На головну

A. Структура комерційних листів

  1. II. СТРУКТУРА сучасних комп'ютерів
  2. III. Структура і особливості багаторічної підготовки спортсменів
  3. III. Структура складної захисту від подвійного свідомості
  4. VI. Найпростіше «визначення», його призначення і структура
  5. VII.1.2) Правова структура речі.
  6. А. Банківське регулювання і нагляд ЦБ РФ в процесі освіти комерційних банків

запит:Це комерційний документ, який являє собою звернення особи (організації), хоче укласти угоду, з проханням представити необхідну інформацію про товар (послуги) і / або направити пропозицію на поставку (продаж) товару або надання послуг.

У запиті зазвичай вказується, який товар хотів би придбати покупець і на яких умовах. Такими є кількість і якість товару, його марка, модель, ціна, строки поставки і засоби транспортування.

Лист-запит зазвичай складається з двох частин. У першій частині в оповідної формі викладається суть питання; у другій частині порушуються питання, на які очікується відповідь адресата. Запит повинен бути коротким. У ньому необхідні посилання на нормативні документи, досягнуті домовленості, колишні листи.

Мовні конструкції листи-запити: Відповідно до нашої домовленістю ... Вашою рекламою ... нашим телефонною розмовою ...; Просимо ..., звертаємося з проханням вислати нам пропозицію на поставку ...; Ми зацікавлені в термінової поставки ...; Ми хотіли б знати, в який термін і за якою ціною Ви можете поставити товар ...; Бажано, щоб поставка була здійснена протягом ...

Зразок листа-запиту:

Штамп торгової фірми Директору взуттєвої фабрики

(Її найменування, адреса, пану Петрову В. В.

Телефон, розрахунковий рахунок, 103257, Москва,

Дата) Флотська, 26

Про посилці каталогів

З метою ознайомлення з асортиментом продукції, що випускається Вами продукції просимо направити нам каталоги жіночого взуття із зазначенням розміру відпускних цін.

Директор підпис І. П. Васильєв

Відповідь на запит складається в тому випадку, якщо продавець не може відразу вислати покупцю пропозицію. Залежно від ситуації відповідь може містити наступну інформацію: про прийняття запиту до розгляду; про з'ясування можливості поставки товару, що цікавить покупця; про відмову поставити товар і пояснення причин відмови; про зміну умов запиту (термінів поставки, кількості товару і т.д.); про обіцянку направити пропозицію на поставку товару, що цікавить покупця.)

Лист-відповідь може оформлятися трафаретно або як звичайний лист.

Зразок листа-відповіді 1:

Шановні ________________________________________

Ми вдячні за запит від ________________________ на поставку

___________________________________________________________

 (Найменування товару)

В даний час ми з'ясовуємо можливості поставки цікавить вас товару.

Зразок листа-відповіді 2:

Шановні панове!

Ми дякуємо вам за запит від ________ на поставку виробів нашого підприємства (найменування товару).

Однак ми змушені внести деякі зміни в умови поставки. У зв'язку зі збільшенням цін на бензин вартість транспортування зросте на (%, сума)

Просимо повідомити найближчим часом, чи згодні ви з зміненими умовами поставки товару.

Комерційний директор

Підприємства підпис ініціали, прізвище

Мовні конструкції відмови: На жаль, ми не можемо відповісти на Ваш запит позитивно ...; Ми взяли до розгляду Ваш запит і просимо повернутися до нього ...; В даний час ми не маємо можливості зробити Вам конкретну пропозицію на поставку ...

Пропозиція (оферта):Це комерційний документ, який являє собою заяву продавця, експортера про бажання укласти угоду із зазначенням її конкретних умов.

пропозиція називається твердим, Якщо воно робиться одному покупцеві на конкретний товар із зазначенням терміну дії пропозиції. Неотримання від покупця відповіді в зазначений термін вважається відмовою і звільняє продавця від зробленої пропозиції. пропозиція вважається вільним, Якщо воно робиться не одному покупцеві і без зобов'язань з боку продавця (наприклад, реклама).

Реквізити оферти: (1) назва структурного підрозділу; (2) вказівка ??його номера; (3) текст предложеніч; (4) сведеніч про транспортування; (5) умови поставки; (6) умови платежу; (7) кількість і рід упаковки; (8) підпис експортера.

Мовні конструкції листи-пропозиції: У відповідь на Ваш запит...; Посилаючись на попередні переговори ... ми пропонуємо Вам поставити ... відправити ... відвантажити на зазначених нижче умовах ...; в рахунок взаємних поставок ...; в кількості (тонн, центнерів, одиниць) ...; Якість товару відповідає діючим стандартам, прикладеному сертифікату, зразкам, висланим Вам раніше ...; Ціна ... становить ...; Товар буде поставлятися ..., поставка товару буде здійснена протягом ...; Платіж здійснюється через банк ...; готівкою ...; При пред'явленні рахунку і транспортних документів ...; терміни платежу ...; Ця пропозиція дійсна до ______ ц.р.

Зразок листа-пропозиції:

(Трафаретне лист)

Дякуємо Вам за запит від _______________ і повідомляємо, що можемо

Запропонувати Вам ___________________ в кількості ______________

 (Найменування товару)

якість -

упаковка -

Ціна -

Термін поставки -

Умови платежу -

Ця пропозиція дійсна до _______________________

 З повагою

 підпис

Відповідь на пропозицію може містити згоду на умови пропозиції або відмову від пропозиції.

Якщо покупець згоден з усіма умовами пропозиції і підтверджує це продавцеві, угода вважається укладеною. Після цього укладається контракт і виконується замовлення. У такому випадку слід трафаретний відповідь:

Шановні _______________________!

Дякуємо за Вашу пропозицію від _________ на _________________

________________________ І повідомляємо, що згодні купити у Вас

(Найменування товару)

товар на наступних умовах:

кількість -

якість -

Ціна -

маркування -

Умови поставки -

Умови платежу -

Термін постачання -

арбітраж -

Найближчим часом надішлемо Вам для підписання наш контракт.

 підпис

Якщо покупець не згоден з будь-якими умовами пропозиції або не зацікавлений в пропонований товар, він відхиляє пропозицію. У такому випадку між продавцем і покупцем встановлюється тривале листування або ведуться переговори для досягнення домовленості.

Листи при цьому можуть оформлятися наступним чином:

зразок 1:

Шановні __________________________!

З вдячністю підтверджуємо отримання Вашої пропозиції від __________ на _________________________________

 (Найменування товару)

Найближчим часом зможемо повідомити наше рішення про можливість закупівлі пропонованого Вами товару.

 З повагою Підпис

зразок 2:

Шановні __________________________!

Підтверджуємо отримання Вашої пропозиції від ________________

На ________________________________ і повідомляємо, що в даний

 (Найменування товару)

час у зв'язку з обставинами, що змінилися ми не маємо можливості закупити цей товар.

 З повагою ........................ Підпис

Рекламація (претензія) - Комерційний документ, в якому міститься претензія до сторони, яка порушила прийняті на себе за контрактом зобов'язання, і вимога відшкодування збитків.

Рекламація зазвичай складається з трьох частин: (1) підстави для пред'явлення претензії; (2) докази (акт експертизи, акт приймання і т.д.); (3) конкретні вимоги сторони, що пред'являє претензію (наприклад, заміна неякісного товару якісним, уцінка тощо).

Мовні конструкції для вираження рекламації: Ми офіційно заявляємо Вам рекламацію на ... Наші клієнти заявили рекламацію ...; На жаль, ми повинні поставити Вас до відома, що ...; На жаль, умови нашого контракту не виконуються ...; При прийманні товару були виявлені такі недоліки ...; При розтині ящиків виявилося, що кількість товару не відповідає заявленому в накладній ...; Була виявлена ??недостача ...; Сума заподіяного збитку становить ...; Це дає нам право повернути товар назад, вимагати відшкодування збитків, звернутися в арбітражний суд ...; Сподіваємося, що Ви з належною увагою поставитеся до нашої рекламації і негайно повідомте нам про своє рішення.

зразок рекламації:

Штамп фірми (Найменування зарубіжної

«Прогрес» фірми)

Про відшкодування збитків

26.03.2010 Ваша фірма відвантажила хлорне вапно по залізничних накладної 248 в кількості 250000 кг за рахунком № 86-516, який був нами сплачено в повній сумі.

При перевірці вагона на погранстанціі було виявлено 70 дефектних місць, які були нами повернуті, про що свідчить комерційний акт № 226695/289.

У зв'язку з викладеним просимо Вас відшкодувати понесені нашою фірмою ... збитки в розмірі ... Суму слід перерахувати ....

Додаток: комерційний акт № 226695/289.

Директор (підпис) ініціали, прізвище

Відповідь на рекламацію може бути різним, залежно від рішення прийняла претензію боку: (1) претензія визнається справедливою і задовольняється повністю; (2) претензія приймається до розгляду - рішення по ній поки не прийнято; (3) претензія визнається справедливою частково; (4) претензія відхиляється повністю.

Мовні конструкції, що застосовуються у відповіді на рекламацію: Ваша рекламація від ... отримана. В задоволення Вашої претензії переводимо на Ваш рахунок суму ...; Підтверджуємо отримання Вашого листа і повідомляємо, що рекламація прийнята до розгляду ...; Повідомляємо, що відсутню кількість товару буде відправлено Вам ... Однак ми не зможемо погодитися з Вашим вимогою оплати неустойки ...; Ваша претензія визнана необґрунтованою ...; Вашу претензію ми задовольнити не можемо, так як ...

Відповідь оформляється як звичайний лист:

Шановні __________________________!

Ваш лист № ______ від ____________ нами отримано. Ви звертаєте нашу увагу на порушення термінів поставки холодильного обладнання за контрактом № _________.

Запевняємо Вас, що ми приймаємо дієвих заходів щодо прискорення відвантаження обладнання. Про дату відвантаження повідомимо Вам по телефону.

З повагою Підпис

На відміну від регламентованих ділових листів нерегламентовані ділові листи не мають жорсткої текстової структури, в них рідше використовуються стандартні фрази.

Однак було б неправильно вважати, що мова нерегламентованих листів зовсім не містить елементів стандартизації. Стандартні словосполучення (терміни, номенклатурні знаки, усталені звороти) використовуються і в нерегламентованих листах. До них відносяться інструктивні листи, листи-пояснення, рекомендації, а також рекламні листи - листи-презентації, листи-оголошення, пропозиції, уявлення).

Взагалі ж мова нерегламентованих листів отлічаетсяотязика регламентованих листів включенням значного пласту общелитературной лексики, більшою варіативністю синтаксичних конструкцій висловлювання, тобто більше свободи в реалізації задуму

Вільне володіння діловою листом - вміння чітко викласти суть питання, стан справ, однозначно сформулювати пропозицію, прохання, вимога, переконливо обґрунтувати свої висновки - входить в число пріоритетних професійних навичок ділової людини.

 




A. Лексичні норми | Стилістична забарвлення слова і лексичні норми ділового стилю | B. Граматичні норми | словосполучення | C. Синтаксичні норми | Конструкції з однорідними членами: одними з найчастіших помилок в ділових текстах є помилки, пов'язані з логічної несочетаемостью однорідних членів речення. | Глава 3. Лист зайнятості | Вимоги до оформлення реквізитів документів | ділові листи | Етикет ділового листа |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати