загрузка...
загрузка...
На головну

Система інформаційно-довідкової документації

  1. DNS - система доменних імен
  2. I.2.3) Система римського права.
  3. II. Початкове фундаментальне уявлення: діяльність - система
  4. II.5.1) Поняття і система магістратур.
  5. III. Поняття знака як органічна система
  6. JIT - це система, яка показує наявність непотрібних витрат,
  7. Pl. укріплення; Оборонні споруди; система / засоби оборони

6.1. Призначення і склад інформаційно-довідкової документації (ІСД).

6.2. Складання та оформлення окремих видів інформаційно-довідкових документів.

6.1. Призначення і склад
інформаційно-довідкової документації (ІСД)

Процес прийняття управлінських рішень заснований на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації, яка свідчить про фактичний стан справ в системі управління. Ця інформація міститься в різних джерелах, але найважливіші з них прийнято називати інформаційно-довідковими документами(Акти, довідки, протоколи, доповідні і пояснювальні записки, листування і т. Д.).

Сутність цих документів в тому, що вони:

U виконують службову роль по відношенню до ОПД і РД;

Uне містять доручення, не зобов'язують діяти суворо запропонованим чином;

Uініціюють управлінські рішення, т. е. повідомляють відомості, які спонукають приймати певні рішення,

Uйдуть від низу до верху по системі управління (від співробітника до керівника структурного підрозділу, від керівника організації до вищестоящої організації).

У літературі представлені різні точки зору на групу цих документів. У більшості випадків в підручниках і практичних посібниках всі різновиди цих документів називають ІСД. Інша точка зору, що отримала свій відбиток у підручнику
«Організація роботи з документами» під редакцією В. А. Кудряева і в навчальних посібниках М. Ю. Рогожина, пов'язана з поділом ІСД на довідково-інформаційні та довідково-аналітичні.

 Довідково-інформаціонниедокументи:  Довідково-аналітіческіедокументи:
 · Протокол, · доповідна записка, · пояснювальна записка, · службова записка, · пропозицію, · заяву, · Представлення, · службові листи.  · Акт, довідка, · зведення, · висновок, · відгук, · список, · перелік.

6.2. Складання та оформлення
окремих видів СІД

ПРОТОКОЛ- документ, що містить послідовну запис ходу обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах, конференціях, ділових зустрічах. Протокол відображає діяльність по спільному прийняттю рішення колегіальним органом або групою співробітників. Від протоколів засідань, створюваних в управлінській діяльності організацій, слід відрізняти протоколи слідчих, деяких адміністративних органів і органів охорони громадського порядку (наприклад, протокол ДТП, протокол санітарного інспектора), а також протоколи договірного типу (наприклад, протокол узгодження ціни).

Обов'язковому протоколювання підлягають засідання постійно діючих і тимчасових колегіальних органів (колегії ФОІВ, зборів акціонерів, засідання ради директорів і т. Д.).

Протоколи оформляється на підставі чорнових записів ходу засідань, стенограми засідання або звукозапису. Крім того, використовуються матеріали, підготовлені до засідання: тексти доповідей і виступів, проекти документів, порядку денного, списки запрошених. Відповідальність за підготовку протоколу покладається на секретаря колегіального органу, який відповідає за правильність записів в протоколі.

Розрізняють два види протоколів: повні і короткі. повні протоколи містять запис всіх виступів на засіданні (Додаток 20).

короткі протоколи включають прізвища виступаючих і коротку запис про тему виступу (Додаток 21).

Рішення про те, яку форму протоколу вести на засіданні, приймає керівник організації або колегіального органу.

Оформляється протокол на загальному бланку організації або бланку конкретного виду документа - «ПРОТОКОЛ». Обов'язковими реквізитами є:найменування організації, назва виду документа, дата і номер протоколу, заголовок до тексту, підпис.

У заголовку до протоколу вказують найменування колегіального органу або засідання, причому заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою виду документа, наприклад: Протокол засідання методичної ради.

текст протоколу складається з двох частин - вступної та основної.

Вступна частинаі в повній, і короткої формах протоколу оформляється ідентично. У ній вказуються: прізвища голови і секретаря засідання, прізвища або загальна кількість учасників засідання та запрошених осіб. Якщо учасників більше 15 осіб, то поруч із зазначенням їх кількості робиться відмітка «Список учасників додається». якщо менше 15 осіб, то всі прізвища перераховуються в алфавітному порядку із зазначенням місця роботи і посади. У протоколах постійно діючих нарад і комісій посади присутніх не вказуються.

Вступна частина закінчується порядком денним. Питання на порядку денному розташовуються за ступенем їх складності, важливості і в порядку обговорення. Питання формулюються в називному відмінку з використанням прийменника «О» або «Про». Поряд з питаннями вказуються прізвища доповідачів і їх посади.

Основна частинатексту протоколу з кожного питання порядку будується за схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ.

В розділі "СЛУХАЛИ » в коротких протоколах дається прізвище і тема його виступу. У повній формі протоколу наводяться: прізвище та ініціали доповідача, зміст його доповіді (повідомлення, звіту, інформації). Якщо текст доповіді надано доповідачем у письмовому вигляді, допускається після зазначення теми виступу в дужках робити позначку «Текст доповіді додається».

В розділі "ВИСТУПИЛИ »в коротких протоколах вказуються тільки прізвища виступили в обговоренні, а в повних протоколах фіксується зміст виступу, включаючи питання до доповідача. При необхідності після прізвища виступив вказується його посада.

В розділі "УХВАЛИЛИ »або «ВИРІШИЛИ »записується прийняте рішення. Воно формулюється коротко, лаконічно. При необхідності постановляю частина може ділитися на пункти. Учасник наради може уявити особливу думку з ухваленим рішенням, воно може бути зафіксовано в протоколі, а може і на окремому аркуші, який приєднується до протоколу. Зміст окремої думки може бути зафіксовано в протоколі після запису відповідного рішення.

Протокол підписується головою і секретарем, в особливо важливих випадках виступав повинен завізувати протокол, причому віза проставляється на лівому полі документа на рівні запису виступу.

датоюпротоколу є дата протоколюються події. Якщо воно тривало кілька днів, то через тире вказують дати початку і закінчення засідання.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА (ДЗ) -документ, адресований керівництву даної або вищестоящої організації, містить грунтовний виклад якого-небудь питання з висновками і пропозиціями. Доповідна записка складається з метою інформувати керівництво про ситуацію, що склалася, про які мали місце факти, явища і спонукати до прийняття певного рішення (Додаток 23).

В залежності від адресата доповідні записки можуть бути внутрішніми, т. е. що направляються керівнику структурного підрозділу або установи, і зовнішніми, адресованими до вищих інстанцій.

Внутрішні доповідні запискистворюються з ініціативи працівника або за завданням його безпосереднього керівника і має на меті підвищити ефективність діяльності організації. Зовнішні доповідні записки представляються керівнику вищестоящої організації.

Зовнішні доповідні записки складаються на загальному бланку організації, а внутрішні - на стандартному аркуші паперу. Обов'язковими реквізитами доповідної записки є: Найменування організації (для внутрішньої - найменування структурного підрозділу), найменування виду документа, дата і номер, місце складання (для зовнішньої доповідної записки), заголовок до тексту, підпис.

Текст доповідної записки може складатися з двох або трьох смислових частин:

· В першій частині викладаються факти і події, причини, що послужили приводом для її написання;

· У другій частині - аналіз ситуації, що склалася, можливі варіанти розвитку події або виходу з ситуації, що склалася;

· В третій частині - висновки, прохання і пропозиції про конкретні дії, які, на думку упорядника, необхідно вжити керівнику в зв'язку з викладеними фактами.

Друга частина, аналітична, може бути відсутнім, в цьому випадку текст доповідної записки складатиметься тільки з вступної і заключної частини.

Внутрішня доповідна записка підписується укладачем, якщо вона представляється керівнику підрозділу, і керівником підрозділу, якщо вона представляється керівнику організації. Зовнішня доповідна записка підписується керівником організації.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКАяк вид документав ОКУД відсутня. Однак даний вид документа широко використовується в практиці управлінської діяльності.

Службова записка - це документ, який складається з питань інформаційного, матеріально-технічного, організаційного та господарського забезпечення. Відмінність службової записки від доповідної в тому, що вона забезпечує зв'язок об'єктів управління на горизонтальному рівні, т. Е. Складається співробітником або керівником підрозділу на ім'я керівника або фахівця іншого підрозділу. Службові записки - це свого роду листування між структурними підрозділами. Вони зазвичай містять певну прохання або пропозицію і оформляються так само, як і доповідні записки. У багатьох комерційних організаціях використовують уніфіковану форму службової записки.

ПРОПОЗИЦІЯ- документ, що представляє собою різновид доповідної записки, що містить перелік конкретних пропозицій з певного питання. Складаються пропозиції аналогічно доповідних записок, але, як правило, за завданням керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а тільки вступну (обґрунтування) і заключну (перелік пропозицій) (Додаток 29).

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА-документ, що пояснює причини якої-небудь дії, факту, події, що складається працівником організації і представляється вищій посадовій особі.

Пояснювальна записка оформляється на стандартному аркуші паперу і адресується конкретній посадовій особі. Обов'язковими реквізитами пояснювальної записки є: найменування структурного підрозділу, дата, номер, заголовок до тексту, адресат і підпис.

Текст пояснювальної записки складається з двох частин: перша частина містить факти, що послужили приводом до її написання, друга - причини, що пояснюють ситуацію, що склалася.

Пояснювальна записка підписується укладачем і датою її є дата підписання упорядником (Додаток 24).

ЗАЯВА- документ, адресований посадовій особі і містить прохання працівника. Як правило, заяви складаються з кадрових питань: про прийняття на роботу, про звільнення, про надання відпустки і т. П. Заява адресується керівникові організації або його заступнику (у великих підрозділах - керівнику самостійного структурного підрозділу).

Заява як вид документа не регламентоване, тому прийнято його оформляти на стандартному аркуші паперу від руки (у багатьох організаціях існують уніфіковані форми заяв). Обов'язковими реквізитами заяви є: назва документа, дата, адресат, ініціали та прізвище заявника, його посаду та підпис. Текст заяви починається з викладу суті питання (прошу прийняти, перевести, надати), а потім викладаються деталі порушеного питання.

Заява може мати додатки. Наприклад, до заяви про прийом на роботу додаються оригінали або копії документів про освіту, анкета, автобіографія. Заява підписується автором (Додаток 53).

ПОДАННЯ- документ, що містить пропозицію про призначення, переміщення або заохочення працівників організації. Оформляється подання на стандартному аркуші паперу. Обов'язковими реквізитами є: найменування підрозділу або організації, назва виду документа, дата, номер, адресат, заголовок, підпис.

Текст подання може містити наступну інформацію про співробітника: Ф. і. о., дата народження, освіта, посада, стаж роботи, оцінка службової діяльності, підвищення професійного рівня, оцінка ділових якостей, мотиви призначення, переміщення або заохочення, посаду і структурний підрозділ, на яку пропонується призначити або перемістити працівника.

АКТ- документ, складений колегіально кількома особами або комісією і підтверджує встановлені факти, події або дії.

Існує багато різновидів актів з точки зору їх змісту і призначення:

· Акт перевірки (розслідування, випробування);

· Акт прийому і передачі (справ, обладнання, матеріальних цінностей);

· Акт інвентаризації, ревізії;

· Акт невідповідності;

· Акт обстеження (протипожежної безпеки, техніки і т. Д.).

Акти перевірок, обстежень, ревізій та інші не тільки фіксують заставлені факти, події, а й містять висновки, рекомендації, пропозиції.

Акти завжди складаються колегіально (не менше двох-трьох укладачів). Нерідко акти складаються спеціально створюваними комісіями, склад якої затверджується розпорядчим документом керівника організації. Акти можуть складатися і постійно діючими комісіями на регулярній основі.

При складанні акта встановлюється фактичний стан справ, і це головне в призначенні акту. В акті необхідно правильно відображати всі факти, тому вони складаються на основі чорнових записів, які ведуться комісіями під час їх роботи. В актах відображаються кількісні показники, фактичні дані та інші відомості.

Акти оформляються на загальному бланку організації або на спеціальному бланку акта, який може містити уніфіковану форму тексту. Це характерно для актів з повторюваної інформацією.

обов'язковими реквізитами акта є: Найменування організації (може бути), назва виду документа, дата і номер документа, місце складання, заголовок до тексту, відмітка про наявність додатків, підпис, гриф затвердження.

Заголовок до акту повинен бути граматично узгоджений зі словом «АКТ» (списання матеріальних цінностей). Датою акта є дата події (перевірки, обстеження, експертизи).

Текст складається з двох частин - вступної та основної (констатуючій).

У вступній частинізазначається підстава для його складання (посилання на розпорядчий документ, договір, нормативний документ із зазначенням його дати і номера), а також ким складений акт (голова і члени комісії).

В основний (констатуючій) частинівикладається сутність, характер, методи і терміни виконаної роботи, встановлені факти, висновки, а також результати роботи: висновки та рекомендації. Зміст акта може бути розділене на пункти, а також містити матеріал, поданий у вигляді таблиці.

При необхідності допускається включати в акт заключну частину, Яка повинна містити рішення, висновки чи висновок комісії, котра склала цей акт.

В кінці тексту вказується кількість складених примірників і їх місцезнаходження. Кількість примірників визначається кількістю зацікавлених у ньому сторін. Після позначки про кількість примірників слід відмітка про наявність додатків, якщо вони є (Додатки 25-26).

При складанні акта ревізії та обстеження їх зміст має узгоджуватися з посадовими особами, діяльність яких відображається в акті.

Акт вважається прийнятим і набуває чинності після його підписання головою та всіма членами комісії. Особа, яка не згідне із змістом акта, зобов'язана підписати його із застереженням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії слід оформляти на окремому аркуші і додавати до акта.

ДОВІДКА- це документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів або подій, в тому числі відомостей біографічного або службового характеру. На відміну від доповідних записок вона не вимагає прийняття будь-яких дій від керівника.

Залежно від цілей складання довідки можуть бути аналітичні, звітні, інформаційні.

аналітичні довідки містять інформацію з питання або проблеми, що вимагає рішення. Зазвичай вони мають значний обсяг тексту (до трьох сторінок). Текст аналітичної довідки складається з трьох частин. У першій частині викладається підстава складання, в другій - аналіз ситуації або питання, в третій - висновки і пропозиції.

звітні довідки містять узагальнюючі підсумкові відомості про результати діяльності, тому заголовок звітної довідки включає вказівку на період часу, до якого відносяться викладені в довідці відомості, наприклад: Довідка про обсяг документообігу підприємства за 2011 р

довідки інформаційного характеру складаються з метою проінформувати керівництво про стан справ і можуть мати, наприклад, такий заголовок: Про стан виробничої дисципліни (Додаток 27). такі довідки складаються за запитом і представляються у встановлені терміни.

Залежно від адресата довідки можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

зовнішні довідки складаються для вищого органу, оформляються на загальному бланку організації, підписуються керівником організації та містять ті ж реквізити, що і доповідні записки.

внутрішні довідкискладаються для керівництва організації або для розгляду в колегіальний орган. Оформляються на стандартному аркуші паперу аналогічно внутрішньої доповідній записці і підписуються керівником структурного підрозділу та / або фахівцем-укладачем.

Текст і інформаційної, і звітної довідки може бути оформлений у вигляді таблиці, включати розділи та підрозділи.

Довідки біографічного або службового характеру служать для посвідчення будь-яких юридичних фактів, наприклад: про підтвердження займаної посади, про заробітну плату, про місце проживання і т. п. Якщо ситуації, за якими видаються довідки, є типовими, в організації створюються уніфіковані трафаретні бланки.

Текст довідки біографічного характеру починається з вказівки в називному відмінку прізвища, імені, по батькові особи, про яку подаються відомості. У тексті будь-довідки не повинно бути архаїчних зворотів, що містять слова типу «справжня довідка», «дійсно працює». В кінці довідки дається назва установи, куди вона представляється.

Підписують довідку особи, її склали і несуть відповідальність за надані дані. Залежно від призначення підписувати довідку можуть керівник організації та головний бухгалтер або керівник організації та начальник відділу кадрів. Такі довідки обов'язково завіряються печаткою організації.

Підсумок- документ, що містить узагальнені відомості по якомусь одному питанню. У зведенні завжди концентруються відомості з різних джерел по заздалегідь встановленим параметрам і пов'язаних однією темою (зведення зауважень, пропозицій, відгуків).

У зведенні допускається приводити відомості про джерела інформації, перераховувати і давати характеристику фактичного матеріалу по одному або декількох показниках.

В цілому зведення оформляється за тими ж правилами, що і довідка. Текст зведення допускається оформляти у вигляді таблиці (Додаток 28).

Зведення підписується укладачем, а при її напрямку в іншу організацію - керівником організації.

ВИСНОВОК- документ, що містить думку, висновки організації, комісії або фахівця з якого-небудь документа або питання.

Висновки складаються на проекти положень, постанов, інструкцій, на наукові роботи (дисертації, звіти, статті, дипломні проекти), проекти стандартів.

Висновок повинен мати заголовок із зазначенням назви документа або питання, на який воно підготовлено.

Текст укладення складається з двох частин:

У першій частині дається короткий виклад суті питання, аналіз основних положень або пропозицій і загальна оцінка документа або питання;

У другій частині викладаються конкретні зауваження по суті розглянутого питання або документа, висновки, пропозиції. Ця частина може складатися з окремих пунктів, нумерованих арабськими цифрами.

При відсутності зауважень та пропозицій з даного питання або документа зазначається «З проектом ... згодні» або «За проектом ... зауважень немає».

Висновок повинен мати заголовок із зазначенням назви документа або питання, на який воно підготовлено. Висновок оформляється на стандартному аркуші паперу і підписується фахівцем або групою фахівців. При направленні до іншої установи до висновку складається супровідний лист за підписом керівника.

відгук- документ, що містить думку фахівця або організації з приводу будь-якої роботи, що надійшла на розгляд. Порядок залишення і оформлення відгуку відповідає порядку підготовки та оформлення висновку.

перелік-документ, содержащійсістематізірованное перерахування предметів, осіб, об'єктів або робіт з метою поширення на них певних норм або вимог (Перелік документів, що підлягають затвердженню). Оформляється на загальному бланку організації. Текст переліку може оформлятися у вигляді таблиці. Форми конкретних різновидів переліків регламентуються інструкціями і методичними документами.

перелік- документ, що містить перелік осіб, предметів, об'єктів, складений з метою реєстрації або обліку. Текст списку також викладається в табличній формі. При необхідності документ підписується посадовою особою, грифа твердження не вимагає.

Переліки та списки займають проміжне положення в системі САД, т. К. Не містять аналізу або висновків, хоча певна частка аналітики є, особливо на етапі відбору документів.

 




А. І. Ісаченкова | ББК 65.24 | Уніфіковані системи документації | Розділ 4. Організація і технології | Класифікація систем документації | Уніфіковані системи документації | Система організаційно-правової документації | Система договірної документації | Система звітної документації | Система кадрової документації. Документування трудової діяльності персоналу |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати