На головну

Основні етапи роботи з документами.

Робота з документами підприємства може бути представлена ??у вигляді такої технологічного ланцюжка операцій (дивись малюнок 8.1).

Малюнок 8.1 - Схема організації роботи з документами фірми

Робота з входятьдокументами починається зі стадії прийому документів секретарем або працівником служби діловодства, подальшого сортування та реєстрації. Після розгляду їх керівником і проставляння резолюції документи надсилаються навиконання.

Алгоритм роботи з вихідними документами не має суттєвих відмінностей від схеми організації роботи з внутрішніми документами, крім того, що робота з оригіналами вихідних документів закінчується на стадії відправки документа адресату селле йогореєстрації. Копії вихідних документів після підшивки в справи проходять ті ж стадії обробки, що входять і внутрішні документи.

Робота по виконанню й контролю виконання документів охоплює внутрішні, вхідні і в деяких випадках - вихідні документи.

З стадії формування справ все групи документів проходять одні й ті ж операції: використання в довідково-інформаційної роботи протягом 3-х років і визначення подальшої «долі» документа (архівне зберігання, подальше використання або знищення).

Основу правильної організації роботи з документами становить чіткий розподіл функцій і що випливають із них обов'язків між працівниками підприємства. Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного працівника і в той же час виключає дублювання операцій при роботі з документами. Поділ праці між працівниками закріплюється в посадових інструкціях або в інструкції з діловодства.

Інструкція з діловодства розробляється для встановлення єдиного порядку складання документів і організації роботи з ними на підприємстві та містить зразки правильно оформлених документів, правила роботи з ними, відповідальність посадових осіб за конкретні види робіт з документами.



Документи кадрової служби. | Обробка документів, що надходять.

Основні документи, що визначають роботу діловодної служби. | Документування та основні етапи складання документа. | Види документів. | Юридична сила документа. Основні реквізити документів. | Формуляр і бланк документа. види бланків | Види організаційних документів. | Види розпорядчих документів. | Документування діяльності колегіальних органів. | Інформаційно-довідкові документи. | Ведення службової переписки. |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати