загрузка...
загрузка...
На головну

Уніфіковані системи документації

  1. Barebone-системи
  2. C) дається приклад країни, успішно поєднати у своїй правовій системі ознаки романо-германський системи права із загальним правом.
  3. D) тріщинуваті - дві системи тріщин з відстанню між тріщинами більше 1,5
  4. I. Загальна характеристика СИСТЕМИ ПІДГОТОВКИ СПОРТСМЕНІВ У ЗИМОВОМУ універсальний БОЮ
  5. I. Формування системи військової психології в Росії.
  6. II. ЕЛЕКТРИЧНИЙ ДИПОЛЬ. Дипольниммоментом СИСТЕМИ ЕЛЕКТРИЧНИХ ЗАРЯДІВ
  7. III. Схеми вивчення гри як системи взаємозв'язків і взаємовідносини

Термін «уніфікація документів» означає встановлення однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують однотипні управлінські функції.

Уніфікована система документації (УСД) -це система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності (ГОСТ-98).

Уніфікація проводиться з метою:

· Скорочення невиправданого кількості документів, що застосовуються в діяльності організації;

· Типізації їх форм (структури, мовних конструкцій);

· Зниження витрат (трудових, матеріальних, тимчасових) на підготовку і обробку документів, їх обліку та зберігання;

· Досягнення інформаційної сумісності різних систем документації.

стандартизація- Це процес встановлення і застосування правил з метою упорядкування діяльності у певній галузі за участю всіх зацікавлених сторін. Стандартизація документації - це форма юридичного закріплення результатів уніфікації.

Основна мета уніфікації та стандартизації - створення таких систем документації, застосування яких економічно ефективно, підвищить загальну культуру управління, призведе до збільшення часу на творчі елементи управлінської праці.

Уніфікація і стандартизація - це основні напрями вдосконалення документації, що ведуть до зниження витрат на створення управлінських документів.

об'єктамиуніфікації та стандартизації в управлінській діяльності є:

а) терміни та визначення, що використовуються при роботі з управлінською інформацією (наприклад, ГОСТ «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення»);

б) організаційні структури установ, організацій, підприємств (наприклад, загальноросійський класифікатор органів державної влади і управління - ОКОГУ);

в) класифікатори управлінських функцій;

г) управлінська документація (ОКУД).

Уніфіковані системи документації (УСД)
включають в себе:

Uдержавні стандарти на документацію, що встановлюють склад і зміст роботи з уніфікації форм документів різного функціонального призначення;

Uзагальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації (ОК ТЕСІ), що забезпечують інтегровану автоматизовану обробку даних, що містяться в уніфікованих системах документації;

Uуніфіковані форми документів (табель і альбом форм документів).

Багато процедури, що реалізуються в рамках управління документами, повинні здійснюватися відповідно до єдиних вимог, що встановлюються державними і міжнародними стандартами. Стандартизація в області документації вирішує завдання технічної та інформаційної сумісності носіїв інформації і технологій її обробки.

В даний час основи державної системи стандартизації РФ встановлені федеральним законом від 27.12.2002 «Про технічне регулювання» і групою стандартів системи «Стандартизація в Російській Федерації» (ГОСТи 2004-2005 рр.). Стандарти поділяються на міжнародні - ІСО, міждержавні, національні - ГОСТ Р, галузеві - ОСТи, стандарти організацій - СО. З 2005 р створюється нова система стандартів відповідно до федеральним законом «Про технічне регулювання».

Ставлення до управління документами мають багато стандартів. Серед них:

©ГОСТ 6.10.5-87 «Уніфіковані системи документації. Вимоги до побудови формуляра-зразка »;

© ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення";

©ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »;

©ДСТУ ISO 15489.1-2007 «СИБИД. Управління документами. Загальні вимоги »та ін.

Класифікації та кодування підлягають соціальні та економічні об'єкти і їх властивості, інформація про яких використовується в діяльності органів влади та управління і міститься в уніфікованих системах документації.

класифікатори ТЕСІ- Це нормативні документи, що містять систематизоване зведення найменувань об'єктів, представлених як класифікаційні угруповання і присвоєні їм коди. Вони створюються з метою обробки інформації в автоматизованих інформаційних системах. В даний час розроблено і діє 37 загальноросійських і продовжують діяти міждержавних класифікаторів. Всі складають єдину систему класифікації та кодування ТЕСІ (ЕСЬКК ТЕСІ).

Залежно від області застосування класифікатори підрозділяються на загальноросійські, галузеві та класифікатори підприємств (організацій). З точки зору змісту класифікатори поділяють:

· на класифікатори інформації про управлінські документах, завданнях, розв'язуваних в автоматизованих системах управління, видах діяльності, економічні та соціальні показники:

- Класифікація стандартів - ОКС,

- Класифікація управлінської документації - ОКУД,

- Класифікація продукції - ОКП,

- Класифікація валют - ОКВ,

- Класифікація одиниць вимірювання - ОКЕІ і т. Д .;

· класифікатори інформації про організаційних структурах:

- Класифікація органів державної влади і управління - ОКОГУ,

- Класифікація підприємств та організацій - ОКПО,

- Класифікація економічних районів - ОКЕР;

· класифікатори інформації про населення і кадрах:

- Класифікація інформації про населення - ОКИН,

- Загальноросійський класифікатор спеціальностей за освітою - ОКСО,

- Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів - ОКПДРТР і ін.

Одночасно з діяльністю зі створення класифікаторів (з 1971 р) здійснювалася розробка уніфікованих систем, призначених для використання в автоматизованих системах управління різних рівнів. В результаті багаторічної роботи по вдосконаленню документації було уніфіковано понад 3,5 тисячі форм планових, облікових, фінансових, організаційних, розпорядчих та інших документів, зведених в Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД). Кожен з документів отримав кодове позначення, яке визначається приналежністю до однієї з УСД і місцем документа всередині цієї системи. Ядро кожної УСД складають форми документів - т. Е. Зафіксовані на встановлених місцях постійні реквізити, що містять постійну інформацію.

До 1993 р у нас існувало понад 20 уніфікованих систем документації, а з 1993 р постановою Держстандарту від 30.12.93 затверджені вісім УСД:

1. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації - 8 груп документів (УСОРД).

2. Уніфікована система банківської документації - 14 груп документів.

3. Уніфікована система фінансової облікової та звітної документації бюджетних установ і організацій - 3 групи.

4. Уніфікована система звітно-статистичної документації - 13 груп документів.

5. Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств - 3 групи документів.

6. Уніфікована система документації з праці - 6 груп документів.

7. Уніфікована система документації Пенсійного фонду РФ - 3 групи документів.

8. Уніфікована система зовнішньоторговельної документації - 6 груп документів.

Всі уніфіковані системи включають в себе еталонні зразки бланків конкретних документів, склад і наповнення яких оновлюється по мірі необхідності, а також нормативні та методичні матеріали щодо заповнення та застосування цих документів. Відповідальність за застосування форм документів, які увійшли в уніфіковані системи документації, несе керівник організації. Державний нагляд за дотриманням вимог УСД в державному секторі покладено на органи стандартизації і метрології, а в недержавному секторі - на місцеві органи виконавчої влади.

Таким чином, УСД - це приведені до максимально можливого одноманітності форми документів, об'єднані в основні загальноуправлінського функціональні системи і призначені для використання всіма організаціями незалежно від рівня управління та форми власності, які застосовують як традиційні, так і змішані, з використанням комп'ютерних технологій, методи обробки документної інформації.

Уніфіковані системи документації розроблені на основі:

· Однаковості форм документів;

· Регламентації змісту документів, що входять в кожну систему;

· Виключення з документів дублюючих даних;

· Єдності застосовуваної термінології і умовних позначень;

· Встановлення єдиних правил складання та оформлення реквізитів документів, загальних для всіх систем документації.

Поряд із загальнодержавними системами документації існують уніфіковані системи документації, що відображають специфіку галузі (охорона здоров'я, освіта, наука та ін.) Або діяльності підприємства. Питаннями визначення складу даної документації, її інформаційного наповнення, внутрішньої організації та оформлення займаються відомства або інші організації, які офіційно визначені головними в конкретних галузях діяльності. Галузеві форми документів мають нормативний характер в рамках конкретної галузі або відомства.

В останні роки широке поширення одержали стандарти підприємств, які базуються на міжнародних вимогах, зафіксованих в стандартах ІСО.

Уніфікація управлінської документації передбачає уніфікацію складу і форм документів, що застосовуються для документування управлінських документів.

уніфікація складудокументів полягає в тому, щоб відібрати і закріпити комплекс документів, Необхідних і достатніх для вирішення управлінських завдань. В результаті уніфікації складу документів виключаються форми, не викликані потребою управління. Результатиуніфікаціі складу документів отримують своє закріплення в табелі форм документів.

Табель форм документівце перелік дозволених до застосування уніфікованих форм документів, необхідних для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, з характеристикою їх юридичного статусу, етапів підготовки і проходження (Додаток 67).

Табель форм документів призначений для:

· Оптимізації складу документів і їх класифікації;

· Нормативного закріплення процедури підготовки управлінських документів в організації;

· Уніфікації форм документів;

· Упорядкування документальної бази організації для ефективного використання комп'ютерних технологій.

У поточній діяльності табель форм документів виконує функцію довідника, що містить у впорядкованому вигляді всі форми документів, які використовуються організацією, і дозволяє оперативно здійснити пошук необхідних форм документів.

В табель форм документів включаються:

а) форми документів, затверджені нормативно-правовими актами вищих органів влади і управління, органів галузевого управління та міжгалузевої координації;

б) застосовуються в організації форми, включені в ОКУД;

в) внутрішні форми документів, затверджені нормативними актами даної організації.

Всі відібрані форми документів класифікуються відповідно до переліку (класифікатором) функцій організації, після чого вносяться до відповідних граф табеля. Розділами табеля можуть битьнаіменованія структурних підрозділів організації або найменування управлінських функцій (функціональний ознака).

уніфікація форм документів полягає у відборі і закріпленні в уніфікованих формах документів інформаційних показників і реквізитів, Відповідних назначе-
ню документів, і встановлення єдиних вимог до їх складання.

Результати уніфікації форм документів закріплюються в альбомі форм документів, який застосовується в діяльності міністерств, відомств і організацій. Альбом форм документів- Це збірник еталонних уніфікованих форм документів, що застосовуються для документування діяльності організації. Уніфікована форма документа-це бланк з реквізитами, обов'язковими для конкретного різновиду документа з уніфікованим тестом. Мета розробки альбому форм документів - регламентація форми та змісту документів, які використовуються в організації. Кожен структурний підрозділ має мати Табель і Альбом форм документів, а їх ведення та контроль за застосуванням здійснює служба документаційного забезпечення управління.




А. І. Ісаченкова | ББК 65.24 | Уніфіковані системи документації | Розділ 4. Організація і технології | Система договірної документації | Система розпорядчої документації | Система інформаційно-довідкової документації | Діловий лист | Система звітної документації | Система кадрової документації. Документування трудової діяльності персоналу |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати