На головну

Культура ділового листування

  1. I. КУЛЬТУРА І ЦИВІЛІЗАЦІЯ
  2. Quot; оборонна культура "(fortress).
  3. V. Для припинення спаду ділової активності
  4. Антична культура.
  5. Античні міста - полісі, їх культура в українських землях.

Составітелям ділових листів не рекомендується:

· Спонукати адресата до поспіху при винесенні рішення словами «Терміново», «Негайно», «В максимально короткі терміни». Більш прийнятними є формули типу «Прошу Вас відповісти до такого-то числа», «Переконливо прошу Вас відразу ж повідомити про своє рішення»;

· Нав'язувати адресату очікуваний результат освітлюється в листі питання, наприклад: «Прошу вивчити і вирішити питання позитивно» або «Прошу затвердити цю кандидатуру»;

· Натякати одержувачу листа на його уявну неуважність, вводячи в заключний текст листа наступне формулювання: «Пропоную уважно вивчити ...»;

· Починати послання з констатації відмови, в тих випадках, коли виконання прохання або доручення не представляється можливим. Спочатку слід викласти мотивацію прийнятого рішення і дати зрозуміти, що при певних обставинах до розгляду питання можна повернутися.

Для одержувача офіційної кореспонденції обов'язковою вимогою, з точки зору етичних норм, є оперативний і чітку відповідь організації-відправнику у вигляді відповідного листа або послання, переданого за допомогою інших засобів зв'язку. Затримка або відсутність відповіді може розглядатися як небажання співпрацювати і привести до розірвання ділових відносин.

Безумовним порушенням етичних норм ділового листування, вираженням неповаги, є форма відповіді, при якій лист-запит, лист-пропозиція повертається адресант з розміщеною на ньому відповідної інформацією. Так, наприклад, наведене нижче лист-запит повернулося до адресантам з відповідною інформацією, написаної на ньому ж від руки.

(Лист наводиться без реквізитів):

Для вирішення питання про застосування в наших виробах термостата з інтегрованим датчиком температури «Schroff» (номер замовлення. ..) Прошу Вас повідомити додаткові характеристики на нього, відсутні в каталозі:

-температурний режим експлуатації, а саме: чи можливе застосування термостата при початковій (до прогріву) температурі навколишнього середовища від мінус 50 ° С;

-витримує термостат умови транспортування від мінус 60 ° С до плюс 65 ° С (в неробочому стані);

-клас захисту ЕР;

-матеріал корпусу термостата.

Прошу Вас також повідомити, виготовляються чи фірмою «Schroff» кондиціонери типу ..., що мають додатковий режим роботи «ОБІГРІВ» при негативних температурах.

Головний інженер А. В. Смирнов

Ступінь захисту ? IP20. Обігріву немає. При зниженні температури можлива втрата еластичності пластику. Матеріал: поліпропілен.

Підпис.

Учасники ділового спілкування (автор і адресат документа) виступають як суб'єкти правовідносин. Зміст листів ґрунтується на праві і може служити предметом прямої правової оцінки.

Спосіб викладу в ділових листах називається формально-логічним, Т. Е. предмет розглядається з позиції економіко-правових, соціальних відносин, а не міжособистісних. Справа в тому, що офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організації в цілому, і, не дивлячись на те, що документ підписується однією особою - керівником організації, автором документа є «Колективний суб'єкт». Те ж можна сказати і про адресата документа. У мовному оформленні це виражається в тому, що суб'єкт дії часто представлений

-собірательнимі іменниками: керівництво, адміністрація, акціонерне товариство і т.п.;

-опісательнимі конструкціями типу «Дирекція ... клопочеться ... »,« Фірма ... пропонує ... », Які підкреслюють неособистого характеру ділового письмового спілкування.

Слід зазначити, однак, що уявлення про відправника та одержувача документа як про колективному суб'єкт, а також надособистісний характер викладу інформації не завжди однаково проявляються в різних школах ділового листа. Більшою мірою це характерно для вітчизняної офіційно-діловій письмовій мові. У практиці західної ділової переписки передана інформація, як правило, має індивідуально-особистісну спрямованість.

Одна з особливостей ділового мовлення ? широке вживання мовних формул ? стійких (шаблонних, стандартних) мовних зворотів, що використовуються в незмінному вигляді. Наявність їх в ділового мовлення - наслідок регламентованості службових відносин, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної обмеженості ділового мовлення. Завдання упорядника тексту спрощується завдяки можливості вибору готової формули «Повідомляємо, що ...«, «Вважаємо за доцільне ...», «Просимо Вас розглянути питання про ... », відповідно до мовним задумом: повідомити, висловити прохання, свою точку зору. Крім вираження типового змісту мовні формули нерідко виступають як юридично значущі компоненти тексту, без яких документ не володіє достатньою юридичною силою, або є елементами, що визначають його видову приналежність, наприклад в гарантійному листі: "Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок ... »; в листі-претензії: «... в іншому випадку справа буде передана до арбітражного суду ». Висловлюючи типове зміст, мовні формули забезпечують точність і однозначність розуміння тексту адресатом, скорочують час на підготовку тексту і його сприйняття.

Отже, особливі умови ділового спілкування, такі як офіційний характер, адресність, повторюваність управлінських ситуацій, тематична обмеженість, Визначають загальні вимоги, що пред'являються до офіційно-ділового листування. Зазначені вимоги лежать в основі такого поняття, як культура офіційної переписки,формування якого пов'язане сосвоеніем світового досвіду складання та оформлення ділових листів.

У роботах П. В. Веселова, одного з найбільших вітчизняних фахівців в області документальної лінгвістики, поняття культури офіційного листування визначається трьома основними принципами:

1) лаконізм ділового листа;

2) достатність інформаційного повідомлення, що відповідає цілям листи і характером відносин;

3) ясність і недвозначність мови повідомлення.

лаконізм(Оптимально лист не повинно перевищувати обсягу однієї-двох сторінок) поєднується в ділових листах з вимогою повноти інформації, точніше, з принципом її достатності. вимога повноти передбачає, що документ повинен містити достатню для прийняття обґрунтованого рішення інформацію. Глибина викладу питання залежить від цілей документа: в інформаційному листі досить назвати факти і події, в листі-проханні предмет листа повинен бути точно позначений і вичерпно обгрунтований. Недостатність інформації може викликати необхідність запитувати додаткові відомості, породжуючи невиправдану листування. Надмірність ж інформації призводить до того, що лист погано сприймається, суть його затуманюється.

вимога достовірності (об'єктивності) інформаціїозначає, що ділове повідомлення повинно відображати фактичний стан справ, давати неупереджену, байдужу оцінку подій. Переконливість (аргументованість) інформації пов'язана із завданням спонукати адресата зробити (або не робити) певні дії, і від того, наскільки достатня обґрунтованість документа, листи, залежить його виконання.

Предметом офіційного листування при всьому її різноманітті зазвичай є повідомлення про деяку ситуації і логічна оцінна модель цієї ситуації. Ситуативно-оцінна модель називається аспектом листи,а послідовне розміщення цих моделей - його композицією.

За композиційним особливостям ділові папери ділять на одноаспектному і багатоаспектні.

У одноаспектному листах розглядається одне питання, що становить зміст всього листа, в багатоаспектних листах розглядається відразу кілька питань. Так, наприклад, багатоаспектне лист може містити пропозицію, прохання і нагадування одночасно. Багатоаспектним вважається лист, що містить однотипні і різнотипні аспекти - прохання, повідомлення, пропозиції. Кожен аспект формується мовним дією: проханням, повідомленням, попередженням, запрошенням і т. П.

Композиція, або структура, тексту офіційного листа - це послідовність розташування його складових частин - аспектів. Причому в якості самостійних аспектів розглядаються мовні фрагменти з однотипними мовними діями - проханнями, повідомленнями, пропозиціями.

Структура аспекту відрізняється жорсткістю і однозначністю і складається з двох частин:

· Перша частина містить інформацію про які мали місце факти, події (посилання, мотивація, історія питання);

· Друга частина називає бажані, очікувані події, виражені за допомогою мовних дій (прохання, пропозиції, вимоги). Червоним рядком виділяється нова думка, тема або новий поворот теми листа.

Стандартизація та уніфікація- одна з обов'язкових властивостей офіційно-діловій письмовій мові, в тій чи іншій мірі характеризує всі типи ділових паперів, обумовлює сувору композиційну співвідносність і закріпленість частин ділового листа.

Ясність і недвозначність, точність, як предметна, так і комунікативнамови повідомлення - якості, необхідні для документа (див. тему № 4).

Отже, говорячи про загальних, найбільш типових, властивості офіційно-діловій письмовій мові, Дослідники відзначають:

· Функціональність і раціональність мови і стилю ділового листа;

· Лаконічність і достатність інформативного змісту;

· Логічність і структурованість викладу;

· Стандартизацію та уніфікацію мовних і текстових засобів.



| ораторська мова

структура реферату | Реферативний огляд як жанр наукового стилю мови | Рецензія і відгук | Курсова і дипломна роботи | Типи і види навчальних досліджень | Характеристика офіційно-ділового стилю | Стілеопределяющіе фактори офіційно-ділового стилю | Жанри офіційно-ділового стилю | Лексика, морфологія і синтаксис офіційно-ділового стилю | Історія російської офіційно-діловій письмовій мові |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати