Головна

Взаємодія діловода і юридичної служби організації

А. І. Данилова, асистент керівника

У будь-якій компанії, незалежно від організаційно-правової форми, щодня в процесі оперативної діяльності створюються десятки, сотні і навіть тисячі документів різних видів: вихідні листи, накази по основній або адміністративно-господарської діяльності, розпорядження керівництва, протоколи оперативних нарад або засідань ради директорів, а також договори, рахунки, рахунки-фактури та ін.

Документообіг з моменту реєстрації юридичної особи та до моменту його закриття (а найчастіше - і після) має ключове значення для повноцінної роботи компанії. Професійно організована система документообігу в організації дозволяє управляти інформацією, мати доступ до історії будь-якого цікавить питання, здійснювати контроль за роботою окремих співробітників або цілих підрозділів, а також підтримувати управлінську діяльність, підтверджуючи прийняті на підприємстві рішення, відстежуючи хід їх виконання і фіксуючи результати.

Діловод - «інформаційний фільтр» організації

Одна з головних задач діловода * - організувати систему діловодства і нести відповідальність за довірену йому ділянку роботи. Нагадаємо, що діловод, як правило, здійснює реєстрацію та зберігання таких документів, як вихідні і вхідні листи, накази по основній діяльності, розпорядження, протоколи оперативних нарад, а також, за дорученням керівника, інших види документів, що не передані у відання спеціалізованих відділів . На перший погляд діловод в особі секретаря або помічника керівника має дуже опосередкований стосунок до тих документів, які видають співробітники компанії або її структурних підрозділів. Але насправді це не зовсім так.

Робота секретаря-діловода часто недооцінюється співробітниками організації. Як правило, це пов'язано з тим, що законодавчо в нашій країні не передбачена адміністративна або інша відповідальність за порушення правил ведення діловодства та організації документообігу. Діючі в країні методичні документи і стандарти носять рекомендаційний характер і не містять інформацію про заходи відповідальності за їх невиконання. Однак варто пам'ятати про те, що недбале ставлення до документів, їх оформлення, виданню, зберігання, реєстрації може привести до неприємних наслідків. Наприклад, при втраті листа або документа виникає необхідність його повторного складання, узгодження, підписання, що тягне за собою істотні тимчасові втрати. Своєчасно не зареєстроване лист або повідомлення державних органів і служб (наприклад, від податкової інспекції) може привести до зриву термінів надання запитуваних документів, а в деяких випадках - штрафами і пенями.

Як правило, при виникненні проблем, пов'язаних з неправильним оформленням документів, неправильним зберіганням архівів, втраті важливих для компанії документів претензії керівництва адресуються саме до відповідальних за діловодство. Однак діловод часто не має можливості відстежити кожен документ, перевірити його належне оформлення, зареєструвати відповідним чином, оскільки нерідко укладачами і виконавцями різних видів документів є інші співробітники організації. Діловод - це свого роду «інформаційний фільтр» організації: через нього проходить більшість документів компанії, листування з партнерами і контрагентами; саме до нього звертається як керівник, так і співробітники, коли виникає необхідність знайти якийсь документ, переглянути історію листування, перевірити дату надходження або відправлення тих чи інших документів. Кожен з відділів компанії в процесі своєї діяльності створює певне коло документів. Так, відділ кадрів веде кадрове діловодство відповідно до трудового законодавства, оформляє різні види кадрових документів на затверджених бланках, веде власну нумерацію вихідних документів і керується законодавчими і нормативними актами, що діють у цій галузі діловодства. Фінансовий відділ керується прийнятими в Російській Федерації законами і законодавчими актами в галузі бухгалтерського обліку, веде облік фінансових документів (рахунків, рахунків-фактур, накладних). Юридичний відділ відповідає за оформлення, реєстрацію, зберігання та архівування всіх видів юридичних документів (договорів, угод, претензій, протоколів засідань засновників та ін.).

Діловоду не обов'язково знати законодавчу та нормативну базу, якою керується кожен з відділів організації, проте необхідно враховувати особливості документообігу відділів для організації системи діловодства на підприємстві і узгодити внутрішній регламентує документ (інструкцію з діловодства, положення про діловодство) з усіма відділами організації.

Документ або «зайва папірець»?

При організації системи документообігу та розробці Положення про діловодство в організації необхідно заручитися всебічною підтримкою юридичної служби.

Основними завданнями юридичної служби є:

Практика показує, що взаємодія юриста і помічника керівника, які відповідають за діяльність діловода, не завжди є ефективним. Найчастіше причина цього - постійна зайнятість юриста і виконання ним «важливіших» завдань, ніж узгодження переданого йому листи, наказу, Положення про діловодстві або пакета документів для відправки контрагенту.

Якщо роль діловодства недооцінюється юристом організації, необхідно нагадати йому про те, що якщо діловодство в організації систематизовано і регламентовано на всіх рівнях, то дотримуватися встановленого порядку повинна і юридична служба. Один з аргументів на такій розмові може бути таким: «Я виконую доручення свого керівника, який вважає за необхідне стандартизувати документи, створити єдину систему документообігу і прописати принципи ведення діловодства.

У деяких випадках юристи посилаються на те, що це «зайві папірці, які тільки ускладнюють роботу», однак тут потрібно пам'ятати про те, що внутрішній документ компанії, підписаний першою особою, є обов'язковим для виконання всіма співробітниками організації. До речі, причиною небажання співробітників організації узгоджувати пункти Положення про діловодстві часто є той факт, що введення такого документа додає відповідальності і вимагає підвищеної уваги при оформленні та підготовці документів.

Тим часом Положення про діловодство і контроль за його виконанням з боку діловода дає юридичній службі гарантію того, що жоден документ не покине стіни офісу до тих пір, поки не буде належним чином узгоджений і затверджений. Крім того, на самому ділі документ дозволить в подальшому економити час, оскільки чітко прописаний регламент погодження документів із зазначенням термінів звільнить юриста від зайвих і несвоєчасних питань, з якими часто звертаються співробітники організації.

Не завжди процес розробки і затвердження даного положення проходить легко, оскільки потрібен ретельний аналіз документів і процесів документообігу в організації. Однак в майбутньому наявність такого документа і його виконання суттєво полегшить діловоду контроль за веденням діловодства та документообігу, а співробітникам відділів - підготовку та оформлення документів.

 Нормативна базаНесмотря на те що законодавчо закріплених, обов'язкових до виконання вимог до ведення діловодства немає, існує ряд документів, на які необхідно спиратися при організації системи діловодства і які становлять нормативно-методичну базу діловодства. І хоча деякі з них втратили силу, з них також можна почерпнути корисну інформацію. ¦ ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »є найважливішим нормативним документом для оформлення ділової кореспонденції, документації, який відображає в тому числі вимоги до оформлення управлінських документів. Варто зазначити, що ГОСТ Р 6.30-2003 є єдиним державним стандартом з оформлення організаційно-розпорядчої документації і носить рекомендаційний характер. ¦ Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затверджена наказом Мінкультури Росії від 08.11.2005 № 536; втратила силу). Вона може бути взята за основу для розробки положення або інструкції з діловодства в організації (наприклад, можна використовувати основну структуру і обов'язкові пункти Типової інструкції і привести її у відповідність з особливостями ведення діловодства в конкретній організації). ¦ Рекомендації з ведення діловодства в організації (затверджені заступником керівника Росархіву 31.12.2003) можуть служити методичним посібником для складання або вдосконалення вже наявних інструкцій з діловодства (документаційного забезпечення управління) організацій незалежно від масштабів і напрямів їх діяльності, чисельності персоналу, форм власності та підпорядкованості. ¦ Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002) можуть бути корисні для розробки номенклатури справ організації, оскільки в них відображені основні вимоги, що пред'являються до номенклатури справ. Номенклатура справ використовується для формування та передачі справ в архів, проведення експертизи цінності документів і є обов'язковим документом для будь-якої організації. ¦ Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений Росархивом 06.10.2000; втратив чинність), встановлює терміни зберігання окремих видів документів, що видаються організацією, в т. ч вихідних і вхідних листів, протоколів, довідок, кадрових документів та ін. Даний Перелік може використовуватися для роботи практично в кожному відділі організації, оскільки включає документи, що стосуються практично всіх областей її діяльності . Терміни зберігання документів зазначаються в номенклатурі справ відділів та / або номенклатурі справ по організації в цілому. Термін зберігання документа, яке не увійшло до Переліку, визначається організацією самостійно: він узгоджується з керівником і затверджується наказом, на підставі якого документи певного виду будуть зберігатися протягом зазначеного в даному наказі терміну. ??¦ Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації »(в ред. від 11.02.2013) регулює відносини в сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів незалежно від їх форм власності, а також відносини в сфері управління архівною справою в Російській Федерації в інтересах громадян, суспільства і держави.

Розподіл функцій між співробітниками | Розподіл обов'язків по розробці системи діловодства


Права, відповідальність і взаємовідносини | наш словничок | Положення про структурний підрозділ | реквізити положення | Лист узгодження до положення | Положення про секретаріат | Експерт у сфері діловодства та архівної справи | Визначення процесів діловодства, що застосовуються в організації | Визначення обсягів документообігу та динаміки його зростання | Р - кількість працівників організації. |

© 2016-2022  um.co.ua - учбові матеріали та реферати