На головну

Класифікація систем документації

  1. Barebone-системи
  2. C) дається приклад країни, успішно поєднати у своїй правовій системі ознаки романо-германський системи права із загальним правом.
  3. CASE-технологія створення інформаційних систем
  4. CASE-технологія створення інформаційних систем.
  5. D) тріщинуваті - дві системи тріщин з відстанню між тріщинами більше 1,5
  6. DNS - система доменних імен
  7. I. Класифікація комп'ютерів

Один окремий документ - це одиничний акт документування. Однак діяльність будь-якої організації відбивається сукупністю документів, які прийнято називати системами документації.

ГОСТ Р 51511-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »визначає системи документаціїяк «Сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення».Тобто системи документації є комплекс взаємопов'язаних документів, в який послідовно відбивається:

U діяльність певної галузі управління (Промисловість, транспорт, культура, освіта і т. Д.). галузеві системи фіксують виробничу діяльність, і таких систем стільки, скільки існує галузей;

Uокрема функція управління, Т. Е. функціональні системидокументації, що мають міжгалузеве значення іпрісущіе всім органам управління (організаційно-правові, розпорядчі, планові, звітно-статистичні та т. д.);

Uрівень управління, визначається місцем конкретної організації в системі органів влади і управління (федеральний, регіональний і місцевий рівень).

Системи документації характеризуються всіма ознаками, які притаманні іншим системам:

а) розподіл системи на підсистеми;

б) взаємозв'язок всередині і між системами;

в) наявність внутрішньої організації;

г) автономність елементів системи;

д) здатність до розвитку.

Системи документації конкретної галузі або функції управління поділяються, в свою чергу, на підсистеми або в кожній системі ми можемо виділити підсистеми, які реалізують певні завдання управління (наприклад, система ОРД підрозділяється на організаційно-правові документи; розпорядчі документи; інформаційно-довідкові документи.

Усередині системи і між її елементами існують численні і різноманітні взаємозв'язки. Документи в системі функціонують не ізольовано. Кожен з них займає певне місце, призначений для певних цілей і відображає в своєму змісті зовнішні і внутрішні зв'язки, ієрархію системи управління, що проявляється в обов'язковості актів вищих органів управління для нижчестоящих. Характерною особливістю систем документації є їх взаємозв'язок і взаємозумовленість, а нерідко і взаємопроникнення. Так, ОРД пов'язана з галузевими і функціональними системами документації. У них відображаються такі функції управління, як керівництво, контроль, планування, звітність.

Тісно пов'язані між собою планові і звітно-статистичні документи. Наприклад, різні види планів входять до складу планової документації, а звіти про їх виконання відносяться до звітно-статистичної документації. Зв'язок проявляється на всіх стадіях періоду дії планів - як в ході листування по їх виконанню, так і на заключній стадії при підведенні підсумків у вигляді звітів. Таким чином, системи документації взаємопов'язані, взаємозумовлені, як і процеси управління, які вони обслуговують.

Автономність системи проявляється в певній самостійності функціонування і розвитку кожної частини системи. Це означає, що підсистеми можуть функціонувати і виконувати свої завдання по відношенню до інших систем в значній мірі самостійно. Наприклад, в системі бухгалтерського обліку існує безліч автономних підсистем.

Вместес темкаждая система безперервно розвивається, оскільки ускладнюються функції управління, які вона відображає, змінюються технології управління, технічна оснащеність. Таким чином, системи документації відповідають основним ознаками системи.

Класифікація як поняття означає розподіл об'єктів, явищ, понять по класах, відділах, розрядах залежно від їх загальних ознак. Класифікацію можна назвати особливим пізнавальним методом, оскільки вона застосовується у всіх галузях науки і в практичній діяльності. Вона сприяє впорядкуванню предметів, явищ, полегшує процес вивчення, орієнтування і пошук необхідних відомостей.

Основою для класифікації документів і систем документації є загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД). Однак проблема класифікації систем документації досить дискусійна, оскільки існують різні критерії, на підставі яких вони виділяються.

Найбільш поширеними критеріями для класифікації систем документації є наступні:

· Галузь діяльності або управління (галузеві системи документації);

· Функції управління (функціональні системи документації);

· Діяльність окремих специфічних відомств (відомчі системи документації: ФСБ, податкова, прикордонна, митна служба і т. Д.);

· Діяльність конкретної установи (внутріучрежденческая система документації).

Системи документації можуть відрізнятися не тільки по об'єкту або по предмету документування, а й по процедурам управління:

· протокольна документація відображає роботу колегіальних органів в різних сферах діяльності (судової, наукової, управлінської, військової). Протоколювання як форма документування означає об'єктивну запис ходу колективного обговорення питання;

· В якості самостійної системи виступає система актування. Акт як вид документа складається в різних галузях управління і діяльності (судової, управлінської, матеріально-технічного постачання, капітального будівництва) та об'єктивно фіксує декількома особами встановлення факту або стану;

· Широко поширена паспортна система документації, Що характеризує людину або предмети (цивільні паспорти, паспорти на машини, вироби, об'єкти, архівні фонди).

Таким чином, існує безліч систем документації, які взаємопов'язані і взаємозумовлені, але в різних системах присутній одна і та ж система документації, яку прийнято називати ОРД.

Поділ документації на системи є досить умовним і недосконале, т. К. Закріпити документи за певною системою не завжди вдається. Спробу здійснити класифікацію систем документації в організації зробив А. В. Пшенко, один з авторів підручника «Управління документами» (М .: ИНФРА-М, 2009). Всі системи документації він розділяє на: а) загальноросійські (функціональні і галузеві), обов'язкові для застосування; б) уніфіковані системи управлінської та галузевої документації.




А. І. Ісаченкова | ББК 65.24 | Уніфіковані системи документації | Система організаційно-правової документації | Система договірної документації | Система розпорядчої документації | Система інформаційно-довідкової документації | Діловий лист | Система звітної документації | Система кадрової документації. Документування трудової діяльності персоналу |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати