Головна

Номенклатура справ. Формування і оформлення справ.

  1. Асортиментна стратегія та принципи її формування
  2. Безперервність як провідний принцип реформування освітніх систем
  3. Вартість Internetу для підприємств-користувачів. Internet-технології та формування бізнес-фокусу споживача.
  4. Вимоги до оформлення контрольної роботи
  5. Вимоги до оформлення реферату
  6. Вимоги до оформлення розрахункової роботи
  7. Витрати підприємства як основа формування ціни

План:

1. Поняття і призначення номенклатури справ.

2. Принципи побудови номенклатури справ.

3. Класифікація (види) номенклатур справ.

Питання для самостійного вивчення:

1. Правила формування справ.

2. Правила систематизації окремих категорій документів у страви.

Мета заняття:

Ознайомити студентів з призначенням номенклатури справ, принципами її побудови і видами номенклатур. Виховання виконавської дисципліни при роботі з різними видами документів.

Ключові поняття і терміни:

Номенклатура справ, групування документів; індивідуальна, рекомендована і типова номенклатура.

Основна література:

1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. / А. Н. Діденко - 4-те вид. - К.: Либідь, 2004. - 384 с.

2. Дудар З. В. Діловодство з використанням комп'ютерної техніки: Навч. Посіб./ З. В. Дудар, Л. Д. Самофалов, І. А. Ревенчук. - Х. Компанія СМІТ, 2009.- 330с.

3. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч. посіб. / Уклад. Л.І. Скібіцька. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 224 с.

4. Данюк В. М., Кулаковська Л. П. Кадрове діловодство: Навч. посіб. - К.: Каравела, 2006. - 240 с.

5. Тітенко Л. А. Діловодство з використанням комп'ютерної техніки: Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни. - К.: КНЕУ, 2006. - 192 с.

6. Тітенко Л. А. Діловодство з використанням комп'ютерної техніки: Навч. посіб./Л. А. Тітенко, Держ. вищ. навч. закл. "Київ. нац. екон. Ун-т ім. Вадима Гетьмана". - К. : КНЕУ, 2010. - 344 с.»

Додаткова література:

1. Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закл. / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. - 4-те вид., переробл. і доповн. - К.: Видавництво А. С. К., 2003. - 400 с.

2. Максименко В. Ф. Сучасна ділова українська мова. - Харків: ТОР-СІНГ ПЛЮС, 2006. - 448 с.

3. Хміль Ф.І. Ділове спілкування: навч. посіб. для студ. вищих навч. закл. - К.: «Академвидав», 2004. - 280 с. (Альма-матер)

  1. Чмут Т. К., Чайка Г. Л. Етика ділового спілкування: Навч. посіб. - 5-те вид, стер. - К: Вікар, 2006. - 223 с. - (Вища освіта ХХІ століття).

1. Номенклатура справ - це систематизований перелік назв справ, до яких входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням терміну їх зберігання (ДСТУ 2732 - 94).

Після того як в управлінській діяльності вже використано інформацію, що міститься в документі, він стає «пам'яттю» підприємства, «хранителем» інформації, потреба в якій може виникнути згодом. Таких документів нагромаджується багато. Тому, аби відпрацьовані документи можна було швидко відшукати в разі потреби, їх групують у справи.

Для правильного формування справ документи групують за змістом і видами ще в поточній роботі з ними. Групування документів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для них передбачено, а отже, знайти потрібний документ буде нескладно.

Крім того, номенклатура справ є покажчиком індексів документів, що присвоюються під час реєстрації, оскільки індекс документа може містити індекс структурного підрозділу підприємства й номер справи за номенклатурою.

Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів підприємства, індексацію страв, установлює терміни зберігання документів,

використовується як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом архіву підприємства.

2. Принципи побудови номенклатури справ.

На кожному підприємстві (в його структурних підрозділах) має бути своя номенклатура справ (незалежно від того, чи є рекомендована або типова номенклатура справ).

До основних принципів побудови номенклатури справ належать:

- єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;

- застосування індексації документів;

- стабільність індексів справ.

Номенклатуру справ складають на підставі:

- положення про підприємство або статуту підприємства;

- планів роботи й звітів про роботу;

- штатних розкладів;

- переліків документів;

- класифікаторів;

- номенклатур справ за попередні роки;

- списків структурних підрозділів і кореспондентів;

- описів справ постійного і тимчасового зберігання (понад 10 років);

- довідкових картотек.

До номенклатури справ уносять:

- усі справи й документи, що відображують документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу;

- справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності;

- незакінчені справи, що надійшли з іншого підприємства для подальшої роботи з ними;

- всі довідкові картотеки документів.

Справи громадських організацій підприємства та його структурних підрозділів уключають у номенклатуру справ підприємства та його структурних підрозділів, при яких їх створено.

Не вносять до номенклатури справ: друковані видання; збірники постанов КМУ; Відомості ВР України; довідники; інформаційні листки; бюлетені; реферативні журнали; експрес-інформації.

Номенклатуру справ затверджують у встановленому порядку. Затверджена номенклатура справ є чинною протягом багатьох років і підлягає перезатвердженню в разі докорінної зміни функцій і структури установи. Якщо таких змін не сталося, то номенклатуру справ наприкінці кожного року уточнюють і надають їй чинності з 01 січня наступного року. Щорічний примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання й уноситься до розділу номенклатури секретаріату (структурного підрозділу під номером 1).

Номенклатуру справ складає секретар-референт або спеціаліст, який відповідає за роботу з документами, чи архівіст підприємства.

Назви розділів номенклатури справ збігаються з назвами структурних підрозділів підприємства. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат» («Дирекція», «Загальний відділ»); йому присвоюють індекс 01. Решту структурних підрозділів розташовують після секретаріату в порядку важливості: спочатку виробничі відділи, потім - функціональні або допоміжні служби з присвоєнням їм індексів 02, 03, 04 і т. Д.

Якщо структурних підрозділів немає, то як назви розділів номенклатури справ можуть використовуватися напрями діяльності підприємства чи посади його керівників і спеціалістів, наприклад:

01 - генеральний директор;

02 - заступник генерального директора з виробничої діяльності;

03 - заступник генерального директора з комерційних питань і т. Д.

Усередині розділів номенклатури розташовують заголовки справ із присвоєнням відповідних індексів, наприклад: 01-02 (01 - «Секретаріат», а 02 - порядковий номер справи, сформованої в секретаріаті).

На початку кожного розділу зазначають найважливіші для діяльності підприємства документи - накази, протоколи, після них - листування та інші інформаційно-довідкові документи, а в кінці - журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ мають бути короткими й відповідати змістові документів, що зберігаються в даній справі.

Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності:

- назва виду документів (Накази, Контракти, Протоколи);

- короткий зміст документів (наприклад, «Листування з АТЗТ «Берегиня» щодо будівництва під'їзних доріг до складання готової продукції»);

- період, якого стосуються документи справи (наприклад, «Накази з основної діяльності за 1999р.»);

- слово «Копії», якщо справу сформовано з копій документів (наприклад, «Рішення Ради засновників за 1999 рік»).

Номенклатура справ підприємства - це, як правило, багатосторінковий документ, тому для її оформлення можна використовувати спеціальний багатосторінковий трафаретний бланк формату А4.

3. Класифікація (види) номенклатур.

Номенклатури справ поділяють на індивідуальні, рекомендовані й типові.

Індивідуальна номенклатура справ відображує документи конкретного підприємства (структурного підрозділу).

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляють, щоб уніфікувати групування документів підприємств рівної категорії з однаковим

характером діяльності (наприклад, ЗОШ, ПТУ). Як правило, типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для підприємств усієї системи (відомства, галузі) й має обов'язків характер.

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляються вищими установами (відомствами) і слугують підставою для складання індивідуальних номенклатур у підвідомчих організаціях. Крім того, їх використовують як методичні посібники.

Рекомендовані й типові номенклатури справ обов'язково погоджують з архівними установами.

Під час складання індивідуальних номенклатур справ на основі типових і рекомендованих номенклатур має враховуватися специфіка формування справ у конкретній установі.

Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу й зведену номенклатуру справ. Остання відображає документи установи в цілому й складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

Контрольні питання:

1. Яке призначення номенклатури справ?

2. Які види номенклатур справ?

3. Назвіть основні принципи побудови номенклатури справ?

4. Які документи уносять до номенклатури справ?

5. Які елементи заголовка справи розташовуються в якій послідовності?

 



  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11   12   13   14   Наступна

Підготовка до складання й оформлення службових документів. | Організаційні документи. | Розпорядчі документи. | Наказ має не тільки адміністративно-правове, а й виховне значення, тому мова наказу повинна відзначатися особливою точністю формулювань і високою культурою. | Довідково-інформаційні документи. | Класифікація протоколів | Документи щодо особового складу. | Обліково-фінансові документи. | Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів. | Реєстрація документів. |

© 2016-2022  um.co.ua - учбові матеріали та реферати