Головна

Заняття 1. Робота з наказами, пояснювальними записками та графіками відпусток

  1. II. Організаційно-управлінська робота
  2. II. САМОСТІЙНА РОБОТА.
  3. II. САМОСТІЙНА РОБОТА.
  4. II. САМОСТІЙНА РОБОТА.
  5. II. САМОСТІЙНА РОБОТА.
  6. II. САМОСТІЙНА РОБОТА.
  7. II. САМОСТІЙНА РОБОТА.

Вправа 1.Знайомство зі складанням різних наказів, що стосуються кадрової роботи

Мета вправи: ознайомитися зі складанням різних наказів, що стосуються кадрової роботи та навчитися самостійно складати накази про зарахування і звільнення працівників, стимулювання праці.

Умови вправи та методичні рекомендації

Однією з основних частин спеціального діловодства є кадрове діловодство. Ведеться воно за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства. Термін "кадри" у перекладі з французької означає професіонали, які займаються тією чи іншою діяльністю, працею у тій чи іншій системі, галузі, на тому чи іншому підприємстві.

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, яким чином вона забезпечує документаційний супровід управління, складається враження про установу в цілому.

Кадрове діловодство ведеться у таких напрямах:

1. Облік особового складу установи та її підрозділів.

2. Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.

4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

5. Організація документообігу для забезпечення оперативного і чіткого виконання доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами, дотримання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів.

6. Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.

7. Підготовка документів з кадрів для передачі в архів на зберігання.

8. Механізація, автоматизація і комп'ютерна обробка даних з особового складу.

Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості:

- про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

- про зміну кількості і складу працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;

- про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

- про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників;

- про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву тощо.

Можливість одержання згаданих та інших даних про особовий склад забезпечується веденням кадровою службою відповідної документації.

Документація щодо особового складу формується як результат роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання) і характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою.

У документації з особового складу відображується діяльність установи з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також слугують основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги.

Документація з особового складу використовується у довідкових справах. Мільйони громадян, практично усе працююче населення, неодноразово звертаються за довідками чи іншими документами. Особливо зростає значущість документації з особового складу під час виходу працівника на пенсію.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:

- особисті та особові документи працівників;

- організаційно-розпорядча документація; первинна облікова кадрова документація. До групи особистих документів працівників належать паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

Особистими також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового використання: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Типова технологічна схема обробки кадрової документації: документування трудових правовідносин; ведення особових справ та трудових книжок; ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.

Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві: організаційні (положення, інструкції, правила, статути); розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали); довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.

Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи: вихідні (початкові) облікові документи; похідні (повторні) облікові документи.

Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.

Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення - забезпечити повну, достовірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи з кадрів. До цієї підгрупи облікових документів відносять: картки спеціалізованого обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації (вказівні списки, книги обліку та інші).

Накази за особовим складом

Кадрові накази регламентують питання:

- прийняття на роботу, переведення на іншу посаду;

- надання відпустки; виплата винагороди;

- накладання штрафу; відрядження; звільнення.

У наказах про прийняття на роботу відмічають:

- посаду;

- відділ (структурний підрозділ);

- з якого числа прийнятий;

- вид роботи: постійна; з випробувальним терміном; із стажуванням; тимчасова; за сумісництвом; на певний термін.

У наказах про переведення відмічають:

- вид переведення;

- мотивацію.

У наказі про надання відпустки відмічають:

- вид відпустки: основна; додаткова; творча; у зв'язку із тимчасовою непрацездатністю; без зберігання заробітної плати;

- кількість робочих днів;

- дату початку та закінчення відпустки;

- за який період роботи надається відпустка.

У наказах про звільнення відмічають:

- дату звільнення;

- причину звільнення згідно КЗОТ.

Вкінці вказують причину, що привела до написання цього наказу: "Підстава".

Останній пункт наказу - особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

Накази про нагороду та накладення штрафів складаються за типом адміністративних наказів.

З наказом необхідно письмово ознайомити співробітника, стосовно якого створено даний документ, у протилежному випадку правовими структурами наказ може бути визнано недійсним.

