфіденційних документів, що мають такі графи:

1 Обліковий номер і гриф конфіденційності документа

2 Дата надходження

3 Вид і заголовок документа

4 Звідки надійшов

5Номер і дата видання

6 кількість листів основного документа

7 додатків

8 Кому виданий

9 Кількість аркушів

10 підзапис за отримання і дата

11 Підпис за повернення і дата

12 Індекс (номер) справи, номери аркушів справи

13 Номер з обліку документів вделенного зберігання, кількість аркушів

14 Примітка

На самому документі у правому кутку нижнього поля першого аркуша проставляється відмітка про надходження, яка містить обліковий номер, присвоєний документу, гриф конфіденційності, дату надходження, кількість аркушів. При наявності супровідного листа вказується окремо кількість аркушів супровідного листа і через знак "+" загальна кількість аркушів всіх конфіденційних додатків. при наявності відкритих (неконфіденційне) додатків кількість їх листів відображається окремо через знак "+" з добавленіеем абревіатури "н / с" (несекретні), наприклад:

Уч. № 47кт

15.04.2005

л. л. 1 + 20 + 6н / с

Якщо відмітка проставляється за допомогою штампа, то він може мати наступну форму:

Уч. №

Дата

Кількість аркушів

Якщо надійшов документ підлягає виділеному зберігання, то йому слід відразу (без реєстрації в журналі обліку документов0 прісваіватьочередной порядковий номер пожурналу обліку документоввиделеного зберігання.

Облік конфіденційних документів виділеного хранеия

Облік конфіденційних документів, що підлягають виділеному зберігання, здійснюється в журналі або картках, мають такі графи:

1 Обліковий омер і гриф конфіденційності документа

2 Дата реєстрації

3 Вид і заголовок документа

4 Звідки надійшов або яким підрозділом розроблений

5 З яких облікових номерів

6 Номери примірників

7 Кількість аркушів в екземплярі

8 Відправлення куди відправлений

9-го номера примірників

10 найменування, номер і дата супровідного документа

11 Відмітка про повернення

12 Знищення номера примірника

13 номер і дата акта обунічтоженіі

14 Передача на архівне зберігання номер примірника

15 архівний шифр

При значному обсязі документів виділеного зберігання креслярсько-графічні та текстові документи можуть враховуватися окремо, але в однотипних формах обліку. У цьому випадку слова "креслярсько-графічні" або "текстові" повинні включатися в назву журналу.

У моментрегістраціі заповнюються графи 1-7. при реєстрації креслярсько-графічних документів вграфе 3 проставляються вид носія (калька, ватман, синька) і індекс (позначення) документа.

Взяті на облік виділеного зберігання текстові документи поміщаються вобложку і брошуруються, якщо не мали обкладинки і не були зброшуровані, при етомпосле останнього листа документапомещается лист сзаверітельной написом, в якій

вказується прописом кількість аркушів в документі, заверяемоеподпісью (з розшифровкою) особи, яка склала засвідчувальний напис, з проставленням дати.

Якщо вдокументе є літерні, пропущені номераілі вклеєною на листи фотовідбитки, то вони обумовлюються в засвідчувального напису.

На текстових документах облікові номери, присвоєні за журналом обліку документів виділеного зберігання, проставляються у верхньому лівому кутку обкладинки і титульного аркуша (при його наявності). У правому верхньому куті проставляються гриф конфіденційності і під ним номер примірника.

на надісланих документах іммеющіеся там номера зачерківаютсятушьютонкімі лініями.

На кожен документ заводиться картка обліку видачі за такою формою.

КАРТКА

обліку видачі конфіденційного документа виділеного

зберігання

________________________________________________

(Обліковий номер, найменування документа і кількість аркушів в ньому)

Кому виданий Підпис за Підпис за повернення

отримання, дата і дата

 



Виготовлення та облік проектів конфіденційних документів | Організація конфіденційного документообігу

О. В. Байрева | Вступ | Інформаційні ресурси і технології початку 21 століття | Основи інформаційної безпеки Російської Федерації в інформаційній сфері. | Види і джерела загроз інформаційній безпеці Російської Федерації | Правова охорона інформаційних ресурсів. | Державна таємниця | Класифікація технічних методів і засобів захисту інформації | принципи криптографії | історичний екскурс |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати