загрузка...
загрузка...
На головну

Система кадрової документації. Документування трудової діяльності персоналу

  1. DNS - система доменних імен
  2. I. Перші підходи у вивченні діяльності
  3. I.2.3) Система римського права.
  4. I.5. Організація освітньої діяльності. Форми організації навчальної діяльності
  5. II. Гра в системі трансляції діяльності та навчання
  6. II. Початкове фундаментальне уявлення: діяльність - система
  7. II. Організація діяльності психолога

11.1. Система кадрової документації, її призначення та склад.

11.2. Основні комплекси кадрової документації.

11.3. Документування трудової діяльності персоналу.

11.1. Система кадрової документації,
її призначення і склад

У кожній організації є кадрова служба (служба персоналу, відділ кадрів), найважливішою функцією якої є документування трудових правовідносин.

Система кадрової документації - це сукупність документів різних видів, що відображають діяльність кадрової служби. Дане поняття дещо ширше, ніж поняття «документація по особовому складу» за рахунок організаційно-правової, деяких видів планової, звітної і договірної документації.

Документи по особовому складу - Це комплекс певних видів і різновидів документів, в яких зафіксовані етапи трудової діяльності людини.

призначення документації по особовому складу:

а) відображає життєвий шлях людини і його взаємини з суспільством і державою;

б) характеризує правові, трудові, службові та інші взаємини людини;

в) відображає діяльність організації з питань роботи з кадрами.

Роль і значення документації по особовому складу:

?дає можливість аналізувати професійний, освітній, віковий склад кадрів і забезпечує поточне і перспективне планування потреби в кадрах різних кваліфікацій;

?документація по особовому складу використовується в довідкових цілях (отримання нагород, вчених звань, оформлення пенсії);

?документація по особовому складу - це джерело соціологічного, історичного та біографічного характеру. Використовується для вивчення історії окремих колективів і установ. Особисті документи відомих вчених, письменників, державних діячів служать історичним джерелом і складають основу архівних фондів документів особового походження.

Документи по особовому складу неоднорідні. У його склад входять документи різного функціонального призначення:

· Первинні облікові документи (анкети, особові картки Т-2);

· Розпорядчі документи (накази про прийом, звільнення, переміщенні);

· Особисті документи (заяви, документи про освіту, трудові книжки);

· Документи по соціальному забезпеченню (пенсійного та ін.).

Документація з особового складу має самостійне значення. У кадровій службі вона має значення і для формування спеціальних систем документації.

11.2. Основні комплекси кадрової
документації

Система кадрової документації, виходячи з її функціонального призначення, може бути представлена ??наступними комплексами документів.

t організаційні документи, що регулюють порядок побудови і функціонування системи управління персоналом в конкретній організації. В даний комплекс входять:

u правила внутрішнього трудового розпорядку;

u положення про відділ кадрів;

uпосадові інструкції;

uрізні положення, що регламентують роботу з персоналом: положення про персонал, положення про персональні дані, положення про роботу з конфіденційними документами і ін .;

uінструкція з кадрового діловодства.

Ця документація повинна мати візи узгодження і грифи затвердження та відповідати вимогам оформлення відповідно до ГОСТ-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації».

t Планова кадрова документація включає в себе документи перспективного прогнозування і поточного планування в частині комплектування кадрами, чисельного складу різних категорій робітників і службовців, підвищення кваліфікації працівників.

Планові документи представлені програмою соціального розвитку колективу, планами комплектування кадрів, відряджень, графіками відпусток і ін.

t Договірна кадрова документація регламентує правові взаємовідносини працівників і роботодавця в процесі реалізації різних аспектів соціального партнерства. Ці взаємини закріплюються в різних угодах, колективному договорі і трудовому договорі.

t Персональна документація - Досить об'ємний комплекс, що включає:

uдокументи, що засвідчують особу, які пред'являються при вступі на роботу;

uдокументи про освіту (дипломи, свідоцтва, атестати і ін.);

uдокументи про сімейний стан;

uдокументи, що відображають трудову діяльність (трудова книжка, накази по особовому складу та ін.);

uслужбові документи, що характеризують професійні, ділові та особисті якості (подання на посаду, атестаційні листи, довідки-ОБ'ЄКТИВКИ і ін.);

uособиста справа, в якому зосереджені багато документів персонального характеру.

t розпорядча документація представлена ??різними за призначенням наказами (розпорядженнями) з особового складу, призначеними для юридичного оформлення відносин громадянина з організацією.

Видання наказів по особовому складу обов'язково: при призначенні на посаду; звільнення з посади і переміщеннях по службі; винесенні заохочень і накладення дисциплінарних стягнень; затвердження систем оплати праці працівників; преміювання, надання відпусток, зміну прізвища і т. д.

Накази служать єдиною підставою для внесення відповідних записів до трудової книжки, облікові форми та інші документи.

t Облікова кадрова документація виконує функцію персонального обліку працівників, є накопичувачем (базою) персональних даних, одержуваних при первинній реєстрації та подальшому оновленні необхідних індивідуальних відомостей за складом і руху кадрів. До облікових документів належать особова картка уніфікованої форми Т-2, Т-2ГС (для державних службовців), Т-4 (облікова картка наукового працівника).

t Документація з обліку використання робочого часу та розрахунків з персоналом по оплаті праці інформаційно базується на відомостях, що містяться в трудовому договорі, планових та розпорядчих документах (штатному розкладі і наказах по особовому складу). Комплекс утворюється в процесі обліку робочого часу та розрахунку відповідного матеріальної винагороди робітників і службовців за працю.

Даний комплекс документації включає такі уніфіковані форми:

uтабель використання робочого часу та розрахунку заробітної плати;

uтабель використання робочого часу;

u розрахунково-платіжна відомість;

uособистий рахунок;

u записка-розрахунок про надання відпустки працівнику;

uзаписка-розрахунок при припиненні дії трудового договору (контракту) з працівником;

uакт про приймання робіт, виконаних за трудовим договором (контрактом), укладеним на час виконання певної роботи.

t Інформаційно-довідкова документація служить підставою для прийняття розпорядчих документів. Вона включає:

uзаяви;

uдоповідні і пояснювальні записки;

uакти;

uдовідки.

Класифікація кадрової документації досить умовна, т. К. В основі її можуть бути різні ознаки. Так, автор підручника «Діловодство в кадровій службі» (М., 2009) М. Ю. Рогожин виділяє наступні комплекси документів:

1. Документи по рекрутингу персоналу включають: заявку на пошук і відбір персоналу; оголошення про вакансії; резюме; анкету; автобіографію; особовий листок з обліку кадрів; заяву про прийом; накази про прийом).

2. Документи по адаптації, мотивації, тренінгові та контролінгу персоналу представлені такими видами, як програма; план становлення на посаді; відгук про проходження випробувального терміну; програма і план тренінгу; протокол засідання атестаційної комісії; атестаційний лист; атестаційна характеристика).

3. Документація кадрового органу підприємства включає розрахунок чисельності кадрів, організаційну структуру і чисельний склад, штатний розклад, положення про службу кадрів, типову інструкцію з діловодства.

4. Документи по ротації персоналу представлені документацією по переміщенню персоналу, звільнення, відрядженню та відпусток.

5. Документи з кризового управління персоналом включають документацію по персоналу, пов'язану з ліквідацією підприємства, скороченням чисельності штату, при виникненні нещасного випадку, при виникненні трудового спору на підприємстві.

Як випливає з порівняльного аналізу представлених класифікаційних груп документів, всі вони взаємопов'язані, а їх чітка і однозначна угруповання неможлива.

11.3. документування трудової
діяльності персоналу

Розглянемо основні специфічні кадрові документи, пов'язані з документуванням трудової діяльності персоналу.

Первинними документами працевлаштування є резюме, заяву про прийом на роботу, особистий листок з обліку кадрів або анкета, автобіографія.

резюмеце візитна картка здобувача, є короткою формою викладу основних особистих і професійних даних претендента. Жорстких вимог до форми та змісту немає, проте існують загальні правила:

· Цілеспрямованість - виклад своїх головних достоїнств і переваг перед іншими претендентами;

· Лаконічність (обсяг одна - дві сторінки);

· Конкретність - все знання і навички повинні бути кількісно і якісно описані;

· Чесність - відсутність недостовірної інформації;

· Структурованість і дизайн - логічне і красиве оформлення.

Склад інформації резюме передбачає: заголовок - Ф. І. О .; мета - точна назва посади, на яке посилається резюме; особисті дані - вік, сімейний стан, освіту (коли, де отримано, отримана кваліфікація, додаткова освіта, сертифікати), досвід роботи (за останні п'ять - десять років); професійні навички; додаткова інформація (наявність автомобіля, водійських прав, заняття спортом); Дата складання.

Увесь зміст необхідно викласти так, щоб з більшою об'єктивністю і вигодою для здобувача відобразити знання, навички та досвід (Додаток 52).

Заява. Як вид документа воно не уніфіковано. Грамотно складена заява має містити такі реквізити: адресат - найменування посади, прізвище та ініціали керівника підрозділу в родовому відмінку; вид документа; текст з викладом суті питання, зазначенням посади та назви структурного підрозділу; підпис і дата; візи узгодження; резолюція керівника організації (Додаток 53).

Анкета або особовий листок з обліку кадрівявляютсяобобщающім структурованим документом, що заповнюється працівником при прийомі на роботу. Являють собою бланк з переліком запитань щодо основних біографічних даних здобувача, його освіту, попередню трудову діяльність, сімейний стан.

Анкета є обов'язковим видом документа в складі особової справи державного службовця РФ, а форма анкети затверджена розпорядженням Уряду РФ від 26.05.2005 № 667. Дані анкети підтверджуються пред'явленням відповідних документів: паспорта, військового квитка (для військовозобов'язаних), документів про освіту, трудової книжки . До анкети додаються копії документів про освіту, наукового ступеня, звання, завірені підписом працівника кадрової служби та печаткою, а також фотографії.

В організації, як правило, є трафаретні бланки анкет або особистих листків.

У ряді випадків від працівника додатково до анкети потрібно написання автобіографії, Що представляє собою короткий, письмове життєпис із зазначенням персональних даних, відомостей про найближчих родичів, етапах навчальної та виробничої діяльності. Автобіографія пишеться довільно на чистому аркуші паперу, і на відміну від резюме факти життєдіяльності викладаються в ній в хронологічній послідовності.

Крім автобіографії надходить на роботу людина може принести рекомендаційний лист з останнього місця роботи і характеристику.

При позитивному вирішенні питання з претендентом на конкретну посаду з ним укладається трудовий договір і видається наказ про прийом на роботу.

Трудовий договір - Це документ, що фіксує угоду сторін про встановлення трудових правовідносин і регулює їх. Роботодавець зобов'язується надати працівникові роботу за обумовленою трудової функції; забезпечити умови праці, передбачені нормативно-правовими актами, що містять норми трудового права; своєчасно в повному обсязі виплачувати заробітну плату. Працівник зобов'язується виконувати певні цією угодою трудові функції, дотримуватися діючих в організації правила внутрішнього трудового розпорядку.

У III розділі Трудового кодексу РФ (ТК РФ) розкриваються зміст трудового договору (ст. 57), терміни трудових договорів (ст. 58 і 59), порядок укладення трудового договору (гл. 11), зміна трудового договору (гл. 12), припинення трудового договору (гл. 13).

Досить детально в Трудовому кодексі визначено зміст трудового договору. В обов'язковому порядку зазначаються прізвище, ім'я, по батькові працівника та найменування роботодавця (П. І. Б. роботодавця - фізичної особи), відомості про документи, що засвідчують особу працівника і роботодавця - фізичної особи); ІПН платника податків; відомості про представника роботодавця, що підписав трудовий договір, і підставу, в силу якого він наділений відповідними повноваженнями; місце і дата укладення трудового договору.

У структурі трудового договору виділяються істотні (обов'язкові) і додаткові умови. Существенниміусловіямі трудового договору є: місце роботи співробітника, трудова функція, дата початку роботи, умови оплати праці, режим робочого часу і відпочинку, компенсація за важку роботу, умова про обов'язкове соціальне страхування працівника.

У трудовому договорі можуть передбачатися і додаткові умови: уточнення місця роботи із зазначенням структурного підрозділу, про випробування, про нерозголошення охоронюваної законом таємниці, про обов'язок працівника відпрацювати після навчання не менше встановленого договором терміну, якщо навчання проводилося за рахунок коштів роботодавця.

Термін дії трудового договору встановлюється на невизначений термін і на певний строк не більше п'яти років (строковий трудовий договір).

Особливості оформлення трудового договору обумовлені вимогами, встановленими відповідними положеннями Трудового кодексу РФ і рекомендаціями ГОСТ Р 6.30-2003 щодо складу та порядку оформлення реквізитів документа. Відповідно до ст. 67 ТК РФ укладення трудових договорів здійснюється за встановленою формою, яка передбачає письмове оформлення, складання в двох примірниках і підписання обома сторонами трудових відносин - працівником і роботодавцем.

Підписання трудового договору супроводжується наказом про прийом на роботу. Умови, відображені в укладеному договорі, зумовлюють зміст наказу.

службовий контракт укладається з громадянином, що надходять на державну цивільну службу. Зміст службового контракту уніфіковано і встановлено законом «Про державну цивільну службу». Форма службового контракту затверджена указом Президента РФ від 16.02.2005 № 159.

Накази з особового составуявляются не тільки розпорядчими документами, вони одночасно належать і до первинних облікових документів, т. К. Фіксують факт прийому, переведення або звільнення працівника і є підставою нарахування йому заробітної плати. У зв'язку з цим форми всіх наказів уніфіковані і затверджені наказом Мінстату України від 05.01.2004. До формалізованим документам персонального обліку відносяться різні види наказів: Т-1, Т-1А, Т-5, Т-5А, Т-6, Т-6А, Т-8, Т-8А, Т-9, Т-9А, Т-11, Т-11А (додаток 46).

Функціональне призначення наказів (розпоряджень) про прийом працівників (працівника), переведення, надання відпустки, припинення дії трудового договору, направлення у відрядження, заохочення або дисциплінарне стягнення полягає в документуванні юридичних фактів, їх оформленні і відображенні у відповідних облікових формах.

Склад інформації в наказах по особовому складу залежить від видів наказів. Вони можуть включати: найменування організації, структурного підрозділу, прізвища, імена та по батькові працівників (працівника) і їх табельні номери, посади, передбачені дії, характер майбутньої роботи, розмір окладу та інших грошових сум і ін. Обов'язковими реквізитами наказів є дата і номер документа , код форми по ОКУД і ОКПО, підписи (Додатки 48-49).

Накази по особовому складу відрізняються від наказів по основній діяльності. Вони складаються кадровою службою, не містять констатуючій частині (за винятком наказів про заохочення та дисциплінарні стягнення), мають окремі від наказів по основний діяльності реєстраційні номери. Обов'язковим елементом є підстава видання наказу та доведення наказу під особистий підпис того особи, якого він стосується.

На підставі наказу про прийом на роботу заповнюється особиста картка Т-2 або Т-2ГС (МС), робиться запис у трудовій книжці. В подальшому в ці форми документів вносяться відповідні зміни.

Особиста картка(Форми Т-2, Т-2ГС) є основним обліковим документом, який заводиться на всіх працівників, прийнятих на роботу. Вона використовується для аналізу складу і обліку руху кадрів. Картка заповнюється в одному екземплярі. Усі наступні зміни в облікових даних повинні відображатися в цій картці.

Особова картка заповнюється на підставі:

· Наказу про прийом на роботу;

· Паспорта або документа, що посвідчує особу;

· Трудової книжки;

· Страхового свідоцтва державного пенсійного страхування;

· Документа військового обліку (для військовозобов'язаних);

· Документів про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань.

У 11 розділах картки Т-2 відображені загальні відомості про працівника; містяться відомості про військовий облік; про прийом на роботу і переведення на іншу роботу; про атестацію, підвищення кваліфікації, професійну перепідготовку, нагороди, заохочення, почесні звання; відпустки; соціальні пільги та ін. (додаток 51).

Специфічна інформація міститься в особовій картці державного службовця (стаж державної або муніципальної служби, присвоєння кваліфікаційного розряду, класного чину і ін.) І в особистій картці науково-педагогічних працівників (вчений ступінь, звання, наукова спеціальність, галузь науки).

Трудова книжкавстановленого зразка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника. Особи, прийняті на роботу, здають свою трудову книжку в кадрову службу, а на осіб, прийнятих на роботу вперше і не мають трудової книжки, вона зводиться не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

Трудова книжка нового зразка введена з 01.01.2004. Відповідно до постанови Уряду РФ «Про трудові книжки» від 16.04.2003 наявні у працівників трудові книжки раніше встановленого зразка (1938, 1973, 2003) дійсні і обміну на нові не підлягають.

За форматом трудова книжка наближена до паспорту і має 44 сторінки. Колір її обкладинки змінений з зеленого на сірий, на ній видрукуваний Герб Росії і найменування бланка «Трудова книжка». При виготовленні нових трудових книжок використовуються сучасні поліграфічні технології. Додатково була розроблена нова папір з хімічним захистом і ексклюзивним водяним знаком, що складається з абревіатури «ТК». Шиття книжки захищеними нитками спеціальним швом виключає можливість заміни листів.

Вкладиш нового зразка має 36 аркушів і виконаний так само, як і трудова книжка, має паперову обкладинку сірого кольору.

Робота з трудовими книжками і внесення в них будь-яких записів строго регламентовано «Правилами ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців» (затверджені постановою Уряду від 16.04.2003) та «Інструкцією щодо заповнення трудових книжок» (затверджена постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 № 69).

У трудову книжку відповідно до ТК РФ (ст. 66) вносяться відомості про працівника, яку вони виконують, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, нагородження за успіхи в роботі. Відомості про стягнення до трудової книжки не вносяться, за винятком випадків, коли дисциплінарним стягненням є звільнення.

Відповідно до Інструкції всі записи в трудовій книжці виробляються акуратно пір'яний, кульковою або гелевою ручкою (водостійкими чорнилом, пастою або гелем чорного, синього, фіолетового кольору) і без будь-яких скорочень. Записи дат у всіх розділах документа виробляються арабськими цифрами: число і місяць - двозначними, рік - чотиризначні.

При оформленні трудової книжки на титульному аркуші зазначаються відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження (число, місяць, рік), освіту (професія, спеціальність), відомості про виконувану роботу. Після внесення основних відомостей про працівника вказується дата закладу трудової книжки. Своїм підписом працівник завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш трудової книжки) підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка підприємства (кадрової служби).

Порядок зміни записів на титульному аркуші трудової книжки детально прописаний в Інструкції. При зміні прізвища, імені, по батькові, дати народження старі відомості закреслюються так, щоб вони читалися, однією лінією, і записуються нові. Ці зміни виробляються на підставі поданих документів: паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові та інших документів і з посиланням на їх номер і дату. Посилання на документ, на підставі якого внесено зміни, робляться на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки і завіряються не тільки «підписом роботодавця або спеціально уповноваженої особи», а й печаткою.

При зміні освіти або отриманні нової професії, спеціальності записи, внесені раніше на титульний аркуш, не виправляються, а доповнюються. Поруч зі старою записом, через кому, дописується нове утворення, професія або спеціальність.

Усі наступні записи вносяться до трудової книжки на підставі відповідного наказу керівника організації в термін не більше семи днів з дати видання такого наказу, а при звільненні - в день звільнення. При цьому записи, внесені до трудової книжки, повинні точно відповідати тексту наказу, проводитися без будь-яких скорочень і мати в межах відповідного розділу трудової книжки свій порядковий номер.

У розділах трудової книжки з відомостями про роботи і заохочення не можна робити виправлення і закреслення. Всі зміни вносяться в такому порядку: неправильний запис визнається недійсною, для чого за відповідним порядковим номером і датою в графі 3 робиться запис: «запис за номером таким-то є недійсним». Після цього проводиться правильний запис «Прийнято за такою-то професією (посадою)» і в графі 4 повторюється дата і номер наказу, на підставі якого вноситься правильний запис про роботу.

Коли в трудовій книжці будуть заповнені всі сторінки будь-якого розділу, в неї вшивається вкладиш, який оформляється за тими ж правилами, що і трудова книжка. На трудовій книжці ставиться штамп і робиться напис «Виданий вкладиш» із зазначенням його серії та номера. Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Особиста справа- Це сукупність документів, що містять повні відомості про працівника і його трудової діяльності.

Особові справи ведуться:

а) на працівників з числа керівного складу організації (керівник, його заступники, помічники і т. д.);

б) на працівників організації, для яких відповідно до законодавства може встановлюватися матеріальна відповідальність (головний бухгалтер, заступник і т. п.);

в) на працівників, що заміщають державні посади державної служби.

Особиста справа починають формувати відразу після видання наказу про зарахування на роботу. Воно формується в окремій папці, на обкладинці якої вказують: найменування організації; назва структурного підрозділу; номер справи; прізвище ім'я по батькові; дата надходження на роботу (дата початку особової справи); дата закінчення особової справи (при звільненні); кількість аркушів (проставляється при обробці справи для здачі в архів); термін зберігання особової справи (75 років).

У справу поміщається бланк внутрішнього опису, в яку повинен вписуватися кожен документ, що включається до особової справи. Потім в справу підшивають документи, що супроводжують процедуру оформлення прийому на роботу і які утворюються в період професійної діяльності працівника, в тому числі:

· Особистий листок з обліку кадрів або анкета;

· Доповнення до особового листка по обліку кадрів (або анкети);

· Автобіографія;

· Копії документа про освіту;

· Трудовий договір (другий примірник);

· Характеристики, рекомендаційні листи;

· Заяву про прийом на роботу (про переведення на відповідну посаду);

· Виписки з наказів (копії наказів) про прийом на роботу (про переміщення на інші посади);

· Виписки з документів (копії документів) про нагородження або притягнення до дисциплінарної відповідальності;

· Виписки (копії) документів про атестацію працівника (відгуки, атестаційні листи та ін.).

Крім цих документів до особової справи поміщаються, але не підшиваються довідки про стан здоров'я працівника, довідки з місця проживання, а також його завірені фотографії.

Повнішим буде особиста справа наукових і науково-педагогічних працівників. У нього зазвичай включають списки наукових праць і винаходів, відгуки про роботу, витяги з протоколів засідань Рад при обранні на посаду або присвоєння звань та ін.

Свої особливості має формування особової справи державного службовця. Порядок ведення особових справ даної категорії обговорений в федеральному законі «Про систему державної служби Російської Федерації». Перелік документів, що приєднуються до особової справи громадянського службовця, значно розширено і вказано в «Положенні про персональні дані державного цивільного службовця Російської Федерації та веденні його особистої справи», затвердженого указом Президента РФ від 30.05.2005 № 609.

Серед 25 видів документів, які передбачені у складі особової справи, слід назвати: документи про проходження конкурсу на заміщення вакантної посади цивільної служби (якщо громадянин призначений на посаду за результатами конкурсу), екзаменаційний лист і відгук про рівень його знань, навичок і умінь, копії документів про присвоєння цивільному службовцю класного чину державної цивільної служби РФ, відомості про доходи, майно і зобов'язання майнового характеру і т. д.

Ведення особової справи включає:

u залучення документів, що підлягають зберіганню в складі особистих справ;

u забезпечення збереження особистих справ;

u забезпечення конфіденційності відомостей, що містяться в особових справах;

u надання відомостей про доходи та майно, що належить працівникам підприємства на праві власності, в порядку, передбаченому законодавством РФ (з повідомленням про це працівникам);

u ознайомлення працівників з документами їх особистих справ не рідше одного разу на рік.

Охарактеризовані види кадрових документів забезпечують повне документування трудових відносин.




ББК 65.24 | Уніфіковані системи документації | Розділ 4. Організація і технології | Класифікація систем документації | Уніфіковані системи документації | Система організаційно-правової документації | Система договірної документації | Система розпорядчої документації | Система інформаційно-довідкової документації | Діловий лист |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати