загрузка...
загрузка...
На головну

Поняття «уніфікована форма документа», «уніфікована система документації». Основні принципи розробки УСД

  1. B. Основні ефекти
  2. CASE-технологія створення інформаційних систем
  3. CASE-технологія створення інформаційних систем.
  4. Способи введення додаткової інформації, в тому числі використання полів, що настроюються і кодів структур.
  5. DNS - система доменних імен
  6. I. Завдання семіотики і передумови, необхідні для її розробки
  7. I. Заповніть пропуски словами з рамки на підставі інформації тексту.

Уніфікована форма документа (УФД) - це створена з використанням методів уніфікації сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних в даній сфері діяльності завданнями і розташованих в певному порядку на носії інформації.

Результатом роботи з уніфікації документів можуть бути:

· Державні (загальноросійські) уніфіковані форми;

· Галузеві (відомчі) уніфіковані форми;

· Уніфіковані форми документів суб'єктів Російської Федерації;

· Уніфіковані форми документів об'єднань, підприємств організацій (4).

Державна (загальноросійська) уніфікована форма документації - Створена з використанням методів уніфікації сукупність взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що відповідають єдиним вимогам і об'єднаних в залежності від сфери їх застосування в загальноросійські уніфіковані системи документації, галузеві (відомчі) уніфіковані системи документації, уніфіковані системи документації організацій.

Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливості їх комп'ютерної обробки. Вони обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях і на підприємствах незалежно від їх підпорядкованості та форми власності.

В результаті роботи щодо вдосконалення документації було уніфіковано більше 3 500 форм планових, облікових, фінансових та інших документів, зведених в Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД), прийнятий і введений в дію постановою Держстандарту Росії від 30 січня 1993 № 299.

Кожен документ отримав кодове позначення, яке визначається приналежністю до однієї з УСД і місцем документа всередині цієї системи. Це кодове позначення підтверджує саме право документа на існування і відповідність зразку-еталону, затвердженому для обов'язкового застосування.

Коди форм по ОКУД проставляються в якості реквізитів у внутрішніх і зовнішніх документах. Точного єдиного місця цього реквізиту для всіх форм документів не передбачено. Знову розроблені уніфіковані форми документів підлягають реєстрації шляхом включення в ОКУД.

Галузева (відомча) уніфікована форма документа- Етоуніфіцірованная форма документа, що входить до складу галузевої уніфікованої системи документації і не призначена для міжгалузевого застосування.

Галузеві форми документів мають нормативний характер в рамках адміністративної системи галузей (наприклад, судова, нотаріальна і т. Д.) Або для всіх організацій, що займаються діяльністю, за яку відповідально конкретне відомство (наприклад, документація страхова, медична та ін.).

Законодавством не встановлено єдині форми введення в практику галузевої документації. Це можуть бути галузеві стандарти, інструкції, розпорядчі документи, що вводять або скасовують окремі форми документів. Органами стандартизації в рекомендаційної формі пропонується розробка по аналогії з ОКУД класифікаторів галузевих форм документів.

Уніфіковані форми документів організацій- Це уніфіковані форми локальних документів, призначених для внутрішнього використання:

· Номенклатура справ підприємства, яка використовується як класифікатор документів підприємства;

· Табель форм документів (список уніфікованих форм документів підприємства з зазначенням етапів їх підготовки) і Альбом форм (зразків) документів підприємства;

· Інструкція з діловодства, яка виконує роль внутрішнього стандарту підприємства в області роботи з документами і регламенту, обов'язкового для виконання працівниками підприємства.

Один окремо взятий документ - це акт документування факту або дії. Однак будь-який документ функціонує спільно з іншими документами. Сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, єдиних вимог до їх оформлення та використовуваних в певній сфері людської діяльності, називається системою документації.

Уніфікована система документації (УСД)- Це сукупність взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, створених за єдиними правилами і вимогам і об'єднаних в залежності від сфери їх застосування в загальноросійські уніфіковані системи документації, галузеві (відомчі) УСД, УСД організацій (5).

Безпосередніми розробниками конкретних форм документів і систем документації є міністерства (відомства), здійснюють координацію тієї галузі діяльності, документи якої уніфікуються. Так, Міністерство фінансів відповідає за бухгалтерські документи, Росархів - за систему організаційно-розпорядчої документації.

В даний час в Російській Федерації відповідно до ОКУД функціонують такі загальноукраїнські уніфіковані системи:

1) організаційно-розпорядчої документації (УСОРД);

2) планової документації (УСПД);

3) первинної облікової документації (УСПУД);

4) банківської документації (УСБД);

5) фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ і організацій (УСФБД);

6) документації з праці та соціальних питань (УСДТСВ).

7) звітно-статистичної документації; (УСОСД);

8) облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств (УСУОБД);

9) документації Пенсійного фонду РФ (УСДПФ);

10) зовнішньоторговельної документації (УСВД).

Питаннями визначення складу даної документації, її інформаційного наповнення, внутрішньої організації та оформлення адміністративно займаються відповідальні за дану функцію відомства і (або) інші організації, які офіційно визначені головними в конкретних галузях діяльності.

До уніфікованим системам документації, обслуговуючим конкретну сферу діяльності, відносяться:

· Документація по ціноутворенню (УСДЦ),

· Документація по торгівлі (УСДТ),

· Документація з побутового обслуговування населення (УСДБОН),

· Документація з планування та управління роботою транспортного вузла зв'язку (УСДОУТУ);

· Документація з матеріально-технічного постачання і збуту (УСДМТСС);

· Документація по винаходів і відкриттів (УСДІО);

· Розрахунково-грошової документація (УСРДД).

Все УСД включають в себе еталонні зразки бланків конкретних документів, комплекти документів, оновлюваних в міру необхідності, а також нормативні та методичні матеріали щодо заповнення та застосування цих документів.

Основними принципами розробки уніфікованих систем документації є:

1) однаковість форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення;

2) регламентація змісту документів, що входять в кожну систему;

3) виключення з документів дубльованих даних, а також скорочення кількості традиційно включаються в документи даних, але не використовуваних при вирішенні конкретних завдань;

4) єдність застосовуваної термінології і умовних позначень;

5) визначення сукупності реквізитів і показників для кожного виду документа і створення єдиних моделей їх побудови, орієнтованих на комп'ютерну розробку, але придатних і до сприйняття людиною;

6) встановлення єдиних правил складання та оформлення реквізитів документів, загальних для всіх систем документації і конкретизованих при наявності специфічних особливостей (6).

Відповідальність за застосування форм документів повинні нести як керівники міністерств і відомств, так і керівники об'єднань, організацій і підприємств. Державний нагляд за дотриманням вимог УСД в держсекторі покладено на органи стандартизації і метрології, а в недержавному секторі - на місцеві органи виконавчої влади. Однак в даний час механізм цього контролю далекий від досконалості.

 




Єгорова Л. б. | ВСТУП | МЕТА ТА ЗАВДАННЯ ВИВЧЕННЯ ДИСЦИПЛІНИ | Методичні рекомендації щодо ВИВЧЕННЯ ДИСЦИПЛІНИ | Історія діловодства в Росії | Діловодство як функція управління, його місце серед інших управлінських функцій | І інформаційно-документаційне забезпечення управління | Сучасна структура управління документацією в Росії | З документованої інформацією | Основні сучасні нормативно-методичні документи з діловодства |

загрузка...
© um.co.ua - учбові матеріали та реферати