Головна |
Всі службові документи оформляються на папері стандартних форматів.
Як відомо, у нас в країні для службових документів використовуються формати (розміри листа паперу) ряду А, прийняті ІСО (Міжнародна організація по стандартизації). Для управлінської документації як правило застосовують формат А4, а для невеликих документів - А5. Однак в роботі з організаційною технікою Ви можете зустрітися і з матеріалами допоміжного формату ряду В.
Відповідно до ІСО 216: тисяча дев'ятсот сімдесят п'ять [8] система форматів будується так, що кожний наступний формат виходить розподілом попереднього формату на дві рівні частини паралельно меншій стороні аркуша. Букви А чи В вказують ряд форматів, а цифра - число поділок, вироблених починаючи з основного формату, що позначається А0 і рівного за площею 1 м2 (1,189 * 0,841 м.) [Формат В0 = 1,414м2]. Наприклад, формат А4 відповідає формату А0, розділеному на 4 частини.
Основними є такі формати:
ІСО- А ряд (основні формати) | ІСО-В ряд (допоміжні формати) | ||
позначення | Розміри, мм. | позначення | Розміри, мм. |
А0 | 841 * 1189 | В0 | 1000 * 1414 |
А1 | 594 * 841 | В 1 | 707 * 1000 |
А2 | 420 * 594 | В 2 | 500 * 707 |
А3 | 297 * 420 | У 3 | 353 * 500 |
А4 | 210 * 297 | В 4 | 250 * 353 |
А5 | 148 * 210 | В 5 | 176 * 250 |
А6 | 105 * 148 | О 6 | 125 * 176 |
А7 | 74 * 105 | О 7 | 88 * 125 |
А8 | 52 * 74 | В 8 | 62 * 88 |
А9 | 37 * 52 | О 9 | 44 * 62 |
А10 | 26 * 37 | В 10 | 31 * 44 |
За кордоном поширені і інші формати паперу - Letter (8? * 11 in, тобто 21.59 * 27.94 см.) І Legal (8? * 14 in, тобто 21.59 * 35.56 см.). Залежно від формату паперу встановлюються і поля (відстань від кордону тексту до краю аркуша паперу).
У комп'ютерних програмах, навіть локалізованих (російською мовою), в якості установок «за замовчуванням» часто задані розміри паперу та інших розміри полів, що не відповідають вітчизняним стандартам. Тому, приступаючи до роботи в MS Word, необхідно виконати наступні установки:
У меню «Сервіс» виберіть пункт «Параметри» і на вкладці «Загальні» в одиницях виміру, виберіть зі списку «Сантиметри».
У меню «Файл» виберіть «Параметри сторінки» і на вкладці «Розмір паперу» встановіть розмір А4 210х297 мм. (Див. Рис).
Встановивши формат паперу, треба визначитися з полями документів. На вкладці «Поля» рекомендується встановити такий розмір полів документів: [9]
- Ліве поле - 35 мм (3,5 см.)
- Праве - не менше 10 мм (1,0 см.).
- Верхнє - 15 мм. (1,5 см.)
- Нижня для документів формату А4 - не менше 20 мм (2 см.). Для документів формату А5 (148х210 мм) нижнє поле встановлюється не менше 15 мм.
Натисканням кнопки «За замовчуванням» дані параметри сторінки закріплюються за всіма створюваними в подальшому документами.
Вживається тут і далі термін «за замовчуванням» означає, що зазначені параметри використовуються у всіх новостворюваних документах, якщо користувач не працює будуть безпосередньо задані інші параметри.
Складання та оформлення документа на комп'ютері починається з виклику тієї форми, на базі якої буде виготовлений даний документ. Це може бути:
1. чистий аркуш.
2. бланк організації або
3. форма, розроблена в Вашої організації,
4. уніфікована затверджена форма документа.
Будь-який новий документ, який створюється в текстовому редакторі типу MS Word, базується на певній основі - «шаблоні». Шаблон може бути чистим аркушем паперу, що містить лише деякий набір параметрів оформлення документа (розмір паперу, поля, шрифти і т.п.), пропонований за замовчуванням. Шаблони також можуть містити стандартний текст, графіку, особливе оформлення і взагалі все те, що часто зустрічається в документах. Набір шаблонів, що відображають повторювані управлінські ситуації, дозволяє значно скоротити час на підготовку документів, поліпшити їх оформлення, домогтися уніфікації, а значить - і полегшити сприйняття документів.
Кузнєцов С. Л. | Вступ | Дата документа | Реєстраційний номер документа | С. Н. Мягкову | Узгодження. | підписання | Послід на документі | Глава 2 Створення документів | трафаретні тексти |