Головна

Законодавче регулювання кадрового діловодства

  1. Аналіз кадрового складу підприємства
  2. Антимонопольне регулювання в національній економіці
  3. Антимонопольне регулювання економіки.
  4. Банківське регулювання і нагляд
  5. валютне регулювання
  6. Валютний контроль: поняття, правова основа агенти і органи валютного контролю, їх завдання та функції. Валютне регулювання.

Сучасне законодавство вимагає від роботодавця оформлення великої кількості документів, що відображають різні аспекти трудових відносин з працівниками. Розробляють і оформляють такі документи співробітники кадрової служби підприємства спільно з юристами.

Значення кадрових документів визначається тим, що в них зафіксовані відомості, необхідні для здійснення громадянами права на працю, освіту, пенсійне забезпечення і т. Д., Тому кадрова служба підприємства повинна керуватися законами, постановами, інструкціями та іншими документами, що містять норми трудового права.

За порушення норм, що містяться в цих правових актах, сторони трудових відносин можуть бути залучені до різних видів юридичної відповідальності.

В першу чергу працівники, відповідальні за діловодство по особовому складу, повинні знати Трудовий кодекс Російської Федерації. На підставі ТК РФ на підприємстві встановлюється єдиний порядок оформлення документів кадрової служби.

На підставі Федерального закону від 20 лютого 1995 N 24-ФЗ "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" будується робота відділу кадрів з персональними даними співробітників підприємства. Правила обробки і зберігання інформації, порядок роботи з нею, контроль доступу до персональних даних знаходять відображення в Положенні про захист персональних даних, розробленому з урахуванням положень вищезгаданого Закону. Перелік відомостей, що становлять комерційну (службову) таємницю, список співробітників, що мають доступ до неї, ступінь відповідальності за поширення конфіденційних даних визначаються відповідно до Федерального закону від 29 липня 2004 N 98-ФЗ "Про комерційну таємницю".

Положення Федерального закону від 17 липня 1999 N 181-ФЗ "Про основи охорони праці в Російській Федерації" дозволяють підприємству грамотно розробити систему охорони праці, створювати здорові та безпечні умови роботи для своїх співробітників.

Методичні документи з управлінського праці та кадрового діловодства носять рекомендаційний характер. Такі документи містять рекомендації з оформлення документів, організації роботи з ними. Підприємство самостійно вирішує, дотримуватися цих рекомендацій або розробити свої корпоративні стандарти.

В даний час існують певні стандарти оформлення організаційно-розпорядчих та облікових документів. Державний стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", який прийнятий і введений в дію наказом Держстандарту України від 3 березня 2003 р N 65-ст, встановлює склад реквізитів документів , вимоги до оформлення реквізитів документів, а також вимоги до бланків документів.

Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений Федеральної архівної служби, дає вичерпний список внутрішніх документів, а також регулює порядок і строки зберігання в залежності від їх юридичної значимості.

Кадровій службі необхідні також Постанова Уряду РФ від 16 квітня 2003 р

N 225 "Про трудові книжки" і Постанова Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р N 69 "Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок", які допоможуть правильно заповнити трудову книжку працівника, при необхідності внести в неї відповідні зміни або оформити дублікат замість зіпсованого або втраченого документа.

Постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 N 1 (далі - Постанова Держкомстату Росії N 1) затверджені уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Представлені в даній Постанові форми первинної облікової документації повинні використовуватися всіма юридичними особами, які здійснюють діяльність на території Російської Федерації. У документі також дані рекомендації щодо заповнення пропонованих форм.

Якщо для оформлення будь-яких процедур або операцій не передбачена типова форма первинних облікових документів, то підприємство має право розробити форму документа самостійно з урахуванням обов'язкових вимог до реквізитів.

Підприємство має право при необхідності вносити додаткові реквізити в уніфіковані форми, включати додаткові рядки і графи, розширювати або звужувати обсяг експонованих відомостей, використовувати вкладні листи для зручності розміщення й обробки необхідної інформації. Заборонено зміна або видалення реквізитів з уніфікованих форм (код і номер форми, найменування документа і т. Д.).

При заповненні уніфікованих або самостійно розроблених форм облікової документації обов'язково заповнюються всі реквізити документів. Внесені зміни і доповнення затверджуються наказом керівника підприємства. Заборонено використання застарілих бланків уніфікованих форм первинних документів.

Керівникам підприємств і працівникам, відповідальним за ведення документації, слід пам'ятати, що документація, що виникає в процесі діяльності, не може знищуватися з порушенням вимог законодавства.

Основні поняття системи документаційного забезпечення управління персоналом, структура і місце в системі управління персоналом

Документаційне забезпечення управління є важливою складовою частиною процесів управління і прийняття управлінських рішень, що істотно впливає на оперативність і якість управління.

Процес прийняття управлінського рішення складається з: отримання інформації, її переробки, аналізу, підготовки і прийняття рішення. Всі ці етапи найтіснішим чином пов'язані з документаційне забезпечення управління.

Документаційне забезпечення управління - це галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Термін "документаційне забезпечення управління" увійшов в науковий обіг приблизно з середини 1970-х рр. в зв'язку зі зміною організаційно-технічної основи діловодства і методологічних підходів до його вдосконалення завдяки активному впровадженню в сферу роботи з документами коштів обчислювальної техніки і появи нових інформаційних технологій. Однак, новий термін менш зручний у використанні, так як він є словосполученням з трьох слів. Швидше за все, через складність його вживання не відбулася заміна термінів ("діловодства" на "документаційне забезпечення управління"), які вживаються сьогодні як синоніми.

Проте, між даними термінами все-таки існують деякі відмінності.

Термін "документаційне забезпечення управління" підкреслює інформаційно-технологічну складову в сучасній організації діловодства і його краще вживати, коли мова йде про комп'ютерні технології роботи з документами.

Термін "діловодство" переважно використовується при описі організаційної сторони і традиційних прийомів роботи з документами.

На думку Т. в. Кузнєцової [2.17, с. 24] ДНЗ передбачає не тільки створення документів, але також і організацію роботи з ними, яка включає в себе організацію документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності підприємства. При цьому документообіг організації - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.

Як вважає Л. Доскова, документальне забезпечення має на увазі організацію роботи з документами, що звертаються в системі управління персоналом. Основою документаційного забезпечення системи управління персоналом є діловодство - повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення працівниками кадрової служби (або отримання ними) до завершення виконання і передачі в інші підрозділи [2.12, с. 14].

Документаційне забезпечення управління (ДОП) - вид забезпечення управління підприємством, що включає фіксацію, передачу та зберігання інформації про стан підприємства і керуючих впливів зі зміни її стану.

Основою документаційного забезпечення системи управління персоналом є діловодство - повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення працівниками кадрової служби (або отримання ними) до завершення виконання і передачі в інші підрозділи.

Визначення документаційного забезпечення управління відразу ж дозволяє виокремити в даній галузі діяльності два самостійних, але в той же час тісно пов'язаних і взаємодоповнюючих напрямки:

- документування

- Організація роботи з документами (управління документацією підприємства)

На думку М. ю. Рогожина, документування управлінської діяльності підприємства - це сукупність виконуваних відповідно до певних правил дій по запису і оформлення відповідної інформації на матеріальних носіях у вигляді паперових або електронних документів.

З іншого боку, документальне забезпечення системи управління персоналом організації є забезпечення кадрових служб усіма документами, складеними відповідно до вимог затверджених стандартів та інструкцій, створення і направлення документів структурним підрозділам підприємств та іншим суб'єктам за межами організації.

Таким чином, документаційне забезпечення управління (ДОУ) Охоплює питання документування, організації роботи з документами в процесі здійснення управління підприємством і систематизацію архівного зберігання документів.

В рамках системного підходу організація - це соціально-економічна цілісна система, і як будь-яка цілісна система володіє відомою кількістю конкретних компонентів, частин.

Система управління будь-якою організацією включає в себе як обов'язкові підсистеми (функціональні, цільові), так і допоміжні, (що забезпечують).

Однак, на думку А. Петрова та Г. Мамед-заде, документальне забезпечення як одна з основних функцій управління присутній практично у всіх підсистемах системи управління організацією, в тому числі і в системі управління персоналом.

Ця обставина відповідає вимозі функціонування автономної спеціалізованої підсистеми, якщо базуватися на системному підході.

До властивостей системи документаційного забезпечення управління персоналу відносяться:

- Наявність великої кількості складових елементів, пов'язаних між собою інформаційними каналами передачі даних;

- Наявність спільної мети управління для всієї системи і приватних цілей для системи будь-якого рівня, підпорядкованих загальній меті;

- Розчленовування системи будь-якого рівня на окремі підсистеми, цілі і завдання яких підпорядковані цілям і задачам системи управління даного рівня;

- Наявність персоналу в якості елементів управління і контролю на всіх рівнях ієрархії великої системи і в зв'язку з цим необхідність поєднання та постійної взаємодії принципів і методів управління ним в процесі виконання функцій ДОУ.

При цьому основними завданнями документаційного забезпечення управління є:

1) Скорочення інформаційних потоків до оптимального мінімуму.

2) Забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, обробки і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.

Із зростанням масштабів підприємства і чисельності його працівників питання про ефективність документаційного забезпечення управління стає все більш актуальним. Основні проблеми, що виникають при цьому, виглядають приблизно так:

- Керівництво втрачає цілісну картину того, що відбувається;

- Структурні підрозділи, не маючи інформації про діяльність один одного, перестають злагоджено здійснювати свою діяльність. Неминуче падає якість обслуговування клієнтів і здатність організації підтримувати зовнішні контакти;

- Це призводить до падіння продуктивності і викликає відчуття нестачі в ресурсах: людських, технічних, комунікаційних і т. Д .;

- Доводиться розширювати штат, вкладати гроші в обладнання нових робочих місць, приміщення, комунікації, навчання нових співробітників;

- Для виробничих підприємств збільшення штату може спричинити зміну технології виробництва, що потребують додаткових інвестицій;

- Виявляється, що штат збільшено, продуктивність впала, виробництво вимагає інвестицій, відповідно виникає потреба в збільшенні оборотного капіталу, що може зажадати нових кредитів і зменшити плановий прибуток.

В результаті підприємство перестає рости інтенсивно і подальше розширення відбувається чисто екстенсивним шляхом, за рахунок раніше створеного прибутку або збільшення дефіциту державного бюджету.

Таким чином, система документаційного забезпечення система, яка включає документування, організацію роботи з документами в процесі здійснення управління підприємством і систематизацію архівного зберігання документів:

1) Документування є створення документів, т. Е. Їх складання оформлення узгодження і виготовлення.

2) Організація роботи з документами - забезпечення руху (документообігу), пошуку, зберігання та використання документів.

3) Систематизація архівного зберігання документів - визначення правил зберігання створюваної в організації інформації, її пошуку і використання для підтримки прийняття управлінських та інших рішень.

Від технології організації роботи з документами і від якості створюваних документів залежить не тільки оперативність і ефективність управлінських рішень, а й загальні показники результатів діяльності організації.

Без налагодженої системи документаційного забезпечення управління важко побудувати ефективне управління.

Вступ | Роль системи кадрового діловодства в системі управління персоналом


Загальні норми організації документаційного забезпечення системи управління персоналом | Загальна характеристика МЕМ Уралу | Характеристика управління персоналом в МЕС Уралу | IV. Опис діяльності підрозділу | Характеристика персоналу організації | Оцінка стану системи документаційного забезпечення управління персоналом в МЕС Уралу | Їх функції | організація документообігу | бібліографічний список | додаток |

© 2016-2022  um.co.ua - учбові матеріали та реферати