На головну

Аналіз вихідного бізнес-процесу і обгрунтування необхідності його автоматизації

Як вже говорилося раніше вся документація ГУП МО «НДВП містобудування» в ході проведення робіт ведеться в паперовому вигляді, що породжує ряд недоліків існуючої системи ведення бізнес-процесів. Автоматизація документообігу на сьогоднішній день стала не просто засобом оптимізації внутрішніх процесів організації, а нагальною потребою в умовах жорсткої конкуренції. Саме автоматизація документообігу дає нові можливості будь-якої організації щодо прискорення роботи, дозволяє випередити конкурентів при прийнятті як оперативних, так і стратегічних рішень.

На сьогоднішній день автоматизація документообігу так само необхідна, як автоматизація бухгалтерського обліку в середині дев'яностих років. Причин цьому багато. По-перше, інформацію необхідно обробляти як можна швидше і якісніше, часом інформаційні потоки не менш важливі, ніж матеріальні. По-друге, втрата інформації або її потрапляння в чужі руки може обійтися дуже дорого (2). Можна виділити ряд проблем:

· Документи губляться;

· Накопичується безліч документів, призначення і джерело яких не ясні;

· Документи і інформація, що міститься в них, потрапляє в чужі руки;

· Витрачається маса робочого часу на пошук потрібного документа і формування тематичної добірки документів;

· Створюється кілька копій одного і того ж документа - на папір і копіювання документів витрачається чимало коштів;

· На підготовку і узгодження документів витрачається багато часу.

Впровадження системи електронного документообігу забезпечить ряд переваг:

1. Зменшення або зовсім виняток внутрішнього ходіння паперових документів. Отже, не треба роздруковувати, знімати копії, відносити зацікавленим особам;

2. Зменшення витрат часу на пошук документів;

3. Зменшення витрат на витратні матеріали;

4. Зменшення ризику втрати документів;

5. Поява можливості управляти рухом документів - не тільки знати, на якій стадії знаходиться документ, а й впливати на процес його руху;

6. Підтримка високої виконавської дисципліни, так як є можливість виявляти виконавців, що затримують виконання роботи;

7. Поява можливості аналізу ефективності роботи та завантаженості персоналу;

8. Накопичення корпоративних знань;

9. Підвищення якості та ефективності управління;

10. Розмежування прав доступу співробітників до інформації;

11. Підвищення оперативності доступу до інформації;

12. Забезпечення злагодженої роботи всіх підрозділів.

Об'єктом даного дипломного проекту була обрана адміністративно-господарська служба, так як через неї проходить найбільша кількість документів і співробітникам важко справлятися з обсягами інформації, відчувається нестача електронного архіву документів, що призводить до того, що виконання документів дублюється через втрату. На ці технічні моменти витрачається чимало сил і часу співробітників, що говорить про необхідність автоматизації процесів.



Аналіз існуючих розробок і вибір стратегії вирішення задачі | Постановка завдання дипломного проекту

ВСТУП | Цілі, завдання та основні напрямки функціонування організації | Економічна сутність бізнес-процесів | Висновки по 1 главі | інформаційна модель | Проектування бази даних | Програмне та технічне забезпечення проекту | Обгрунтування апаратних і програмних засобів розробки програмного забезпечення | Склад і структура розроблюваної системи | Дерево функцій і сценарій діалогу |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати