загрузка...
загрузка...
На головну

Печатки та штампи, їх види та призначення. Державною гербовою печаткою. Порядок і місце проставлення печатки на документах

  1. I Державна дума
  2. I. Порядок призначення і виписування лікарських препаратів
  3. II Державна дума
  4. II.5.2) Порядок освіти і загальні риси магістратури.
  5. III Державна дума
  6. III Державна дума (листопад 1907 р.-червень 1912 р.) В
  7. III. 1. Місце дисциплінарної відповідальності серед інших видів відповідальності

Реквізит 25 «Відбиток печатки». В даний час в російському діловодстві для підтвердження автентичності документів і завірення копій документів в організації використовуються друку двох видів:

· головна (гербова або фірмова) печатка,

· прості друку структурних підрозділів (10).

Головною печаткою організації завіряються підписи керівника, його заступників, керівників фінансової служби, головного бухгалтера, його заступника, а також інших посадових осіб, яким довіреністю або наказом керівника надані відповідні повноваження.

Право на зображення Державного герба Російської Федерації на печатки організації визначено ст. 4 Федерального конституційного закону від 25 грудня 2000 № 2-ФЗ «Про державний герб РФ». Правила оформлення гербової печатки встановлені в ГОСТ Р 51511-2001. Друку з відтворенням Державного герба Російської Федерації. Форма, розміри і технічні вимоги (з зрад. № 1 від 26.12.2002).

головним елементом гербовою друку є зображенням двоголового орла. Гербовою печаткою завіряються підписи керівника, його заступників, керівників фінансової служби, головного бухгалтера, його заступника, а також інших посадових осіб, яким надано відповідні повноваження.

Гербові печатки ставляться на документах, які потребують особливого посвідчення: пов'язаних з отриманням грошей або матеріальних цінностей, на документах, що засвідчують особу, на гарантійних і договірних листах.

Гербова печатка використовується також при засвідченні копій ряду документів, наприклад: копії положень, статутів, які направляються в державні організації, копії судових рішень та деяких інших документів. Існує перелік документів, на яких проставляється гербова печатка.

У недержавних організаціях використовується фірмова друк, яка прирівняна до гербовою. У центрі печатки розміщується емблема організації або абревіатура її найменування, а по колу вказується повне найменування організації і номер його державної реєстрації (ОГРН).

Розташування відбитка головною друку по відношенню до назви посади і особистого підпису посадової особи визначено в Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затверджена Наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 № 536 і зареєстрована Міністерством юстиції РФ 27 січня 2006 № 418). Відбиток печатки повинен бути добре читаним і захоплювати тільки закінчення найменування посадової особи, яка підписала документ. Накладення друку на особистий підпис неприпустимо (11).

прості друку застосовуються для внутрішньої документації установи, на розмножених примірниках розпорядчих документів, на довідках, пропусках, при опечатування бандеролей, пакетів. Простих печаток в установі, організації, підприємстві може бути декілька. У цьому випадку на друку відтворюються два найменування - організації і структурного підрозділу: «секретаріат», «канцелярія», «управління справами», «відділ кадрів», «протокольний сектор», «адміністративний відділ» і т.д. На відміну від гербових печаток, мають круглу форму і стандартні розміри, прості друку можуть бути різної величини, а за формою - не тільки круглими, але також квадратними, трикутними, овальними і ін.

За характером матеріалів, з яких виготовлені друку, вони діляться на каучукові та металеві.

Для проставлення відміток про отримання, реєстрації, проходження та виконання документів, а також інших відміток довідкового характеру застосовуються відповідні мастичні штампи.

18.5. Відмітки на документах як відображення етапів

їх проходження і виконання

Реквізит 26 «Відмітка про завірення копії» використовується при засвідченні відповідності копії документа його оригіналу. Позначку розташовують нижче реквізиту «Підпис» від лівого поля документа. Реквізит складається з засвідчувального напису вірно (З великої літери, без лапок), найменування посади особи, яка засвідчує копію; особистого підпису, розшифрування підпису (ініціали, прізвище), дати засвідчення.

Копії документів завіряються керівником організації або уповноваженими ним посадовими особами (заступником, керівником служби кадрів, діловодства та ін.).

вірно

Начальник Протокольного сектора Особистий підпис Л. І. Іванов

10.03.2008

На копії вихідного листа, що залишається в справах підприємства, дату її запевнення, найменування посади особи, яка засвідчує копію, можна не вказувати.

При пересиланні копії в інші організації заверительную копію засвідчують печаткою організації. При розсилці документів підвідомчим організаціям їх копії завіряються печаткою того відділу (сектору), де зберігається оригінал документа. На таких копіях в місці, де передбачено підпис керівника, розміщується печатку управління справами, канцелярії, протокольного сектора і т. П.

При розсилці документів, що мають юридичну силу, копії розсилаються документів завіряються печаткою організації. Ксерокопії, що містять зображення відбитка печатки організації, повторно печатками не засвідчують.

реквізит 27 «Відмітка про виконавця »вказує на особу, яка склала документ. У ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендується лише один спосіб оформлення реквізиту: ініціали та прізвище виконавця, номер його телефону:

В. А. Петров

971 45 64

Реквізит призначений для здійснення оперативного телефонного зв'язку з виконавцем з метою отримання роз'яснень та уточнень щодо порушених у документі питань. Діловий етикет наказує звернення до незнайомого посадовій особі або по імені та по батькові, або на прізвище в поєднанні зі словом «пан» або «пані». Пропонований ГОСТом спосіб оформлення реквізиту виключає можливість першого варіанту звернення (ініціали не несуть необхідної інформації). Другий варіант звернення (тільки на прізвище) не завжди зручний, особливо якщо прізвище виконавця не відмінюється (Черних, Ломінаго, Шевченко та ін.). Тому в реквізиті допустимо замість ініціалів вказати повністю ім'я та по батькові виконавця (12).

Позначку про виконавця розташовують на лицьовій стороні останнього аркуша документа в лівому нижньому кутку. Телефон позначається трьома групами цифр при відсутності рисок між ними.

У відповідних листах можна вказати не тільки номер телефону, але і номер кабінету, якщо одержувач листа виявить бажання особисто зустрітися з людиною, які підготували документ. У міжміських листах перед номером службового телефону позначається в дужках код міста.

Реквізит 28 «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи»проставляється на виконаних документах, що підлягають списанню в справа для подальшого зберігання та використання в довідкових цілях.

Відмітка про виконання проставляється на першому аркуші документа нижче позначки про виконавця. До складу реквізиту включаються такі дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконанні, а при відсутності такого документа - короткі відомості про виконання, а також словаУ справу № із зазначенням номера справи, в якому буде зберігатися документ; підпис виконавця і дата проставлення відмітки.

 У справу № 18 - 14Лічная підпис 24.05.2008  У справу № 08 - 05 Відправлений факс01.04.2008 № 1218Лічная підпис 02.04.2008

Результати виконання можуть формулюватися таким чином: «Спрямований відповідь, дата, №»; «Дан усну відповідь»; «Враховано при складанні заявки»; «Питання вирішене по телефону» та ін.

Реквізит 29 «Відмітка про наявність документа в електронній» проставляється від руки або за допомогою спеціального нумератора в правій нижній частині лицьового боку першого аркуша вхідних документів. Можливо проставлення відмітки на зворотному боці аркуша.

Реквізит складається з назви організації (або структурного підрозділу), куди надійшов документ; дати його отримання та вхідного реєстраційного номера. Відмітка про час надходження при необхідності може містити вказівку на годинник і хвилини. Найменування організації вказується, як правило, в скороченому вигляді.

СЗАГС

03.01.2008 № 001

Реквізит 30 «Ідентифікатор електронної копії документа» є відміткою (колонтитулом), яка проставляється в нижній частині кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, код оператора, дату та інші пошукові дані, встановлювані в організації.

Зазвичай в імені файлу відбивається його зміст, а також є відомості про імена і дати. Довжина імені файлу (кількість знаків) визначається характеристиками операційної комп'ютерної системи.

Контрольні питання для самоперевірки:

1) Які документи підписують керівник організації та / або його заступники? В якому випадку підписуються всі екземпляри документів, що відправляються?

2) В якому випадку підписується тільки перший екземпляр відправляється документа? Яка відмітка проставляється в інших примірниках документа?

3) Розкажіть про правила оформлення реквізиту «Підпис».

4) Який порядок підписання документа в разі, якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа, відсутня?

5) У якому випадку необхідні дві або більше підписів в документі? Наведіть приклади документів, які засвідчуються двома підписами.

6) Чи припустимо використовувати факсимільний підпис в оригіналі документа? Якими нормативними документами регламентується застосування факсимільного і електронного підписів в документах?

7) Що означає узгодження документа? Назвіть способи узгодження.

8) Як узгоджується документ, якщо зовнішніх інстанцій кілька?

9) Чи припустимий відмова від узгодження? Як оформляється реквізит «Віза узгодження документа» в випадках незгоди посадової особи зі змістом документа?

10) Які друку використовуються в російському діловодстві для підтвердження автентичності документів?

11) Розкажіть про правила оформлення реквізиту «Відбиток печатки».

12) Як може бути оформлений реквізит «відмітка про виконавця»? Мотивуйте свою відповідь.

література

· Федеральний закон від 10.01.2002 №1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис».

· Федеральний закон від 27 липня 2006 №149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації».

· ГОСТ Р 51141-98. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М .: Держстандарт, 1998..

· ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М .: Держстандарт, 2003.

· Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджена Наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 № 536 і зареєстрована Міністерством юстиції РФ 27 січня 2006 № 418.

· Басаков М. І. Діловодство [Документаційне забезпечення управління]: Підручник / М. І. Басаков, О. І. Замицкова. - 5-е изд., Испр. і доп. - Ростов н / Д: Фенікс, 2007. - 352 с.

· Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лисенко Л. М. Сучасне діловодство. - СПб .: Пітер, 2004. - 256 с.

· Дьомін Ю. М. Діловодство. Підготовка службових документів / Ю. М. Дьомін. - СПб .: Пітер, 2003. - 220 с.

· Крюкова Н. П. Документування управлінської діяльності: Учеб. допомога. - М .: ИНФРА-М, 2008. - 268 с.

· Кугушева Т. В. Діловодство: Учеб. посібник / Т. В. Кугушева. - Ростов н / Д .: Фенікс, 2007. - 256 с.

· Новосьолов В. І. Юридична сила документа // Радянські архіви. 1971. № 1. С. 57-63.

· Пшенко А. В., Дороніна Л. А. Діловодство: Практичний посібник. - М .: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

· Раздорожний А. А. Документування управлінської діяльності: Учеб. допомога. - М .: ИНФРА-М, 2008. - 304 с.

· Співак В. А. Документування управлінської діяльності (Діловодство). - СПб .: Пітер, 2005. - 240 с.

· Чуковенков А. Ю., Янкова В. Ф. Правила оформлення документів: Коментар до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». - М .: Изд. «Проспект», 2004. - 216 с.




Поняття «формуляр документа». Формуляр довільний і регламентований, індивідуальний і типовий. Формуляр-зразок | Поняття «бланк» документа. Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів, що визначаються Державним стандартом | Зразок бланка листи з кутовим розташуванням реквізитів | Вимоги до оформлення бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації і гербів суб'єктів Російської Федерації | Формуляр-зразок внутрішнього документа на поздовжньому бланку | Склад постійних і змінних заголовних реквізитів | Вимоги до оформлення постійних реквізитів заголовної частини управлінського документа | ЗАСТУПНИК МІНІСТРА | Заголовочнгй частини документа | Використання факсимільного підпису. Електронний підпис |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати