Головна

Структура ділового листа

  1. A. Структура комерційних листів
  2. II. СТРУКТУРА сучасних комп'ютерів
  3. III. Структура і особливості багаторічної підготовки спортсменів
  4. III. Структура складної захисту від подвійного свідомості
  5. VI. Найпростіше «визначення», його призначення і структура
  6. VII.1.2) Правова структура речі.
  7. А) ви підтверджуєте отримання листа,

У листах, факсах назва виду документа не вказується. У головній частині листа друкуються такі реквізити: «дата», «номер (індекс)», «посилання на номер і дату вхідного документа», якщо лист є відповіддю; «Заголовок», викладений однією фразою ( «Про що?»). Якщо в головній частині листа-відповіді заповнений реквізит «посилання на номер і дату вхідного документа», то не слід повторювати посилання на документ в тексті листа.

У листах повинні бути правильно вказані складові частини реквізиту «адресат» (одержувача листа): фірма; структурний підрозділ; посаду; прізвище; поштову адресу одержувача.

Якщо лист направляється на додаток до раніше послові, то в ньому слід вказати номер і дату раніше посланого письма.

Текст листа повинен бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти і події повинні представлятися об'єктивно, а всі сторони викладається питання повинні висвітлюватися з достатньої повнотою, коротко і ясно.

Регламентовані листи мають чітку структуру і, як правило, складаються з двох частин: в першій, вступній частині вказуються цілі відправника, викладаються причини, що викликали складання листа, супроводжувані посиланнями на факти, дати, документи, наприклад:

«У зв'язку з тим, що при отриманні вантажу на станції «Марк» 26.01.2010 за накладною № 238864 в справному вагоні з непошкодженими пломбами вантажовідправника при розтині ящика і перевірці вмісту за участю представника була встановлена ??недостача: ... штук виробів на суму... (Комерційний акт від 26.01.95 N2 247)... ».

На підставі зазначених цілей і причин у другій, основної частини листи робляться заяви, здійснюються мовні дії, формулюється його основна мета (пропозиція, відмова, прохання, гарантія і т. п.), наприклад:

«На підставі викладеного просимо протягом 10 банківських днів перерахувати вказану суму на наш розрахунковий рахунок».

Інші зразки мовних дій, що виражаються в основній частині листа: Прошу надіслати зразки товарів і прайс-листи ...; Просимо розглянути нашу пропозицію ...; Просимо підтвердити отримання вантажу ...; Пропонуємо в рахунок взаємних поставок на ... рік ...; На підставі наданого нам договором права ми наполягаємо ...; Направляємо вам протокол узгоджень отримання партії ТНП ...

Листи з фінансових питань підписує керівник і головний бухгалтер фірми. Листи, що дають будь-які гарантії, мають юридичні і фінансові наслідки, завіряються печаткою фірми.

Зразок ділового листа:

АТ «ПОЛЯНКА +» Конфіденційно

Прим. № 1

113225, Москва

Ординці, 34 Директору АТ «Храст»

р / с 0235467 в Конверсбанку пану Траубе А. Г.

факс (095) 236-15-19 123100, Москва

07.01.2010 № 801-03-2 Краснопресненська, 12

На №02-03-14 від 28.12.2010

 




Текстові норми ділового стилю | A. Лексичні норми | Стилістична забарвлення слова і лексичні норми ділового стилю | B. Граматичні норми | словосполучення | C. Синтаксичні норми | Конструкції з однорідними членами: одними з найчастіших помилок в ділових текстах є помилки, пов'язані з логічної несочетаемостью однорідних членів речення. | Глава 3. Лист зайнятості | Вимоги до оформлення реквізитів документів | ділові листи |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати