Головна |
2.3.1. Ставити документи на контроль має право генеральний директор організації.
2.3.2. Відмітка про контроль - штамп «Контроль» - проставляється в правому верхньому кутку першого аркуша документа. Секретар генерального директора заносить інформацію про взяті на контроль документах в «Контрольний журнал».
2.3.3. Контроль термінів виконання документів покладається на секретаря генерального директора.
2.3.4. Термін виконання обчислюється з дня, наступного за датою накладення резолюції. При відсутності в резолюції конкретного терміну виконання документ виповнюється в 10-денний термін.
2.3.5. Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, документ передається на виконання першого названого в резолюції працівнику (відповідальному виконавцю). Іншим соисполнителям передаються копії документа.
Відповідальність за якісне та своєчасне виконання документа в рівній мірі несуть всі працівники, зазначені в резолюції.
2.3.6. Виконавець (відповідальний виконавець) зобов'язаний давати секретарю генерального директора відповіді на всі питання, пов'язані з ходом виконання документів.
2.3.7. Документи, що знаходяться на виконанні, зберігаються у виконавців в порядку, що виключає їх втрату. У разі втрати або пропажі документа виконавець негайно сповіщає про це секретаря генерального директора.
2.3.8. Не пізніше зазначеного в резолюції терміну виконавець зобов'язаний передати секретарю генерального директора інформацію про виконання документа, а на самому документі оформити позначку про виконання документа і направлення його до справи. Відмітка поміщається в лівому нижньому кутку першого аркуша документа.
У позначці слід вказати найменування документа, що свідчить про виконання доручення, його дату і номер. Відмітка підписується і датується виконавцем.
2.3.9. Завдання знімається з контролю тільки з дозволу директора (або, за його відсутності, заступника директора) Товариства.
2.3.10. Виконані документи з доданням необхідних документів передаються секретарю генерального директора в підібраному для підшивки вигляді.
2.3.11. Виконані документи і копії листів-відповідей, повинні бути підшиті в справи не пізніше наступного дня після виконання або відправлення відповіді.
2.3.12. Якщо документ не виконаний в строк, то виконавець зобов'язаний до закінчення контрольного терміну надати інформацію про причини затримки. Відповідальність за невиконання документа несе виконавець (відповідальний виконавець).
2.3.13. Якщо виконавець (відповідальний виконавець) погодив з генеральним директором зміна терміну виконання документа, виконавець (відповідальний виконавець) зобов'язаний повідомити про це секретарю генерального директора. Секретар вносить новий термін в «Контрольний журнал».
Склад реквізитів документів | Зразок поздовжнього бланка листа організації | Зразок поздовжнього бланка посадової особи | Приблизний перелік документів, що підлягають затвердженню | Форми документів уніфіковані. | Розділ 2. Системи документації організації. Уніфіковані системи документації | функції Секретаріату | права Секретаріату | Взаємовідносини та зв'язку Секретаріату з іншими структурними підрозділами організації | відповідальність Секретаріату |