На головну

Створення детального звіту

  1. VIII. Аналіз результатів і складання звіту.
  2. Автоматичне створення змісту
  3. Авторський курс "Створення складних форм на манекені методом макетування" - 13 занять.
  4. Оренда у фінансових звітах орендарів
  5. Оренда у фінансових звітах орендодавця
  6. Валютна інтеграція і створення європейської валютної системи

Access містить засоби, що дозволяють представити звіт в добре оформленому і легко читається. детальний звіт містить ту ж інформацію, що і таблиця або запит, але в ньому є й додаткові елементи: заголовок звіту, верхній і нижній колонтитули.

Найшвидший спосіб створити звіт - використовувати Майстер звітів. Ця програма розміщує поля звіту і представляє дані в одному з вибраних вами стилі. Після створення звіту ви можете переробити його за своїм бажанням в режимі конструктор.

До основних елементів звіту (рисунок 71) відносяться:

заголовок звіту (1), Розташований у верхній частині лівої сторінки і включає в себе ім'я звіту і поточну дату;

верхній колонтитул (2), Він знаходиться у верхній частині кожної сторінки звіту і містить заголовок стовпців таблиці;

область даних (3), Яка розташована між верхнім і нижнім колонтитулами і містить записи запиту, обраного в якості базового;

нижній колонтитул - Розташований в нижній частині кожної сторінки звіту. Часто він містить номер сторінки.

область приміток (4) Звіту, розташована в самому кінці звіту. У ній містяться, наприклад, підсумкові суми по колонках таблиці.

 Малюнок 71 - Елементи детального звіту

Сформуємо звіт про покупців з Липецька і Саратова. Запит на вибірку таких покупців з БД ви зробили в лабораторній роботі № 4.

Процедура формування звіту за допомогою майстри звітів дуже схожа на створення форми за допомогою майстри форм (Див. Лабораторну роботу № 2).

Для створення звіту виконайте наступні дії:

1. Виберіть закладку звіт у вікні бази даних. Натисніть кнопку створити.

2. У вікні новий звіт виберіть режим створення звіту - Майстер звітів, Як джерело даних виберіть зі списку запит Покупці в Липецьку і Саратові(Рисунок 72), натисніть кнопку OK для переходу до наступного кроку створення звіту.

Малюнок 72 - Вікно створення нового звіту

3. У вікні Майстрастворення звітів для вибору відображаються в звіті полів (малюнок 73) виберіть поля ім'я и Рейтинг. поле номер служить для зв'язку таблиць в базі даних.

4. Перенесення цих полів до складу нового звіту здійснюється наступним чином - в області доступні поля: Виберіть поле ім'я і натисніть на кнопку зі знаком >, це поле переміститься в область Вибрані поля, Потім перенесіть поле Рейтинг (Рисунок 73).

5. Для переходу до наступного кроку діалогу натисніть кнопку далі>.

Малюнок 73 - Вибір полів для включення в звіт

Наступний крок діалогу пропонує завдання рівнів угруповання даних з вибраних полів (малюнок 74).

Наприклад, завдання угруповання по рейтингу призведе до того, що в звіті будуть представлені групи покупців, що мають однаковий рейтинг, а самі рейтинги будуть розташовуватися або по зростанню, або по спадаючій значення.

У нашому випадку рівні угруповання переймався не будем !!!

 Малюнок 74 - Вікно для завдання угруповання даних  Малюнок 75 - Вікно визначення поля напряму сортування

6. Натисніть кнопку далі> для переходу до наступного кроку створення звіту.

7. Виберіть у списку полів сортування по імені покупців (праворуч від поля є кнопка Напрямок сортування, При натисканні на яку змінюється напрямок сортування). Перевірте напрямок сортування - воно повинно бути за зростанням, натисніть кнопку далі> (Рисунок 75).

8. У наступному кроці пропонується вибрати вид макета майбутнього звіту і орієнтацію аркуша паперу для його розміщення. Із запропонованих Майстром макетів звіту найчастіше використовуються звіти "У стовпець" и "Табличний". Виберіть макет звіту "У стовпець", Орієнтація аркуша паперу - книжкова (Рисунок 76). Для переходу до наступного кроку натисніть кнопку далі>.

9. Параметри наступного кроку дозволяють вибрати в списку стиль оформлення звіту. Різні стилі впливають на розташування і кількість обрамляють ліній в звіті, зовнішній вигляд звіту
в стовпець не змінюється - назви полів - зліва, в стовпці праворуч від них виводяться дані цих полів (малюнок 77). Виберіть в списку стиль Суворий та натисніть далі>.

 Малюнок 76 - Вікно завдання макета звіту  Малюнок 77 - Вікно завдання стилю звіту

10. В останньому вікні Майстра задайте ім'я нового звіту "Покупці в Липецьку і Саратові (в стовпчик)", Інші параметри залиште без змін і натисніть кнопку Готово.

У вікні попереднього перегляду в збільшеному масштабі звіт буде виглядати так, як показано на малюнку 78.

Малюнок 78 - Детальний звіт "В стовпець"

11. Закрийте вікно попереднього перегляду. Назвіть звіт "Покупці в Липецьку і Саратові (в стовпчик)".

Тепер, аналогічно попередньому звіту, створіть за допомогою Майстра звітів на основі запиту Покупці в Липецьку і Саратові детальний звіт у вигляді "табличний ".

Увага!!! При виконанні дій, описаних в п. 8 як макета звіту вкажіть "Табличний". Всі інші параметри майстри вибирайте аналогічно створеному звіту "В один стовпчик".

Збережіть його під ім'ям "Покупці в Липецьку і Саратові (табличний)"(Рисунок 79).

Малюнок 79 - Детальний звіт типу табличний

Примітка:розглянутий алгоритм створення звіту за допомогою майстри звітів дозволяє задати параметри, макет і стиль формується звіту за бажанням людини.

В Access є і інші можливості створення звітів, для цього не потрібно визначення всіх параметрів майбутнього звіту, а досить вибрати джерело даних і натиснути кнопку OK.

1. Майстер Автоотчет: в стовпець створює звіт в стовпець (рисунок 80). У цьому випадку програма автоматично перенесе все поля з джерела даних (в нашому випадку це Запит "Покупці в Липецьку і Саратові"), В якому будуть відображені всі поля і записи в тому ж порядку, як і в Запиті, тільки представлені вони будуть в один стовпець (рисунок 81).

 Малюнок 80 - Вікно Новий звіт для вибору Автоотчет: в стовпець  Малюнок 81 - Автоотчет: в стовпець

2. Майстер Автоотчет: стрічковий створює звіт в табличному вигляді (рисунок 82). У цьому випадку програма автоматично переносить всі поля з джерела даних (Запит "Покупці в Липецьку і Саратові") І створює звіт у вигляді таблиці. Такий звіт повністю повторює зовнішній вигляд і зміст Запиту (рисунок 83).

 Малюнок 82 - Вікно Новий отчетдля вибору Автоотчет: стрічковий  Малюнок 83 - Автоотчет: стрічковий

Сформувати такі звіти можна легко і швидко, але вони не завжди задовольняють поставленому завданню. У нашому випадку вони абсолютно не підходять, тому що не проводять відбір покупців з Липецька і Саратова по їх іменіи рейтингу.

 



Підготовка об'єктів бази даних до друку | Створення звіту по згрупованим даними

Лабораторна робота № 4. | створення запитів | Запити за зразком | Створення і збереження запиту | Установка умови відбору потрібних записів | Сортування в режимі Запиту | приховування поля | Створення запиту на основі зв'язаних таблиць | практичне завдання | Імпорт даних з іншої бази даних |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати