Головна

трафаретні тексти

  1. I. Тексти лекцій.
  2. VI. A. Прочитайте тексти.
  3. VII. Прочитайте тексти і доповніть пропозиції.
  4. Завдання 168. Знайдіть в тексті порушення мовних норм, дайте їм ортологіческіх коментар і виправте контексти.
  5. Завдання 37. Проаналізуйте тексти з точки зору логіки і послідовності викладу. Відредагуйте їх.
  6. Відомі тексти з підручника
  7. вихідні тексти

Процес створення трафаретних текстів був розроблений ще на стадії традиційного діловодства. Під трафаретом розуміється заздалегідь виготовлений текст з уніфікованою постійною інформацією і пропусками для заповнення змінною інформацією, яка відображає конкретну ситуацію, що фіксується даним документом. Розробка трафарету включає: виявлення типової управлінської завдання; інформації, необхідної і створюваної в процесі її рішення; складання проекту тексту, що відображає дану ситуацію, і його узгодження.

Наявність трафаретного тексту з полями для введення змінної інформації звільняє від необхідності кожного разу обмірковувати, як скласти документ, дозволяє зосередитися на його фактичний зміст, тобто не на тому, як написати, а що написати, страхує від пропуску необхідної інформації, значно прискорює підготовку самого документа і його сприйняття (за рахунок уніфікованого розміщення змінюються даних особа, що читає документ, може відразу знайти в ньому необхідну інформацію, не витрачаючи час на читання всього документа). Практично укладач заповнює заздалегідь складений проект документа.

Програми типу MS Word передбачають створення документів на основі типових форм - «шаблонів», що містять як наперед задані елементи оформлення, так і трафаретні тексти.

При створенні шаблону необхідно правильно розмістити реквізити кожного виду документа.

Залежно від призначення документа трафаретні тексти створюються на чистому аркуші паперу (для внутрішньої документації) або на базі вже спроектованих бланків організації.

наприклад:

Підтверджуємо отримання Вашого замовлення від [Місце для дати] на [Місце для найменування товару]. На жаль, замовлене Вами виріб тимчасово відсутній на складі компанії. Його надходження очікується протягом [місце для терміну надходження товару]. Ми зв'яжемося з Вами негайно після надходження товару на наш склад.

Спасибі, що користуєтеся послугами нашої компанії.

З повагою

Старший менеджер І. П. Сидоров

або

Нагадуємо Вам, що з 00.00.0000 вступає в силу договір від 00.00.0000 № 000000-00 «Про поставки ...». У зв'язку з цим просимо простежити за своєчасним переказом грошей на наш рахунок і вислати копію платіжного доручення по факсу (095) 123 45 67.

З повагою

Віце-президент С. І. Іванов

Як правило, типовий текст уже має заздалегідь заданий оформлення (форматування). Шаблон може також мати і інші заздалегідь налаштовані параметри оформлення документа, розташування реквізитів. Налаштування панелей інструментів і створення набору швидких клавіш для кожного шаблону дозволяє спростити і прискорити роботу, прибираючи з екрану непотрібні для підготовки даного документа кнопки і додаючи спеціально створені кнопки, команди і макроси.

Крім повністю складених текстів конкретних документів великого поширення в останні десятиліття набуло застосування стандартних фраз і виразів, які використовуються в листуванні, при складанні актів, довідок та ін. Інформаційно-довідкових документів. У діловому листуванні, особливо з іноземними кореспондентами, прийняті стійкі фразеологічні звороти. Особливо часто вони застосовуються в початковій частині документів.

наприклад:

«Шановний пане (пані)»,

«Вельмишановні панове»,

«Дякуємо Вам за лист від ...»,

«Ваш лист від ... отримано, нами вивчені Ваші пропозиції про ...»,

«У відповідь на Ваш лист від ... нагадуємо, що ...»,

«На підтвердження нашого факсу повідомляємо»,

«На додаток до нашого листа від ...»,

«Ми просимо вибачення за затримку з відповіддю на ...» і т.д.

Присутні усталені звороти і в кінцевій частині документів - так звані «компліменти»: «З повагою», «з щирою повагою», «з глибокою повагою», «щиро Ваш» і т.д.

Виявляються і вводяться в пам'ять машини також часто зустрічаються в даній діяльності набори професійних фраз і виразів, постійно вживаються найменування організацій (фірм), товарів, видів послуг.

Важливий етап настройки шаблону - створення такого набору елементів - менювставка, команда Автотекст. (В Word 95 - в меню Виправлення). Цей набір типових фраз і виразів можна швидко вставити при складанні індивідуального тексту документа, набравши умовне скорочення (кілька букв слова, абревіатуру і т.п.) і натиснувши F3. Наприклад, натискання всього на три клавіші: Р, Ф, F3 може вводити часто вживається словосполучення «Російської Федерації», «Fond» - «The International foundation for socio-economic and political studies (The Gorbachev foundation) »і т.п. При цьому елемент автотексту може мати заздалегідь заданий оформлення, їм може бути не тільки фраза, але і малюнок, формула, таблиця і будь-який інший об'єкт. Word 97/2000 включає в себе спеціальну панель інструментів Автотекст і заздалегідь створений набір найбільш часто зустрічаються виразів, згрупований за темами: вітання, прощання, підпис, вказівки. Word 97/2000 має також функцію автозаповнення для автоматичного введення елементів автотексту. Досить набрати кілька перших букв і закладене в пам'ять машини вираз з'явиться на екрані у вигляді «підказки». Досить натиснути Enter і текст буде вставлений в документ. Особливо зручна функція «Автозаполнения» для вставки довгих назв і стійких словосполучень.

Ця можливість не тільки прискорює створення документа, а й дозволяє уникнути помилок.

Спрощують створення документа наявність в шаблоні полів-списків - розкривних списків елементів, з яких можна вибирати необхідні значення. Наприклад, з нижчезазначених вибирається вид документа.

Розробка і створення складних шаблонів, як правило, проводиться спільно особою, відповідальною за діловодство або відповідним фахівцем (юристом, кадровиком, бухгалтером, менеджером тощо) і співробітником відділу інформатизації (програмістом). У невеликих організаціях, де все обов'язки з документаційного забезпечення покладено на секретаря-референта, він же виконує створення шаблонів документів.

Шаблони можуть містити текстові поля, які підказують упорядника документа, куди і в якій послідовності треба вводити змінну інформацію. Такі поля можуть виконуватися прихованим текстом, який не виводиться на друк, але видно на екрані в режимі перегляду прихованих символів. Особливо зручно це для документів, які майже повністю формалізовані з точки зору порядку і складу даних, але індивідуальні з точки зору змісту.

Наприклад, в кадровій службі повинні бути шаблони наказів по особовому складу [17].

Використання заздалегідь розроблених типових текстів і шаблонів значно прискорює процес складання документів і зменшує кількість можливих помилок.

Створення шаблонів раціонально побудувати в наступній послідовності. Спочатку створюється шаблон, що містить найбільш загальні параметри: формат паперу, поля, нумерація сторінок і т.п. На його основі будуються бланки документів (загальний, для письма, окремих видів документів). А на їх основі в свою чергу будуються шаблони конкретних документів. Таким чином всі елементи оформлення і весь зміст документа буде повторюватися в усіх документах, що створюються на основі більш загальних шаблонів.

Якщо робота співробітника пов'язана зі створенням однотипних документів на базі невеликої кількості шаблонів (наприклад, виписка готівкового та безготівкового рахунку; оформлення 3-4 типових договорів і т.п.), то має сенс винести кнопки швидкого запуску цих шаблонів або на панель інструментів MS Word , або безпосередньо на робочий стіл Windows. Найпростіше помістити відповідні шаблони шляхом перетягування безпосередньо на робочий стіл (як правило, шаблони документів розташовуються в директорії MSOffice \ Шаблони).

Для створення нової кнопки, що викликає новий документ на базі конкретного шаблону доведеться написати невеликий макрос типу

Sub MAIN

FileNew .Template = "C: \ MSOffice \ Шаблони \ Ім'я шаблона.dot", .NewTemplate = 0

End Sub




Вступ | Глава 1 Оформлення документів. | Установка формату паперу та розмірів полів | Конструювання бланка організації | Дата документа | Реєстраційний номер документа | С. Н. Мягкову | Узгодження. | підписання | Послід на документі |

© 2016-2022  um.co.ua - учбові матеріали та реферати