Головна |
План:
1. Поняття і призначення номенклатури справ.
2. Принципи побудови номенклатури справ.
3. Класифікація (види) номенклатур справ.
Питання для самостійного вивчення:
1. Правила формування справ.
2. Правила систематизації окремих категорій документів у страви.
Мета заняття:
Ознайомити студентів з призначенням номенклатури справ, принципами її побудови і видами номенклатур. Виховання виконавської дисципліни при роботі з різними видами документів.
Ключові поняття і терміни:
Номенклатура справ, групування документів; індивідуальна, рекомендована і типова номенклатура.
Основна література:
1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. / А. Н. Діденко - 4-те вид. - К.: Либідь, 2004. - 384 с.
2. Дудар З. В. Діловодство з використанням комп'ютерної техніки: Навч. Посіб./ З. В. Дудар, Л. Д. Самофалов, І. А. Ревенчук. - Х. Компанія СМІТ, 2009.- 330с.
3. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч. посіб. / Уклад. Л.І. Скібіцька. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 224 с.
4. Данюк В. М., Кулаковська Л. П. Кадрове діловодство: Навч. посіб. - К.: Каравела, 2006. - 240 с.
5. Тітенко Л. А. Діловодство з використанням комп'ютерної техніки: Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни. - К.: КНЕУ, 2006. - 192 с.
6. Тітенко Л. А. Діловодство з використанням комп'ютерної техніки: Навч. посіб./Л. А. Тітенко, Держ. вищ. навч. закл. "Київ. нац. екон. Ун-т ім. Вадима Гетьмана". - К. : КНЕУ, 2010. - 344 с.»
Додаткова література:
1. Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закл. / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. - 4-те вид., переробл. і доповн. - К.: Видавництво А. С. К., 2003. - 400 с.
2. Максименко В. Ф. Сучасна ділова українська мова. - Харків: ТОР-СІНГ ПЛЮС, 2006. - 448 с.
3. Хміль Ф.І. Ділове спілкування: навч. посіб. для студ. вищих навч. закл. - К.: «Академвидав», 2004. - 280 с. (Альма-матер)
1. Номенклатура справ - це систематизований перелік назв справ, до яких входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням терміну їх зберігання (ДСТУ 2732 - 94).
Після того як в управлінській діяльності вже використано інформацію, що міститься в документі, він стає «пам'яттю» підприємства, «хранителем» інформації, потреба в якій може виникнути згодом. Таких документів нагромаджується багато. Тому, аби відпрацьовані документи можна було швидко відшукати в разі потреби, їх групують у справи.
Для правильного формування справ документи групують за змістом і видами ще в поточній роботі з ними. Групування документів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для них передбачено, а отже, знайти потрібний документ буде нескладно.
Крім того, номенклатура справ є покажчиком індексів документів, що присвоюються під час реєстрації, оскільки індекс документа може містити індекс структурного підрозділу підприємства й номер справи за номенклатурою.
Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів підприємства, індексацію страв, установлює терміни зберігання документів,
використовується як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом архіву підприємства.
2. Принципи побудови номенклатури справ.
На кожному підприємстві (в його структурних підрозділах) має бути своя номенклатура справ (незалежно від того, чи є рекомендована або типова номенклатура справ).
До основних принципів побудови номенклатури справ належать:
- єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;
- застосування індексації документів;
- стабільність індексів справ.
Номенклатуру справ складають на підставі:
- положення про підприємство або статуту підприємства;
- планів роботи й звітів про роботу;
- штатних розкладів;
- переліків документів;
- класифікаторів;
- номенклатур справ за попередні роки;
- списків структурних підрозділів і кореспондентів;
- описів справ постійного і тимчасового зберігання (понад 10 років);
- довідкових картотек.
До номенклатури справ уносять:
- усі справи й документи, що відображують документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу;
- справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності;
- незакінчені справи, що надійшли з іншого підприємства для подальшої роботи з ними;
- всі довідкові картотеки документів.
Справи громадських організацій підприємства та його структурних підрозділів уключають у номенклатуру справ підприємства та його структурних підрозділів, при яких їх створено.
Не вносять до номенклатури справ: друковані видання; збірники постанов КМУ; Відомості ВР України; довідники; інформаційні листки; бюлетені; реферативні журнали; експрес-інформації.
Номенклатуру справ затверджують у встановленому порядку. Затверджена номенклатура справ є чинною протягом багатьох років і підлягає перезатвердженню в разі докорінної зміни функцій і структури установи. Якщо таких змін не сталося, то номенклатуру справ наприкінці кожного року уточнюють і надають їй чинності з 01 січня наступного року. Щорічний примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання й уноситься до розділу номенклатури секретаріату (структурного підрозділу під номером 1).
Номенклатуру справ складає секретар-референт або спеціаліст, який відповідає за роботу з документами, чи архівіст підприємства.
Назви розділів номенклатури справ збігаються з назвами структурних підрозділів підприємства. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат» («Дирекція», «Загальний відділ»); йому присвоюють індекс 01. Решту структурних підрозділів розташовують після секретаріату в порядку важливості: спочатку виробничі відділи, потім - функціональні або допоміжні служби з присвоєнням їм індексів 02, 03, 04 і т. Д.
Якщо структурних підрозділів немає, то як назви розділів номенклатури справ можуть використовуватися напрями діяльності підприємства чи посади його керівників і спеціалістів, наприклад:
01 - генеральний директор;
02 - заступник генерального директора з виробничої діяльності;
03 - заступник генерального директора з комерційних питань і т. Д.
Усередині розділів номенклатури розташовують заголовки справ із присвоєнням відповідних індексів, наприклад: 01-02 (01 - «Секретаріат», а 02 - порядковий номер справи, сформованої в секретаріаті).
На початку кожного розділу зазначають найважливіші для діяльності підприємства документи - накази, протоколи, після них - листування та інші інформаційно-довідкові документи, а в кінці - журнали обліку чи довідкові картотеки.
Заголовки справ мають бути короткими й відповідати змістові документів, що зберігаються в даній справі.
Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності:
- назва виду документів (Накази, Контракти, Протоколи);
- короткий зміст документів (наприклад, «Листування з АТЗТ «Берегиня» щодо будівництва під'їзних доріг до складання готової продукції»);
- період, якого стосуються документи справи (наприклад, «Накази з основної діяльності за 1999р.»);
- слово «Копії», якщо справу сформовано з копій документів (наприклад, «Рішення Ради засновників за 1999 рік»).
Номенклатура справ підприємства - це, як правило, багатосторінковий документ, тому для її оформлення можна використовувати спеціальний багатосторінковий трафаретний бланк формату А4.
3. Класифікація (види) номенклатур.
Номенклатури справ поділяють на індивідуальні, рекомендовані й типові.
Індивідуальна номенклатура справ відображує документи конкретного підприємства (структурного підрозділу).
Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляють, щоб уніфікувати групування документів підприємств рівної категорії з однаковим
характером діяльності (наприклад, ЗОШ, ПТУ). Як правило, типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для підприємств усієї системи (відомства, галузі) й має обов'язків характер.
Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляються вищими установами (відомствами) і слугують підставою для складання індивідуальних номенклатур у підвідомчих організаціях. Крім того, їх використовують як методичні посібники.
Рекомендовані й типові номенклатури справ обов'язково погоджують з архівними установами.
Під час складання індивідуальних номенклатур справ на основі типових і рекомендованих номенклатур має враховуватися специфіка формування справ у конкретній установі.
Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу й зведену номенклатуру справ. Остання відображає документи установи в цілому й складається з номенклатур справ структурних підрозділів.
Контрольні питання:
1. Яке призначення номенклатури справ?
2. Які види номенклатур справ?
3. Назвіть основні принципи побудови номенклатури справ?
4. Які документи уносять до номенклатури справ?
5. Які елементи заголовка справи розташовуються в якій послідовності?
Підготовка до складання й оформлення службових документів. | Організаційні документи. | Розпорядчі документи. | Наказ має не тільки адміністративно-правове, а й виховне значення, тому мова наказу повинна відзначатися особливою точністю формулювань і високою культурою. | Довідково-інформаційні документи. | Класифікація протоколів | Документи щодо особового складу. | Обліково-фінансові документи. | Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів. | Реєстрація документів. |