На головну

Виготовлення та облік проектів конфіденційних документів

  1. N При масовому виробництві виготовлення одних і тих же виробів ведеться безперервно у великій кількості і протягом значного проміжку часу.
  2. O вибір інвестиційних проектів для реалізації серед представлених, і т. Д.
  3. VII. Складання службових документів і ведення ділового листування
  4. Автоматизована система централізованої підготовки та оформлення перевізних документів (Етра)
  5. Аналіз діючих документів.
  6. аналіз документів
  7. Аналіз документів.

Проекти конфіденціалльних документів можуть виготовлятися рукописним способом, на друкарській машинці або припомощи друкуючих пристроїв засобів обчислювальної техніки. Рукописним способом допускається готувати окремі тектових внутрішні документи, авторами яких є посадові особи (доповідні записки, довідки та ін.), А також вносити змінну частину в типові форми документів. Проекти інших текстових документів виготовляються друкарським способом або з чернетки, або з іншого носія, включаючи звуковідтворюючі пристрою, або під диктовку, або безпосередньо виконавцем.

Проекти креслярсько-графіческкіх документів можуть виготовлятися

як рукописним способом, так і друкованим, за допомогою комп'ютера.

Друкування проектів конфіденційних документів слід здійснювати в підрозділі конфіденційного діловодства.

Використовувані для друкування кошти обчислювальної техніки і електричні друкарські машинки повинні бути захищені від перехоплення випромінюваних ними сигналів. При виготовленні документів не повинна використовуватися нова фарбувальна стрічка і копіювальний папір, не повинні підкладатись під валик пише пристрою додаткові листи паперу. Вікна впомещеніі доцільно тонувати або зашторювати. Екран дисплея необхідно розвертати в сторону від вікна і вхідних дверей.

При будь-якому способі виготовлення (рукописному, друкованому) проект документа повинен мати всі необхідні і правильно оформлені реквізити. У разі, якщо документ друкується з чернетки, на першому аркуші чернетки повинні бути проставлені кількість необхідних примірників проекту документа і прізвище виконавця, а якщо, що підлягає виданню документ не передбачений переліками видаються конфіденційних доументов, то на чернетці додатково повинна бути віза-рішення керівника підрозділу, яке видає документ, і підрозділи конфіденційного діловодства (або служби безпеки). При прийомі чернетки отісполнітеля співробітник підрозділу конфіденційного діловодства зобов'язаний:

- При складанні чернетки в спецблокноте - прорахувати кількість аркушів чернетки і вилучити їх з блокнота;

- При складанні чернетки на окремих аркушах паперу або в типовою формою документа - прорахувати кількість аркушів;

- При соствленіі чернетки в стенографічною або робочого зошита - перевірити наявність листів зошити і відповідно їх кількості засвідчувального напису.

Якщо проект друкується з іншого документа, то прораховується кількість аркушів цього документа.

Після прийому носія (чернетки) проводиться присвоєння облікового номера проекту документа, який буде надрукований з цього носія. Оскільки номер, присвоєний проекту, стає і особистий номер проекту, облікові номери проектів проставляються в журналах (картках) обліку виданих конфіденційних документів і мають такі графи:

1 обліковий номер і гриф конфіденційності документа

2 дата документа

3 вид і заголовок документа

4 прізвище виконавця

5 номера носія і листів чернетки

6 кількість примірників документа

7 кількість аркушів у примірнику

8 підпис за отримання чернетки і проекту документа, дата

9 підпис за повернення, дата

10 відмітка про знищення чернетки

11 відмітка обунічтоженіі проектів або зайвих примірників

12 куди відправлений документ

13 номери примірників

14 найменування, номер і дата супровідного документа

15 відмітка про повернення

16 індекс (номер) справи, номери аркушів справи

17 номер з обліку документів виділеного зберігання, кількість примірників.

Обліковий номер майбутнього документа вказується і на чернетці. за отримання чернетки співробітник підрозділу конфіденційного діловодства видає разову розписку за такою формою (бланки розписок тиражуються в необхідній кількості):

розписка

Дана ____________ в тому, що мною __________ отримані

в тимчасове користування документи, носії інформації за № ____, всього на _______ л.

підпис

Дата

Послеотработкі проекту текстового документа виконавець повинен проставити на примірниках документа їх номери, завізувати залишається на підприємстві екземпляр, отримати візи відповідних посадових осіб, підписати (а при необхідності і затвердити) проект у відповідного керівника іпередать всі екземпляри документа разом з чернеткою вподразделеніе конфіденційного діловодства.

Співробітник підрозділу конфіденційного діловодства розписується заволодіння документа і чернетки в графі 9 журналу обліку виданих документів, одночасно проставляючи в графі 2 дату документа, яка повинна відповідати даті його підписання (затвердження).

Чернетка, проект (як непідписаний, так і передрукований), зайві екземпляри документа розриваються і поміщаються в знаходиться в підрозділі конфіденційного діловодства урну.

У графі 10 журналу обліку виданих документів пишеться слово або проставляється штамп "Знищений", завіряється підписом співробітника з проставленням дати.

Зіпсовані аркуші паперу, ватману, кальки, міліметрівки знищуються як листи чернетки. Крімтого, в урну повинні міститися без проставлення відміток про знищення окремі передруковані аркуші проекту документа, а також використані при друкуванні документів копіювальний папір, барвна стрічка, прокладки, т. К. В них відображена конфіденційна інформація.

Вміст урни (макулатура) впоследующем знищується двома співробітниками підрозділу конфіденційного діловодства шляхом спалювання. Знищення як правило, повинно проводитися після закінчення кварталу після проведення перевірки наявності конфіденційних документів за минулий квартал, що дозволяє в разі нестачі будь-яких документів перевірити вміст урни на предмет випадкового приміщення в неї документів, яких не. Про знищення макулатури слід складати акт.

макулатура може знищуватися і з допомогою паперорізальної машини, як правило, також після проведення квартальної перевірки наявності документів. При цьому листи повинні бути нарізані на шматки, що гарантують неможливість відновлення тексту.

 



Підготовка та видання конфіденційних документів | Облік конфіденційних документів.

О. В. Байрева | Вступ | Інформаційні ресурси і технології початку 21 століття | Основи інформаційної безпеки Російської Федерації в інформаційній сфері. | Види і джерела загроз інформаційній безпеці Російської Федерації | Правова охорона інформаційних ресурсів. | Державна таємниця | Класифікація технічних методів і засобів захисту інформації | принципи криптографії | історичний екскурс |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати