Головна

Документи як джерело первинної інформації

  1. I СИСТЕМА, ДЖЕРЕЛА, ІСТОРИЧНА ТРАДИЦІЯ РИМСЬКОГО ПРАВА
  2. I. Збір вихідної інформації
  3. I.4. Джерела римського права
  4. II.1. Асиметричність інформації та обсяг взаємодій в умовах двосторонньої монополії
  5. III Міжнародні документи
  6. III. Документи, необхідні для захисту практики

Первинне спостереження - перший, початкова ланка в ланцюжку функціонування господарського обліку. Від того, як воно буде виконано, залежать повнота і достовірність облікової інформації, яку її користувачам підготує бухгалтерія. Тому утримання і підготовки первинного спостереження приділяється велика увага.

За результатами первинного спостереження складається документ.

Серед характерних ознак бухгалтерського обліку найбільш істотним є його документальність. Тільки йому притаманне суцільне і документальне оформлення здійснюваних господарських операцій.

Документ є основою і підтвердженням облікових записів. Всі господарські операції оформляються документами. Вони є первинними обліковими документами (пуд). На їх підставі ведеться бухгалтерський облік. Без документа немає бухгалтерського запису, а отже і правових наслідків.

Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення економічного події. Якщо на даному етапі зазначена процедура не представляється можливим, то така умова має бути виконано відразу ж після закінчення такої події.

Первинні облікові документи є основою для складання зведених облікових документів.

Документація - оформлення економічного події (господарської операції) документом. У широкому розумінні бухгалтерська документація являє собою первинні бухгалтерські документи, облікові регістри і бухгалтерську звітність.

Документ (лат. Documentum- повчальний приклад, свідоцтво, доказ) - письмове свідоцтво із заповненням необхідних реквізитів, які надають йому доказову юридичну силу.

За допомогою документів здійснюється постійний нагляд за рухом матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Підписуючи документ, особа, наділена правомочием, контролює таким шляхом законність і доцільність операції. Це сприяє режиму економії, покладає на кожного працівника, який підписав документ, персональну відповідальність за здійснювані ним дії. Таким шляхом здійснюється контроль за збереженням майна, діями матеріально відповідальних осіб, виявляються факти недобросовісності або прямих зловживань.

Матеріальним носієм документа можуть виступати обліковий бланк або магнітний диск: в залежності від того, на паперовому або машинному носії зафіксована облікова інформація.

Як правило, бухгалтерський документ готується на бланку встановленої форми, надрукованому типографським способом, в момент скоєння факту господарського життя.

Якщо документ підготовлений на машинному носії, то організація зобов'язана виготовити його копію на паперовому носії для інших учасників господарських операцій, включаючи контролюючі органи.

В окремих випадках, найчастіше для внутрішнього користування, бухгалтерський документ складається в довільній формі.

Обліковий бланк є розграфлений аркуш паперу у вигляді рядків, граф (колонок, клітин), куди заносяться відомості про господарські операції із заздалегідь надрукованими в них реквізитами. Реквізит (лат. Requisition - потрібне, необхідне) - єдина, неподільна, суворо обумовлена ??частина документа. Це по суті своїй інформаційний елемент, що несе самостійну змістовне навантаження. Наприклад, одиниця виміру, код матеріалу і т. П.

Реквізити поділяються на визнані і змістовні.

Визнані реквізити відображають об'єкти обліку (найменування основних засобів та ін.).

Змістовні реквізити розкривають характеристику об'єкта обліку (сорт, типорозмір і ін.).

Відповідно до Положення про безготівкові розрахунки в Російській Федерації розрахункові документи повинні відповідати вимогам встановлених стандартів та містити:

- Найменування розрахункового документа і код форми;

- Номер розрахункового документа, число, місяць, рік його виписки. Число вказується цифрами, місяць - прописом, рік - цифрами. На розрахункових документах, які заповнюються засобами обчислювальної техніки, допускається позначення місяця цифрами;

- вид платежу;

- Найменування платника, номер його рахунку, ідентифікаційний номер платника податків (ІПН);

- Найменування і місцезнаходження банку платника, його банківський ідентифікаційний код (БИК), номер кореспондентського рахунку або субрахунку;

- Найменування одержувача коштів, номер його рахунку, ідентифікаційний номер платника податків (ІПН);

- Найменування і місцезнаходження банку одержувача, його банківський ідентифікаційний код (БИК), номер кореспондентського рахунку або субрахунку;

- призначення платежу. Податок, що підлягає сплаті, виділяється в розрахунковому документі окремим рядком (в іншому випадку має бути вказівка ??на те, що податок не сплачується;

- Суму платежу, позначену цифрами і прописом;

- Черговість платежу;

- Вид операції відповідно до "Переліку умовних позначень (шифрів) документів, що проводяться за рахунками в банках";

- Підписи (підпис) уповноважених осіб (особи) і відбиток печатки (у встановлених випадках); на першому примірнику розрахункового документа (крім чека) - підписи керівника і головного бухгалтера підприємства, незалежно від способу виготовлення розрахункового документа, на першому примірнику доручення проставляється також відбиток гербової печатки.

Організація в залежності від характеру операції, вимог нормативних активів, а також методичних вказівок з бухгалтерського обліку та технології обробки облікової інформації має право включати в документ додаткові реквізити.

Винятком з цього правила є те, що зазначена вище норма не поширюється на касові документи.

Всі реквізити, які стосуються обов'язковим за переліком, затвердженим Держкомстатом Росії, не підлягають виключенню або зміни.

Оброблені первинні документи повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в обліковий регістр, а в умовах автоматизованого обліку - відбитка штампа (вказівка ??коду) працівника, відповідального за обробку відповідного документа.

Вказівка ??в документі необхідних реквізитів прийнято називати складанням документа.

Юридичну силу документ набуває при наявності в ньому не тільки відповідних реквізитів, а й необхідних дозвільних підписів, резолюцій, печаток і штампів в залежності від призначення документа. Виконання цих умов зумовлює його оформлення.

Далі проводиться розцінка (таксування) документів.

Остання процедура при обробці документів передбачає встановлення кореспонденції рахунків виходячи зі змісту економічного події.

Складений з урахуванням цих вимог, документ повинен бути зареєстрований у відповідному журналі з підписом особи, затвердженої в установленому порядку. Наприклад, виписану довіреність слід зареєструвати в Журналі обліку виданих довіреностей, підтвердивши підписом особи, на ім'я якого вона виписана.

Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення господарської операції. Якщо така можливість відсутня, то його складання обов'язково відразу ж після закінчення даної операції.

Отже, можна зробити висновок про те, що первинне спостереження за об'єктами бухгалтерського обліку здійснюється за допомогою документації. Вона являє собою спосіб суцільного та безперервного відображення всіх господарських операцій з метою отримання про них необхідної інформації, необхідної для ведення поточного бухгалтерського обліку, оперативного і подальшого контролю за ними. Складати бухгалтерські документи - значить документувати господарські операції, а документація - це сукупність складених документів. Вона являє собою засіб інформаційного забезпечення фактів господарської діяльності економічного суб'єкта.

Ці факти повинні бути зафіксовані в документі російською мовою.

З метою виключення повторного використання всі документи, додані до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що послужили підставою для нарахування заробітної плати, повинні бути погашені шляхом накладення на них штампа або напису від руки "Одержано" або "Оплачено" із зазначенням дати ( числа, місяця, року).

Все викладене вище визначає зміст первинного обліку, його сутність.

Первинний облік є основою синтетичного і аналітичного обліку.

Класифікація документів. Сутність документів і їх місце в господарській діяльності організації відображена в їх класифікації.

За призначенням документи поділяються на:

- Розпорядчі;

- Виправдувальні (виконавчі);

- Бухгалтерського оформлення;

- Комбіновані.

Розпорядчі документи дають право на вчинення суворо визначених розпорядженням відповідної посадової особи господарських операцій. Наприклад, чек, підписаний керівником організації, дозволяє касирові отримати певну суму в банку з її розрахункового рахунку. Як розпорядчого документа служить довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей.

Виправдувальні (виконавчі) підтверджують, що зазначені дії у відповідному документі виконані особою, що представляє такий документ. Так, авансовий звіт з усіма виправдувальними документами, доданими до неї, розглядається як виправдувальний (виконавчий) при здачі його підзвітною особою бухгалтеру.

Документи бухгалтерського оформлення самостійного призначення не мають. Їх роль: на основі представлених розпорядчих та виправдувальних документів підготувати надалі відповідні облікові записи для обробки з метою подальшого використання в обліковому процесі. Тому вони складаються і використовуються тільки в бухгалтерії. Так, відомість розподілу загальновиробничих витрат служить для розподілу витрат на управління структурних підрозділів підприємства між окремими видами продукції, що випускається ними продукції. Різні довідки-розрахунки, складені в бухгалтерії, служать підставою для відображення в обліку сум, обчислених в відшкодування зобов'язань перед бюджетом, позабюджетними фондами і т. П.

Комбіновані документи поєднують в собі ознаки вишерассмотренних документів. Наприклад, після затвердження керівником витрачених підзвітних сум авансовий звіт набуває для бухгалтера силу розпорядження прийняти до обліку зазначену суму, підтверджену виправдувальними первинними документами (квитанції за проживання, квитки за проїзд та ін.). Вказівка ??ж в авансовому звіті бухгалтерських проводок по списанню цієї суми дає підставу розглядати його як документ бухгалтерського оформлення.

Зазначені гідності комбінованих документів роблять їх досить поширеними в практиці бухгалтерського обліку.

Щодо порядку формування розрізняють первинні і зведені документи.

Первинні документи знаходяться на початку технологічного ланцюжка облікового процесу. Первинні документи складаються в момент здійснення господарської операції або відразу після її закінчення. Вони складають основу первинного обліку. Саме в первинному документі реєструється факт господарського життя шляхом попереднього його спостереження і вимірювання. До них відносяться інвентарна картка обліку об'єкта основних засобів (ф. № ОС-6), акт про приймання матеріалів (ф. № М-7) і ін.

Зведені документи складаються на основі первинних документів. Їх застосування пов'язано з необхідністю скорочення первинних документів. Узагальнення останніх таким шляхом надає можливість на іншому рівні аналізувати інформацію про скоєних господарських операціях. Так, в представлених матеріально відповідальними особами товарних звітах за певний відрізок часу в грошовому вираженні відбивається рух товарно-матеріальних цінностей по приходу і витраті. Підставою для складання товарних звітів з'явилися первинні облікові документи (акти приймання, акти на списання та ін.).

Касові звіти складаються за даними прибуткових і видаткових касових ордерів та доданих до них виправдувальних документів (платіжно-розрахункових або платіжних відомостей на видачу заробітної плати, заяв на надання матеріальної допомоги і т. П.).

Первинні та зведені облікові документи можуть складатися як на паперових, так і машинних носіях інформації. Якщо документ складено на машинному носії, то одночасно для інших учасників господарських операцій повинна бути підготовлена ??його копія в паперовій формі. Дана умова зберігається також при наявності вимоги правоохоронних органів і органів, що здійснюють контроль відповідно до чинного законодавства.

За способом використання застосовуються разові та накопичувальні документи. Їх відмінність - в ступені охоплення господарських операцій.

Разові документи фіксують одноразово в документі одну або кілька господарських операцій. При дотриманні певних вимог, що пред'являються до документа, інформація, що міститься в ньому, служить підставою для складання бухгалтерського запису в обліку. До таких документів належать прибуткові та видаткові касові ордери, вимоги-накладні на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів і ін.

Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць).

Їх перевага проявляється в скороченні первинних облікових документів і посилення контролю за рухом майна і зобов'язань. Крім того, значно спрощується техніка ведення бухгалтерського обліку.

При щоденному відпустці однотипних матеріалів у виробництво в якості накопичувальних документів застосовуються лімітно-забірні карти.

За статусом в системі інформаційного забезпечення розрізняють прості документи і документи (бланки) суворої звітності.

Прості документи - найбільш поширені первинні облікові документи. На них поширюється загальноприйнятий порядок документообігу і звичайні вимоги до складання та зберігання.

 



Елементи методу бухгалтерського обліку | Бухгалтерський баланс

До нематеріальних активів відносять об'єкти, що не мають матеріально-речової (фізичної) структури. | Метод і основні методичні прийоми і правила | Порядок формування активу і пасиву балансу | Моделі поточного обліку основних господарських процесів | облікові регістри | Поняття інвентаризації, її значення і види | Облікова політика і організація обліку | Обліковий реєстр є первинним документом? | Де застосовується журнально-ордерна форма ведення обліку? |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати