Головна

Заголовочнгй частини документа

  1. I.5.3) Складові частини Зводу Юстиніана (загальна характеристика).
  2. II. Прочитайте слова і визначте частини мови (дієслова, іменники,
  3. III. СПЕЦІАЛЬНА ДОКУМЕНТАЦІЯ
  4. SaveDate - Вставка дати та часу останнього збереження документа, зазначених на вкладці Файл в групі Відомості.
  5. А) у вигляді відсотка від суми невиконаної частини зобов'язання;
  6. Альянс з пайовою участю
  7. Афазія - повна або часткова втрата мови, обумовлена ??локальними ураженнями головного мозку.

Реквізит 11 «Дата документа»- Обов'язковий реквізит, який уповноважує документ юридичну силу.

При підготовці проекту документа друкується тільки позначення місяця і року. Дата проставляється посадовою особою, яка підписує документ. Проставити дату підписання документа може також працівник служби діловодства за умови, що реєстрація документа і, відповідно, датування його здійснюється в день підписання. Оскільки проставлення конкретної дати оформляється, як правило, рукописним способом, то необхідно, щоб запис був зроблений розбірливо, чітко.

Дата може бути оформлена двома способами: цифровим і словесно-цифровим. При цифровому позначенні використовуються арабські цифри, розташовані в одному рядку в такій послідовності: день місяця (число), порядковий номер місяця, рік. В кінці дати точка і скорочена або повне позначення слова «рік» не ставиться. Наприклад, дату 7 січня 2008 р слід оформити так: 07.01.2008. Заміна арабських цифр при позначенні місяці римськими цифрами недопустима (7).

При словесно-цифровому способі оформлення дати використовуються: цифрове позначення числа, словесне позначення місяця, цифрове (4 знака) позначення року і скорочення слова «рік» - м: 07 января 2008 р

Дата листа вказується у верхній заголовної частини листа нижче реквізитів «Довідкові дані про організацію», ОГРН, ІПН / КПП від кордону лівого поля, без лапок і без приводу від.

Місце для проставлення дати документа зазначено, як правило, в бланку документа. Дата завжди передує реєстраційним номером документа.

вул. Пушкарская, д. 18, оф. 18

Санкт-Петербург, 1960790

тел / факс 234-30-29, 234-22-50

E-mail: TRILONI @ vesso / spb / ru /

ОКПО ОКУД

свідоцтво про Державну 1234567890123

ІПН / КПП 1234567890/123456789

05.09.2008 № 162

Реквізит 12 «Реєстраційний номер документа» - Умовне, як правило, цифрове позначення, під яким документ вводять в інформаційно-пошукову систему організації. Реєстрація службових документів полегшує подальшу роботу з ними.

Реєстраційний номер проставляється від руки або машинописним способом праворуч від дати реєстрації документа. При рукописному способі проставлення реєстраційного номера необхідно, щоб всі цифри були добре читані.

Порядковий номер проставляється протягом календарного року (з січня по грудень) зі зростаючою послідовністю, в навчальних закладах - протягом навчального року.

За рішенням організації цифрового номер може доповнюватися літерами: № 15-р (розпорядження), № 12-л / с (наказ по особовому складу).

На документах, складених спільно кількома організаціями, реєстраційні номери авторів проставляються через косу лінію в порядку зазначення авторів на документі (зліва направо), наприклад: № 606/209/453.

Реквізит 13 «Посилання на реєстраційний номер і дату документа» використовується тільки в відповідних листах. Відомості про реєстраційний номер і дату переносяться з документа, що поступив і в текст відповідного листа не включаються.

На бланках для службових листів цей реквізит розташовується на другому рядку під позначенням дати і реєстраційного номера вихідного документа. У бланку зазвичай друкують на №(Потім проставляється цифрове позначення номера вхідного документа) і привід від (Після якого вказується дата). Наприклад: На № 3-11 / 813 від 11.08.2008.

Реквізит 15 «Адресат»- Обов'язковий реквізит службових листів, які направляються в інші організації, їх структурні підрозділи, посадовим або фізичним особам. На внутрішніх документах цей реквізит може бути проставлений у тому випадку, коли документ призначений для передачі керівництву, наприклад, на заявах, доповідної і пояснювальної записки.

Реквізит «Адресат» друкується в правому верхньому куті документа. У бланку з кутовим розташуванням заголовних реквізитів адресат знаходиться на одному рівні з найменуванням організації - автора документа на відстані 40 друкованих знаків від межі лівого поля.

Реквізит складається з набору елементів. У межах кожного елемента адресата текст друкується через один міжрядковий інтервал, а складові частини адресата - через 1,5 - 2 міжрядкових інтервалу.

Кожна складова частина реквізиту починається з нового рядка. Перенесення частин слова на інший рядок не рекомендується. Рядок не повинна закінчуватися приводом або союзом. В кінці рядка крапка не ставиться.

Склад елементів реквізиту та їх оформлення залежить від того, кому направлено документ.

1) Якщо документ надсилають конкретному посадовцю, крім керівників підприємства або їх заступників, елементи адресата розташовуються в наступній послідовності:

- Найменування підприємства-одержувача в називному відмінку;

- Найменування посади в давальному відмінку;

- Ініціали та прізвище посадової особи в давальному відмінку.

Найменування посади пишеться повністю, без скорочень. Ініціали вказуються перед прізвищем.

Перед прізвищем посадової особи, якій направляється документ, при необхідності допускається вказувати його вчений ступінь, звання. скорочення типу т. (тов.), гр., г-ну, пані при оформленні реквізиту «Адресат» використовувати не рекомендується.

При назві організації не рекомендується використовувати скорочення, умовні символи або будь-які знаки замість повного їх найменування, крім загальноприйнятих, наприклад: АОО, АТЗТ, УВС, Ленгазтеплострой, НДІ, ЗАТ, ТОВ та ін.

АТЗТ «Російські самоцвіти»

Начальнику відділу діловодства

М. і. Косареву

2) Якщо документ адресується керівникам підприємств або їх заступникам, то найменування підприємств включаються до найменування їх посад в давальному відмінку.

 Директору концерну ЗАТ «Русь» М. б. Антонову  Першому заступнику діректорамуніціпального предпріятіяпансіоната «Сосновий галявина» Д. в. Васильєву (8)

3) Якщо документ адресується на ім'я організації або структурного підрозділу, то ці назви ставляться в називному відмінку.

 Уряд Ленінградської областіОтдел звернень і заяв громадян  Завод «Арсенал» Відділ постачання і збуту

При адресуванні документа в організацію поштову адресу (при необхідності) вказують нижче реквізиту.

 Законодавче собраніеСанкт-Петербурга Ісаакіївська пл., 6Санкт-Петербург, 190107  Комітет з благоустройствуі дорожньому господарству вул. Керування, д. 9Санкт-Петербург, 191011

Поштовий адреса не проставляють на листах, адресованих в урядові організації або постійним кореспондентам.

4) Якщо документ надсилається до кілька однорідних організацій або в кілька структурних підрозділів однієї організації, то їх назви вказуються узагальнено у формі множини: назви організацій - в називному відмінку, а найменування посад - в давальному відмінку.

 Адміністрації районовЛенінградской області  Директорам шкіл м Вологди

5) Якщо документ надсилається до кілька різнорідних організацій або декільком особам, то всі адресати вказуються в тій послідовності, яка визнається доцільною. У разі, коли документ є відповіддю, першою (основною) адресатом вказують автора ініціативного документа, на який дається відповідь, а потім вказуються інші організації або особи, яким він направляється для відомості. Слово «копія» перед другим, третім і четвертим адресою не вказується.

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Вони вказуються в документі (один під іншим), через два інтервали. при бОльшем кількості адресатів складають список розсилки, а на кожному документі вказують тільки один адресат.

6) При адресуванні службового листа фізичній особі спочатку вказують його прізвище та ініціали, а потім поштова адреса.

Шаповалової О. п.

Кондратьєвський ін., Д. 20, кв. 2

Санкт-Петербург, 195197 (9)

Елементи адресата розташовують прапоровим способом - вирівнюють рядки по лівій стороні. Вирівнювання рядків по правій стороні не рекомендується.

Допускається центрувати кожен рядок реквізиту «Адресат» по відношенню до найдовшої рядку.

Реквізит 16 «Гриф затвердження» є особливим способом введення документа в дію, коли самого лише підпису для надання йому юридичної сили недостатньо. В інструкції з діловодства організації міститься перелік документів, що підлягають затвердженню. У числі таких документів вказують: акти (перевірок, ревізій, передачі справ і т. П.), Розкладу (штатний, навчальний), договори, інструкції, звіти, плани, положення, кошторису, номенклатуру справ, деякі різновиди протоколів і т. П . (10)

Затвердження документа здійснюється після його підписання, санкціонує зміст документа або поширює його дію на певне коло організацій.

Гриф обмеження доступу до розташовується в правому верхньому куті документа. Встановлюються два способи затвердження документів, що мають однакову юридичну силу:

1) твердження документа посадовою особою, до компетенції якого відноситься зміст документа;

2) твердження документа правовим актом (постановою, наказом, протоколом) (11).

1) При затвердженні документа посадовою особою гриф складається з слова ЗАТВЕРДЖУЮ; найменування посади особи (з великої літери), що затверджує документ; його підпису, розшифрування підпису і дати затвердження (перед датою привід відне ставиться).

   УТВЕРЖДАЮДіректор ТОВ «Квант» Особистий підпис Р. в. Якушін18. 07. 2008

При затвердженні документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному горизонтальному рівні, в межах зони, відведеної для розміщення реквізиту «Найменування організації». В цьому випадку рекомендується оформляти документи не на бланку, а на чистих аркушах паперу.

У грифі затвердження документа мають бути вказані найменування посади і розшифровка підпису особи, фактично затвердила документ. Внесення змін до відомостей про особу, фактично яким затвердили документ, в заздалегідь оформлений гриф обмеження доступу до проводиться так само, як і в реквізиті «Підпис» (Див.)

2) При затвердженні документа постановою, рішенням, наказом, протоколом реквізит складається з слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО), найменування стверджує документа в орудному відмінку (з малої літери), його дати і номера. Слово, похідне від дієслова «стверджувати», узгоджується в роді і числі з найменуванням затверджується документа, наприклад:

- Акт, статут, регламент - ЗАТВЕРДЖЕНО,

- Інструкція - ЗАТВЕРДЖЕНО,

- Положення, штатний розклад - ЗАТВЕРДЖЕНО,

- Правила - ЗАТВЕРДЖЕНО (12).

Елементи реквізиту розташовують прапоровим способом (вирівнюють по лівій стороні) або центрируют кожен рядок по відношенню до найдовшої рядку реквізиту.

 УТВЕРЖДЕНрешеніем загального собраніяакціонеров від 15.08.2007 № 15  УТВЕРЖДЕНОпріказом діректораот 01.08.2007 № 26

Слово ЗАТВЕРДЖУЮ (ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО) друкується прописними літерами, без лапок, без підкреслення і без двокрапки після слова. Дата в грифі затвердження проставляється цифровим способом, перед датою необхідний привід від.

Реквізит 17 «Резолюція» оформляється відповідною посадовою особою та містить вказівки по виконанню даного документа. До складу реквізиту повинні входити такі елементи: прізвище та ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, підпис автора резолюції і дата резолюції.

Васильєвої Е. В.

Прошу розглянути

і дати свої пропозиції

до 20.02.2008

Особистий підпис

10.02.2008

Якщо виконавців декілька, то відповідальним за виконання документа є особа, зазначена в резолюції першим.

Резолюція проставляється зазвичай від руки в правій верхній частині аркуша (або на вільному від тексту місці) на першому аркуші оригіналу документа.

Багато керівників з різних причин воліють оформляти резолюцію на додатковому аркуші формату А6, прикріплюючи його до документа. Це надає документу більш естетичний вигляд, але, з іншого боку, погано забезпечує збереження резолюції (лист з резолюцією може відкріпити від документа, а при здачі справ в архів скріпка вилучається і лист з резолюцією підшивається як окремий документ).

Всі частини резолюції оформляються відповідно до певних вимог:

1) Вхідний документ повинен направлятися тій особі, яка бере безпосередню участь у його виконанні; небажано переадресування документа від однієї особи іншій.

2) У резолюції керівник може висловити своє рішення з порушених питань.

 Вирішіть питання позитивно  Згоден. для виконання

3) Доручення повинно бути конкретним, здійсненним. Неприпустимі формулювання завдань типу: Прошу розглянути; Для вирішення; На розгляд і т. д. Такі резолюції свідчать про те, що керівник не вирішує питання по суті, а лише знайомиться з міститься в документі інформацією і переадресовує її рішення. Найчастіше причиною формального характеру резолюції є перевантаження керівників вищого рангу входить документацією, яка не "фільтрується» до надходження до керівника.

4) У резолюції повинен бути вказаний конкретний термін виконання.

 Розробити концепціюі особисто доповісти мені 13.02.2008  Підготуйте відповідь про невозможностіудовлетворенія прохання через відсутність ресурсов.Срок виконання - 16.03.2008

5) Оскільки резолюція виповнюється рукописним способом, велику роль відіграє почерк, т. Е. Розбірливе лист. Резолюція повинна сприйматися з першого прочитання, а не «розшифровуватися».

На документах, які не потребують додаткових вказівок по виконанню і мають типові терміни виконання, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції і дата.

Реквізит 19 «Відмітка про контроль» проставляється на тих документах, виконання яких взято на особливий контроль за дорученням керівника. Позначку про контроль розміщують у правому верхньому куті бланка. Позначку проставляють від руки кольоровим олівцем або фломастером (буква К) Або відповідним штампом (слово контроль) (13). Термін виконання документа може бути вказаний в резолюції керівника або в самому документі. Якщо такої вказівки немає, то термін контрольного документа визначається нормативно-правовим актом.

Контрольні питання для самоперевірки:

1) Як слід розміщувати реквізит «Емблема або товарний знак (знак обслуговування)»? Обгрунтуйте свою відповідь.

2) Який порядок проходження елементів реквізиту «Найменування організації»?

3) Які відомості включаються до складу реквізиту «Довідкові дані про організацію» за рішенням організації?

4) Який порядок розташування елементів поштової адреси в реквізитах «Довідкові дані про організацію» і «Адресат»? Яким нормативним документом встановлено такий порядок?

5) У якому випадку реквізит «Місце складання або видання документа» є обов'язковим? Розкажіть про місце цього реквізиту в документі і про правила його оформлення.

6) У яких випадках використання скорочення «р» (місто) в реквізиті «Місце складання або видання документа» є обов'язковим, а в яких - допустимим?

7) Як може бути оформлений реквізит «Дата документа»?

8) Як слід оформляти реквізит «Адресат» в документах, що направляються керівнику або заступнику керівника організації?

9) У чому виявляються особливості оформлення реквізиту «Адресат» при направленні документа фізичній особі?

10) Які документи підлягають обов'язковому затвердженню? Що означає гриф обмеження доступу до?

11) Які існують способи затвердження документів?

12) У чому проявляються мовні особливості оформлення реквізиту «Гриф затвердження» при затвердженні документа іншим документом?

13) У яких документах і яким чином проставляється реквізит «Відмітка про контроль»?

література

- Закон Російської Федерації від 23 вересня 1992 № 3520-1 «Про товарні знаки, знаках обслуговування і найменування місць походження товарів».

- Постанова Уряду Російської Федерації від 27 грудня 1995 р №1268 «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації».

- ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М .: Держстандарт, 2003.

- Класифікація управлінської документації ОК 011-93. Держстандарт Росії. - М .: Изд-во стандартів, 1995..

- Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджена Наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 № 536 і зареєстрована Міністерством юстиції РФ 27 січня 2006 № 418.

- Баріхін А. б. Діловодство і документообіг. - 2-е изд., Перераб. і доп. - М .: Книжковий світ, 2008. - 416 с.

- Березина Н. м., Воронцова Е. п., Лисенко Л. м. Сучасне діловодство. - СПб .: Пітер, 2004. - 256 с.

- Дьомін Ю. м. Діловодство. Підготовка службових документів / Ю. м. Дьомін. - СПб .: Пітер, 2003. - 220 с.

- Кугушева Т. в. Діловодство: Учеб. посібник / Т. в. Кугушева. - Ростов н / Д .: Фенікс, 2007. - 256 с.

- Пшенко А. в., Дороніна Л. а. Діловодство: Практичний посібник. - М .: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

- Раздорожний А. а. Документування управлінської діяльності: Учеб. допомога. - М .: ИНФРА-М, 2008. - 304 с.

- Чуковенков А. ю., Янкова В. ф. Правила оформлення документів: Коментар до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». - М .: Изд. «Проспект», 2004. - 216 с.




Стандартизація як форма юридичного закріплення результатів уніфікації. | Загальна характеристика її діяльності | Поняття «реквізит» документа. Постійні і змінні реквізити, обов'язкові реквізити документа | Поняття «формуляр документа». Формуляр довільний і регламентований, індивідуальний і типовий. Формуляр-зразок | Поняття «бланк» документа. Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів, що визначаються Державним стандартом | Зразок бланка листи з кутовим розташуванням реквізитів | Вимоги до оформлення бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації і гербів суб'єктів Російської Федерації | Формуляр-зразок внутрішнього документа на поздовжньому бланку | Склад постійних і змінних заголовних реквізитів | Вимоги до оформлення постійних реквізитів заголовної частини управлінського документа |

© 2016-2022  um.co.ua - учбові матеріали та реферати