На головну

Довідково-інформаційні документи.

  1. Довідково-інформаційні документи
  2. Лекція 7. Довідково-інформаційні документи
  3. Міжнародно-правові документи. Нормативні акти СНД
  4. Обліково-фінансові документи.
  5. Організаційні документи.
  6. Розпорядчі документи.

План:

1. Види та призначення довідково-інформаційної документації.

2. Службові листи. Види службових листів. Вимоги щодо оформлення.

3. Доповідні і пояснювальні записки. Правила оформлення.

4. Довідка. Групи довідок. Стандарти щодо оформлення.

Питання для самостійного вивчення:

1. Формуляр довідково-інформаційних документів.

2. Правила оформлення телеграм, телефонограм, факсів.

3. Протокол. Групи протоколів. Формуляр протоколу.

Мета заняття:

Ознайомити студентів з видами та призначенням довідково-інформаційної документації, правилами складання та оформлення, необхідними реквізитами.

Виховувати у студентів відповідального ставлення до підготовки, складання та оформлення документів.

Ключові поняття та терміни:

Службові листи, доповідні записки, службові записки, пояснювальні записки, довідки, протокол.

Основна література:

1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. / А. Н. Діденко - 4-те вид. - К.: Либідь, 2004. - 384 с.

2. Дудар З. В. Діловодство з використанням комп'ютерної техніки: Навч. Посіб./ З. В. Дудар, Л. Д. Самофалов, І. А. Ревенчук. - Х. Компанія СМІТ, 2009.- 330с.

3. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч. посіб. / Уклад. Л.І. Скібіцька. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 224 с.

4. Данюк В. М., Кулаковська Л. П. Кадрове діловодство: Навч. посіб. - К.: Каравела, 2006. - 240 с.

5. Тітенко Л. А. Діловодство з використанням комп'ютерної техніки: Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни. - К.: КНЕУ, 2006. - 192 с.

6. Тітенко Л. А. Діловодство з використанням комп'ютерної техніки: Навч. посіб./Л. А. Тітенко, Держ. вищ. навч. закл. "Київ. нац. екон. Ун-т ім. Вадима Гетьмана". - К. : КНЕУ, 2010. - 344 с.»

Додаткова література:

5. Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закл. / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. - 4-те вид., переробл. і доповн. - К.: Видавництво А. С. К., 2003. - 400 с.

6. Максименко В. Ф. Сучасна ділова українська мова. - Харків: ТОР-СІНГ ПЛЮС, 2006. - 448 с.

4. Хміль Ф.І. Ділове спілкування: навч. посіб. для студ. вищих навч. закл. - К.: «Академвидав», 2004. - 280 с. (Альма-матер)

8. Чмут Т. К., Чайка Г. Л. Етика ділового спілкування: Навч. посіб. - 5-те вид, стер. - К: Вікар, 2006. - 223 с. - (Вища освіта ХХІ століття).

1. Більшість вхідної та вихідної кореспонденції підприємств, установ, організацій, фірм має довідково-інформаційний характер. Вони містять інформацію про фактичний стан справ і є підставою для прийняття розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи мають допоміжний характер по відношенню до організаційно-розпорядчих і не обов'язкові для виконання на відміну від останніх. Інформація, що міститься в довідково-формаційних документах, може спонукати до дії або бути доведеною до відома. До групи цих документів належать службові листи, телеграми, телефонограми, факси, доповідні і пояснювальні записки, звіти, оголошення.

Документи колегіальних органів включають протоколи, витяги з протоколів.

2. Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. Них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

Види службових листів:

· Інформаційні

· Рекламні

· Листи-запрошення

· Супровідні

· Листи-повідомлення

· Листи-підтвердження

· Листи-нагадування

· Гарантійні

· Ініціативні

· Листи-відповіді

· Листи-прохання

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов'язаних частин: вступноїта основної. У вступній частині зазначаються факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. В основній

частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Реквізити службового листа: дата (проставляється в день підписання); індекс (проставляється в день підписання); посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях); гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби); адресат; резолюція; заголовок до тексту (може бути або не бути на аркуші формату А4, не наводять на аркушах паперу формату А5); позначка про контроль; текст; позначка про наявність додатка (у разі потреби); підпис; гриф погодження; візи (у разі потреби); відбиток печатки (у разі потреби); прізвище виконавця та номер його телефону; позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляється від руки після виконання документа); позначка про перенесення даних на машинний носій; позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

3. Записки.

Доповідна записка - документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи доповідних записок: звітні, інформаційні, ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп'ютері.

Реквізити:

· назва адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка) (верхній правий кут);

· назва автора документа (зліва);

· заголовок, який розкриває її зміст;

· текст: у 1 частині викладаються факти та події, що стали причиною до написання доповідної записки; у 2 - висновки та пропозиції з конкретними діями, які на думку доповідача, необхідно здійснити у зв'язку з викладеними фактами;

· перелік додатків;

· підпис автора;

· дата складання.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформлюють на загальному бланку установи з підписом керівника.

Службова записка - документ, адресований фахівцеві чи керівнику одного ієрархічного рівня з автором записки даної установи з інформацію

про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, які становлять спільний інтерес (а також про виконану роботу), з висновками та пропозиціями автора.

Пояснювальна записка. Під цією назвою існує два види документів. Пояснювальна записка може бути поясненням або доповненням до якогось осново документа (звіту, проекту та ін..). В ній подається опис роботи без розрахункових даних. Пояснювальною запискою зветься також документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії або вчинки службової особи (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи та ін.). Таку пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації. Реквізити ті самі, що й у доповідній записці.

4. Довідки- документи, які містять опис тих чи інших фактів та подій. Поділяються на дві групи: інформаційного характеру, які містять відомості службового змісту, та юридичні, які засвідчують юридичний факт та видаються зацікавленим громадянам та організаціям.

Реквізити:

· назва відомства, установи (адресат);

· назва виду документа (довідка);

· дата;

· місце укладання;

· заголовок до тексту;

· текст;

· підпис, печатка.

Службова довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Найбільш розповсюджені особисті довідки, які видаються громадянам для підтвердження місця роботи, проживання, посади, заробітку. Починати текст довідки особистого характеру доцільно з подання в називному відмінку

прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. В кінці тексту необхідно вказати організацію, куди надається довідка.

У правому верхньому куті вказується місце, куди представляється довідка. На довідці обов'язково повинна бути дата її підписання. У тих випадках, коли здійснюється облік видачі довідок в окремому журналі, ставиться порядковий номер довідки поруч з датою.

5.Протокол - документ, який фіксує послідовний хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях колегіальних органів.

Класифікація протоколів наведена нижче.



  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11   12   13   14   Наступна

Підготовка до складання й оформлення службових документів. | Організаційні документи. | Розпорядчі документи. | Документи щодо особового складу. | Обліково-фінансові документи. | Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів. | Реєстрація документів. | Передача документів. | Форми для реєстрації документів і порядок їх заповнення. | Номенклатура справ. Формування і оформлення справ. |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати