На головну

Склад і структура служби ДОУ в різних організаціях

  1. a-спіраль b-складчаста структура
  2. B3 Структура ІНСАРАГ
  3. F3.2.1 Структура міжнародного ПСО
  4. Ft Структура сучасного ринку fg цінних паперів
  5. I етап бюджетного процесу - складання проектів бюджетів
  6. I. 4.1. Види і структура ринків
  7. I. Структура матриці

Посадовий склад служби ДОУ представлений трьома категоріями працівників: 1 - керівники, 2 - фахівці і 3 - технічні виконавці.

До 1-ої категорії відносяться зав. службою ДОУ і керівники підрозділів служби (архівом, канцелярією, експедицією і т. п.) - їх загальна кількість, відповідно до існуючих норм керованості, не повинно перевищувати 20% всіх співробітників служби. До компетенції керівників відносять планування і розподіл роботи, підбір і розстановка кадрів, координація діяльності співробітників (або підрозділів - для керівника служби) і контроль виконання роботи.

До 2-ї категорії - фахівці - відносяться помічник і секретар керівника, документознавець, референт, редактор, коректор, архівіст, археограф, інспектор, секретар колегії, секретар незрячого фахівця, системний адміністратор, системний аналітик, координатор банку даних, фахівці 1-й і 2-ї категорій і т. п., кожен з яких виконує спеціальні види робіт.

До 3-ї категорії відносяться: діловод, архіваріус, експедитор, друкарки, стенографістки, технічний секретар, кур'єр, експедитор, оператори оргтехніки.

Чисельний склад служби ДОУ визначається спеціальними методиками і залежить від обсягу документообігу, продуктивності праці працівників служби ДОУ і (між) Галузевих норм праці.

Існує методика розрахунку чисельності працівників служби ДОУ по визначеному співвідношенню їх кількості із загальним числом працівників організації. Так, за розрахунками НІІТруда чисельність служби ДОУ повинна складати приблизно 12-15% від числа працівників центральних органів виконавчої влади та 0,5% від числа працівників промислових підприємств.

Можна розрахувати чисельність і на основі (між) Галузевих документів з нормування праці: НС ДОУ = Т н + Т нн / Ф р. в.,

де Т н -трудомісткість всіх робіт (за нормативами на окрему операцію з урахуваннямk 1,1і кількості подібних операцій, що здійснюються в плині року); Т нн -трудомісткість, яка не передбачена нормативами - 114,2 чол / годин на рік (експериментальний розрахунок), а Ф р. в. = 2006 -середній річний фонд робочого часу одного працівника. (У Додатку наводиться більш докладний опис методики розрахунку чисельного складу служби ДОУ).

Структура служби ДОУ визначається, з одного боку, обсягом документообігу, а також типом і структурою організації в цілому, а з іншого - складом і розподілом функцій між підрозділами і працівниками служби ДОУ, а також її технічним забезпеченням.

Фахівці (М. п. Бобильова, 2004) пропонують враховувати при створенні організаційної структури перш за все обсяг документообігу:

 Обсяг документообігу (тис. Документів на рік)  Організаційні форми служби ДОУ
 менше 10 (4 категорія організацій по ЕГСД)  Один-два секретаря керівника організації
 Від 10 до 25 (3 категорія)  Група працівників з виділенням відповідальних за окремі ділянки робіт - спеціалізація персоналу
 Від 25 до 50 (2 категорія)  Створюється підрозділ, який виконує кілька ділянок роботи (обробка і реєстрація документів, контроль за виконанням, ведення архіву і т. П.) - Всередині підрозділу відбувається спеціалізація персоналу за напрямками діяльності та за категоріями
 Від 50 до 100 (2 категорія)  Основні ділянки роботи організаційно оформляються - ступінь спеціалізації персоналу підвищується, в якості самостійного ділянки виділяється регулювання і вдосконалення ДОУ на основі автоматизації
 Понад 100 (1 категорія)  Необхідна складна, нестандартна структура служби ДОУ, що залежить від типу організації, специфіки її роботи і структури, від використовуваних діловодних і управлінських автоматизованих систем

В Основних положеннях ГСДОУ виділяються три типи організацій, для яких рекомендовані певні структурні підрозділи:

 Тип організації  Вид підрозділів ДОУ
 1. Міністерства та відомства  Управління справами з відповідними підрозділами
 2. Державні підприємства, НДІ, вузи, проектно-конструкторські організації  Канцелярія
 3. Виконавчі органи влади місцевого самоврядування  Загальний відділ, протокольний відділ, група листів, приймальня, відділ по контролю виконання розпоряджень мера і глави адміністрації та ін.

Структура служби ДОУ і питання діловодства в федеральних органах виконавчої влади регламентуються відповідними індивідуальними нормативними документами, що створюються на основі наявних типових нормативних документів:

Типовий регламент взаємодії федеральних органів виконавчої влади

Типовий регламент внутрішньої організації федеральних органів виконавчої влади

В цілому, як ми бачимо структура служби ДОУ типізовані для окремих видів організацій, а для розрахунку її чисельного складу пропонуються різні методики. Залежно від особливостей організації на основі відповідних індивідуальних організаційно-правових документів можуть бути створені ті чи інші структурні підрозділи служби ДОУ, що виконують певним чином згруповані види робіт. Так, наприклад, в Адміністрації міського округу Самари створено Управління організаційною роботою, одним з підрозділів якого є Відділ підготовки, проходження і контролю розпорядчих документів - Правових актів Глави міського округу і Глави адміністрації.

 



Організаційні форми роботи з документами | Основні функції служби ДОУ

Нормативна регламентація діяльності служби ДОУ | Нормативні документи | Словник основних термінів | Методики розрахунку чисельності персоналу служби ДОУ |

© um.co.ua - учбові матеріали та реферати