загрузка...
загрузка...
На головну

Система організаційно-правової документації

  1. DNS - система доменних імен
  2. I.2.3) Система римського права.
  3. II. Початкове фундаментальне уявлення: діяльність - система
  4. II.5.1) Поняття і система магістратур.
  5. III. Поняття знака як органічна система
  6. JIT - це система, яка показує наявність непотрібних витрат,
  7. Pl. укріплення; Оборонні споруди; система / засоби оборони

3.1. Призначення і склад організаційно-правової документації (ОПД).

3.2. Складання та оформлення окремих видів організаційно-правових документів:

· Установчий договір.

· Статут.

· Положення. Інструкції. Посадові інструкції.

· Регламенти.

3.1. Призначення і склад
організаційно-правової документації (ОПД)

Найважливішою функцією управління є організація системи і процесів управління, т. Е. Організаційна функція. Слово «організація» означає «пристрій чого-небудь, будова». Життєдіяльність будь організація починається з розробки організаційних документів, які повинні:

· Визначити статус і організаційно-правову форму установи;

· Встановити структуру організації і штатну чисельність персоналу;

· Регламентувати діяльність структурних підрозділів і співробітників (положення, посадові інструкції);

· Сформувати дорадчі органи управління та регламентувати діяльність апарату управління);

· Встановити режим роботи персоналу, підрозділів, служб (правила внутрішнього розпорядку);

· Організувати працю працівників і здійснити оцінку їх діяльності;

· Визначити порядок реорганізаційних заходів, включаючи реорганізацію, ліквідацію установи.

Таким чином, призначення групи організаційних документів - створення організаційно-правової бази для нормального функціонування організації, установи або підприємства. вони визначають межі правового поля, в межах якого співробітники можуть здійснювати свої повноваження.

Організаційно-правова документація- Комплекс взаємопов'язаних документів, що містять норми і правила регламентування діяльності організації, права і обов'язки, відповідальність керівництва та фахівців.

Склад ОПД представлений наступними видами документів:

· установчий договір;

· Статут;

· Положення;

· Правила та інструкції;

· посадові інструкції;

· Регламенти;

· Структура і штатна чисельність;

· штатний розклад;

· Договір.

Особливості ОПД полягають в наступному:

а) вона реалізує норми адміністративного права і є правовою основою діяльності установи, а положення, що містяться в ОПД строго обов'язкові для виконання;

б) мета розробки ОПД - раціональне поділ і кооперація праці між підрозділами і співробітниками установи;

в) в процесі підготовки ОПД в обов'язковому порядку проходять процедуру узгодження, т. е. візування з усіма зацікавленими особами підрозділів і юридичною службою;

г) ОПД проходить процедуру затвердження вищестоящою організацією (міністерство, відомство, служба), керівником організації, колегіальним органом. Може затверджуватися безпосередньо актом керівника, розпорядчим документом (наказом, розпорядженням) або постановою і рішенням колегіального органу з проставленням грифа затвердження;

д) з точки зору терміну дії ОПД відноситься до безстрокових документам і діє до їх скасування, або до затвердження нових. У стабільно працює установі необхідність перегляду, зміни або доповнення виникає один раз в три - п'ять років. У міру зміни характеру діяльності і організації праці в ОПД можуть вноситися зміни. У разі реорганізації діяльності ОПД переробляється і затверджуються заново.

Для різних видів ОПД встановлено різний порядок внесення змін або перегляду. Наприклад, зміни і доповнення до статуту організації вносяться відповідно до встановленої законом процедури - за рішенням вищого органу управління організації (загальних зборів акціонерів) з обов'язковою реєстрацією змін в органі державної реєстрації. Зміни в положення про структурні підрозділи вносяться розпорядчими документами керівника;

е) розробляється ОПД керівництвом установи або підрозділу із залученням юридичної служби та кваліфікованих фахівців, які добре знають роботу установи або організації.

Оформляється ОПД на аркушах паперу формату А4. Обов'язковими реквізитами є: найменування організації - автора документа, найменування виду документа, дата, номер документа, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження та ін. Датою ОПД є дата його затвердження.

Текст більшості ОПД складається з розділів, що мають власні заголовки і розділених на пункти і підпункти, нумеровані арабськими цифрами.

3.2. Складання та оформлення окремих видів
організаційно-правових документів

1. Установчий договір- правовий акт, в якому сторони (засновники) зобов'язуються створити юридичну особу і визначають порядок спільної діяльності щодо його створення, діяльності, реорганізації та ліквідації. У Цивільному кодексі (ст. 52, частина перша) визначено, що юридична особа діє на підставі статуту, або установчого договору і статуту, або тільки установчого договору.

Особливості укладення установчих договорів визначені законодавством (ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю», ФЗ «Про акціонерні товариства», ФЗ «Про державних і муніципальних унітарних підприємствах», «Про некомерційні організації» та ін.). Склад інформації визначається структурою самого установчого договору.

Установчий договір може складатися з наступних розділів:

1. Вступна частина.

2. Мета укладання договору.

3. Найменування і правова форма організації.

4. Предмет діяльності.

5. Місцезнаходження організації.

6. Обов'язки учасників (засновників) по створенню юридичної особи.

7. Порядок утворення майна.

8. Умови про відповідальність конкретних учасників за зобов'язаннями юридичної особи.

9. Порядок розподілу прибутку і погашення збитків.

10. Порядок управління справами юридичної особи.

11. Права і обов'язки учасників (засновників).

12. Відповідальність за порушення засновниками договору.

13. Умови і порядок виходу учасників (засновників) зі складу організації і прийняття нових членів.

14. Порядок розгляду спорів.

15. Порядок зміни і розірвання договору, реорганізації та ліквідації юридичної особи.

Якщо необхідно, то установчим договором затверджується і статут, який доповнює установчий договір і закріплює організаційно-правовий статус організації. Якщо в якості засновника виступає юридична особа, то договір від його імені підписує керівник установи або особа, наділена повноваженнями, підтвердженими довіреністю.

Організація вважається заснованою і набуває прав юридичної особи з дня державної реєстрації. До відповідних державних органів представляють установчий договір і статут або тільки установчий договір.

2. Статут-правовий акт, що визначає структуру, функції і права установи, організації, підприємства. Під статутом розуміється збірка правил, Встановлених державою або організацією, що регулюють діяльність цих організацій або певних сфер управління та господарської діяльності (Стривай статут, Дисциплінарний статут, Статут залізниць, Статут ВАТ та ін.).

В даний час не існує нормативно-правового акта, який однозначно би регламентував порядок створення цього документа. У той же час статут належить до обов'язкових установчих документів при створенні недержавних комерційних організацій. Загальні положення про порядок складання та оформлення статуту містяться в частині першій Цивільного кодексу РФ (ст. 52).

Структура статуту повинна бути представлена ??наступними розділами:

· загальні положення;

· основні завдання;

· Функції;

· права та обов'язки;

· Керівництво або управління;

· Взаємини, зв'язку;

· Виробничо-господарська діяльність;

· Майно і кошти;

· Контроль, перевірка, ревізія діяльності;

· Реорганізація і ліквідація.

Статути акціонерних товариств, товариств з обмеженою відповідальністю, некомерційних, державних і муніципальних унітарних підприємств розробляються відповідно до федеральними законами. Склад інформації в цих статутах неоднаковий і залежить від організаційно-правової форми підприємства. Наприклад, можуть бути розділи, пов'язані з розміром статутного капіталу, порядком підготовки та проведення загальних зборів акціонерів, відомостями про філії та представництва товариства та ін.

Державна реєстрація юридичних осіб здійснюється уповноваженим федеральним органом виконавчої влади на підставі ФЗ «Про державну реєстрацію юридичних осіб». Відомості про створення, реорганізації та ліквідації юридичних осіб, а також відповідні документи включаються реєструючим органом до державного реєстру. Закон визначає перелік документів, які необхідно подати юридичною особою при створенні, реорганізації або ліквідації організації. Відмітка про державну реєстрацію створеної організації проставляється на титульному аркуші оригіналу статуту організації і завіряється печаткою. Гриф обмеження доступу до на статуті завіряється печаткою організації.

Нормативними актами встановлено і примірні форми статутів організацій і підприємств різних організаційно-правових форм.

3. Положення-організаційно-правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов'язки і організацію роботи структурного підрозділу. Положення мають зведений кофікаційні характер, підрозділяються на типові, зразкові і індивідуальні. Типові і прімерниеположенія розробляються для підвідомчих організацій, що здійснюють однакову діяльність, і є основою для розробки індивідуальних положень.

Відрізняються такі види положень:

· Положення про структурні підрозділи (відділі кадрів, відділі менеджменту якості, службі ДОП);

· Положення про колегіальних та дорадчих органах (про вчену раду, про раду директорів), про тимчасові органах (комісіях, групах);

· Положення, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання (положення про бухоблік і звітності в РФ, положення про документах і документообігу в бухгалтерському обліку, про конфіденційний діловодстві);

· Положення про проведення різних оглядів, конкурсів, олімпіад.

До 2005 р існували положення про організацію, на їх основі діяли вищі органи влади та управління (загальні положення про міністерства, положення про Пенсійний фонд, положення про Федеральної архівної служби). В даний час діяльність виконавчих органів влади і управління визначається регламентами.

Положення про структурний підрозділ має типову структуру і включає розділи: загальні положення, основні завдання, функції, права та обов'язки, відповідальність, взаємини.

Положення оформляється на загальному бланку організації, підписується керівником підрозділу, а після візування відповідними посадовими особами затверджується керівником організації (Додаток 13).

 Інструкція- організаційно-правовий документ, що видається органом державного управління (або затверджується його керівником) з метою встановлення правил, що регулюють організаційні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів та служб), посадових осіб і громадян.

Інструкції видаються також з метою роз'яснення і визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів. Так, постійно видаються інструкції щодо заповнення, ведення бухгалтерських документів.

Інструкція має заголовок «Інструкція про порядок ...»; в ній є розділ «Загальні положення», в якому зазначаються цілі її видання, область розповсюдження, порядок використання та інші відомості загального характеру. Інструкція є організаційним документом тривалої дії (до її заміни новою), і це визначає особливість тексту інструкції. У ній немає вказівок, їх конкретних виконавців, термінів виконання.

Текст інструкції носить вказуючий характер, Тому вимагає чітких формулювань з розпорядчими словами: повинен, слід, необхідно, має право, не допускається, забороняється. Текст викладається від третьої особи, ілііспользуется безособова форма (наприклад, «керівники підприємств повинні систематично аналізувати, узагальнювати пропозиції, заяви і скарги громадян» або «при написанні заголовка справи за основу береться формулювання, дана в номенклатурі справ»).

Багато інструкції розробляються на основі типових. Інструкція оформляється на загальному бланку і має такі реквізити: назва виду документа, гриф затвердження, заголовок, текст, дата, місце видання, підпис (Додаток 14).

Правом видання інструкції мають міністерства, комітети, комісії, адміністрації різних організацій, фірм, підприємств і установ. Інструкція підлягає затвердженню: це може бути підпис керівника або спеціальний розпорядчий акт. Найбільшого поширення набуло введення інструкції в дію виданням наказу. У ньому дається вказівка ??на термін введення інструкції, називаються відповідальні виконавці, перераховуються організаційні заходи, необхідні для введення інструкції.

 Посадова інструкція-Організаційні документ, призначений для нормативно-правової регламентації діяльності окремих співробітників.

Посадова інструкція розробляється на кожну посаду, передбачену штатним розкладом, і призначена для розмежування обов'язків і прав співробітників, виключення дублювання в роботі, встановлення взаємозв'язків між посадами. Текст інструкції викладається від третьої особи.

Посадова інструкція включає наступні розділи:

1.загальні положення(Найменування посади з позначенням структурного підрозділу; кому безпосередньо підпорядковується співробітник; порядок призначення на посаду та звільняється з посади; перелік нормативних, методичних та інших документів, якими керується працівник; кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, стаж роботи); вимоги, що пред'являються співробітнику щодо спеціальних знань.

2.Посадові обов'язки. У максимальному обсязі перераховуються обов'язки (в послідовності від головних до другорядних); види (перелік) робіт; характер виконуваних дій (керує, виконує, готує, розглядає, забезпечує).

3. Права. Опис прав і повноважень, необхідних працівникові для виконання своїх обов'язків і покладених завдань: Право приймати рішення з певного кола питань; запитувати і отримувати необхідну інформацію; візувати або підписувати документи; контролювати дії будь-яких співробітників.

4.Відповідальність. Визначаються критерії оцінки роботи і міра персональної відповідальності співробітника. Критеріями оцінки є об'єктивні показники, що характеризують якість і своєчасність виконання роботи. Відповідальність визначається відповідно до чинного законодавства і може бути дисциплінарної, адміністративної та кримінальної.

5.Взаємовідносини. Ветом розділі вказується:

· Від кого, в які терміни і яку інформацію одержує працівник;

· Кому, яку інформацію і в які терміни надає;

· З ким узгоджують проекти підготовлених документів;

· З ким здійснюють спільну підготовку документів;

· З якими підрозділами, особами, організаціями можливі взаємозв'язку і т. Д.

Посадова інструкція оформляється на загальному бланку організації і має такі реквізити: найменування структурного підрозділу, дата, номер, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження.

Посадова інструкція розробляється і підписується керівником структурного підрозділу та затверджується керівником організації. Вводиться в дію з моменту затвердження.

Посадова інструкція використовується при складанні трудових договорів, тому вона може бути його частиною або самостійним документом. Їхнє введення повинно бути одночасним, і в цьому випадку вони будуть основою нормативного регулювання діяльності структурного підрозділу.

4. Регламенти. Даний термін має французьке походження і визначається як «сукупність правил, що регламентують порядок будь-якої діяльності ». У різних галузях права його трактування може бути різною. Так, в конституційному праві під регламентом розуміється «Нормативний акт, що встановлює порядок діяльності органу державної влади або органу місцевого самоврядування».

З 2004 р в Росії здійснена адміністративна реформа. Виконавча влада федерального рівня придбала триланкову структуру:

? федеральні міністерства здійснюють функції з вироблення державної політики та нормативно-правового регулювання у встановленій сфері діяльності.

?федеральні службиздійснюють функції по контролю і нагляду у встановленій сфері діяльності.

?федеральні агентстваздійснюють функції з надання державних послуг, управління державним майном та правозастосовні функції.

19.01.2005 постановою Уряду РФ затверджено «Типовий регламент взаємодії федеральних органів виконавчої влади» (ФОІВ). Цей нормативний документ встановлює не тільки правила і порядок взаємодії міністерств, служб, агентств при виконанні ними своєї роботи, але і загальні правила діяльності ФОІВ по реалізації ними своїх повноважень. У зв'язку з цим обов'язком органів влади стає розробка адміністративних регламентів, які сьогодні представлені чотирма видами:

1) регламент федерального органу виконавчої влади;

2) регламент виконання державних функцій;

3) регламент надання державних послуг;

4) посадові регламенти цивільних державних службовців.

Регламенти ФОІВ розроблені на основі Типового регламенту і затверджені керівником органу влади і управління. Нормативно закріплена і структура цього виду регламенту. Вона включає в себе загальні правила діяльності органу:

- Планування і організації роботи,

- Підготовки та оформлення рішень і доручень керівника ФОІВ,

- Виконання доручень,

- Взаємодії підрозділів ФОІВ, служб і агентств і ін.

Особливо прописаний в Регламенті порядок роботи з документами, зі зверненнями громадян і організацій, забезпечення доступу до інформації про діяльність ФОІВ (Додаток 15).

В інших видах регламентів описується послідовність дій по виконанню органами влади державних функцій і нормативні терміни здійснення таких дій.

Вимоги до посадових регламентам викладені в федеральному законі від 27.07.2004 № 79-ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації» (ст. 47).

У посадовій регламент включаються такі відомості:

· кваліфікаційні вимоги рівню та характеру знань і навичок, що пред'являються до цивільному службовцю, до його утворення, стажу цивільної служби;

· посадові обов'язки, права і відповідальність цивільного службовця за невиконання (неналежне виконання) посадових обов'язків;

· перелік питань, За якими цивільний службовець має право або зобов'язаний самостійно приймати управлінські та інші рішення;

· перелік питань, За якими цивільний службовець має право або зобов'язаний брати участь при підготовці проектів нормативно-правових актів або проектів управлінських і інших рішень;

· терміни і процедури підготовки, розгляду проектів управлінських та інших рішень, порядок узгодження і прийняття даних рішень;

· порядок службового взаємодії цивільного службовця з даними органом, іншими громадянами і організаціями;

· перелік державних послуг, Що надаються громадянам та організаціям згідно з адміністративним регламентом державного органу.

· показники ефективності і результативності професійної службової діяльності громадянського службовця.

До теперішнього часу всі органи державної влади та органи місцевого самоврядування видали нормативні акти, в яких встановлені форми типових і зразкових посадових регламентів. Наприклад, в Пермському краї випущені методичні рекомендації з розробки посадових регламентів «Порядок підготовки і затвердження посадових регламентів в системі органів виконавчої влади Пермського краю» від 15.12.2005. У багатьох розділах і пунктах регламентів містяться питання документування та організації роботи з документами (ці блоки інформації були перенесені з типової інструкції з діловодства ФОІВ).

існують регламенти, що встановлюють порядок діяльності колегіального або дорадчого органу (Регламент діяльності Державної думи, Ради Федерації). У таких регламентах визначається статус органу, порядок планування роботи, підготовки матеріалів для розгляду на засіданні, розгляд матеріалів, ведення протоколів засідання, порядок доведення рішень до виконавців, матеріально-технічне забезпечення засідань.

До організаційнихдокументів відносяться такі види кадрових документів, як структура, штатна чисельність і штатний розклад, Які регламентують склад структурних підрозділів організації та штатну чисельність.

Структура і штатна чисельність готується відділом кадрів за дорученням керівника організації, візується зацікавленими особами і підрозділами, заступниками керівника і затверджується керівником організації.

Штатний розклад-це організаційний документ, який визначає структуру, чисельність і посадовий склад працівників організації із зазначенням посадових окладів (у державних установах із зазначенням розряду за єдиною тарифною сіткою). Штатний розклад має уніфіковану форму Т-3, яка затверджена Постановою Держкомстату від 05.01.2004 (Додаток 47).




А. І. Ісаченкова | ББК 65.24 | Уніфіковані системи документації | Розділ 4. Організація і технології | Класифікація систем документації | Система розпорядчої документації | Система інформаційно-довідкової документації | Діловий лист | Система звітної документації | Система кадрової документації. Документування трудової діяльності персоналу |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати