загрузка...
загрузка...
На головну

Поняття «реквізит» документа. Постійні і змінні реквізити, обов'язкові реквізити документа

  1. D. Модальність суджень, або судження, соотносящие поняття з наявним буттям
  2. I. НАУКОВЕ ПОНЯТТЯ ФАБРИКИ
  3. I. Обов'язкові внески на капітальний ремонт власників приміщень у багатоквартирному будинку
  4. I.2.1) Поняття права.
  5. II. Позови 1. Поняття і види позовів
  6. II. ПОНЯТТЯ
  7. II. Поняття частоти випадкової події. Статистичне визначення ймовірності.

Кожен документ складається з окремих складових його інформаційних елементів, які називаються реквізитами (від лат. Requisitum - потрібне, необхідне). У державному стандарті (ГОСТ Р 51141-98. «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення») дається таке визначення слову «реквізит»:« Обов'язковий елемент оформлення офіційного документа »(1). Тому у визначенні терміна «документ» слово «реквізит» є одним з центральних.

Реквізити можуть бути графічними (Герб, печатка, емблема), але в основному є текстовими (Найменування організації, назва структурного підрозділу, адресат, заголовок до тексту документа, відмітка про наявність додаток і ін.). Текстові реквізити можуть складатися з одного-двох слів або включати в себе кілька досить самостійних частин.

реквізити документавстановлюються стандартом або положенням. Так, в державному стандарті (ГОСТ Р 6.30-2003. «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів») визначено максимальний набір реквізитів управлінського документа. Таких реквізитів в стандарті - 30. Однак не всі вони використовуються при оформленні конкретного документа.

обов'язковими для всіх видів документа є реквізити, що забезпечують його юридичну силу, - найменування організації (автора документа), дата документа, текст, підпис посадової особи (2).

Для окремих груп документів обов'язковими можуть стати і інші реквізити, наприклад, Державний герб Російської Федерації, герб суб'єкта Російської Федерації, емблема організації або товарний знак (знак обслуговування),

склад додаткових обов'язкових реквізитів формуляра-зразка визначається в нормативних документах, розроблених або узгоджених міністерствами (відомствами) - розробниками уніфікованих систем документації.

Так, до числа додаткових обов'язкових реквізитів для всіх документів, крім листів, входить найменування документа; а в регламенті і інших організаційних документах обов'язковим є проставлення грифа затвердження.

Реєстраційний номер документа як обов'язковий реквізит проставляється в документах, зазначених у відповідному переліку. Реквізити «Довідкові дані про організацію», «Основний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи» і «Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП)» є обов'язковими тільки для вихідних документів.

Крім того, деякі реквізити можуть стати обов'язковими лише в конкретній ситуації. Так, в бланках внутрішніх документів організації, в найменуванні якої відсутня вказівка ??на її місцезнаходження, обов'язковим реквізитом є «місце складання або видання». Якщо в самій назві організації є вказівка ??на її географічне положення, то даний реквізит не використовується.

Таким чином, кількість обов'язкових реквізитів, як і їх склад, залежать, перш за все, від виду документа і системи документації, а також від мети створення документа, його призначення, змісту і форми, способу документування (3).

Частина реквізитів носить досить тривалий характер і може бути заздалегідь внесена до бланку документа друкарським способом. це постійні реквізити: державний герб Російської Федерації, герб суб'єкта Російської федерації, емблема або товарний знак (знак обслуговування) організації, найменування організації (автора документа), юридичний або фактична адреса організації, місце складання або видання документа, код організації, код форми документа, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП) (4).

Інші реквізити вносяться в процесі роботи з конкретним документом. це змінні реквізити, наприклад: дата, реєстраційний номер документа, адресат, резолюція, посилання на дату і реєстраційний номер вхідного документа, заголовок до тексту, відмітка про контроль, відмітка про наявність документа в електронній, відмітка про виконання документа і ін. Вони вписуються від руки, друкуються на комп'ютері або проставляються спеціальними штемпелями (штампами).

Реквізити в офіційному документі, як правило, розташовані завжди в одному і тому ж місці, в певній послідовності. Це допомагає швидко знайти потрібні дані при ознайомленні з документом, застосувати метод однократного запису.

У практиці роботи з документами з'являється необхідність проставлення таких відміток, які реквізитами не є. наприклад: підлягає поверненню, натомість розісланого та ін.

 




Методичні рекомендації щодо ВИВЧЕННЯ ДИСЦИПЛІНИ | Історія діловодства в Росії | Діловодство як функція управління, його місце серед інших управлінських функцій | І інформаційно-документаційне забезпечення управління | Сучасна структура управління документацією в Росії | З документованої інформацією | Основні сучасні нормативно-методичні документи з діловодства | Мета, об'єкти і методи уніфікації документів | Поняття «уніфікована форма документа», «уніфікована система документації». Основні принципи розробки УСД | Стандартизація як форма юридичного закріплення результатів уніфікації. |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати