На головну

Звітно-розпорядча інформація (документальна).

Носієм звітно-розпорядчої інформації є документ.

На ньому інформація фіксується у вигляді тексту, таблиць і графіків.

документальна інформація є основою для організації контролю за ходом виробничої діяльності, витрачанням матеріально-технічних ресурсів.

За допомогою документації підтверджуються умови виконання робіт. На документах фіксуються рішення, розпорядження і обліково-звітні дані про рух у виробничому процесі грошових і матеріальних ресурсів.

Таким чином, документація охоплює всі управлінські операції в ході виробничого процесу.

оскільки звітно-розпорядча документація є складовою частиною універсальної системи документації, вона повинна оформлятися за єдиними правилами і вимогам. Крім того, вона повинна задовольняти вимогам єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації та ГОСТу.

Документи можуть бути:

- входять(Які надходять в апарат управління);

- вихідними (Відправляються).

Документи різняться:

- за призначенням;

- За ступенем терміновості;

- за характером;

- за формою.

За призначенням виділяють документи:

1. розпорядчі,в яких фіксуються вказівки у вигляді наказів, розпоряджень, рекомендацій і т. д .;

2. інформаційно-довідкові,призначені для обміну інформацією між будівельними організаціями і споживачами будівельної продукції (замовниками), постачальними організаціями і т. д., що оформляються у вигляді повідомлень, оголошень, запитів, заявок, доповідних, актів, прохань, відповідей та ін .;

3. звітні(Виконавчі), що відображають результати виконання планів, наказів, розпоряджень;

4. претензійні- У вигляді позовних заяв про невиконання взятих зобов'язань за договорами;

5. регламентують,призначені для встановлення режиму роботи і т. д.

Основними видами документів з перерахованих вище є:

- Наказ,

- Розпорядження,

- Вказівка,

- Інструкція,

- Протокол,

- Акт,

- Звіт,

- доповідна записка,

- Довідка,

- Службовий лист.

наказивидаються керівниками організацій, що мають право юридичної особи, і керівниками вищих ланок організаційно-управлінської системи. Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчих частин. У констатуючій частині викладаються обставини, що спонукали керівника до видання наказу, його цілі. В розпорядчої частини, яка починається словом «наказую», викладається зміст розпорядчих дій та вказується особа, якій доручається контроль за його виконанням.

Розпорядженняприймаються керівниками організацій та функціональних підсистем для вирішення оперативних ситуацій.

вказівки застосовуються до конкретних виконавців для забезпечення виконання наказів, розпоряджень, інструкцій. У них роз'яснюються дії по досягненню якогось результату. Вказівка ??міститься в листі, формулюється в резолюції на документі, може висловлюватися усно.

В інструкціяхформули руются правила виконання роботи, дії окремих осіб, груп людей і підрозділів при виконанні певних завдань.

протоколоформляється в ході обговорень питань на засіданнях, нарадах, конференціях і т.д. У протоколах фіксуються прийняті рішення. Протоколи також складаються при виникненні розбіжностей між сторонами. У реквизитной частини протоколу вказуються назва організації або її структурного підрозділу, дата складання, назву виду засідання, персональний склад або загальна кількість присутніх, порядок денний, текст, підписи голови та секретаря. У тексті обговорення кожного пункту порядку денного записується, кого слухали, хто виступив (зміст виступу) і що вирішили (ухвалили).

актє документом, в якому фіксуються встановлені події чи факти. У вступній частині цього документа зазначаються підстава для його складання, прізвища та ініціали осіб, які його склали. Деякі види актів повинні затверджуватися.

Звітифіксують результати діяльності і вироблені при цьому витрати. Вони складаються з певних форм, часто відповідним формі планових документів.

доповідні запискимістять висновки і пропозиції, про які робиться повідомлення з будь-якого питання керівництву організації.

Довідка- Це документ, що описує і підтверджує події і факти, встановлені в результаті обстежень, перевірок і т. П.

службове листє засобом обміну інформацією між організаціями. Службові листи складаються на фірмових бланках організації. Текст починається з вказівки обставин, які спонукали до звернення з даним листом, і закінчується проханням, пропозицією, рішенням. Якщо лист є відповідями, назва документа вказується перед текстом.

III.

Зберігання документованої інформації здійснюється в структурних підрозділах, безпосередньо її використовують.

Для зберігання документів використовуються: папки-сшиватели, систематизовані контрольні картки, які зберігаються в автоматизованих картотеках, а папки-реєстратори - у автоматизованих шафах.

В автоматизованих управлінських інформаційних системах оперативна інформація, яка використовується для розв'язуваної в даний момент завдання, зберігається у внутрішній (оперативної) пам'яті ЕОМ, а інформація, яка потребує частого використання, - у зовнішній пам'яті.

Як пристрої зовнішньої пам'яті використовуються магнітні стрічки і диски, а також пластикові кільця з металевим покриттям.

Магнітні носії можуть використовуватися багаторазово, їх використання найбільш раціонально для архівної пам'яті.

Магнітні стрічки при довготривалому зберіганні укладають на стелажі. Число таких стрічок практично не обмежена. При необхідності їх встановлюють на стрічкопротяжні механізми із зчитуючим і записуючим пристроєм. ЕОМ може одночасно працювати з декількома такими пристроями. Магнітні диски збирають в так званий змінний пакет, який встановлюється на вал і обертається електродвигуном.

 



Витратні. | ДОКУМЕНТУВАННЯ РІШЕНЬ І ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ.

Історія розвитку управління як науки і її роль у формуванні економічної бази. | ШЛЯХИ РОЗВИТКУ НАУКИ УПРАВЛІННЯ ВИРОБНИЦТВОМ. | Способом прийняття рішень. | Організаційні основи управління | Види будівельних організацій і структура управління. | Організаційні структури управління в будівельному виробництві. | УПРАВЛІНЧЕСЬКІ РІШЕННЯ | ІНФОРМАЦІЙНА І НОРМАТИВНА БАЗА В УПРАВЛІННІ БУДІВНИЦТВОМ | Проектно-нормативна інформація. |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати