Головна |
- Запрошення;
- Рекламні листи, прайс-листи, каталоги;
- Друковані видання (журнали, брошури);
- Сповіщення, повідомлення про зустрічі, переговори;
- Листи з позначкою «особисто»;
- Програми конференцій, нарад і т. П
Постановка на контроль забезпечує своєчасне виконання найбільш важливих і термінових документів.
Зміст контролю виконання:
Контроль здійснюють:
Терміни виконання документів діляться на:
Типові терміни встановлюються нормативними актами вищих органів державної влади і управління, муніципальними органами, галузевими відомствами.
Індивідуальні терміни встановлюються керівником організації. Дата виконання вказується в резолюції або в тексті розпорядчого документа.
Як правило, термін виконання документів не перевищує 10 днів.
Зміна термінів виконання проводиться:
типових - введенням нового нормативного акту;
індивідуальних - керівником, які поставили документ на контроль.
Терміни виконання вважаються:
для вхідних документів - з дати надходження;
для внутрішніх та вихідних - з дати підписання або затвердження.
Щоб не було різночитань в термінах виконання, використовують формулювання в резолюціях і розпорядчих документах:
«... Виконати до 01.09.2004» або «... виконати до 01.09.2004».
Для ведення контрольних операцій в якості облікових форм використовуються:
Для контролю використовуються як спеціальні контрольні журнали, так і звичайні журнали реєстрації. Якщо в реєстраційному журналі немає графи про контроль і терміни виконання, ці дані вказують в графі «Примітка».
Персональний комп'ютер (програма Outlook і ін.) Надає можливість для проведення контрольних операцій. У відповідний день календаря заноситься номер документа, взятого на контроль, виконавець і його телефон, зміст доручення (якщо необхідно).
У заданому режимі ПК встановлює проміжні терміни виконання і в призначений день виводить на екран номери документів для проведення по ним контрольних операцій. ПК не тільки буде давати попередні нагадування контролюючому працівникові, а й зможе в разі потреби передавати їх на комп'ютер виконавця.
Контролер проводить у встановлені дні попередню перевірку і отримує інформацію від виконавців про хід і результати виконання документів і в разі істотного відставання, затримки виконання робиться доповідь керівнику підприємства для прийняття екстрених заходів (про результати виконання документів робляться повідомлення на оперативних нарадах керівництва).
Документ вважається виконаним і знімається з контролю керівником після проведення конкретної роботи виконавцем (підготовки відповіді, складання проекту контракту, проведення ділової зустрічі та ін.).
Результати виконання в короткій формі записуються на самому документі (реквізит «відмітка про виконання документа і направлення його до справи»). Крім того, ставиться відмітка про виконання в обліковій формі.
При невеликому обсязі контрольованих документів використовують звичайний органайзер (планувальник) з календарними датами. Контролює особа записує остаточний і проміжні терміни перевірки виконання (разом з номером документа і прізвищем виконавця) і в відповідні дні проводить контрольні операції.
Тема 4. Особливості роботи зі справами, що містять комерційну таємницю
Документована інформація з обмеженим доступом поділяється на:
Ці поняття регламентуються законом РФ від 21.07.93 № 5485-1 «Про державну таємницю».
Державна таємниця - Захищені державою відомості, поширення яких може завдати шкоди безпеці РФ в області його діяльності: військової, економіки, науки, техніки, зовнішньої політики і економіки, розвідувальної діяльності, контррозвідувальної діяльності, оперативно-розшукової діяльності.
гриф секретності - Це реквізит, який свідчить про ступінь секретності відомостей, що містяться в їх носії, що проставляються на самому носії або в супровідній документації на нього.
Установлюється три ступені секретності і відповідні їм грифи секретності:
Посадові особи і громадяни, винні в порушенні законодавства про державну таємницю, несуть кримінальну, адміністративну, цивільно-правову або дисциплінарну відповідальність.
Відомості, які не підлягають засекречування:
v Про надзвичайні події і катастрофи, що загрожують безпеці та здоров'ю громадян;
v Про стихійних лихах, їх офіційних прогнозах і наслідки;
v Про стан екології, охороні здоров'я, санітарії, демографії, освіті, культурі, сільському господарстві;
v Про стан злочинності;
v Про привілеї, компенсації і пільги, що надаються державою громадянам, посадових осіб, організація, установам і підприємствам;
v Про факти порушення прав і свобод громадянина;
v Про розміри золотого запасу та державних валютних резервах РФ;
v Про стан здоров'я вищих посадових осіб РФ;
v Про факти порушення законності органами державної влади та їх посадовими особами.
Відомості конфіденційного характеру:
- Інформація про громадян (персональні дані працівника - інформація, необхідна роботодавцю у зв'язку з трудовими відносинами і що стосується конкретного працівника, ТК РФ ст. 85)
- Інформація конфіденційна - документована інформація, доступ до якої обмежується відповідно до законодавства РФ.
З дисципліни | Документаційного забезпечення управління | МІСЦЕ І РОЛЬ ДОКУМЕНТІВ В УПРАВЛІННІ НА СУЧАСНОМУ ЕТАПІ | Основні властивості, ФУНКЦІЇ І ОЗНАКИ ДОКУМЕНТА | КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ | Класифікація засобів оргтехніки за функціональною ознакою | НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНІ ДОКУМЕНТИ | Тема 1. Стандартизація і уніфікація документів | Загальні вимоги організаційно-розпорядчою ДОКУМЕНТІВ (ОРД) | Особливості роботи з гербовими бланками |