Завдання до вправи: ознайомитися зі зразками наказів та самостійно скласти накази про зарахування й звільнення працівників і стимулювання праці.

Приклади наказів  
Товариство з обмеженою відповідальністю "Здобуток"   Наказ № 45-12 м. Полтава від 5 липня 2011 року   Про надання відпустки НАКАЗУЮ:   Надати Франчуку Сергію Федоровичу, менеджеру відділу збуту, щорічну відпустку за період 2010-2011 рр. терміном на 24 календарні дні з 15 липня 2011 року. Підстава: заява Франчука Сергія Федоровича   Директор ___ Сергієнко Іван Костянтинович (підпис) (ПІБ) Із наказом ознайомлений:
Наказ № 104 м. Кременчук від 7 жовтня 2011 р.   Про прийняття на роботу за сумісництвом   Прийняти на роботу Сидорчука Пилипа Свиридовича з 7 жовтня 2011 р. до відділу збуту на посаду менеджера з окладом ___ грн на місяць. Підстава: заява Сидорчука Пилипа Свиридовича від 7 жовтня 2011 р.   Директор: ___ Сергієнко І. К. (підпис) (ПІБ) З наказом ознайомлений: ___ Сидорчук П. С. (підпис) (ПІБ)


Вправа 2.Знайомство зі складанням різних пояснювальних записок, що стосуються кадрової роботи.

Мета вправи: 1) ознайомитися зі складанням різних пояснювальних записок, що стосуються кадрової роботи;

2) ознайомитися зі складанням різних наказів, що стосуються кадрової роботи та навчитися самостійно складати пояснювальні записки.

Умови вправи та методичні рекомендації.

Пояснювальна записка - документ, в якому:

- працівник підприємства, організації, установи викладає причини якихось подій, фактів, пояснює причини невиконання якого-небудь розпорядження, наказу, інструкції, усної вказівки, а також причини допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Приклад службової пояснювальної записки
Відділ капітального будівництва Проректорові з адміністративно- господарської роботи ДДУ Литовченку Г. О.   Пояснювальна записка 12.11.2011 р. № 22-1/18 Про тимчасове припинення електропостачання.   Повідомляємо Вам, що 11.11.2011 р. з 9.45 до 13.15 було тимчасово припинено електропостачання у навчальному корпусі № 2 у зв'язку з ремонтними роботами.   Підпис

Склад реквізитів пояснювальної записки є таким:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про...).

7. Текст.

8. Посада адресата.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресата.

Завдання до вправи: ознайомитися зі зразком пояснювальної записки та на її основі скласти свій варіант.

Вправа 3.Знайомство зі складанням графіків відпусток.

Мета вправи: ознайомитися зі складанням графіків відпусток та навчитися самостійно складати графіків відпусток та ввести їх за допомогою системи автоматизованої обробки інформації (САОІ) на автоматизованому робочому місці.

Умови вправи та методичні рекомендації

1. Загальне знайомство з процедурою складання графіків відпусток

Згідно зі статтею 10 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджує власник або уповноважений ним орган за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) (далі - профспілка) чи іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом і доводить до відома всіх працівників.

Вітчизняне законодавство не встановлює конкретної форми графіка надання відпусток, тому роботодавець може самостійно розробити форму такого документа. Зважаючи на те, що чинним законодавством також не обумовлено терміни складання й затвердження графіка відпусток, можна скористатися Типовими правилами внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затвердженими за погодженням з ВЦРПС постановою Держкомпраці СРСР від 20 червня 1984 року № 213 (далі - Типові правила). Цей нормативний документ є чинним на теренах незалежної України, враховуючи те, що згідно з постановою Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12 вересня 1991 року № 1545-XII на території України з питань, які не врегульовані законодавством України, до ухвалення відповідних законодавчих актів застосовуються акти законодавства СРСР, якщо вони не суперечать Конституції і законам України.

Згідно з пунктом 20 Типових правил графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. Проте не буде порушенням, якщо скласти і затвердити графік відпусток в інший термін, визначений у колективному договорі підприємства. У графіку вказується місяць надання відпустки (приклад 1).

Згідно із частиною четвертою статті 79 Кодексу Законів про Працю (КЗпП) України та частиною десятою статті 10 Закону № 504 під час складання графіків відпусток до уваги беруться як інтереси роботодавця, так і особисті інтереси працівників. При цьому слід ураховувати й те, що згідно із частиною тринадцятою статті 10 Закону № 504 за бажанням окремих категорій працівників щорічну відпустку треба надавати в зручний для них час. Затверджений графік відпусток обов'язковий для виконання як роботодавцем, так і найманим працівником.

Про дату початку щорічної відпустки роботодавець зобов'язаний письмово повідомити працівника. Згідно із частиною одинадцятою статті 10 Закону № 504 це треба зробити не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну. Порушення строку такого повідомлення дасть можливість працівникові вимагати перенесення щорічної відпустки на інший період.

Письмовим повідомленням у цьому разі може слугувати як окремо складений документ довільної форми, так і підпис працівника про ознайомлення у наказі про надання щорічної відпустки.

Це повідомлення доцільно складати у двох примірниках: один - для працівника, другий (з відміткою про ознайомлення працівника) - для кадрової служби роботодавця.

Законодавство про працю не вимагає подання заяви від працівників, час відпусток яких визначається графіком відпусток та які йдуть у відпустку в обумовлений в ньому термін. У цьому випадку підставою для видання наказу про відпустки буде затверджений графік відпусток.

Якщо працівник відмовляється використати щорічну відпустку у визначений у графіку відпусток час і таке рішення працівника не збігається з інтересами роботодавця, то роботодавець, беручи до уваги те, що остаточне рішення про надання чи ненадання відпустки належить лише до компетенції роботодавця, має право в межах, установлених графіком відпусток, без заяви працівника видати наказ про надання йому відпустки. Адже згідно зі статтею 139 КЗпП працівники зобов'язані вчасно і точно виконувати розпорядження (накази) роботодавця.

Якщо працівник (узгодивши з роботодавцем) бажає піти у щорічну відпустку в інший, ніж обумовлено графіком відпусток, час або ж бажає взяти лише частину щорічної основної відпустки - працівник подає відповідну заяву на ім'я керівника підприємства.

У заяві зазвичай указується дата початку щорічної відпустки (про яку просить працівник) і тривалість відпустки. Якщо працівник має право ще й на додаткову щорічну відпустку, то в заяві він повинен указати також підставу для надання такої відпустки.

На складеній працівником заяві керівник підприємства ставить свій підпис, погоджуючись надати щорічну відпустку у вказані в ній терміни, або через певні обставини пропонує перенести її на інший період. Далі заяву передають до відділу кадрів підприємства, де на її підставі оформляють наказ про надання щорічної відпустки.

На підприємстві надання щорічних відпусток оформляється наказом. Для цього можна використати типову форму № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджену наказом Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 5 грудня 2008 року № 489 (далі - Наказ № 489). Ця форма наказу є рекомендаційною, тому роботодавець може внести до неї корективи або скласти наказ довільної форми.

Наказ про надання щорічної відпустки складається у двох примірниках, один - для відділу кадрів, другий - для бухгалтерії. Підписує наказ керівник підприємства.

Якщо працівник ставить підпис у наказі про надання відпустки, одночасно погоджуючись із її термінами, це може слугувати письмовим повідомленням про дату початку відпустки (звісно, якщо це зроблено не пізніше як за два тижні до початку відпустки).

Відповідно до наказу про надання щорічних відпусток відділ кадрів заповнює особову картку працівника (типова форма № П-2), затверджену наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656, у якій є розділ V «Відпустки», де вказується вид відпустки (основна чи додаткова), період, за який вона надається, дата початку й закінчення відпустки, а також номер і дата наказу (розпорядження) керівника підприємства про надання працівникові щорічної відпустки.

Утабелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5), затвердженому Наказом № 489 (далі - Табель), щорічні основні відпустки позначатимуться буквеним кодом «В» або цифровим - «08», а щорічні додаткові відпустки - буквеним кодом - «Д» або цифровим - «09». Наказ № 489 не встановлює вимог чи методичних рекомендацій щодо порядку заповнення Табеля, більше того, згідно з приміткою 2 до Табеля (форма № П-5), затвердженого Наказом № 489, ця форма Табеля має рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, потрібних для заповнення форм державних статистичних спостережень. Якщо треба, форму можна доповнити іншими показниками, потрібними для обліку на підприємстві.

Згідно зі статтею 10 Закону № 504 працівник має право на основну й додаткові щорічні відпустки повної тривалості у перший рік роботи лише після того, як закінчиться шість місяців безперервної роботи на цьому підприємстві. За другий і наступні роки роботи щорічні відпустки можуть надаватися працівникові у будь-який час відповідного робочого року (частина дев'ята ст. 10 Закону № 504). Щорічні відпустки (основна й додаткова) працівникові мають надаватися з таким розрахунком, щоб їх використали зазвичай до закінчення робочого року.

У разі надання працівникам щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно відпрацьованому часу.

Існують категорії працівників, яким на їхнє прохання можна надавати щорічні відпустки повної тривалості до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи на підприємстві (частина сьома ст. 10 Закону України № 504).

До них належать:

- жінки перед або після відпустки у зв'язку з вагітністю і пологами;

- жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;

- інваліди;

- особи віком до 18 років;

- чоловіки, дружини яких перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю і пологами;

- особи, звільнені після проходження строкової військової або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення зі служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців (не враховуючи часу переїзду на постійне місце проживання);

- сумісники (одночасно з відпусткою за основним місцем роботи);

- працівники, які успішно навчаються у навчальних закладах і бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;

- працівники, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не отримали за неї грошової компенсації (у цьому разі її перераховують, за бажанням працівника, на нове місце роботи);

- працівники, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;

- батьки - вихователі дитячих будинків сімейного типу;

- працівники, переведені на роботу з одного підприємства, установи, організації на інше підприємство, в установу, організацію, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічні основну і додаткові відпустки і не одержали за них грошової компенсації (частина перша ст. 81 КЗпП, частина третя ст. 9 Закону № 504);

- інші категорії працівників, визначені законодавством.

За домовленістю між працівником і роботодавцем можуть передбачатися й інші випадки надання щорічної відпустки повної тривалості до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи на підприємстві, одначе це можливо за умови, що такі випадки обумовлено в колективному чи трудовому договорі.

Згідно з частиною чотирнадцятою статті 10 Закону № 504 керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки повної тривалості у перший та наступні робочі роки надаються у період літніх канікул попри час прийняття їх на роботу.

Працівникам художньо-постановочної частини і творчим працівникам театрів щорічні відпустки повної тривалості надаються в літній період наприкінці театрального сезону незалежно від часу прийняття їх на роботу.



В яку клітинку Ви помістили б свій колектив? | Частиною тринадцятою статті 10 Закону № 504 визначено категорію працівників, яким роботодавець зобов'язаний надати щорічну відпустку в будь-який зручний для них час.

Для проведення навчальної практики студентів | Рекомендовано до видання | КВАЛІФІКАЦІЙНА ХАРАКТЕРИСТИКА | Навчально-виробничі завдання курсу | Ознайомлення з режимом роботи, формами організації праці і правилами внутрішнього розпорядку | Правила і норми безпеки праці під час виконання роботи адміністратора. Дотримання правил техніки безпеки | Вимоги до виробничого обладнання, офісної техніки, робочого місця адміністратора, зони обслуговування відвідувачів. | Основні шкідливі і небезпечні фактори, які можуть виникнути на роботі. Причини травматизму і його попередження | АНКЕТА ДЛЯ ДОСЛІДЖЕННЯ СОЦІАЛЬНО-ПСИХОЛОГІЧНОГО КЛІМАТУ В КОЛЕКТИВІ | Протокол дослідження соціально-психологічного клімату в колективі |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати