На головну

Оперативні інформаційно-довідкові документи: телеграма, телефонограма, факсограма, електронне повідомлення. Правила їх складання та оформлення

  1. I. Прочитайте вголос і поясніть правила читання наступних слів.
  2. I. Прочитайте слова, дотримуючись правил читання голосних букв і буквосполучень.
  3. II. Прочитайте слова, дотримуючись правил читання голосних у відкритому складі (I тип читання).
  4. IV. Основні правила мови
  5. V. Правила обробки рук медичного персоналу і шкірних покривів пацієнтів.
  6. Автоматизовані інформаційно-довідкові системи
  7. Бази даних, інформаційно-довідкові та пошукові системи

Телеграма (телетайпограма) -узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються у зв'язку з особливим способом передачі тексту - по телеграфної мережі загального користування.

Телеграми складаються в тих випадках, коли відправлення документа поштою не забезпечує своєчасного вирішення питання.

Телеграми можуть бути послані з декількома текстами в один пункт або з однаковим текстом - в різні пункти. При адресуванні телеграми в чотири і більше адреси додається список розсилки, складений і підписаний виконавцем.

Існують такі різновиди телеграми:

· Фототелеграмма,

· Схема-телеграма,

· Телеграма з завіреної печаткою,

· Телеграма-доручення,

· Телеграма з оплаченою відповіддю,

· Телеграма, що посилається на окремому бланку, і т.д.

За терміновості доставки адресату телеграми поділяються на такі категорії:

· Урядові (Президент Російської Федерації, Вища урядова, Урядова),

· Термінові,

· Міжнародні,

· Прості (звичайні).

У більшості організацій застосовуються проста и термінова телеграми. Термін проходження від відправника до адресата простий (Звичайної) телеграми становить до 6 годин, термінової - До 3 годин.

Телеграма складається з двох частин, розділених рисою. Першу частину (над рискою) передають по телеграфу (її оплачують). Слова в телеграмах для підрахунку діляться на дійсні і тарифні. Дійсні слова необхідні для контролю правильності передачі і прийому телеграм на телеграфних апаратах. За кількістю тарифних слів проводиться оплата телеграми.

Перша частина телеграми містить такі реквізити:

· Вказівка ??категорії телеграми;

· Відмітка про вид телеграми;

· Найменування організації - автора документа;

· Адресат (телеграфна адреса одержувача); якщо раніше він не був відомий, то в перший раз адресу вказують повністю;

· Умовний або повний текст (вміст телеграми);

· Реєстраційний номер (проставляється цифрами в кінці тексту телеграми перед підписом без знака №, можливо скорочення «нр»);

· Підпис (тільки прізвище посадової особи, яка підписала документ, може бути вказана його посада).

Кожен реквізит починають з нового рядка без абзацу. У відповідь телеграмах перед текстом обов'язково вказується номер документа, на який дається відповідь.

При відправці телеграм в рахунок внесеного авансу на ній повинна стояти спеціальна авансова друк або відмітка про номер авансового рахунку.

текст викладається коротко, без союзів, приводів і займенників (якщо при цьому не спотворюється зміст, наприклад: заперечення «НЕ»пропускати не можна), зі скороченими позначеннями знаків пунктуації:

· Точка - точка

· Кома - кома

· Двокрапка - двтч

· Лапки - КВЧ

· Дужки - скб

Тільки словами вказують знаки: тире, окличний і знаки, знаки арифметичних дій (плюс, мінус, розподіл), знак відсотка, параграф, номер (номерабонр).

Текст над рисою друкують великим шрифтом (крім знаків пунктуації), через два інтервали.

Всі цифрові дані в тексті, в тому числі дати, слід писати словами, щоб уникнути спотворень при передачі. Сполучення з цифр і букв допускається тільки в заводських і торгові знаки, в нумерації будинків, індексах документів.

Кінець тексту телеграми закінчується крапкою (точка). Не рекомендується починати і закінчувати текст телеграми цифрами, так як вони можуть бути прийняті адресатом як діловодних номера.

У телеграмах не використовуються складні, багатослівні пропозиції, перевага віддається коротким словами, які повинні бути нейтральними по стилю і конкретними за значенням (щоб уникнути двозначності).

Текст друкують без абзаців. Перенесення слів і виправлення не допускаються (14).

Другу частину телеграми (під рискою) по телеграфу не передають і не оплачують. Вона містить такі реквізити:

· Адреса відправника (адреса пишуть без скорочень, зі знаками пунктуації);

· Найменування структурного підрозділу (без скорочення);

· Дата документа (дата підписання повинна відповідати даті її відправлення);

· Підпис із зазначенням посади особи, від імені якого надсилається телеграма;

· Відбиток печатки (печатка організації або спеціальна печатка «Для телеграм»; в спільних телеграмах, що належать кільком відправникам, запевняють кожен підпис).

Текст під рискою друкують звичайним шрифтом. адресат від тексту відділяється 3-4 інтервалами.

Телеграму друкують на чистому аркуші паперу або на лицьовій стороні бланка в трьох примірниках, на одному боці аркуша. Перший примірник передають на телеграф, другий - підшивають у справу, третій - передають в бухгалтерію. При наявності телетайпа телеграму оформляють у двох примірниках і в бухгалтерію не передають. Текст телеграми не повинен перевищувати двох машинописних сторінок.

Телеграма, адресована в різні пункти призначення, має свої особливості оформлення. Відправник здає на телеграф стільки екземплярів, скільки пунктів призначення є. На кожному примірнику в реквізиті «адресат» вказується тільки один з пунктів призначення, інші вказують в тексті телеграми.

телефонограма - Узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються у зв'язку з особливим способом передачі тексту: передається усно по каналах телефонного зв'язку і записується (друкується) одержувачем.

Телефонограми використовуються для оперативної передачі інформації службового характеру: для термінового оповіщення про засіданнях, нарадах, ділових зустрічах, про будь-які зміни в запланованих діях.

Обов'язковими реквізитами телефонограми є:

· найменування організації;

· Вихідний реєстраційний номер відправляється телефонограми,

· Найменування посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, що відправив телефонограму,

· Посаду, ініціали, прізвище особи, яка прийняла телефонограму,

· Підпис особи, яка прийняла телефонограму,

· Дата і час передачі (прийому),

· Вхідний реєстраційний номер отриманої телефонограми,

· Номери телефонів організацій (фірм), які передали і які отримали телефонограму (15).

В телефонограмі слід передавати тільки коротку і термінову інформацію. У тексті повинно бути НЕ більше 50 слів. Не рекомендується вживати важкі для слова і складні звороти. Для запису телефонограм використовуються аркуші паперу формату А5 (або А6). В організації можуть самостійно розроблятися спеціальні бланки.

Телефонограми складаються в одному примірнику, підписуються керівником або безпосередньо виконавцем. Якщо телефонограма передається кільком адресатам, то додається список установ-адресатів і номерів телефонів.

При передачі телефонограминеобхідно дотримуватися наступних правил:

· Спочатку вказати найменування своєї організації і телефон,

· Вказати вид документа,

· Передати текст,

· Записати посаду і прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер телефону, дату і час передачі.

При прийомі телефонограминеобхідно:

· Записати найменування організації і номер телефону;

· Записати текст;

· Вказати посаду і прізвище особи, яка підписала телефонограму;

· Дату і час прийому;

· Повторити звонящему весь записаний текст;

· Представитися повністю самому.

Прийнята телефонограма може бути спочатку записана від руки, застенографував або записана за допомогою звукозаписувальної апаратури, а потім розшифрована і видрукувана. Після прийому телефонограму негайно передають для ознайомлення керівнику або посадовій особі-виконавцю.

Секретар керівника або особа, відповідальна за документаційне забезпечення, привласнює телефонограмі реєстраційний номер. Телефонограма вважається переданою, якщо одержувач підтвердить правильність її запису і своє прізвище.

У разі необхідності телефонограму запевняють підписом.

Якщо спеціальні бланки відсутні, телефонограма записується в журнал за такою формою.

 Должность,инициалы,фамилиясотрудника,передавшеготелефоно-грамму,номер еготелефона  Посада, ініціали, фаміліясотрудніка, прінявшеготелефоно-граму, номер еготелефона  Дата, номертелефоно-грами  час передачі  текст телефоно-грами  Посада фаміліяліца, отіменікоторогопередаетсятелефонограмма

Факсимільне повідомлення (факсограма, телефакс, факс) - Це узагальнена назва документів, отриманих по факсимільному апарату (телефаксу), по телефонних каналах зв'язку. Останнім часом факс отримав досить широке поширення, оскільки за способом передачі інформації має очевидну перевагу перед іншими: він дозволяє зі швидкістю телефонограми передати і отримувати будь-які види документів з додатком у вигляді таблиць, схем, креслень, малюнків, фотографій.

Техніка факсу розрахована в основному на аркуші паперу формату А4, тому немає особливих вимог до переданому матеріалу, крім одного - він повинен бути зрозумілий і мати всі необхідні реквізити.

Факсограма не може вважатися окремим видом документа, так як по факсу можна передати будь-який документ - наказ, розпорядження, договори, протоколи та ін., Але частіше за все факс використовується для листування між діловими партнерами, організаціями (16).

Факси для вихідних документів оформляються аналогічно ділового листування, але вони можуть складатися в одному екземплярі, який після його передачі підшивається в справу.

Додатковими даними факсу є дані, які проставляє сам апарат, - вказівка ??(код) відправника; дата і час передачі; номертелефаксу (апарату), з якого передано інформацію; кількість сторінок.

Відправник факсу повинен отримати підтвердження про те, що інформація дійшла до одержувача, в якому вказується: код організації одержувача, № телефаксу одержувача, дата і час тривалості передачі, кількість отриманих сторінок; результат.

Якщо отримані факсимільні повідомлення мають важливу інформацію і призначені для тривалого використання, необхідно зробити копію документа, так як папір, що використовується в факсимільних апаратах, недовговічна.

Факсограма є, по суті, незавіреної копією переданого документа, однак при дотриманні встановлених процедур має юридичну силу. В цьому її відмінність від ксерокопії, яка потребує особливого засвідчення (17).

Велика частина комерційної листування зберігається 3 роки, в тому числі і факси, і передачі на архівне зберігання не підлягає. Листування з іноземними фірмами з найбільш важливих питань (експорт, імпорт) для гарантії зберігається 10 років.

електронне повідомлення- Документ, переданий «електронною поштою» за системою зв'язку між ЕОМ. Його можна бачити відображеним на моніторі (телетекст) або віддрукованим на принтері (машинограмма).

Електронна пошта все частіше використовується для зв'язку декількох користувачів як всередині організації, так і між різними організаціями, за умови, що по обидва боки є відповідне програмне і апаратне забезпечення. Кожному абоненту в електронній пошті присвоюється код і виділяється електронну поштову скриньку (область пам'яті комп'ютера). Обмін інформацією здійснюється через них.

Електронне повідомлення складається з адреси (адрес) одержувача, заголовка, що містить службову інформацію, і тексту (файлу).

Стандартний формат адреси складається з:

· Імені електронної поштової скриньки (яке зазвичай збігається з реєстраційним ім'ям користувача),

· дОміна, який описує місце (комп'ютер або локальну систему), де цей електронний ящик знаходиться

Ім'я та дОмен поділяються знаком @. Домен, в свою чергу, складається з декількох піддоменів, між якими ставлять крапку, наприклад:




розпорядчих документів | Узгодження і підписання розпорядчих документів | Правила складання та оформлення розпорядчих документів, що видаються на основі колегіальності | Правила складання та оформлення розпорядчих документів, що видаються на основі єдиноначальності | формуляр наказу | Призначення і склад інформаційно-довідкової документації в управлінській діяльності. Особлива роль інформаційно-довідкових документів в процесі прийняття управлінських рішень | Підготовка, складання і оформлення доповідних, пояснювальних і службових записок, пропозицій, уявлень, довідок, зведень, переліків, списків, висновків | ДОПОВІДНА ЗАПИСКА | ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА | ДОВІДКА |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати