Головна

II. Методичні рекомендації щодо виконання завдань переддипломної практики

Зміст переддипломної практики і методичні рекомендації щодо виконання завдань

Знайомство з установою: історія, функції, структура

На знайомство з установою (історія установи, завдання установи, напрямки діяльності установи, структура установи, організація діловодства, історія освіти архівних фондів) відводиться один день. Ця інформація може бути отримана в ході бесіди / лекції з керівними працівниками установи, екскурсії по установі, його відділам. Необхідно звернути увагу на історію створення організації, її завдання, напрямки діяльності, структуру і організацію діловодства в цілому. Якщо установа має архів і історичну довідку про фондоутворювача, необхідно вивчити їх. Мета: отримати уявлення про взаємозв'язок структурних елементів організації діловодної служби. Отримані дані фіксуються в щоденнику практики (див. Додаток 2). В кінці першого дня практики відбувається розподіл по робочих місць, знайомство зі співробітниками. Підсумком першого дня стає складання структурної схеми організації, так як структура установи визначає його документообіг.

Вивчення функцій, структури і посадового складу служби діловодства (служби ДОУ). Аналіз нормативно-правової та нормативно-методичної документації установи

Вивчення функцій, структури, посадового складу служби діловодства (ДНЗ) передбачає: аналіз документів, що регламентують діяльність служби діловодства, вивчення структури діловодної служби і складання її графічної схеми, визначення посадової і чисельного складу служби діловодства і відповідність функцій і посадових обов'язків співробітників організації з посадовими інструкціями, виявлення наявності автоматизації діловодних процесів, назв і версій програм. До складу документів, які необхідно вивчити під час практики можуть бути включені положення, інструкції з діловодства, посадові інструкції, номенклатури справ та ін.

Особливу увагу необхідно звернути на ступінь автоматизації діловодних процесів в організації: наявність комп'ютерів на робочих місцях, об'єднання їх в мережу, використання спеціалізованого програмного забезпечення.

В результаті вивчення функцій, структури, посадового складу служби діловодства (ДНЗ) студенту слід заповнити щоденник практики, розподіливши інформацію за такими розділами:

· Графічна схема структури діловодної служби організації. При відсутності даної схеми в самій організації необхідно створити свою схему діловодної служби на основі використання методів опитування і спостережень

· Наявність або відсутність основних нормативних документів установи, ступінь регламентації виробничих процесів, особливості організаційної структури служби ДОУ

· Посадовий і чисельний склад служби діловодства і відповідність функцій і посадових обов'язків її співробітників з посадовими інструкціями: (використовувати метод опитування)

· Назви і версії комп'ютерних програм, наявних в організації, назва автоматизованих діловодних операцій: реєстрація, контроль виконання, рух документів, зберігання, інформаційно-пошукова робота і т.д. (Методи спостереження і опитування)

Виявлення особливостей документування діяльності установи

Застосовуючи знання, отримані в процесі вивчення курсу «Доку-ментоведеніе» і проходження навчальної практики, необхідно виявити систему документації, яка використовується в організації, і основні види документів, якими оформляються різні функції. Слід зазначити правильність оформлення документів і їх особливості. Крім того, вивчити технічну оснащеність процесів документування, визначити технічні та програмні засоби, що використовуються для виготовлення документів, передачі інформації, ступінь оснащеності робочих місць співробітників організації і служби діловодства комп'ютерами, організаційною технікою і засобами зв'язку. Всі отримані дані фіксуються в щоденнику практики.

У щоденнику практики необхідно описати наявні в організації системи документації, види документів, дати аналіз одного з документів кожної групи.

Опис і аналіз організації документообігу

На основі схеми організаційної структури установи необхідно аналізувати рух вхідного, вихідного і внутрішнього документопотоков, визначити способи отримання документів та їх відправки (пошта, кур'єри, факс, електронна пошта), вивчити основних кореспондентів. При вивченні документообігу з'ясувати склад видів документів кожного документопотока. Необхідно вивчити порядок первинної обробки документів, що надходять (централізований, децентралізований, змішаний), ознайомитися з правилами прийому, сортування та відправки документів. Особливу увагу необхідно приділити порядку передачі документів всередині організації.

У разі, якщо Ви працюєте секретарем-помічником керівника, ви додатково вивчаєте функції секретаря по документному і бездокументарній обслуговування керівника і т. Д.

До аналізу діловодства в установі або структурному підрозділі необхідно підходити критично, зіставляючи конкретну систему роботи з документами з діючими вимогами нормативно-методичної бази. Помічені недоліки і невідповідності в документаційне забезпечення управління обговорюються з керівником практики від установи. Зауваження необхідно внести до звіту і щоденник практики за наступною схемою:

· Порядок обліку документів, відсоток кореспонденції, одержуваний

організацією поштою, факсом і комп'ютерною поштою

· Розрахувати обсяг документації за попередній місяць по організації в цілому або по структурному підрозділу

Опис правил оформлення і реєстрації документів і побудови інформаційно-пошукової системи

Вивчення системи реєстрації документів починається зі знайомства з її організацією: централізовано або децентралізовано проводиться реєстрація, які документи в яких структурних підрозділах підлягають реєстрації. Необхідно з'ясувати, чи існує поділ документів на реєстровані і незареєстровані, закріплено це поділ в інструкції з діловодства.

При наявності в організації автоматизованої системи реєстрації необхідно виявити склад реквізитів, що вносяться до картку в автоматичному і напівавтоматичному режимах, вивчити створені бази даних, встановити ведення паралельних форм реєстрації. Необхідно також з'ясувати яке структурний підрозділ (або окремий співробітник) виконує функції контролю за термінами виконання документів, виявити документи, що регламентують дану систему контролю (наприклад, інструкції з діловодства). За інструкцією визначити функції інспектора з контролю, технічні операції, що проводяться з контрольованими документами, і аналітичні за результатами контролю. Отримані дані, їх відповідність встановленим вимогам фіксуються в щоденнику практики:

· Застосовувані в організації реєстраційні форми документів, форм (додаток до звіту: зразки реєстраційних форм)

· Вказати на яких носіях в організації створено довідково-інформаційний фонд, хто відповідає на запити, які категорії співробітників мають право користуватися інформаційно-довідковою системою

· Вказати взаємозв'язок реєстрації і контролю документів

· Вказати переліки документів, які підлягають контролю, встановити кількісні дані і терміни виконання документів.

Відображення класифікації та систематизації документів, формування справ у поточному діловодстві, правила зберігання документів в архіві підприємства. Експертиза цінності документів, підготовка справ здачі в архів

Виявити і вивчити застосовувані в організації класифікаційні довідники (класифікатори, номенклатури справ та ін.), Записати в щоденниках тип класифікатора, схеми класифікації або їх відсутність, правильність складання в разі наявності. З'ясувати структурний підрозділ, відповідальний за ведення номенклатури справ (архів, канцелярія). Проаналізувати порядок оформлення справ, самостійно провести угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ, якщо є недоліки в оформленні номенклатури справ або при оформленні справ - відобразити в щоденникових записах: номенклатура справ організації, її якість, наявність всієї необхідної інформації, порядок оформлення справ .

З'ясувати, чи створена в організації експертна комісія, чи є положення про неї. При роботі в даному напрямку студент бере участь в підготовці документів для здачі в архів, готує справи за попередні роки (перевірка правильності оформлення справ та їх формування), готує внутрішні описи і листи-засвідчувач, нумерує аркуші, оформляє обкладинки справ, на підготовлені до здачі справи складає опису для здачі справ в архів установи. У щоденнику практики студент вказує:

· Процедуру оформлення результатів експертизи цінності документів

· Аналіз раніше складених описів справ за минулий рік, їх відповідність встановленим формам.

Проектування уніфікованих форм документів, УСД, системи ІДО, АСУ, розробка нормативно-правової та нормативно-методичної документації конкретної установи, розробка документаційного забезпечення маркетингової діяльності підприємства, розробка формалізованих і неформалізованих текстових документів для конкретної організації

Проектна частина є необхідною складовим компонентом переддипломної практики. Остаточне оформлення проектної частини пропонується в оргпроекту випускної кваліфікаційної роботи. Оргпроект, пропонований студентом-практикантом, може торкнутися як всієї організаційної структури підприємства, так і окремого структурного підрозділу або напряму документаційного забезпечення управління. Це передбачає формулювання різних форм звітності по оргпроектной частини, в залежності від області дослідження. Дані матеріали відображаються в звіті з практики, а в щоденнику вказуються тільки методи збору та аналізу інформації, методи проектування систем ДОУ за відповідним напрямку. Можливі схеми оргпроекта:

o Перевірка надійності та достовірності що міститься в документі інформації та розробка стилістично-вірних норм для формулярів різних документів при використанні методів зовнішнього і внутрішнього аналізу існуючих документів (традиційні методи: статистичний аналіз, морфологічесікй аналіз; контекстний аналіз: інформаційний, проблемно-мотиваційний, структурно-тектонічний , контент-аналіз); стилістика документів (функціональний: науковий, офіційно-діловий, публіцистичний); стилістика ділового документа та носій інформації: традиційний, сучасний, піднесений, неформальний, примітивний і ін. (етичні норми поводження, утримання, шрифтове рішення, використання формальних і неформальних реквізитів, цілі, фактологіческое зміст), розробка формалізованих і неформалізованих документів і ін.

o Розробка наказів (виписка з наказів), інструкцій, доповідних записок по основній діяльності; документів по діяльності колегіальних органів; підготовка ділової кореспонденції (інструктивні, гарантійні, інформаційні, рекламні, комерційні, рекламаційні, листи-запити, листи-повідомлення, листи-запрошення, листи-відповіді та ін.) і т.п.

o Розробка кадрових документів з використанням Альбому уніфікованих форм: накази по особовому складу (прості, зведені) відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003, Постанови Держкомстату від 05.01.2004 р .: оформлення відряджень, штатного розкладу, створення форм первинної облікової документації, оформлення документів при прийомі співробітників на роботу і переведення на іншу роботу, оформлення документів про надання відпустки, заохочення співробітників, оформлення документів про звільнення співробітників і ін.

o Розробка нормативно-методичних документів діяльності секретаря, діловода, архівіста, співробітника кадрової служби та ін .: складання та оформлення посадової інструкції, інструкції з діловодства, табеля форм документів організації, альбому форм документів організації,

o Розробка раціональних схем діловодства, діяльності фахівців-документознавців, секретарів-референтів, помічників керівників, референтів і ін. Розробка ефективних схем організації робочого місця, робочого дня, способів обробки інформації та ін.

o Аналіз існуючої і розробка більш досконалої структури і складу інформаційного забезпечення управління (ІОУ) при використанні засобів обчислювальної та організаційної техніки, інформаційних технологій: структура та склад ІОУ; відбір джерел інформації (збір первинних і вторинних даних, аналіз інформації, систематизація інформації, побудова моделі ІОУ) і ін.




І захисту практики | З підготовки звітної документації

I. Організація і проведення | Орієнтовна структура щоденника | характеристика |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати