Головна

Організація роботи з вихідною кореспонденцією

  1. I. Завдання для самостійної роботи
  2. I. Завдання для самостійної роботи
  3. I. Основні рекомендації і вимоги до виконання контрольної роботи
  4. I. Цілі і завдання курсової роботи.
  5. I. Мета роботи
  6. II. Виконання роботи
  7. II. ОБЛАДНАННЯ І МАТЕРІАЛИ ДЛЯ ВИКОНАННЯ РОБОТИ

2.1. Центром компетенції в частині організації та здійснення експедиції кореспонденції є Оуд.

2.2. Процес обробки вихідної кореспонденції включає: створення проекту документа в АСУД, узгодження, рецензування, підписання проекту документа, реєстрацію і розсилку підписаного документа.

2.3. Організація випуску вихідного документа здійснюється керівниками структурних підрозділів:

- В ініціативному порядку в рамках основної діяльності;

- На підставі доручень, виданих керівництвом Товариства, керівництвом МЕМ Уралу;

- У відповідь на запити і доручення з боку керівників філій Товариства, державних органів, юридичних або фізичних осіб.

2.4. Вибір підписанта вихідного документа здійснюється ініціатором вихідного документа в наступному порядку:

2.4.1. Листи на адресу Президента Російської Федерації, Керівника Адміністрації Президента Російської Федерації, Голови Уряду Російської Федерації і заступників Голови Уряду Російської Федерації, Голови Державної Думи Федеральних зборів Російської Федерації, Голови Ради Федерації Федеральних зборів Російської Федерації, глав урядів країн СНД і вищих посадових осіб інших зарубіжних держав, глав суб'єктів Російської Федерації, перших керівників федеральних міністерств та інших федеральних органів виконавчої, законодавчої та судової влади Російської Федерації, а також керівників великих фінансово-промислових груп та інших підприємницьких об'єднань підписуються тільки Головою Правління ВАТ «ФСК ЄЕС» або особою, яка виконує його обов'язки.

При оформленні вихідних листів, що подаються на підпис виконувача обов'язків Голови Правління (за умови персонального покладання обов'язків), в підписі необхідно вказувати займану посаду підписується згідно зі штатним розкладом.

2.4.2. Перші заступники Голови Правління, заступники Голови Правління, Заступник Голови Правління - головний інженер, члени Правління мають право підписувати письмову кореспонденцію на адресу керівників комітетів Державної Думи Федеральних зборів Російської Федерації, заступників (перших заступників) керівників федеральних міністерств та інших органів виконавчої, законодавчої та судової влади Російської Федерації, заступників керівників суб'єктів Російської Федерації, заступників (перших заступників) керівників великих фінансово-промислових груп та інших підприємницьких об'єднань виключно в рамках своїх посадових обов'язків (повноважень), визначених наказом Голови Правління ВАТ «ФСК ЄЕС» про розподіл функціональних обов'язків.

2.4.3. Генеральний директор філій ВАТ «ФСК ЄЕС» - МЕС Уралу має право здійснювати листування

- З главами і адміністраціями суб'єктів Російської Федерації, представницькими органами,

- Главами і посадовими особами інших органів муніципальних утворень,

- З керівниками фінансово-промислових груп та інших підприємницьких об'єднань в регіоні присутності з питань, що входять в їх компетенцію, а також в разі виконання доручень керівництва ВАТ «ФСК ЄЕС», оформлених у вигляді резолюцій або організаційно-розпорядчих документів.

За підписом Генерального директора також оформляються листи на адресу:

- Голови Правління ВАТ «ФСК ЄЕС»,

- Членів Правління ВАТ «ФСК ЄЕС»

- Директорів ВАТ «ФСК ЄЕС»,

- Генеральних директорів філій ВАТ «ФСК ЄЕС»

- Директорів ПМЕС;

2.4.4. За підписом заступників Генерального директора, директора з інвестицій та підтримці стану активів оформляється вихідна кореспонденція на адресу

- Директорів, начальників департаментів ВАТ «ФСК ЄЕС»;

- Директорів ПМЕС;

- Заступників керівників регіональних міністерств і відомств, керівників фінансово-промислових груп, холдингів і великих компаній, (з питань своєї компетенції відповідно до розподілу обов'язків).

- Перших осіб організацій (з питань своєї компетенції відповідно до розподілу обов'язків), крім керівників фінансово-промислових груп, холдингів і великих компаній.

2.4.5. Запрошення на адресу керівників федеральних органів виконавчої, законодавчої та судової влади Російської Федерації, керівників (заступників керівників) суб'єктів Російської Федерації, начальників служб, підрозділів органів влади, керівників (заступників) великих фінансово-промислових груп на заходи (наради), що проводяться з ініціативи Товариства мають право підписувати виключно Голова Правління або перші заступники Голови Правління.

2.5. Тема (короткий зміст документа) складається до будь-якого документу, незалежно від його призначення, і друкується перед текстом документа з лівого боку (шрифт Times New Roman № 12). Виняток становлять повідомлення, сповіщення. Заголовок повинен бути максимально коротким, точним, відповідати на питання "Про що?" і починатися з отглагольного іменника у місцевому відмінку «Про рішення ...».

У листах, адресованих до вищестоящих організацій і пов'язаних з виконанням доручень Уряду Російської Федерації, а також у відповідь за листами (запитам) федеральних міністерств та інших органів виконавчої, законодавчої влади та судової Російської Федерації під заголовком або в тексті документа в обов'язковому порядку вказується дата і номер доручення.

На листах, які направляються у відповідь на запити організацій, зліва (нижче дати та номера документа) робиться посилання або відмітка в тексті документа на дату і номер листа, який послужило підставою для відповіді.

2.6. Текст відділяється від заголовка 3-ма міжстроковими інтервалами, друкується через 1-1,5 інтервалу і вирівнюється по ширині текстового поля.

2.7. При оформленні тексту документа рекомендується застосовувати текстовий редактор Word for Windows з використанням шрифтів Times New Roman № 14 (для листів великого обсягу допускається використання шрифту № 13, для таблиць - № 12) через 1-1,5 інтервалу.

При формуванні документа на двох і більше аркушах наступні листи повинні бути пронумеровані. Порядковий номер проставляється посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова «стор.».

Кожен лист документа повинен мати такі розміри полів: ліве -
 3 см, праве - 1,25 см, верхнє - не менше 2,5 см, нижнє - не менше 2 см. Новий рядок - 1,25 см від кордону полів. Текст вирівнюється по ширині, перенесення слів не допускається.

2.8. При направленні документа керівнику організації або його заступнику найменування цієї організації повинно входити до складу найменування посади адресата. Якщо адресатом є організація, адресат вказується в називному відмінку.

При направленні документа декільком адресатам першим в списку вказується особа, від якого необхідно рішення або буде ініційований відповідь.

У разі необхідності виробити спільну розсилку документа, без вказівки конкретних адресатів, виконавець формує список наступним чином:

Директорам філій ВАТ «ФСК ЄЕС» СПМЕС, ЮУПМЕС, ППМЕС

Керівникам структурних підрозділів філії ВАТ «ФСК ЄЕС» - МЕС Уралу (відповідно з доданим списком / відповідно до списку розсилки)

2.9. Текст листа викладається від першої особи однини чи від третьої особи однини. Якщо документ оформляється за підписом двох або більше осіб, то можливо виклад від першої особи множини. Текст листа слід починати з шанобливого звернення до адресата (вказується ім'я та по батькові). Звернення розміщується по центру аркуша. Наприклад, «Шановний (а) ...».

2.10. Текст документа і додатки до нього оформляються єдиним файлом з наскрізною нумерацією сторінок.

Допускається розміщення додатків в пов'язаних документах в разі, якщо вони являють собою презентацію, або об'ємні файли в форматі Excel, PDF і ін.

2.11. Посилання на додаток відділяється від тексту 2-мя міжстроковими інтервалами і друкується від лівої межі полів без абзацу.

Відмітка про наявність додатка, відображеного в тексті листа, оформляється наступним чином:

Додаток: (найменування) на ... л. в ... прим.

При наявності декількох додатків їх нумерують:

Додаток: 1. (найменування) на ... л. в ... прим.

2. (найменування) на ... л. в ... прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують.

Якщо додаток надсилають не в усі зазначені в документі адреси, то відмітку про його наявність оформляють наступним чином:

Додаток: (найменування) на 3 л. в 1 прим. на першу адресу.

2.12. Підпис - обов'язковий реквізит документа, який поміщається після тексту документа і перерахування додатків, якщо вони є, і відділяється від тексту 3-ма міжстроковими інтервалами.

Якщо документ підписують кілька посадових осіб, їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає займаним посадам.

Якщо документ повинні підписати керівники двох і більше організацій, то їх підписи розташовуються на одному рівні (посади підписують одного рівня) причому зліва розміщується підпис керівника організації, з ініціативи якої створюється документ. Такі листи готуються на стандартних аркушах паперу формату А4 без бланка.

2.13. В обов'язковому порядку в нижньому лівому кутку останнього аркуша вказується наступна інформація: П.І.Б. виконавця документа, контактний телефон. Допускається використання шрифту № 10.

2.14. До моменту розміщення (на підготовчому етапі) проекту документа в АСУД ініціатор в робочому порядку зобов'язаний зняти можливі розбіжності (узгодити) за проектом документа з усіма зацікавленими структурними підрозділами (особами) з метою мінімізації розбіжностей і відхилень на доопрацювання документа в процесі його узгодження в АСУД.

2.15. Розміщення проекту документа в АСУД здійснюється за допомогою імпорту / створення документа в системі (через Файл-Імпорт / Створити - Вихідний).

При розміщенні вихідного документа в АСУД виконавцю необхідно:

O створити (або імпортувати) електронну копію (файл) документа в АСУД;

O заповнити необхідні обов'язкові поля (закладки) картки документа:

- Короткий зміст (заголовок тексту документа повинен відповідати короткому змісту в картці);

- Рецензенти (в залежності від підписувача);

- Адресат (зовнішні організації) або внутрішній адресат (керівники структурних підрозділів, директора Товариства, заступники Голови Правління, перші заступники Голови Правління, керівники філій та організацій, які здійснюють листування безпосередньо або децентралізовано в рамках АСУД);

- Етапи узгодження;

- Підписувача;

O помістити всі програми і додаткові матеріали до листа в «Пов'язані документи» за допомогою кнопки «Додати зовнішній документ» або «Додати зі сховища»;

O в разі відповіді на вхідний документ, або на виконання доручення по вхідному документу Обов'язково помістити документ - вихідне доручення (підстава) в закладку «Пов'язані документи», використовуючи кнопку «Додати зі сховища».

2.16. Узгодження вихідного документа в АСУД здійснюється згідно зі списком, який формує ініціатор документа c урахуванням наступних основних вимог.

2.16.1. Вихідний документ за підписом Генерального директора повинен бути в обов'язковому порядку погоджений з Директором по напрямку, заступником Генерального директора, який курирує відповідні функціональний напрям діяльності. Якщо в проекті документа сформовані доручення, то відповідно повинні брати участь усі задіяні в дорученні особи, в чию компетенцію входять питання, що відображаються в документі.

2.16.2. Вихідний документ за підписом заступника Генерального директора повинен бути в обов'язковому порядку погоджений з Директором по напрямку, керівниками структурних підрозділів, в чию компетенцію входять відображаються в документі питання, керівник структурного підрозділу - ініціатор документа.

До вихідного ініціативного документа (листа) за підписом Голови Правління в обов'язковому порядку повинна додаватися пояснювальна записка, оформлена ініціатором (виконавцем) документа на паперовому носії та підписана посадовою особою не нижче керівника структурного підрозділу виконавчого апарату. У пояснювальній записці повинні бути коротко викладені підстави (необхідність) і передумови для підготовки зазначеного документа.

2.16.4. Вихідні документи за підписом перших заступників Голови Правління рекомендується узгодити з керівниками структурних підрозділів, а також з відповідними директорами Товариства у напрямку і Заступниками Голови Правління, в чию компетенцію входять питання, що відображаються в документі.

2.16.5. Вихідні документи за підписом Заступника Голови Правління - головного інженера Товариства рекомендується узгодити з керівниками структурних підрозділів, а також з відповідним заступником (-лямі) головного інженера в чию компетенцію входять питання, що відображаються в документі.

2.16.6. Вихідні документи за підписом заступників Голови Правління рекомендується узгодити з керівниками структурних підрозділів, а також з відповідними директорами Товариства у напрямку, в чию компетенцію входять питання, що відображаються в документі.

2.16.7. При поданні на підпис керівнику структурного підрозділу документа узгодження по ньому з заступниками / керівниками напрямків не потрібно. Проект документа узгоджується в АСУД безпосередньо керівником структурного підрозділу.

2.16.8. Остаточний склад узгоджувальних осіб за проектами вихідних документів за підписом перших заступників Голови Правління, заступників Голови Правління, директорів Товариства і керівників структурних підрозділів визначає (встановлює) підписувача.

У всіх вихідних документах на виконання контрольних доручень керівництва Товариства в обов'язковому порядку на 1-й окремий етап узгодження повинен ставитися контролер, який здійснює контроль виконання відповідного документа (доручення).

2.18. Узгодження вихідного документа керівником в АСУД прирівнюється до підпису (візування).

2.19. Завдання «На узгодження» приходить в АСУД одночасно всім керівникам, зазначеним в рамках одного етапу.

2.20. Термін узгодження проекту вихідного документа - вісім робочих годин [1] з моменту отримання завдання «На узгодження» в АСУД.

2.21. У разі недотримання термінів узгодження проект документа (завдання) переходить автоматично на наступний етап узгодження і даного етапу

узгодження (погодження керівника) присвоюється статус - «Погоджено за замовчуванням».

2.22. Статус «Погоджено за замовчуванням» як візи на проектах вихідних документів за підписом Голови Правління, перших заступників Голови Правління та заступників Голови Правління, Генерального директора МЕМ Уралу не приймається. У разі узгодження «за замовчуванням» ініціатор документа зобов'язаний розмістити скановану візу керівника в «Пов'язаних документах» і зробити відповідну відмітку про наявність візи в «Коментарях». Або відправити документ на повторне погодження.

Рішення про підписання листів Генеральним директором, заступниками Генерального директора, директорами ПМЕС, директорами МЕМ в разі наявності у узгоджувальних вихідний документ осіб статусу «Погоджено за замовчуванням», здійснюється відповідним директором - підписує особою.

2.23. При необхідності погоджує особа може направити проект документа на додаткове узгодження в межах свого функціонального Блоку управління або структурного підрозділу.

Додаткове узгодження здійснюється в межах основного терміну - вісім робочих годин [2] з моменту отримання завдання «Узгодження» в АСУД.

2.24. Після завершення узгодження документ надходить на перевірку оформлення: за підписом Генерального директора і його заступників до закріпленим діловода, працівникам Оуд. За підписом керівника структурного підрозділу до діловоду цього структурного підрозділу.

Перевіряючий оформлення перевіряє документ, спрямований в АСУД, на предмет відсутності орфографічних (пунктуаційних) помилок, відповідності правилам ділового листування, відповідності заголовка листи змісту тексту документа, відповідності оформлення документа встановленим вище правилам, а також здійснює перевірку комплектності матеріалів до документа, перевіряє наявність узгодження всіх узгоджувальних осіб, адресатів, внутрішніх адресатів. Після закінчення рецензування працівник передає його на підпис.

Документи, оформлені з порушенням правил підготовки та оформлення вихідних листів і підписані керівниками, не реєструються в АСУД і повертаються виконавцю на доопрацювання.

2.25. Після виконання в АСУД операцій «узгодження», «перевірка оформлення» і «підпис» діловод реєструє в АСУД ісходящійдокумент. У разі якщо документ направляється зовнішнім адресатам (сторонньої організації (особі) документ реєструється лише при наявності підписаного оригіналу документа.

2.26. Вихідні листи за підписом Генерального директора, заступників Генерального директора, директора з підтримки стану активів друкуються на бланку МЕМ Уралу встановленого зразка.

Вихідні листи за підписом керівників структурних підрозділів друкуються без бланка,

Вихідні листи за підписом керівників ЦУС друкуються на бланках ЦУС встановленого зразка.

Використання бланків іншої форми заборонено.

Документ, що відправляється тільки за допомогою факсимільного зв'язку, може бути виконаний на копії бланка.

Листи за підписом керівників двох і більше організацій оформляються на стандартному аркуші паперу формату А4 без бланка.

Листи закордонним партнерам оформляються на бланках для листів англійською мовою і друкуються англійською мовою. До такого листа обов'язково додається переклад, узгоджений керівником підрозділу - виконавця листи.

Вихідні документи, що направляються в сторонні організації (особам) - зовнішнім адресатам оформляються на бланку організації.

2.27. Вихідна кореспонденція після реєстрації відправляється в сторонні організації ініціатором листа, або діловодом структурного підрозділу в день реєстрації, а при пізньому надходженні на наступний робочий день до 12-00.

2.28. Датою документа є дата його реєстрації.

2.29. Реєстраційний вихідний номер документа складається з індексу організації / діловодного індексу структурного підрозділу / порядкового номера.

Приклад: М4 / 1/1.

Дата реєстрації - обов'язковий реквізит документа.

При відправленні виходить листа автоматично присвоюється номер. Присвоєний в АСУД номер є єдиним для вихідного і вхідного документа.

Наприклад: вихідний документ з МЕМ Уралу в Ю-УПМЕС з присвоєним в АСУД номером М4 / П1 / 1 в Ю-УПМЕС буде враховуватися як вхідний з номером М4 / П1 / 1.

Заборонено вторинна реєстрація документа на паперовому носії з присвоєнням документу номера, відмінного від номера, присвоєного в АСУД.

2.30. Внутрішнє листування між виконавчим апаратом ВАТ «ФСК ЄЕС», МЕМ Уралу, ПМЕС, ДЗО Товариства ведеться в АСУД.

2.31. Повторна розсилка в паперовому вигляді документів, раніше зареєстрованих і розісланих в АСУД, заборонена.

2.32. Зареєстроване виходить лист надсилається виконавцем зовнішньому адресату на паперовому носії. У виняткових випадках при неможливості подання підписаного оригіналу документа в режимі реального часу (наприклад, якщо підписання документа відбулося на віддаленій території) виконавець повинен представити діловоду скановану або факсимільну копію підписаного документа

Документи, узгоджені і підписані в електронному вигляді (без посвідчення власноручним підписом і без оформлення на бланку) в АСУД, є справжніми. | Відправка документів


Загальна характеристика МЕМ Уралу | Характеристика управління персоналом в МЕС Уралу | IV. Опис діяльності підрозділу | Характеристика персоналу організації | Оцінка стану системи документаційного забезпечення управління персоналом в МЕС Уралу | Їх функції | організація документообігу | бібліографічний список | додаток | Вступ |

© 2016-2022  um.co.ua - учбові матеріали та реферати